จดหมายปะหน้าควรนานแค่ไหน

แม้ว่าจดหมายปะหน้าจะถือเป็นตัวเลือก แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่ แม้ว่าคุณจะสนุกกับการเขียนจดหมายปะหน้าหรือเพียงแค่เห็นว่าเป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ผู้จัดการการจ้างงานจำนวนมากยังคงใช้พวกเขาเพื่อกำหนดลักษณะของผู้สมัคร ความใส่ใจในรายละเอียดตลอดจนทักษะในการสื่อสาร

ลองนึกภาพว่าตอนนี้คุณกำลังเห็นบริษัทที่โพสต์งานในฝันของคุณ คุณกรอกประวัติย่อและลงเอยที่จดหมายสมัครงานทันที และคุณอาจสับสนในขั้นตอนนี้ เช่นคุณต้องเขียนเท่าไหร่? หากมีข้อความมากเกินไป ผู้จัดการการจ้างงานอาจมองข้ามไป ถ้ามันสั้นเกินไป เจ้าหน้าที่สรรหาอาจคิดว่าคุณไม่ได้ใช้ความคิดหรือความพยายามในการเขียนจดหมายสมัครงาน แต่อย่ากังวลไป ฉันอยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณในเรื่องนี้ จดหมายปะหน้าควรนานแค่ไหน? เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายปะหน้าของคุณสามารถช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าผู้สมัครคนอื่นๆ

วิธีการเขียนจดหมายปะหน้า?

การเขียนจดหมายปะหน้าดูเหมือนเป็นงานที่ยาก แต่จริงๆ แล้วสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ:

ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อและที่อยู่ของคุณ

จดหมายสมัครงานมาตรฐานควรมีรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของข้อมูลของคุณ เช่น ชื่อและที่อยู่ด้านบน บางคนอาจวางไว้ที่ด้านบนและตรงกลางของหน้า ซึ่งสะท้อนลักษณะที่ปรากฏบนประวัติย่อของพวกเขา ตัวอย่างเช่น:

Mageplaza 100 Church St, แมนฮัตตัน, นิวยอร์ก | (555) 666-7000 | [email protected]

มิเช่นนั้น ในบางกรณี คุณอาจต้องการเพียงแค่แสดงรายการข้อมูลแต่ละส่วนในบรรทัดใหม่ ซึ่งวางอยู่ทางด้านซ้ายมือของหน้า ตัวอย่างเช่น:

Mageplaza

[email protected]

100 โบสถ์ St

แมนฮัตตัน นิวยอร์ก(555) 666-7000

ขั้นตอนที่ 2: ใส่วันที่

ขั้นตอนต่อไปคือการใส่วันที่ที่คุณต้องการส่งจดหมาย คุณควรแยก dateline ออกจากที่อยู่ของคุณและที่อยู่ของผู้รับด้วย

ขั้นตอนที่ 3: ระบุชื่อและที่อยู่ของผู้รับ

ถัดไป ควรระบุชื่อและข้อมูลของผู้รับ คุณสามารถดูเว็บไซต์ของบริษัทหรือหน้าบริษัทของ Indeed เพื่อทราบข้อมูลนี้ได้ นอกจากนี้ ส่วนประกาศรับสมัครงานสามารถช่วยได้

จนถึงตอนนี้ คุณมีสามส่วนที่ส่วนบนของจดหมาย ซึ่งควรมีลักษณะดังนี้:

Mageplaza

[email protected]

100 โบสถ์ St

แมนฮัตตัน นิวยอร์ก(555) 666-7000

5 เมษายน 2564

Henry Washington

หมุนอิงค์

456 วินยาร์ด ไดรฟ์

ลาสเวกัส รัฐเนวาดา

ในกรณีที่คุณส่งอีเมลจดหมายสมัครงาน ข้อมูลนี้ไม่จำเป็นนัก

ขั้นตอนที่ 4: เริ่มจดหมายปะหน้าด้วยคำนำ

หลังจากนั้นก็ถึงเวลาแนะนำจดหมายของคุณด้วยคำทักทายมาตรฐานเช่น "เรียน" หรือ "สวัสดี"

ขั้นตอนที่ 5: รวมความตั้งใจของคุณในการสมัคร

จากนั้นเพียงเขียนย่อหน้าเกริ่นนำที่มีตำแหน่งเจตนาที่คุณต้องการสมัครตำแหน่งของบริษัทนั้น นอกจากนี้ คุณควรใส่ข้อความเกี่ยวกับความกระตือรือร้นในบทบาทและบริษัทในย่อหน้านี้

