7 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการต่อสู้กับความเหนื่อยล้าของ Zoom กับทีมของคุณ

คุณพูด หลายสิบคนพยักหน้าตาม มีการตอบกลับ การอภิปรายดำเนินต่อไป แต่กล้องเปิดอยู่และทุกสายตาจับจ้องมาที่คุณ คุณประหม่าเล็กน้อย แต่ความรู้สึกนั้นผ่านไป บางครั้งหน้าจอค้างหรือเสียงล่าช้า แต่คุณอดทน นี่คือการประชุมที่สำคัญ อันต่อไปก็เช่นกัน และสแตนด์อัพหลังจากนั้น อย่าลืมศาลากลาง มันเหนื่อย

เป็นไปได้ว่าคุณเคยประสบกับการเปลี่ยนแปลงบางอย่างมาแล้ว นับตั้งแต่เกิดโรคระบาด เราทุกคนต่างก็ประชุมผ่านวิดีโอกันมากขึ้นกว่าเดิม ซึ่งทำให้ Zoom ล้าได้ เนื่องจากแม้จะเป็นสื่อกลางที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานทางไกล การประชุมทางวิดีโอที่กว้างขวางสามารถดึงทีมของคุณออกและทำลายโมเมนตัมเมื่อถึงเวลาทำงานจริงให้เสร็จ

ความเมื่อยล้าของ Zoom คืออะไร?

ความเมื่อยล้าจากการซูมเป็นวลีที่เข้าใจได้สำหรับความอ่อนล้าทางจิตใจที่เกี่ยวข้องกับการประชุมทางวิดีโอที่กว้างขวาง แม้จะมีชื่อ แต่ก็ใช้ได้กับการใช้บริการโซลูชันการประชุมทางวิดีโอ หากไม่ถูกตรวจสอบ ความล้าของ Zoom จะช่วยลดการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งองค์กร

อะไรเป็นสาเหตุของการเมื่อยล้าของ Zoom? หรือเหตุใดการประชุมทางวิดีโอจึงหมดแรง

ตั้งแต่สัญญาณที่ไม่ใช้คำพูดน้อยลงไปจนถึงการขาดการมองเห็นและการมีสติสัมปชัญญะ นี่คือเหตุผลที่การประชุมทางวิดีโอที่กว้างขวางจึงต้องใช้สมอง

ไม่กี่ตัวชี้นำที่ไม่ใช่คำพูด

ประการหนึ่ง การประชุมเสมือนต้องการการโฟกัสที่มากขึ้น การโต้ตอบแบบตัวต่อตัวเกี่ยวข้องกับสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด เช่น การสบตา ภาษากาย การเคลื่อนไหวของมือ และการพยักหน้า ซึ่งช่วยให้เราเชื่อมโยงกันทางอารมณ์ อย่างที่คุณเดาได้ ส่วนใหญ่จะออกไปนอกหน้าต่างในการประชุมทางวิดีโอ ดังนั้น สมองของเราต้องทำงานหนักขึ้นเพื่อตีความสิ่งที่เห็นในสี่เหลี่ยมเล็กๆ และเราออกมารู้สึกเหมือนเราวิ่งมาราธอน

ขาดการหยุดพักสายตา

ตามที่ HBR ชี้ให้เห็น ความเหนื่อยล้าของการซูมก็เกิดจาก วิธีที่สมองของเราประมวลผลข้อมูลผ่านวิดีโอ พิจารณาว่าเราจ้องหน้าจอหรือกล้องนานแค่ไหนระหว่างยืนขึ้น 15 นาที พวกเราส่วนใหญ่ไม่กล้าหันหลังหนี—แม้เพียงชั่วขณะ—เพราะเรากังวลว่าเพื่อนร่วมงานของเราจะคิดว่าเราฟุ้งซ่าน การไม่มีภาพแบ่งในการประชุมเสมือนจริงทำให้ทั้งสายตาและสมองของเราตึงเครียด ทำให้เราจดจ่อกับงานได้ยากขึ้น

มีสติสัมปชัญญะ

โดยค่าเริ่มต้น แอปการประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่จะแสดงทุกคนในสาย รวมทั้งตัวเราด้วย สิ่งนี้สามารถทำให้เราตระหนักรู้ถึงพฤติกรรมของเรามากเกินไป—รับรู้อย่างเข้มข้นถึงทุกการแสดงออกเล็กๆ น้อยๆ บนใบหน้าของเรา ทุกการกระตุก และการเคลื่อนไหว—และกังวลว่าจะถูกตีความอย่างไร บางครั้งอาจรู้สึกเหมือนกำลังแสดงอยู่บนเวทีตลอดการพูดคุยผ่าน Zoom

มัลติทาสกิ้งและการรบกวนสมาธิ

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้ประสิทธิภาพลดลง แต่เราทุกคนต่างก็มีความผิดที่พยายามทำงานอย่างอื่นเป็นครั้งคราวขณะอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ การทำงานจากที่บ้านยังหมายถึงการฟุ้งซ่านได้ง่ายขึ้น เช่น การขับไล่เด็กที่ส่งเสียงดังเกือบจะกลายเป็นพิธีการไปแล้ว เมื่อรวมกันแล้ว สิ่งล่อใจให้ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และการมีสิ่งรบกวนที่ง่ายดายทำให้การประชุมเสมือนน่าเบื่อหน่ายมากขึ้น

วิธีต่อสู้กับความเหนื่อยล้าของ Zoom

ข่าวดีก็คือการปรับแต่งเล็กน้อยในการประชุมเสมือนของคุณช่วยลดความเมื่อยล้าของ Zoom ได้อย่างมาก ดังนั้นอย่าปล่อยให้ประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณซบเซา มอบเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นในการต่อสู้กับความล้าของ Zoom และทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น ในฐานะผู้จัดการ นี่คือวิธีที่คุณสามารถช่วยได้

