วิธีเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ

ทุกธุรกิจต้องการบริการโทรศัพท์ คุณมีลูกค้าที่ต้องโทรหา ผู้ขายที่ต้องต่อรอง และมีทีมที่ต้องประสานงาน แน่นอนว่าคุณสามารถใช้อีเมล สมาร์ทโฟน และแอปรับส่งข้อความได้ แต่ไม่มีอะไรใกล้เคียงกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่เชื่อถือได้ของคุณ ซึ่งออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารด้วยเสียงและช่วยให้ธุรกิจของคุณติดต่อกับผู้คนที่สำคัญได้ นอกจากนี้ การมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจทำให้ธุรกิจของคุณดูน่าเชื่อถือ — ผู้คนคาดหวังที่จะเห็นหมายเลขโทรศัพท์จริงบนเว็บไซต์หรือหน้าโซเชียลมีเดียของธุรกิจที่ถูกกฎหมาย

ระบบโทรศัพท์บางระบบไม่เหมือนกัน

หากต้องการทราบว่าระบบโทรศัพท์ใดทำงานได้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องถามตัวเองด้วยคำถามสำคัญหลายข้อ:

1. ฉันควรใช้โทรศัพท์บ้านแบบเดิมหรือสมัครใช้บริการ Voice over Internet Protocol ( VoIP )
2. ฉันควรใช้ระบบโทรศัพท์เต็มรูปแบบที่มาพร้อมกับฮาร์ดแวร์เดสก์ท็อปหรือโทรศัพท์เสมือนที่สามารถเปิดใช้งานบนอุปกรณ์ใดก็ได้หรือไม่?
3. ถ้าฉันใช้ VoIP ฉันควรจะติดตั้งในองค์กรหรือใช้งานบนคลาวด์
4. บริการโทรศัพท์ธุรกิจที่ดีที่สุดในแง่ของอุตสาหกรรม งบประมาณ จำนวนพนักงาน ที่ตั้งสำนักงาน และฐานลูกค้าคืออะไร

ภาพรวมอย่างรวดเร็ว:

• อะไรคือความแตกต่างระหว่างระบบโทรศัพท์พื้นฐานกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจ VoIP?
• วิธีการระบุระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
• ประเภทระบบโทรศัพท์ธุรกิจทั่วไป
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเลือกบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ

นี่คือตารางที่เปรียบเทียบลักษณะสำคัญของระบบโทรศัพท์สำนักงานทั้งสองประเภท

อะไรคือความแตกต่างระหว่างระบบโทรศัพท์พื้นฐานกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจ VoIP?

วิธีการระบุระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อตัดสินใจติดตั้ง อัพเกรด หรือเปลี่ยนระบบโทรศัพท์ของธุรกิจ คุณต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญหลายประการ ขั้นแรก ให้พิจารณากิจกรรมทางธุรกิจของคุณ ปริมาณการโทรที่คาดหวัง เป้าหมาย และงบประมาณ

ปัจจัยสำคัญที่คุณต้องพิจารณาเมื่อเปรียบเทียบผู้ให้บริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจมีดังนี้

• ค่าใช้จ่าย
• ความน่าเชื่อถือ
• ความปลอดภัย
• ความคล่องตัว
• ความสามารถในการปรับขนาด
• สนับสนุน
• รวมคุณสมบัติ

ค่าใช้จ่าย

นี่อาจเป็นปัจจัยหลักที่ส่งผลต่อการตัดสินใจเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์หลายอย่าง ความน่าเชื่อถือควรมาก่อน แต่ถ้าสิ่งนี้เป็นประเด็นสำคัญในวาระการประชุมของคุณ คุณจะพบชุดโทรศัพท์พื้นฐานหรือ VoIP ราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจของคุณ

หากคุณยังไม่มีระบบ การใช้ระบบ VoIP เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า นั่นเป็นเพราะว่าค่าติดตั้ง ค่าโทรศัพท์ทางไกล และค่าดำเนินการสำหรับระบบโทรศัพท์ VoIP โดยทั่วไปจะต่ำกว่า เมื่อเทียบกับบริการโทรศัพท์พื้นฐาน อย่างไรก็ตาม หากคุณมีระบบแบบเดิมอยู่แล้ว คุณสามารถเลือกอัปเกรดหรือระบบไฮบริดได้ตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: สายโทรศัพท์ธุรกิจราคาเท่าไหร่?

