วิธีตอบคำถามสัมภาษณ์การบริหารโครงการ

ในฐานะผู้สมัครงานด้านการจัดการโครงการ คุณรู้อยู่แล้วว่าการสัมภาษณ์ที่ไม่ดีประเภทใดควรตอบเพื่อหลีกเลี่ยงจากที่อยู่ห่างออกไปเป็นระยะทางหนึ่งไมล์ (“จุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดของฉันคือฉันเป็นพวกชอบความสมบูรณ์แบบ!”)

แต่อาจเป็นเรื่องยากสักหน่อยที่จะเตรียมตัวสำหรับคำถามเกี่ยวกับเส้นโค้งที่จ้างผู้จัดการชอบที่จะโยนผู้สมัครเพื่อดูว่าพวกเขาเก่งแค่ไหน ในฐานะที่เป็นผู้สมัครงานตำแหน่งผู้จัดการโครงการที่กำลังเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ครั้งใหญ่ครั้งต่อไป คุณจำเป็นต้องเตรียมที่จะแสดงผู้จัดการการจ้างงานที่คุณสื่อสารได้ดี มีทักษะในการจัดองค์กรและการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม สามารถเจรจาและไกล่เกลี่ยได้ และคุณเป็นผู้นำโดยธรรมชาติ .

เพื่อความชัดเจน ผู้จัดการการว่าจ้างไม่ต้องการทำให้ผู้สมัครต้องสะดุดกับคำถามที่ชาญฉลาด อันที่จริง แบบสำรวจกลยุทธ์การสรรหาประจำปี 2564 ของเรา (วิธีการด้านล่าง) พบว่าผู้จัดหางานมากกว่าครึ่งที่สำรวจพบว่าต้องใช้เวลามากกว่าปกติในการกรอกตำแหน่งงานว่าง และการขาดแคลนผู้หางานที่มีคุณสมบัติเป็นอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการจ้างงาน คุณไม่คิดว่าพวกเขาต้องการหาใครสักคนที่สามารถตอบคำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการได้สำเร็จเพื่อที่พวกเขาจะได้จ้างผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ (คุณ!) แล้วไปกรอกตำแหน่งเปิดต่อไปใช่หรือไม่

อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่เป็นกระบวนการที่ลำบากและใช้เวลานานสำหรับการว่าจ้างผู้จัดการเท่านั้น จากข้อมูลของ Indeed ผู้หางานโดยเฉลี่ยจะใช้เวลาระหว่างห้าถึง 10 ชั่วโมงในการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์งาน ครั้งเดียว ในบทความนี้ เราจะช่วยให้คุณใช้เวลาเตรียมการให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้คุณพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์และได้รับการว่าจ้าง

วิธีตอบคำถามสัมภาษณ์ทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการโครงการ 7 ข้อ

โดยพื้นฐานแล้วต้องใช้เวลาทำงานเต็มวัน (นอกเหนือจากงานเต็มเวลาที่คุณอาจมีอยู่แล้ว) เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับบางสิ่งที่อาจไม่ได้นำไปสู่การหางานใหม่ และสมมติว่าคุณจะต้องผ่านการสัมภาษณ์หลายครั้งก่อนที่จะได้งานใหม่ เวลาที่เพิ่มขึ้นนั้นอาจเพิ่มขึ้นและกลายเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่การเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ผู้บริหารโครงการหลายครั้งด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจึงเป็นเรื่องสำคัญ

การสัมภาษณ์ของคุณไม่ควรเป็นแบบปากเปล่าของการสอบ PMP ท้ายที่สุดแล้ว ความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานในปี 2021 (วิธีการด้านล่าง) พบว่าน้อยกว่า 10% ของผู้จัดการโครงการเต็มเวลามากกว่า 500 คนที่ทำแบบสำรวจไม่ผ่านการรับรองและไม่ได้วางแผนที่จะได้รับการรับรอง

นั่นหมายความว่าการพิสูจน์การรับรองโดยสุจริตและทักษะทางเทคนิคเป็นรายการตรวจสอบเพื่อเข้ารับการสัมภาษณ์ตั้งแต่แรกมากกว่าวิธีสร้างความแตกต่างให้กับตัวคุณเองจากผู้สมัครคนอื่นๆ