1. หยุดประชุมเมื่อแชทจะทำ

การทำงานจากที่บ้านเป็นเวลานานทำให้เราพึ่งพาการประชุมทางวิดีโอมากขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย เช่นเดียวกับการประชุมที่ควรจะใช้อีเมลทำให้เราเสียเวลาในสำนักงาน การประชุมทางวิดีโอที่อาจเป็นการแชทก็ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ การโทรศัพท์และอีเมลทำงานได้ดีขึ้นสำหรับการสนทนาบางรายการเช่นกัน

2. จับคู่ฝูงกับการประชุมซูม

สนับสนุนให้ทีมของคุณใช้ Flock แทนการประชุมทางวิดีโอสำหรับทุกสิ่ง การประชุมทั้งหมดที่อาจเป็นอีเมลหรือแชท? นึกถึงการสนทนาที่ง่ายและรวดเร็วใน Flock Channels ซึ่งใช้เวลาเพียงเศษเสี้ยวของทีมคุณ ตัวอย่างเช่น การแชร์การอัปเดตสถานะอะซิงโครนัสใน Flock Channel ที่แชร์ช่วยให้การประชุมแบบสแตนด์อัพสั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถ เริ่มการประชุม Zoom ภายใน Flock ได้เมื่อคุณต้องการจริงๆ

3. เลือกการประชุมอย่างชาญฉลาด

ลดจำนวนการประชุมที่เลือกเข้าร่วมให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ กระตุ้นให้ทีมของคุณทำเช่นเดียวกัน เพื่อให้ผู้คนเข้าร่วมเฉพาะการประชุมที่พวกเขาต้องการจริงๆ สำหรับเซสชันโซเชียลเสมือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ได้รับเชิญรู้ว่าพวกเขาไม่จำเป็น และพวกเขาไม่ควรรู้สึกว่าจำเป็นต้องเข้าร่วมเมื่อมีงานต้องทำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดการประชุมเสมือนจริงเพื่อให้มีเวลาพักระหว่างนั้น เพื่อให้พนักงานสามารถยืดเส้นยืดสายและเตรียมพร้อมสำหรับการโทรครั้งต่อไป

4. ส่งเสริมการพักชั่วคราวเมื่อโทร

ในการโทรที่ยาวนานขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมรู้ว่าการพักช่วงสั้นๆ จากการจ้องหน้าจอเป็นเรื่องปกติ พวกเขา (และคุณ) สามารถปิดวิดีโอสักครู่ ขยับไปมาเล็กน้อย และมองอย่างอื่นเพื่อผ่อนคลายสายตา การแบ่งภาพเช่นนี้ทำให้ปรับโฟกัสใหม่และตื่นตัวได้ง่ายขึ้น

5. หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุม

เราตั้งใจทำงานอย่างเต็มที่ การทำงานหลายอย่างพร้อมกันด้วยการโทรนั้นไม่ยุติธรรมต่อผู้ร่วมประชุมและถ้าคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ (ฉันทำไม่ได้!) แสดงว่าเหนื่อยมาก ไม่ต้องพูดถึง การสลับบริบทอย่างต่อเนื่องระหว่างงานอาจใช้เวลาถึง 40% ของเวลาในการผลิต ผู้เข้าร่วมหลายคนที่ทำงานพร้อมกันทางโทรศัพท์หมายถึงประสิทธิภาพในการประชุมและประสิทธิภาพของทีมลดลง

6. ตัดสิ่งรบกวนออก

การทำงานจากที่บ้านทำให้เราเสียสมาธิมากกว่าที่เคย เหตุฉุกเฉินในครัวเรือน เด็กๆ ที่ต้องให้ความสนใจ ของในตู้เย็นของเรา เพื่อนที่หล่นลงมาโดยไม่แจ้งให้ทราบ รายชื่อไม่มีที่สิ้นสุด การมีพื้นที่ทำงานที่เงียบสงบและไม่รกหูรกตาเป็นก้าวย่างสำคัญในทิศทางที่ถูกต้อง อย่าลืมลดการรบกวนบนหน้าจอด้วย ปิดแอพและแท็บเบราว์เซอร์ที่ไม่จำเป็น คุณจะได้ไม่ฟุ้งซ่าน นอกจากนี้ รักษาพื้นหลังวิดีโอของคุณให้เป็นระเบียบ (หรือใช้พื้นหลังเสมือนธรรมดาบน Zoom) เพื่อลดสิ่งรบกวนสมาธิที่อาจเกิดขึ้นกับผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ

7. ปิดวิดีโอของคุณ

พวกเราหลายคนมักจะมองว่าวิดีโอเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการประชุมเสมือนทั้งหมด แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่ ให้ทีมของคุณมีอิสระในการปิดการใช้งานวิดีโอชั่วคราว (ชั่วคราว) เมื่อรู้สึกว่าประหม่าหรือถูกกระตุ้นมากเกินไป อีกวิธีหนึ่งคือ ลองการประชุมแบบใช้เสียงอย่างเดียวเพื่อดูว่าจะทำงานได้ดีขึ้นสำหรับการสนทนากลุ่มบางกลุ่มหรือไม่ การปิดมุมมองตนเองยังช่วยลดความวิตกกังวลได้ ดังนั้นจงทำให้เป็นแนวทางปฏิบัติที่เป็นมาตรฐาน ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถประหยัดพลังงานของตนเพื่อแยกวิเคราะห์สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดสองสามอย่างที่เข้ามาในการประชุมเสมือนจริง แทนที่จะกังวลว่าพวกเขาจะหน้าตาเป็นอย่างไร