ความน่าเชื่อถือ

ในการดำเนินธุรกิจที่ดี คุณต้องมีช่องทางการสื่อสารที่เชื่อถือได้และเข้าถึงได้สำหรับทีม ผู้ขาย คู่ค้า และลูกค้าเพื่อใช้ หากปราศจากสิ่งนี้ ความต่อเนื่องทางธุรกิจจะถูกลดทอนลง และคุณจะสูญเสียความมั่นใจของผู้ที่ทำงานอยู่หรือพึ่งพาการดำเนินงานของคุณ ตลอดจนรายได้ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างช่วงหยุดทำงาน

ทบทวนการจัดการความเสี่ยง นโยบายป้องกันข้อผิดพลาด และแผนสำรองของผู้ให้บริการก่อนสมัคร

ความปลอดภัย

ระบบโทรศัพท์ของธุรกิจ ควรได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์เพื่อป้องกันการฉ้อโกง มัลแวร์ และความพยายามฟิชชิ่งโดยหน่วยงานที่เป็นศัตรู โปรดทราบว่าการรักษาความปลอดภัยไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับบริการโทรศัพท์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงทรัพยากรภายในของคุณด้วย เป็นพันธมิตรกับผู้ให้บริการที่ธนาคารเท่านั้นที่มีการเข้ารหัส การรับรองความถูกต้อง สถาปัตยกรรมสำรอง และระบบความปลอดภัยอื่นๆ ที่พยายามและเป็นจริง

ความคล่องตัว

บริษัทที่ชาญฉลาดและประสบความสำเร็จมักจะมีความคล่องตัวมากกว่าบริษัทคู่แข่ง ระบบโทรศัพท์ VoIP ช่วยให้คุณสามารถโทรออกและรับสายได้ทุกที่ แม้ว่าคุณจะอยู่นอกสถานที่ ในทางตรงกันข้าม ระบบโทรศัพท์แบบเดิมกำหนดให้คุณต้องอยู่ในสำนักงานเพื่อใช้โทรศัพท์

ไปหาบริการที่มีแอปมือถือและเดสก์ท็อปที่ช่วยให้พนักงานของคุณสามารถเชื่อมต่อกับทีมและลูกค้าได้ทุกที่ทุกเวลา

การทำงานร่วมกัน

ระบบโทรศัพท์บ้านบางระบบอนุญาตให้ โทรสามทาง ได้ บริการ VoIP ให้มากขึ้น ซึ่งรวมถึงการประชุมทางวิดีโอสำหรับผู้เข้าร่วมไม่จำกัด และการผสานรวมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึง CRM และอีเมล

ความสามารถในการปรับขนาด

ธุรกิจต้องการความคล่องตัวในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะขยายหรือลดขนาดลง ในช่วงเวลาเหล่านี้ ทรัพยากรควรได้รับการกำหนดค่าใหม่เพื่อให้ตรงกับขนาดของการดำเนินธุรกิจที่มีการใช้งาน

เมื่อคำนึงถึงความมั่นคงของธุรกิจ การเลือกประเภทระบบโทรศัพท์ของธุรกิจจึงมีความสำคัญดังนี้

• ธุรกิจของคุณต้องพึ่งพาการโทรด้วยเสียงเป็นหลักหรือใช้งานได้ดีโดยมีข้อกำหนดด้านโทรศัพท์เพียงเล็กน้อยหรือไม่
• คุณมีแผนสำหรับการเติบโตเชิงกลยุทธ์อย่างไร
• คุณจ้างทีมขายที่กระตือรือร้นหรือไม่?
• คุณจำเป็นต้องรวมระบบโทรศัพท์หรือไม่?
• หากคุณต้องการดึงดูดลูกค้าให้มากขึ้นเพื่อขยาย ระบบโทรศัพท์ที่เชื่อถือได้ก็เป็นสิ่งจำเป็น

ความง่ายในการกำหนดค่าใหม่ดังกล่าวจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานระหว่างการวัดประสิทธิภาพอื่นๆ

