วิธีเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีที่สุดใน 7 ขั้นตอน

การปฏิวัติทางดิจิทัลได้ท้าทายบริษัทต่างๆ ให้หาวิธีปรับตัวเข้ากับแนวทางใหม่ในการดำเนินงานขององค์กร

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะตัดสินใจทำการตั้งค่าการทำงานแบบระยะไกล แบบไฮบริด หรือแบบแบ็ค-ทู-ออฟฟิศ คุณก็มักจะใช้เครื่องมือเสมือนเพื่อจัดการ นั่นหมายถึงการนำระบบดิจิทัลหรือระบบคลาวด์มาใช้แทนการใช้กระบวนการแบบเก่าที่ทำเองด้วยตนเอง

กระบวนการหนึ่งที่สามารถได้รับประโยชน์จากการแปลงเป็นดิจิทัลโดยเฉพาะคือการติดตามเวลาในที่ทำงาน

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบพนักงานมีการใช้งานเพิ่มขึ้น 59% นับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ การติดตามเวลาผ่านซอฟต์แวร์ดิจิทัลทำให้ผู้จัดการสามารถติดตามงานของทีมได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องจัดการไมโคร

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงประโยชน์ทั้งหมดของการใช้ตัวติดตามเวลาและแสดงวิธีเลือกเครื่องมือติดตามเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณและทีมของคุณ

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

คนงานสหรัฐประมาณ 95% ยินดีที่จะติดตามเวลาของพวกเขา ทำไม พวกเขายอมรับว่าการติดตามเวลา อย่างถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญ

เหตุผลที่ตัวเลขนี้มีความสำคัญมากเพราะคนเหล่านี้เห็นประโยชน์อื่นๆ ที่ซอฟต์แวร์ติดตามสามารถมีได้สำหรับทั้งบริษัทและพนักงาน

เหตุใดบริษัทต่างๆ จึงควรเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาตั้งแต่แรก

นี่คือเหตุผลบางประการ

ประโยชน์ #1: ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

หากเป้าหมายในการทำงานของคุณคือการเพิ่มเวลาและพลังงานให้สูงสุด การติดตามเวลาถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง

ช่วยให้ผู้คนติดตามว่าเวลาของพวกเขาไปที่ไหนและจัดตารางเวลาใหม่ตามนั้น

เมื่อพนักงานติดตามเวลาของพวกเขา พวกเขาสามารถเห็นได้ว่างานใดบ้างที่อาจไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการและจัดกำหนดการใหม่ หรือแม้แต่กำจัดงานนั้นออกไปในอนาคต

นอกเหนือจากความเข้าใจที่ดีขึ้นว่างานใดมีค่า (และไม่ใช่งาน) พนักงานยังสามารถเข้าใจได้ดีขึ้นว่าใช้เวลาไปกับงานใดงานหนึ่งมากน้อยเพียงใด

การเข้าถึงซอฟต์แวร์ติดตามเวลายังช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูปริมาณงานของทีมและดูว่าพวกเขาต้องการเพิ่มบุคคลหรือไม่ หรือแนะนำเครื่องมือที่สามารถช่วยพนักงานประหยัดเวลา พลังงาน และทรัพยากรได้

ประโยชน์ #2: ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยเพิ่มความโปร่งใส

การต่อยเพื่อนเกิดขึ้นในที่ทำงานบางแห่ง ทำให้ธุรกิจต้องขาดทุน 373 ล้านดอลลาร์ต่อปี อันที่จริง 16% ของพนักงานในสหรัฐฯ และพนักงานชาวแคนาดา 34% ยอมรับว่าเคยชกต่อย

ดังนั้น การขโมยเวลาจึงเป็นปัญหาใหญ่สำหรับหลายๆ บริษัท นักบัญชีกล่าวว่าลูกค้า 92% ของพวกเขาจัดการกับการขโมยเวลา

ต้องขอบคุณการติดตามเวลา ผู้จัดการสามารถจับตาดูสิ่งที่พนักงานกำลังทำงานอยู่ได้ตลอดเวลา ในขณะเดียวกัน สมาชิกในทีมสามารถมีภาพรวมที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่เพื่อนร่วมงานกำลังทำและงานที่พวกเขากำลังทำอยู่

ดังนั้นการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยให้มั่นใจถึงความโปร่งใสที่ดีขึ้นภายในทีม

ประโยชน์ #3: ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยเพิ่มผลกำไร

เมื่อผลิตภาพในองค์กรดีขึ้น การเติบโตของธุรกิจก็เป็นไปตามธรรมชาติ

บริษัทที่ต้องการประหยัดเวลา เพิ่มรายได้สูงสุด และลดอัตราการลาออกของพนักงาน อาจพบว่าซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสามารถมีบทบาทในความพยายามที่จะปรับปรุงผลิตภาพของบริษัท และในทางกลับกันก็ปรับปรุงความสามารถในการทำกำไรด้วยเช่นกัน

