หน่วยงานที่ชาญฉลาดตั้งค่าตัวเองเพื่อขยายได้อย่างไร

ในช่วงที่ห้าของ ซีรีส์ The Secrets to Making Your Agency Profitable ผู้ร่วมก่อตั้งและซีอีโอ Marcel Petitpas ของ Parakeeto กล่าวถึงปัญหาพื้นฐานที่หน่วยงานดิจิทัลจำนวนมากต้องเผชิญ: การเรียกใช้เครื่องมือเพื่อพยายามแก้ปัญหาการรายงานและการวัดผลโดยไม่ต้องพูดถึงกลยุทธ์ เบื้องหลัง เครื่องมือ แรก.

เรียนรู้ว่าเอเจนซีของคุณจะมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และผลกำไรมากขึ้นได้อย่างไร ดาวน์โหลดคู่มือ “การตลาดเอเจนซี่ผ่านระบบอัตโนมัติ” ของเราตอนนี้

Petitpas ถามว่า หากคุณไม่มีความชัดเจนว่าเครื่องมือใดที่ควรให้ในแง่ของข้อมูล คุณอยู่ในสถานะที่ดีที่จะประเมินว่าเครื่องมือนั้นเหมาะกับเอเจนซี่ของคุณหรือไม่?

คำตอบคือไม่

Petitpas แบ่งปันวิธีการทำงานที่จำเป็นในการพิจารณาว่าข้อมูลใดที่คุณพยายามจะดึงออกจากเครื่องมือ วิธีนี้จะช่วยให้คุณประเมินเครื่องมือปัจจุบันของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพิจารณาว่าคุณต้องการเครื่องมือที่แตกต่างกันในการติดตามการรายงานและการวัดผลหรือไม่ (และ ปรับปรุงความสามารถในการทำกำไร ในท้ายที่สุด )

กุญแจสำคัญในการปรับขนาดหน่วยงานดิจิทัลของคุณ? ความแม่นยำในการกำหนดขอบเขตและการติดตามเวลา

เอเจนซีด้านการตลาดดิจิทัลจำนวนมากเช่นคุณประสบปัญหาในการมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีวัดประสิทธิภาพ พวกเขายังต้องเผชิญกับข้อมูลและระบบที่ยุ่งเหยิง ซึ่งทำให้เกิดปัญหาเท่านั้น โชคดีที่ด้วยคำแนะนำของ Marcel Petitpas คุณสามารถเริ่มต้นการตั้งค่าระบบและเครื่องมือของคุณอย่างเหมาะสมเพื่อขจัดความท้าทายเหล่านี้

การกำหนดกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบปัญหาการทำกำไร

นักบัญชีของคุณรีบเข้าไปในสำนักงานของคุณ ตาพร่า และอุทานว่า “เรามีปัญหาในการทำกำไร!”

คุณทำงานอะไร?

คุณจะตรวจสอบเรื่องนี้อย่างไร? แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะตัดสินว่าทำไมคุณถึงพยายามทำกำไรจากโครงการ ถ้าคุณไม่มีเวลาและการจัดโครงสร้างการติดตามต้นทุน

หากงานติดตามเวลาของคุณไม่สอดคล้องกับวิธีการประมาณการของคุณ ทีมของคุณมักจะคาดเดาเกี่ยวกับขอบเขต จะไม่แปลกใจเลยที่คุณมีปัญหาในการทำกำไรหากการประมาณการเหล่านั้นปิดอยู่

เมื่อคุณมีการจัดตำแหน่งที่สมบูรณ์แบบระหว่างวิธีการสร้างค่าประมาณและวิธีตั้งค่าเครื่องมือติดตามเวลาเพื่อติดตามข้อมูล จะเป็นเรื่องที่แตกต่างกัน ไม่เพียงแต่สร้างการประมาณการที่แม่นยำขึ้นเท่านั้น แต่ยังง่ายกว่ามากในการตรวจสอบปัญหาการทำกำไรที่อาจเกิดขึ้น

การออกแบบระบบที่เหมาะสมในการปรับประมาณการและการติดตามเวลา

หากต้องการสรุปว่าระบบกำหนดขอบเขตและการติดตามเวลาควรมีโครงสร้างอย่างไร ให้ใช้แบบฝึกหัด Incident Investigator ของ Parakeeto เมื่อคิดถึงแบบฝึกหัดนี้ ให้พิจารณาสถานการณ์สมมติที่คุณมีโครงการที่หลุดโลกไปโดยสิ้นเชิง พิจารณาว่าคำถามใดที่คุณต้องการถามเพื่อพิจารณาว่าเกิดอะไรขึ้นและเหตุใดความสามารถในการทำกำไรของคุณจึงแย่มาก