ที่เกี่ยวข้อง: ฉันต้องการสายโทรศัพท์กี่สายสำหรับธุรกิจของฉัน

สนับสนุน

คุณต้องการการสนับสนุนการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจของคุณเสมอ ไปหาผู้ให้บริการที่มีประวัติที่ชัดเจนเกี่ยวกับการสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

รวมคุณสมบัติ

โทรศัพท์พื้นฐานได้หยุดพัฒนาแล้วและมีแนวโน้มว่าจะล้าสมัยไปตามท้องถนน หากคุณต้องการพิสูจน์ระบบการสื่อสารของคุณในอนาคตด้วยคุณสมบัติใหม่ทั้งหมดที่จะกลายเป็นสิ่งจำเป็นในภายหลัง การเลือกระบบ VoIP ที่มีประสิทธิภาพคือแนวทางที่ถูกต้อง

ด้วย ระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริง คุณสามารถรวมระบบโทรศัพท์เข้ากับแพลตฟอร์มเทคโนโลยีทางธุรกิจของคุณได้ เช่น อีเมล การประชุมทางวิดีโอ การส่งแฟกซ์เสมือน ประสิทธิภาพการทำงาน การฝึกอบรมพนักงาน ซอฟต์แวร์ ERP และ CRM

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือน (4 ขั้นตอนง่าย ๆ)

ประเภทระบบโทรศัพท์ธุรกิจทั่วไป

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มีระบบโทรศัพท์สองประเภทหลักตามการเชื่อมต่อ: โทรศัพท์พื้นฐานและ VoIP อย่างไรก็ตาม มีประเภทย่อยและตัวแปรแบบไฮบริดที่คุณควรทราบด้วย:

1) ระบบโทรศัพท์เสมือน

โซลูชันที่ใช้ซอฟต์แวร์เป็นแพ็กเกจเป็นแอปบนเบราว์เซอร์ เดสก์ท็อป หรือมือถือที่ให้คุณโทรออกและรับสายผ่านอินเทอร์เน็ตได้ เรียกอีกอย่างว่า ซอฟ ต์โฟน

• ข้อดี: ติดตั้ง ปรับใช้ และใช้งานได้ง่ายมากในราคาประหยัด
• ข้อเสีย: ไม่ใช่ระบบโทรศัพท์ที่มีคุณสมบัติครบถ้วน
• ดีที่สุดสำหรับ: ธุรกิจขนาดเล็กที่มีงบประมาณจำกัด และสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานหรือผู้รับเหมาติดตั้งอยู่ในสถานที่ต่างๆ

2) ระบบโทรศัพท์พื้นฐาน

ใช้สายทองแดงเพื่อส่งการสื่อสารด้วยเสียง เรียกอีกอย่างว่าโทรศัพท์แอนะล็อก

• ข้อดี: เสถียรและเชื่อถือได้มาก
• จุด ด้อย: ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง บำรุงรักษา และปรับขนาดค่อนข้างแพง อาจล้าสมัยไปตามถนน
• ดีที่สุดสำหรับ: ธุรกิจขนาดเล็กที่มีโทรศัพท์บ้านอยู่แล้วและไม่ต้องอัปเกรดโทรศัพท์ คนชอบแนววินเทจ

3) ระบบโทรศัพท์ VoIP

ส่งสัญญาณเสียงเป็นข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต

• ข้อดี: ความสามารถ ฟีเจอร์ และการผสานรวมซอฟต์แวร์ที่หลากหลายซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน สามารถปรับขนาดได้ง่าย ซื้อได้
• ข้อเสีย: อาจถูกปิดการใช้งานในกรณีที่ไฟฟ้าดับ เว้นแต่คุณมีแหล่งจ่ายไฟฉุกเฉินหรือผู้ให้บริการมีความสามารถป้องกันความล้มเหลว
• ดีที่สุดสำหรับ: ธุรกิจที่มองการณ์ไกลทุกประเภท ขนาด และอุตสาหกรรม

4) ระบบคลาวด์และในสถานที่

ระบบ VoIP ที่มีความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือตำแหน่งที่โฮสต์การแลกเปลี่ยนสาขาโทรศัพท์ (PBX) เรียกอีกอย่างว่า IP PBX ระบบ ภายในองค์กรเกี่ยวข้องกับเซิร์ฟเวอร์หลักที่เชื่อมต่อ LAN (อยู่ในตำแหน่งของลูกค้า) ที่รับและส่งสายผ่านโทรศัพท์บ้านแบบเดิมและอินเทอร์เน็ต ในทางกลับกัน ระบบคลาวด์หรือโฮสต์ PBX หมายถึงระบบ VoIP ที่ผู้ให้บริการ โฮสต์ PBX