นั่นเป็นเหตุผลที่การสัมภาษณ์ผู้จัดการโครงการที่ดีเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแสดงทักษะที่อ่อนนุ่มของคุณ ว่าคุณสามารถเป็นผู้นำและทำงานภายในทีมโครงการ สื่อสาร และไกล่เกลี่ยได้ดีเพียงใด มากกว่าที่จะพิสูจน์ทักษะด้านงบประมาณและการจัดกำหนดการของคุณ หรือการเขียนบทกวีเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่คล่องตัว

"โดยทั่วไป คำตอบ (ของผู้สมัคร) ควรระบุว่า (พวกเขา) เป็นนักแก้ปัญหา เป็นบุคคลที่มีจริยธรรม และดูแลผู้คนได้ดี" Ferenc Csizmas หน่วย งาน PMP ในบูดาเปสต์กล่าว

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องการแสดงให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจที่นั่งตรงข้ามโต๊ะเห็นว่าคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีในขณะที่เป็นผู้นำโครงการที่ประสบความสำเร็จ (ไม่มีเหงื่อใช่มั้ย)

ไม่ต้องกังวล: คำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการทั้งเจ็ดข้อนี้ พร้อมแนวทางเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องเผชิญในคำตอบ จะช่วยให้คุณโดดเด่นจากคนอื่นๆ และได้รับการติดต่อกลับหลังจากสัมภาษณ์การจัดการโครงการครั้งต่อไป

มาเริ่มกันเลย.

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• คุณจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร?
• ทักษะในการจัดองค์กรของคุณช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างต่อเนื่องเมื่อใด
• คุณจัดระเบียบสัปดาห์ทำงานโดยเฉลี่ยอย่างไร

ไม่มีโครงการใดที่ไม่เป็นระเบียบและประสบความสำเร็จ คุณอาจโชคดีและมีโปรเจ็กต์ที่สามารถจัดการให้ประสบความสำเร็จได้แม้จะเจอปัญหามากมาย แต่ในบางจุด ทุกโปรเจ็กต์ก็ต้องการใครสักคนมาดูแลเรื่องไทม์ไลน์ งบประมาณ และขอบเขต

ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้ระบบใดในการจัดระเบียบ ตราบใดที่คุณแสดงให้ผู้สัมภาษณ์เห็นว่าคุณ มี ระบบ ที่ จะจัดระเบียบไว้ตั้งแต่แรก แอพจัดการงานมือถือ? ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป? สเปรดชีต? แผ่นจดบันทึก? การรวมกันของทั้งหมดข้างต้น?

ระบบใดๆ ก็ตามก็ใช้ได้ ตราบใดที่คุณสามารถสร้างกรณีตัวอย่างที่ดีว่าระบบทำงานแล้วและจะยังคงทำงานในสภาพแวดล้อมที่คุณทำงานต่อไปได้ คะแนนโบนัสหากคุณสามารถอธิบายสิ่งนี้ด้วยตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง: “ฉันตรวจสอบแอปการจัดการโครงการบนรถไฟทุกเช้าเพื่อดูว่างานใดที่ต้องทำให้เสร็จในวันนั้น อันที่จริงเมื่อเดือนที่แล้วฉันช่วยโครงการไม่ให้ทำงานช้ากว่ากำหนดด้วยระบบนี้”

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือบอกผู้จัดการการจ้างงานว่าคุณเพียงแค่นั่งรอปัญหาที่จะเกิดขึ้น แล้ว พยายามดับไฟ

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• บอกฉันเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโส
• คุณส่งเสริมความร่วมมือในทีมของคุณอย่างไร?
• Soft Skill ใดที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการที่ดี?