กล่าวคือ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยให้ทีมจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น เพื่อมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่ทำกำไรได้มากขึ้น

นอกจากนี้ การติดตามเวลายังช่วยให้ทีมสามารถติดตามต้นทุนของโครงการและพิจารณาว่าโครงการดังกล่าวมีกำไรหรือไม่ โดยสัมพันธ์กับเวลาที่วางไว้

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าเหตุใดซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจึงมีประโยชน์ คำถามก็คือ - บริษัทจะใช้เครื่องมือติดตามเวลาที่เหมาะสมกับพวกเขาได้อย่างไร

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อมองหาซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของพนักงานที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ พร้อมเคล็ดลับการติดตามเวลาที่มีประโยชน์

ขั้นตอนที่ #1: ปรึกษาทีม

เหมือนกับทุกอย่างในการจัดการธุรกิจ ไม่มีโซลูชันที่เหมาะกับทุกกรณีในการติดตามเวลาของพนักงาน

อันดับแรก คุณต้องพิจารณาถึงความท้าทายและจุดแข็งที่ไม่เหมือนใครของพนักงานของคุณ

ดังนั้น ควรปรึกษาทีมของคุณอย่างน้อยหนึ่งทีม\แผนกเกี่ยวกับคุณลักษณะการติดตามเวลาที่พวกเขาต้องการใช้

บางทีทีม\แผนกดังกล่าวอาจต้องการความเป็นอิสระมากขึ้น ดังนั้นการใช้เครื่องมือติดตามเวลาที่ตรวจสอบกิจกรรมบนหน้าจออาจเป็นการต่อต้าน

หรือบางทีพวกเขาต้องการเครื่องมือที่มีการติดแท็กตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ที่ช่วยให้ผู้คนสามารถเข้าสู่ระบบจากสถานที่ต่างๆ ได้ ซึ่งเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ปฏิบัติงานภาคสนาม เป็นต้น

ทั้งหมดขึ้นอยู่กับสิ่งที่พนักงานของคุณต้องการมากที่สุด นั่นคือเหตุผลที่คุณควรปรึกษาพวกเขาในระหว่างขั้นตอนการเลือกแอปติดตามเวลาที่พวกเขาจะใช้

แนวทางดังกล่าวยังช่วยให้มั่นใจได้มากขึ้นเมื่อคุณเริ่มใช้เครื่องมือที่เลือก

ขั้นตอนที่ #2: คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยการติดตามเวลา

ก่อนเลือกเครื่องมือติดตามเวลา ให้นึกถึงสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จโดยใช้เครื่องมือนี้

และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายการติดตามเวลาของคุณสอดคล้องกับเป้าหมายการติดตามเวลาของทีมของคุณ

จำไว้ว่า พนักงานของคุณรู้สึกไม่สบายใจเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการนำเครื่องมือไปใช้เพียงเล็กน้อย และอีกมากเกี่ยวข้องกับการกำหนดขอบเขตที่เหมาะสม

เป้าหมายของคุณในการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอาจรวมถึง:

• การจัดการเวลาที่ดีขึ้น,
• การขาดเรียนที่ต่ำกว่า,
• การเพิ่มประสิทธิภาพปฏิสัมพันธ์ในสถานที่ทำงานและ
• ลดผลกระทบของการรบกวน

เมื่อพูดถึงพนักงานของคุณ คุณจะต้องพิจารณาเป้าหมายเพิ่มเติมบางอย่าง เพื่อเชื่อมโยงเข้ากับความพยายามในการติดตามเวลาของคุณ

เป้าหมายที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือการรักษาความเป็นส่วนตัวของผู้คน

ดังนั้น ให้ปฏิบัติเพื่อติดตามเฉพาะสิ่งที่ต้องติดตาม และปล่อยให้ส่วนที่เหลือให้พนักงาน

นอกจากนี้ ให้ติดตามเฉพาะอุปกรณ์ของบริษัทหรืออุปกรณ์ส่วนตัวที่ใช้เพื่อการทำงานเท่านั้น

ขั้นตอนที่ #3: รับตัวเลือกสองสามตัวและเปรียบเทียบ

เมื่อคุณมีพารามิเตอร์ เป้าหมาย และการซื้อทีมในทีมแล้ว คุณสามารถเริ่มเลือกซื้อซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีที่สุดได้

ทำรายการแอพติดตามเวลาที่:

• ภายในงบประมาณของคุณและ
• มีคุณสมบัติที่พนักงานของคุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการติดตามเวลา

จากนั้นทำการเปรียบเทียบระหว่างพารามิเตอร์เหล่านี้และประเมินแอปโดยพิจารณาจากความสามารถในการทำกิจกรรมที่คุณต้องการได้ดีเพียงใด

ตรวจสอบรายชื่อเครื่องมือติดตามเวลาที่ดีที่สุดในปี 2022 เพื่อเริ่มต้นในการเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ #4: เลือกซอฟต์แวร์