• ข้อดี: โดยทั่วไปแล้ว PBX บนคลาวด์จะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าในการตั้งค่าและบำรุงรักษา
• ข้อเสีย: ในระบบภายในองค์กร การบำรุงรักษา PBX เป็นความรับผิดชอบของสมาชิกบริการ ดีที่สุดสำหรับ: ระบบภายในองค์กรเหมาะสำหรับทีมที่ต้องการควบคุมเครื่องมือสื่อสารของตนมากขึ้น ระบบบนคลาวด์ นั้นดีสำหรับธุรกิจที่ไม่ต้องการรับผิดชอบเพิ่มเติมในการจัดการ PBX ของตนเอง

ที่เกี่ยวข้อง: ฉันจะรับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจได้อย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเลือกบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ

เคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณระบุระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณมีดังต่อไปนี้:

1. ทำความเข้าใจว่าเหตุใดคุณจึงต้องอัปเกรด ติดตั้ง หรือเปลี่ยนบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ
   • เป้าหมายของคุณคืออะไร?
   • คุณใช้ระบบใด - ถ้ามี - ในปัจจุบัน?
   • คุณสมบัติและความสามารถเฉพาะด้านใดที่คุณต้องการให้บริการทางโทรศัพท์
2. ประเมินปริมาณการโทรในปัจจุบันและที่เป็นไปได้สำหรับธุรกิจของคุณตามจำนวนพนักงาน ที่ตั้งสำนักงาน และการมีส่วนร่วมด้วยเสียงกับลูกค้า ผู้ขาย คู่ค้า ทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ
3. พิจารณาตัวเลือกความสามารถในการปรับขยายของคุณเมื่อต้องเติบโตในอนาคต ไปใช้บริการที่เหมาะกับกลยุทธ์ของคุณ
4. ตรวจสอบทรัพยากร แพลตฟอร์ม และเทคโนโลยีที่คุณต้องการรวมบริการโทรศัพท์ ตรวจสอบว่าบริการอินเทอร์เน็ตในพื้นที่มีคุณภาพและ ความเร็ว เพียงพอสำหรับโซลูชัน VoIP หรือไม่
5. จัดสรรงบประมาณที่เหมาะสมสำหรับระบบโทรศัพท์
6. สำรวจตลาดระบบโทรศัพท์เพื่อหาบริการหรือผู้ให้บริการที่ตรงกับงบประมาณและความต้องการในการปฏิบัติงานของคุณ
7. ศึกษาประวัติของผู้ให้บริการ โดยเฉพาะชื่อเสียงในด้านความน่าเชื่อถือและการสนับสนุนลูกค้า
8. สอดส่องไปรอบๆ และค้นหาว่าระบบ/ผู้ให้บริการรายใดที่กำลังถูกใช้โดยผู้นำในอุตสาหกรรม
9. ทำรายการตัวเลือกของคุณ
10. ขอการสาธิตและลอง / เครียดทดสอบบริการสั้น ๆ ก่อนสมัคร

ที่เกี่ยวข้อง: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการเขียน VoIP RFP . ที่สมบูรณ์แบบ

ยังมีคำถาม?

มีหลายสาเหตุที่ธุรกิจจำเป็นต้อง อัพเกรดระบบโทรศัพท์ บางทีคุณอาจต้องการความสามารถเพิ่มเติมหรือระดับความคล่องตัวที่มากขึ้น บางทีคุณอาจต้องการลดค่าใช้จ่ายหรือเปลี่ยนระบบเดิมที่จะล้าสมัยในอุตสาหกรรมของคุณในไม่ช้า

ไม่ว่าเหตุผลของคุณจะเป็นเช่นไร สิ่งสำคัญคือการทำให้เป้าหมายของคุณชัดเจน เข้าใจตัวเลือกของคุณ และร่วมมือกับ บริการโทรศัพท์ทางอินเทอร์เน็ต ที่เหมาะสม