ตอนนี้ ให้พิจารณาว่าคุณควรจัดโครงสร้างข้อมูลของคุณในเครื่องมือติดตามเวลาอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถเริ่มตอบคำถามเหล่านี้ในเอเจนซีของคุณเองกับลูกค้าและโครงการจริง

Mapper ติดตามเวลาของ Parakeeto อาจช่วยได้ ใช้แบบฝึกหัดด้านล่างเพื่อพิจารณาว่ารายการโฆษณาบนค่าประมาณของคุณจับคู่กับเครื่องมือติดตามเวลาของคุณหรือไม่ ออบเจ็กต์การติดตามเวลาใดที่ตรงกับเมตริกการประมาณการในเอเจนซีของคุณ

การจัดการความซับซ้อนในข้อมูล

Petitpas แบ่งปันบันทึกสำคัญอย่างหนึ่งเมื่อตั้งค่าเครื่องมือติดตามเวลาของคุณ: ระวังในการจัดการความซับซ้อน

มีแนวคิดที่ว่าความแม่นยำเท่ากับความแม่นยำ หากคุณสามารถละเอียดและละเอียดยิ่งขึ้นได้ หากคุณสามารถทราบได้อย่างชัดเจนว่าใช้เวลาเท่าใดกับงานย่อยภายในงานภายในสิ่งที่ส่งมอบได้ภายในขั้นตอนสำคัญภายในระยะภายในโครงการ ข้อมูลที่แม่นยำยิ่งขึ้นจะช่วยให้คุณแม่นยำยิ่งขึ้น

ใช่ไหม

ผิด.

อันที่จริงสิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริง การรับทีมของคุณเพื่อติดตามเวลาในระดับนั้นมีราคาแพงกว่ามาก ยิ่งไปกว่านั้น การปฏิบัติตามข้อกำหนดในการติดตามเวลาจะลดลงพร้อมกับความซับซ้อนแต่ละชั้นที่คุณเพิ่มในการติดตามเวลา จากนั้นคุณจะพบกับข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันมากขึ้นและมีที่เก็บข้อมูลที่ต้องโต้แย้งมากขึ้น

บ่อยครั้ง เอเจนซี่ทำดัชนีความแม่นยำมากเกินไปซึ่งพวกเขาไปถึงจุดที่ผลตอบแทนลดลง โดยที่ความแม่นยำมากขึ้น 5 เปอร์เซ็นต์จะเพิ่มความแม่นยำเพิ่มเติม 0 เปอร์เซ็นต์ให้กับข้อมูลเชิงลึกระดับสูงที่คุณกำลังพยายามหา ยิ่งคุณพยายามเพิ่มระดับความแม่นยำมากเท่าใด ต้นทุนและความซับซ้อนก็จะยิ่งสูงขึ้น

ติดตามโดย:

• ลูกค้า
• โครงการ
  • ใช้แท็กประเภทสำหรับโครงการทั่วไป (เช่น การสร้างเว็บไซต์)
• บทบาท
  • ใช้กลุ่มหลักสองสามกลุ่ม (เช่น การจัดการโครงการ เนื้อหา การออกแบบ การพัฒนา)

คุณไม่ต้องการงานที่ไม่ซ้ำกัน 500 งานโดยประมาณสำหรับโครงการที่คุณต้องปรับให้สอดคล้องในการติดตามเวลาหรือเครื่องมือการจัดการโครงการ คุณต้องการรวมงานเหล่านั้นไว้ในบัคเก็ตที่ใหญ่ขึ้น เช่น การออกแบบและการพัฒนา เพื่อให้คุณสามารถแมปงานเหล่านั้นกลับไปยังแบบแผนข้อมูลได้ ตามที่ Petitpas อธิบาย “คุณต้องมีกลไกในการจัดกลุ่มงานที่ไม่ต่อเนื่องกลับไปยังบัคเก็ตที่กว้างขึ้นเพื่อสร้างแบบจำลองข้อมูลรอบตัว”