Monster.com ตั้งข้อสังเกตว่าบริษัทต่างๆ สนใจในตัวผู้จัดการโครงการที่สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้ความร่วมมือระหว่างทุกฝ่าย

ผู้สัมภาษณ์มักจะถามคำถามนี้กับคุณเพื่อดึงเรื่องราวที่จะเปิดเผยว่าคุณมีทักษะที่จำเป็นในการรับมือกับความขัดแย้งในงานหรือไม่ ประสบการณ์การทำงานในอดีตจะบ่งบอกถึงพฤติกรรมการทำงานในอนาคต ดังนั้นจงมาพร้อมตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าบุคลิกภาพ ลำดับความสำคัญ และทักษะของคุณช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งและขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าได้อย่างไร

พยายามนึกถึงเรื่องราวจากประสบการณ์การจัดการโครงการก่อนหน้านี้ของคุณที่เน้นย้ำทักษะการไกล่เกลี่ยของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้บริบทและสรุปการดำเนินการที่คุณดำเนินการ และวิธีที่การกระทำเหล่านั้นช่วยให้มั่นใจถึงความสำเร็จของโครงการ

“คำถามข้อหนึ่งที่ฉันชอบคือ 'บอกฉันเกี่ยวกับโครงการที่ท้าทายที่สุดที่คุณเคยเป็นผู้นำ และวิธีที่คุณเอาชนะความท้าทาย (และ) ปัญหาต่างๆ' แล้วปล่อยให้พวกเขาคุยกัน ฉันจะจดคำถามติดตามผลสองสามคำถาม แต่คำถามนั้นได้เปิดเผยหลายอย่างสำหรับฉัน” Jason Orloske รองประธานฝ่ายปฏิบัติการใน Fargo, ND กล่าว

พยายามหลีกเลี่ยงคำตอบที่คลุมเครือ หลีกเลี่ยง หรือพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องรับมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง จำไว้ว่าการตะโกนใส่ใครซักคนไม่ใช่ทักษะที่นุ่มนวล

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• บอกฉันเกี่ยวกับเวลาที่คุณล้มเหลว
• อะไรคือสถานการณ์ที่ท้าทายที่คุณประสบขณะทำงานในโครงการ? คุณจัดการกับมันอย่างไร? คุณเรียนอะไร?
• คุณนึกถึงเวลาที่คุณเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณได้ไหม?

มันเกิดขึ้นกับทุกคน: โปรเจ็กต์อยู่นอกขอบเขตมากเกินไป กลายเป็นราคาแพงเกินไป หรือส่งมอบไม่ทัน และสุดท้ายก็ล้มเหลว และหากสิ่งนี้ยังไม่เกิดขึ้นกับคุณ อาจหมายความว่าคุณยังทำงานในโครงการไม่เพียงพอ

สิ่งสำคัญคือคุณไม่ได้มองว่าความล้มเหลวของโปรเจ็กต์บนนาฬิกาของคุณเป็นสิ่งที่ต้องซ่อนหรือละอายใจ แต่เป็นโอกาสที่จะแสดงให้เห็นว่าคุณเรียนรู้และเติบโตจากความผิดพลาดอย่างไร ผู้สัมภาษณ์มักถามคำถามนี้เพื่อดูว่าคุณตอบสนองต่อความล้มเหลวอย่างไร ไม่ใช่เพื่อดูว่าคุณมีอัตราความสำเร็จของโครงการ 100% หรือไม่

Lily Zhang จาก The Muse แนะนำว่าหากคุณไม่สามารถให้คำตอบที่เป็นจริงได้ (“ฉันไม่เคยประสบความล้มเหลวของโครงการเลยจริงๆ!”) ผู้สัมภาษณ์ไม่น่าจะไว้วางใจคุณมากพอที่จะนำคุณเข้าสู่องค์กร

มาที่บทสัมภาษณ์ที่มีเรื่องราวสองสามเรื่องเกี่ยวกับวิธีที่คุณจัดการกับความล้มเหลวของโครงการหรือความล้มเหลวโดยสิ้นเชิง และตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น แม้ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของความผิดของคุณก็ตาม หลีกเลี่ยงการพยายามมองข้ามความรับผิดชอบหรือเปลี่ยนโทษ และอธิบายสิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากประสบการณ์นี้และวิธีที่คุณนำไปใช้กับโครงการในอนาคต

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• โครงการประเภทใดที่คุณสนใจมากที่สุด? ทำไม
• คุณทำงานได้ดีขึ้นกับคนเก็บตัวหรือคนเก็บตัวหรือไม่?
• บอกเราเกี่ยวกับโครงการที่คุณไม่พบความสนุก