ขั้นตอนที่ 6: เขียนเกี่ยวกับภูมิหลังของคุณ

ต่อไป ย่อหน้าหลักที่สองในตอนนี้ควรเป็นภาพรวมคร่าวๆ ของภูมิหลังของคุณ ซึ่งคุณพิจารณาแล้วว่ามีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งนั้น เป็นการดีที่สุดที่จะรวมความสำเร็จหลัก ทักษะ และความพิเศษของคุณไว้ด้วย ซึ่งจะช่วยสนับสนุนให้คุณมีความเหมาะสมอย่างยิ่งที่จะทำงานได้ดีในตำแหน่งนี้ คุณเพียงแค่ต้องมุ่งเน้นไปที่หนึ่งหรือสองส่วนเพื่อเสนอรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับความสำเร็จของคุณและแม้แต่ผลกระทบที่วัดได้ที่คุณสร้างขึ้น

ในส่วนนี้ คุณต้องใส่ใจกับคำหลักที่ระบุไว้ในรายละเอียดงานอย่างใกล้ชิด และอย่าลืมใส่ลงในเนื้อหาของจดหมายปะหน้าของคุณ ประสบการณ์ระดับมืออาชีพล่าสุดของคุณหนึ่งหรือสองรายการนั้นดีที่สุดที่จะเพิ่ม

ขั้นตอนที่ 7: เขียนเหตุผลว่าทำไมคุณถึงมีคุณสมบัติ

ในส่วนนี้ ย่อหน้าแรกควรเน้นที่ความสำเร็จหรือทักษะที่สำคัญอื่นๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้ คุณไม่ควรทำซ้ำรายละเอียดจากประวัติย่อของคุณ เพียงแค่พยายามขยายเรื่องราวโดยละเอียดหรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่แสดงความเหมาะสมสำหรับบทบาทนี้

อย่างไรก็ตาม ในส่วนนี้ ย่อหน้าถัดไปของคุณควรสรุปเหตุผลที่คุณสมัครตำแหน่งและเหตุผลที่คุณมีคุณสมบัติ คุณควรสรุปโดยย่อและคำอธิบายว่าคุณคาดหวังการตอบกลับจากนายจ้างในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 8: ลงท้ายจดหมายปะหน้าด้วยบรรทัดปิดและลายเซ็นของคุณ

นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่คุณควรลงท้ายจดหมายปะหน้าของคุณจะมีบรรทัดปิดเช่น "ดีที่สุด" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" และลงนามในชื่อของคุณหลังจากนั้น

จดหมายปะหน้าควรยาวแค่ไหน?

โดยรวมแล้ว ลักษณะของจดหมายปะหน้าที่สมบูรณ์แบบควรมีความยาวครึ่งหน้าถึงหนึ่งหน้าเต็ม โดยมีความยาว 250 ถึง 400 คำและ 3 ถึง 6 ย่อหน้า จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเปิดด้วยประโยคหัวข้อที่กระชับและปิดด้วยความคิดสุดท้ายที่ดึงดูดความสนใจ

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายสมัครงานเพื่อให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่น

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการสำหรับคุณในการเขียนจดหมายสมัครงานให้ได้ความยาวที่ถูกต้อง และทำให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่นๆ:

จดจ่อและสั้นไว้

ก่อนอื่น จำไว้ว่าจดหมายปะหน้าเป็นวิธีที่ดีในการแสดงบุคลิกภาพของคุณ และต้องกระชับเพื่อให้ได้ประเด็นจากผู้จัดการการจ้างงาน เนื่องจากมีการส่งใบสมัครหลายร้อยรายการ

เพื่อให้เกิดผลสูงสุด คุณควรใส่ใจในแต่ละย่อหน้าของคุณโดยใช้แนวคิดหลักเพียงแนวคิดเดียว หลังจากนั้น พยายามกลั่นกรองผู้ชมด้วยประโยคหัวข้อที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้คุณบอกผู้อ่านว่าย่อหน้าของคุณเกี่ยวกับอะไร หลังจากนั้น ให้ลองเพิ่มประโยคอธิบายสั้นๆ เพื่อสนับสนุนแนวคิดหลัก ดังนั้น ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณเน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องที่แสดงคุณสมบัติของคุณสำหรับงานเฉพาะ จากนั้น แสดงความหลงใหลในอุตสาหกรรมที่คุณต้องการลงทุน แล้วปิดท้ายจดหมาย

แบ่งจดหมายปะหน้าของคุณออกเป็นส่วนๆ/ย่อหน้า

มาถึงส่วนที่จะแนะนำให้คุณเขียนจดหมายปะหน้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วยสี่ย่อหน้า