เมื่อคุณจัดเรียงรายการแอปตอกบัตรเข้าและออกตามกำหนดเวลาที่เหมาะสมกับคุณที่สุดแล้ว ก็ถึงเวลาลงมือใช้เครื่องมือเดียวที่คุณจะใช้ในอนาคต

วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกซอฟต์แวร์เพียงชิ้นเดียวสำหรับทั้งบริษัท ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจ่ายค่าบริการหลายรายการ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสร้างไซโลและสร้างความสับสนภายในทีมและแผนกต่างๆ

ขั้นตอนที่ #5: แผ่ออกช้าๆ

ตามที่เราได้กำหนดไว้แล้ว การเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานหลายปี

ดังนั้น เมื่อคุณเลือกได้แล้ว ให้แนะนำซอฟต์แวร์อย่างช้าๆ

ขั้นแรก ให้มีเวลาทดลองใช้งานเพื่อประเมินฟังก์ชันการทำงานของตัวติดตามเวลา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นเครื่องมือที่คุณต้องการใช้ในการปฏิบัติงานประจำวันของคุณจริงๆ

อย่างไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนเครื่องมือบ่อยเกินไป เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พนักงานของคุณเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือใหม่ทุกๆ สองสามเดือน

ขั้นตอนที่ #6: รับคำติชม

ตามที่ได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ แอพติดตามเวลาที่ดีที่สุดคือแอปที่พนักงานของคุณรู้สึกสบายใจที่สุด

ท้ายที่สุดแล้ว การตัดสินใจว่าคุณได้ตัดสินใจถูกแล้วหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้เครื่องมือติดตามเวลา

ดังนั้น พยายามรับคำติชมจากพนักงานของคุณว่าเครื่องมือนี้ใช้งานได้จริงเพียงใดหลังจากที่พวกเขาใช้งานมาระยะหนึ่งแล้ว

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการรับคำติชมคือการเปิดตัวแบบสำรวจหลังจากช่วงทดลองใช้เครื่องมือและให้พนักงานแบ่งปันประสบการณ์ในการใช้งาน

คุณสามารถดูปัจจัยต่างๆ เช่น:

• สะดวกในการใช้,
• สะดวกสบายด้วยเครื่องมือและ
• ตีเป้าหมายที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ #7: ดำเนินการทั่วทั้งบริษัท

หลังจากที่คุณพบเครื่องมือที่เหมาะสม และให้ทีมทดสอบ\แผนกอนุมัติประโยชน์ของมันหลังจากช่วงทดลองใช้งานแล้ว ก็ถึงเวลาใช้เครื่องมือติดตามทั่วทั้งบริษัทอย่างเป็นทางการแล้ว

ดังนั้น ให้เริ่มแนะนำเครื่องมือนี้กับทีมและแผนกอื่นๆ และจัดการฝึกอบรมให้มากที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้เรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือก่อนที่จะเข้มงวดเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด

จำไว้ว่า ความอดทนเพียงเล็กน้อยจะช่วยได้มากในช่วงการเปลี่ยนผ่านนี้

หากคุณใช้เครื่องมือติดตามเวลาอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นดิจิทัลหรือแบบดั้งเดิม ให้กำหนดช่วงเวลาที่พนักงานจะมีโอกาสย้ายจากโซลูชันเก่าไปยังโซลูชันใหม่ได้อย่างราบรื่น

รับข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอในขณะที่คุณไป

ดังนั้น ใช้เวลาของคุณในการนำเครื่องมือไปใช้ — แต่ยังกำหนดวันที่เปิดตัวแบบเต็มด้วย เพื่อที่พนักงานจะได้ไม่หย่อนยานเกินไปเกี่ยวกับการเรียนรู้และทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือติดตามเวลาใหม่

สรุป: การติดตามเวลาของพนักงานเทียบกับ Micromanaging

การติดตามเวลาของพนักงานในบางครั้งอาจรู้สึกเหมือนเป็นการจัดการขนาดเล็ก แต่เมื่อผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดำเนินการอย่างรวดเร็วเกินไปโดยไม่คำนึงถึงความต้องการของพนักงาน

ใช้เวลาในการสื่อสารว่าเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อทั้งคุณและพนักงานของคุณอย่างไร และให้แน่ใจว่าคุณติดตามสถานการณ์แบบ win-win ตลอดเวลา

จำไว้ว่าทีมของคุณควรอยู่เคียงข้างคุณ วิธีที่คุณใช้เครื่องมือจะมีบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนั้น

️ ติดตามเวลาทำงานอย่างไร? มีเครื่องมือใดที่คุณพบว่ามีประโยชน์เป็นพิเศษหรือไม่? เขียนถึงเราที่ [email protected] เพื่อโอกาสในการแสดงคำตอบของคุณในบทความนี้หรือบทความในอนาคตของเรา และหากคุณพบเคล็ดลับของเราในการเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีที่สุดซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่ง ให้แบ่งปันบทความนี้กับคนที่คุณรู้จักว่าจะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ดังกล่าว