อย่าทำลายมันมากไปกว่าตัวอย่างข้างต้น นั่นคือกุญแจสำคัญในการเริ่มต้น: ทำให้ง่ายในการเริ่มต้นและนำทีมของคุณเข้าร่วม จากนั้น คุณอาจตระหนักว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติม หรือคุณอาจเห็นว่าคุณจำเป็นต้องเจาะลึกไปที่ใด

ท้ายที่สุด ความซับซ้อนที่น้อยกว่านั้นดีกว่าที่จะเริ่มต้น คุณจึงสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนที่จะลงลึกไปในเชิงลึก Petitpas อธิบายว่า "ถ้าคุณสามารถพูดคุยกับทีมเพื่อตัดสินใจว่าคุณใช้งบประมาณไปที่ไหน นั่นเป็นวิธีที่ง่ายกว่ามากในการรับข้อมูลเชิงลึกมากกว่าการติดตามชั้นข้อมูลพิเศษที่ไม่สามารถให้เหตุผลได้"

การใช้การคาดการณ์ระดับอ้างอิงเพื่อวัดโครงการอย่างแม่นยำ

ในการตั้งค่าระบบใหม่นี้ คุณต้องกำหนดแต่ละส่วนของโครงสร้างให้ชัดเจน: ไคลเอนต์ โปรเจ็กต์ และบทบาท/งาน คุณยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างนี้ถูกใช้อย่างสม่ำเสมอในโครงการต่างๆ และเครื่องมือติดตามเวลาหรือการจัดการโครงการของคุณสามารถวัดจุดข้อมูลเหล่านี้ได้

หากสิ่งนี้ทำอย่างสม่ำเสมอเมื่อเวลาผ่านไป และถ้าคุณมีโครงสร้างนี้ที่กำหนดไว้อย่างดีจริงๆ คุณสามารถปรับปรุงการประมาณการของคุณด้วย การคาดการณ์ระดับ อ้างอิง

การคาดการณ์คลาสอ้างอิงขึ้นอยู่กับชุดของข้อมูลในอดีต และกุญแจสำคัญคือการทำความเข้าใจคลาสอ้างอิง เช่น ระยะเวลาการออกแบบที่จำเป็นสำหรับโครงการเว็บไซต์

ด้วยข้อมูลเพียงเล็กน้อย เช่น 5, 6 หรือ 7 โครงการภายใต้เข็มขัดของคุณโดยใช้โครงสร้างใหม่ของคุณ คุณสามารถมีสายข้อมูลที่เชื่อถือได้จริงๆ ซึ่งสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำในการประมาณการได้ คุณจะสามารถเห็นได้ชัดเจนว่าต้องใช้เวลาเท่าไรสำหรับโครงการเทียบกับงบประมาณในอดีต วิธีนี้ช่วยขจัดการคาดเดาจากจุดต่ำสุด และเสนอวิธีที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นในการวัดโครงการที่แทบไม่ต้องอาศัยบริบทหรือความเชี่ยวชาญใดๆ

ปิดช่องว่างและเพิ่มผลกำไร

ข้อมูลไม่สามารถบอกเราได้ว่าทำไมข้อมูลถึงเป็นได้ แต่สามารถบอกเราได้ว่ามันคืออะไร สิ่งนี้สามารถทำให้เกิดช่องว่างที่ต้องเติม

อย่างไรก็ตาม เมื่อเรามีกลยุทธ์ โครงสร้าง และข้อมูลที่เหมาะสมแล้ว เราก็สามารถเริ่มเติมช่องว่างในรายละเอียดโดยใช้การรายงาน คำติชม และการปรับกระบวนการให้เหมาะสม

เมื่อสิ้นสุดโครงการ (หรือรายเดือนสำหรับโครงการที่เกิดซ้ำ) ให้เรียกใช้รายงานเพื่อพิจารณาการประมาณการเทียบกับมูลค่าที่เกิดขึ้นจริงและถามว่า:

• เกิดอะไรขึ้น
• ทำไมมันเกิดขึ้น?
• เราเรียนรู้อะไรได้บ้าง

นี้สามารถปิดช่องว่าง จำไว้ว่า: การสนทนากับทีมเป็นวิธีที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นในการทำความเข้าใจบริบท บางครั้งก็เป็นการดีที่สุดที่จะพึ่งพาข้อมูลที่แม่นยำน้อยลงและสนทนากับทีมของคุณมากขึ้นเพื่อกำหนดวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ

ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถดำเนินการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มผลกำไรในโครงการและ ขยายขนาดหน่วยงานของคุณ ต่อไป