• ย่อหน้า #1: บทนำ

สำหรับผู้เริ่มต้น ย่อหน้าแรกต้องแน่ใจว่าได้ดึงดูดความสนใจของผู้จัดการการจ้างงาน เป็นการดีที่สุดหากคุณแสดงความสนใจในตำแหน่งและความรู้ของบริษัทในส่วนนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งจดหมายปะหน้าไปยังบุคคลหรือแผนกที่ถูกต้อง การวิจัยบริษัทและปรับแต่งจดหมายสมัครงานแต่ละฉบับให้เหมาะกับตำแหน่งที่คุณสมัครก็เป็นแนวคิดที่ดีเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ส่วนแนะนำอาจเป็นดังนี้: "ฉันตื่นเต้นที่จะส่งใบสมัครสำหรับตำแหน่ง เพิ่มตำแหน่งพร้อมชื่อ บริษัท ฉันติดตามการเติบโตของคุณมาเป็นเวลานานและรู้สึกซาบซึ้งในความทุ่มเทในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าของคุณ ."

• ย่อหน้า #2: คุณสมบัติของคุณ

ต่อไป เมื่อพูดถึงย่อหน้าที่สอง ควรเน้นเรื่องหรือสถิติที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างความประทับใจในคุณสมบัติของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนแบบนี้: "ในบริษัทก่อนหน้านี้ ฉันมียอดขายเพิ่มขึ้น 150% ในปีแรกและ 200% ในปีที่สอง" เพื่อให้ท่านประสบความสำเร็จหรือเป็นประโยชน์ต่อบริษัทในทางใดทางหนึ่ง สิ่งนี้เน้นย้ำถึงสิ่งที่คุณนำเสนอและวิธีสร้างผลกระทบต่อธุรกิจของผู้จัดการการว่าจ้าง

• ย่อหน้า #3: ความสนใจของคุณในบริษัท

เกี่ยวกับย่อหน้าที่สาม นี่คือที่ที่คุณควรพูดถึงสิ่งที่ทำให้คุณสมัครเข้าบริษัท และแสดงการตัดสินใจของผู้จัดการการจ้างงานด้วยการแสดงความรักและความภักดีต่อบริษัทด้วย

• ย่อหน้า #4: The Closing

สุดท้าย ย่อหน้าที่สี่จะย้ำความสนใจของคุณในตำแหน่งที่ว่างอีกครั้ง นอกจากนี้ อย่าลืมขอบคุณผู้อ่านสำหรับการพิจารณาและขอให้มีการประชุมแบบตัวต่อตัวในภายหลัง หากคุณมีคำกระตุ้นการตัดสินใจ ซึ่งเป็นจุดที่ดีเช่นกันเพราะจะช่วยให้ผู้จัดการรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไปเมื่อมีข้อมูลติดต่อโดยละเอียดของคุณ

เน้นเฉพาะประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง

การรู้ว่าจดหมายปะหน้านั้นอาจแตกต่างกันไปตามระดับประสบการณ์ของคุณ แต่ให้เน้นเฉพาะประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ในกรณีที่คุณสมัครงานนอกวิทยาลัย อย่าฝังเมตริกที่วัดในโรงเรียน เช่น เกรดเฉลี่ย เว้นแต่จะจำเป็น คุณมุ่งเน้นที่ประสบการณ์ โครงการ และความสำเร็จของคุณเท่านั้นที่ทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่แข็งแกร่งและถ่ายทอดประสบการณ์ของคุณในจำนวนพื้นที่ที่จำเป็นในการพิสูจน์ว่าคุณคือผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบสำหรับงาน

จำไว้ว่าคุณควรเจาะจงและไม่ใส่เนื้อหาทั้งหมดในประวัติย่อของคุณ อีกครั้ง สิ่งสำคัญคือต้องนำเสนอว่าความสำเร็จในอดีตของคุณสามารถช่วยบริษัทในการแก้ปัญหาในปัจจุบันได้อย่างไร และคุณจะใช้ทักษะของคุณอย่างไรหากคุณได้รับเลือกให้เข้ารับตำแหน่งเช่นกัน ดังนั้น คุณสามารถจับคู่ทักษะของคุณกับข้อกำหนดที่นายจ้างต้องการได้โดยใช้วิธี STAR STAR ย่อมาจาก Situation (บริบทของเรื่องราวของคุณ), งาน (บทบาทของคุณในสถานการณ์), การกระทำ (สิ่งที่คุณทำในสถานการณ์นั้น) และผลลัพธ์ (ผลลัพธ์ที่คุณทำได้)

ฉันจะยกตัวอย่างให้คุณใช้วิธี STAR ในจดหมายปะหน้า:

• สถานการณ์ : นายจ้างปัจจุบันของฉันได้เปิดตัวบริการใหม่เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเมื่อเร็วๆ นี้
• ภารกิจ : ฉันได้รับบทบาทในการร่างข่าวประชาสัมพันธ์และมีส่วนร่วมกับสื่อท้องถิ่นเพื่อสร้างความสนใจในการเปิดตัว
• การดำเนินการ : จากนั้น ฉันได้แถลงข่าวผ่านการตรวจสอบบางรอบกับผู้บริหารระดับสูงของบริษัทและให้ความคิดเห็นของพวกเขาร่วมกัน ดังนั้นฉันจึงสามารถรายงานข่าวจากสื่อในสิ่งพิมพ์ชั้นนำของเมืองของเรา รวมทั้งหอการค้าด้วย
• ผลลัพธ์ : บริการใหม่นี้พบได้ที่หน้าแรกของส่วนธุรกิจของหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นชั้นนำ ทั้งแบบพิมพ์และออนไลน์ในวันที่เราเปิดตัวบริการ นั่นเป็นหนึ่งในการเปิดตัวที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในประวัติศาสตร์ของบริษัท

โอบกอดพื้นที่สีขาว

อย่างที่คุณเห็น พื้นที่สีขาวสามารถช่วยให้จดหมายปะหน้าของคุณน่าอ่านมากขึ้นสำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจจ้างที่จะอ่าน ดังนั้น อย่าลืมแบ่งข้อความของคุณโดยป้อนบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า ระยะขอบ 1 นิ้วในแต่ละด้านก็เพียงพอแล้ว แต่หลีกเลี่ยงการแทรกพื้นที่สีขาวจำนวนมาก ปริมาณที่เหมาะสมจะทำให้จดหมายปะหน้าของคุณดูน่าอ่านมากกว่าการใส่ข้อความ

อย่าทิ้งทุกอย่างไป

เป้าหมายหนึ่งของจดหมายปะหน้าคือการสร้างความอยากรู้และสัมภาษณ์ผู้สมัคร ดังนั้น หลีกเลี่ยงการอธิบายคุณสมบัติทุกอย่างที่คุณจะนำมาสู่บทบาทใหม่นี้ และมุ่งความสนใจไปที่ความสำเร็จของคุณแทน นอกจากนี้ คุณควรเปิดเผยข้อมูลของคุณให้เพียงพอเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้จัดการการจ้างงานเพื่อจูงใจให้พวกเขาเชิญคุณไปสัมภาษณ์ในภายหลัง ความยาวที่สมบูรณ์แบบสำหรับจดหมายปะหน้าทั้งหมดจะน้อยกว่าหนึ่งหน้าเล็กน้อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

รูปแบบจดหมายและตัวอย่างให้คุณเรียนรู้

ต่อไปนี้คือรายการตัวอย่างรูปแบบจดหมายสมัครงานสำหรับตำแหน่งงานทั่วไปเพื่อให้คุณเรียนรู้:

• 1. ผู้ช่วยธุรการ
• 2. บริการลูกค้า
• 3. การให้คำปรึกษา
• 4. การออกแบบ
• 5. ทรัพยากรบุคคล
• 6. วิศวกรรม
• 7. ฝึกงาน
• 8. การพยาบาล
• 9. การตลาด
• 10. การขาย
• 11. ครู
• 12. เซิร์ฟเวอร์
• 13. โกดัง
• 14. ตัวอย่างจดหมายสมัครงานอื่น ๆ ทั้งหมด

บทสรุป

โดยสรุป การเขียนจดหมายสมัครงานอาจทำให้คุณรู้สึกหวาดกลัว ซึ่งจะทำให้คุณมีโอกาสอันมีค่าในการนำเสนอความสามารถของคุณ และแบ่งปันส่วนหนึ่งของคุณลักษณะที่แท้จริงของคุณกับผู้จัดการการจ้างงาน ดังนั้น เพียงแค่ใช้โอกาสนี้เพื่อให้จุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ แสดงให้เห็นว่าคุณเคารพเวลาและความเอาใจใส่ของผู้จัดการการจ้างงานด้วยเช่นกัน

อย่าลืมเขียนให้สั้นและเน้นเฉพาะประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง โดยมีความยาวน้อยกว่าหนึ่งหน้าเล็กน้อย ฉันแน่ใจว่าคุณกำลังจะได้รับการสัมภาษณ์ในอนาคต หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าของคุณอย่างไรเพื่อปรับความยาวให้เหมาะสมหลังจากอ่านข้อความนี้ How Long should A Cover Letter Be? โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง ทีมสนับสนุนของเราจะช่วยคุณ!

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

• วิธีสร้างลายเซ็นอีเมลใน Gmail
• สุดยอดคู่มือการตลาดอีเมลอีคอมเมิร์ซ
• จะโพสต์ GIF บน Facebook ได้อย่างไร คำแนะนำทีละขั้นตอน