ผู้จัดการโครงการทุกคนอยากจะเชื่อว่าพวกเขาสามารถจัดการโครงการประเภทใดก็ได้ ตั้งแต่การเกษตรไปจนถึงการบินและอวกาศ โดยทำงานร่วมกับบุคคลทุกประเภท แต่ความจริงก็คือผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่มีจุดแข็ง และ จุดอ่อน โดยมีอุตสาหกรรมที่ต้องการและประเภทของโครงการที่พวกเขาเชี่ยวชาญ

ถ้าคุณบอกผู้สัมภาษณ์ว่าคุณชอบที่จะจัดการโปรเจ็กต์ในทุกสถานการณ์ และคุณเชี่ยวชาญในโปรเจ็กต์ทุกประเภท พวกเขาจะย้ายไปยังบทสัมภาษณ์ครั้งต่อไป

ผู้สมัครที่ดีมีความซื่อสัตย์ คุณเป็นผู้จัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์มากกว่า หรือเคยประสบความสำเร็จกับแคมเปญสื่อสร้างสรรค์หรือไม่? หากคุณไม่เคยทำงานในพื้นที่การผลิต แจ้งให้ผู้สัมภาษณ์ทราบ แม้ว่างานนั้นอาจเกี่ยวข้องกับงานประเภทนั้นก็ตาม หากคุณพูดตามตรงและการสัมภาษณ์เป็นไปด้วยดี ช่องว่างของประสบการณ์เหล่านั้นอาจไม่มีความสำคัญมากนัก

สบายใจที่จะบอกผู้สัมภาษณ์ว่าคุณชอบและไม่ชอบอะไร ด้วยวิธีนี้เมื่อคุณได้รับการว่าจ้าง ผู้จัดการคนใหม่ของคุณจะรู้ว่าจุดแข็งของคุณอยู่ที่ใด และพวกเขาจะช่วยสร้างประสบการณ์ในด้านอื่นๆ ได้อย่างไร

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• เครื่องมือการจัดการโครงการใดที่คุณเคยทำงานด้วย คุณมีการตั้งค่าซอฟต์แวร์หรือไม่?
• คุณชอบบันทึกความคืบหน้าของโครงการอย่างไร?
• คุณมีพื้นฐานด้านไอทีหรือไม่? คุณสามารถรหัส?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการถูกใช้ทุกที่ และไม่ใช่แค่สำหรับองค์กรที่มีเทคนิคขั้นสูงเท่านั้น การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าทุกอุตสาหกรรมตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการดูแลสุขภาพ (และทุกสิ่งที่อยู่ระหว่างนั้น) ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ที่สำคัญกว่านั้น 92% ขององค์กรเหล่านั้นพอใจกับเครื่องมือการจัดการโครงการ ดังนั้น หากคุณมีประสบการณ์จริงกับเครื่องมือการจัดการโครงการของบริษัทที่คุณเลือก คุณก็อาจเป็นหัวหน้ากลุ่มผู้สมัครได้

จัดเตรียมรายการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณเคยใช้ในอดีต สิ่งที่คุณชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับระบบการจัดการโครงการต่างๆ และวิธีการที่คุณวางแผนจะใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการในบริษัทที่คุณกำลังสัมภาษณ์ด้วย

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• คุณทำอะไรในฐานะหัวหน้าโครงการเมื่อสมาชิกในทีมมีปัญหาในการทำงานโครงการให้เสร็จทันเวลา
• คุณจัดการกับความดื้อรั้น การแย่งชิงกันในทีม และ/หรือการสื่อสารในทีมที่ไม่ดีได้อย่างไร
• คุณจัดการกับลูกค้าหยาบคายอย่างไร?

การจัดการโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นเมื่อทุกคนตรงตามกำหนดเวลาและให้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ น่าเสียดายที่มีบางครั้งที่บุคคลบางคนพยายามดิ้นรนเพื่อส่งมอบ ผู้จัดการที่ว่าจ้างต้องการทราบว่าคุณวางแผนจะจัดการกับปัญหาด้านมนุษยสัมพันธ์และปัญหาด้านบุคลากรอย่างไร ก่อนที่พวกเขาจะสะดวกใจที่จะเพิ่มคุณในทีมของพวกเขา

คุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณมีความเข้าใจโดยกำเนิดของวิธีการที่เหมาะสมในการจัดการกับสมาชิกในทีมที่ยากลำบากซึ่งสื่อสารได้ไม่ดี พลาดกำหนดเวลา ผลิตงานคุณภาพต่ำ หรือทั้งหมดที่กล่าวมา คุณสามารถให้คะแนนโบนัสได้โดยให้ตัวอย่างว่าคุณช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานของสมาชิกในทีมในบทบาทก่อนหน้านี้ได้อย่างไร

“คำถาม PM [สัมภาษณ์] ที่ดีที่สุดจะเป็นคำถามตามสถานการณ์ (เช่น คุณจะทำอย่างไรในสถานการณ์นี้) และดีกว่านั้นคือบทบาทสมมติที่ผู้สมัครต้องเสนอแนะ” Kiron Bondale โค้ช PMP และ Agile กล่าว

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น (ที่มาจากบัญชีสัมภาษณ์ Glassdoor):

• คุณคิดว่ามีแกรนด์เปียโนในออสตินกี่ตัว และบอกฉันว่าคุณมาถึงหมายเลขนั้นได้อย่างไร
• คุณท้าทายความพึงพอใจได้อย่างไร?
• ผู้สนับสนุนโครงการของคุณเดินเข้าไปในสำนักงานของคุณในเช้าวันจันทร์และบอกคุณว่าคุณสามารถเพิ่มงบประมาณของคุณเป็นสองเท่าเพราะเธอกำลังจะออกจากบริษัทเพื่อเข้าร่วมคณะละครสัตว์และเธอไม่สนใจว่าคุณจะทำอะไรกับเงิน คุณจะทำอย่างไรต่อไป?

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะสามารถตอบคำถามที่ดูเหมือนมาจากที่ไหนก็ไม่รู้อย่างรอบคอบ แต่ผู้สัมภาษณ์ของคุณไม่ได้แค่พยายามจับผิดคุณเพื่อทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจและมองดูคุณดิ้นไปมา

พวกเขากำลังพยายามประเมินความเฉียบแหลมทางธุรกิจและทักษะการแก้ปัญหาของคุณด้วยคำถามกรณีศึกษาที่ปกปิดไว้ อย่าเสียเวลาหรือแรงไปกับการพยายามจดจำคำตอบที่ถูกต้องสำหรับคำถามเหล่านี้—นั่นไม่ใช่ประเด็น เพียงแค่เตรียมถามคำถามติดตาม (ปั๊มน้ำมันส่วนตัวนับไหม สถานีบริการน้ำมันทางทะเล ตัวเลขนี้ควรรวมถึงปั๊มน้ำมันแบบปิดหรือสถานีบริการน้ำมันที่อยู่ระหว่างการก่อสร้าง) และพยายามหาเหตุผลจากการเดาของสนามเบสบอล

จดบันทึก ถามคำถาม ตั้งสติ ใช้ตรรกะและความคิดสร้างสรรค์ และคิดประมาณการที่สมเหตุสมผล คุณไม่ได้พยายามเดาจำนวนที่แน่นอนของเยลลี่บีนในโถ คุณกำลังพยายามแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถรับมือกับความท้าทายที่ไม่คาดคิดได้

รับความเร็วสำหรับงานผู้จัดการโครงการใหม่ของคุณ

เมื่อคุณได้ใช้คำถามเหล่านี้เพื่อตอกย้ำบทสัมภาษณ์ผู้จัดการโครงการและรักษาความปลอดภัยงานการจัดการโครงการใหม่ที่ยอดเยี่ยมของคุณแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติบโตและมีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กรใหม่ของคุณ

ระเบียบวิธี

Capterra ดำเนินการสำรวจความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานเมื่อเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 จากผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงานตั้งแต่ 2 ถึง 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ (เกี่ยวข้องอย่างยิ่ง)

การสำรวจกลยุทธ์การสรรหาของ Capterra ดำเนินการในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2564 เรารวบรวมคำตอบ 300 ข้อจากคนงานที่มีหน้าที่ในการสรรหาบุคลากรที่นายจ้างในสหรัฐอเมริกา เป้าหมายของแบบสำรวจนี้คือเพื่อเรียนรู้ว่าบริษัทต่างๆ ประสบปัญหาในการสรรหาและจ้างงานมากน้อยเพียงใด และวิธีแก้ปัญหาที่พวกเขาพิจารณาเพื่อปรับปรุงผลการสรรหาและการจ้างงาน