บริษัทของคุณควรใช้เวลานานเท่าใดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

เช่นเดียวกับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ การจัดการกับใบแจ้งหนี้ควรใช้ทรัพยากรภายในของคุณให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ความเร็วมักจะเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่ดี

แม้ว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้ควรรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณควรชำระใบแจ้งหนี้ทันที

แต่การประมวลผลใบแจ้งหนี้เร็วเกินไปแค่ไหน และนานเกินไปแค่ไหน?

ต่อไปนี้คือรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาที่ควรใช้เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ สิ่งที่อาจทำให้ใบแจ้งหนี้ช้าลง และเคล็ดลับในการเร่งความเร็ว

การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร?

การประมวลผลใบแจ้งหนี้หมายถึงแต่ละขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการใบแจ้งหนี้

เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ จะถือว่าเป็น 'ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่' พวกเขาต้องผ่านหลายขั้นตอนเพื่อที่จะเป็น 'ปิด' นั่นคือเสร็จสมบูรณ์

แผนกบัญชีเจ้าหนี้ (AP) จะจัดการกับขั้นตอนส่วนใหญ่เหล่านี้ รวมถึง:

• รับใบแจ้งหนี้
• การป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้
• การตรวจสอบใบแจ้งหนี้
• การอนุมัติใบแจ้งหนี้
• การส่งใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน
• การบันทึกใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป
• การสื่อสารเกี่ยวกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ระบบอัตโนมัติของ AP สามารถประมวลผลขั้นตอนเหล่านี้ได้หลายขั้นตอน แต่ขั้นตอนอื่นๆ จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง กระบวนการทั้งหมดมักต้องการความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงานและลูกค้าจากแผนกต่างๆ

ใบแจ้งหนี้ใช้เวลาดำเนินการนานแค่ไหน?

คำตอบสั้น ๆ คือ: ขึ้นอยู่กับ

ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับ ขนาดของบริษัท ประเภทของซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ (ถ้ามี) และ เงื่อนไขการชำระเงินและการเงิน ที่เกี่ยวข้อง

โดยเฉลี่ยแล้ว ควรใช้ เวลาระหว่างสามวันถึงสองสัปดาห์ นับจากเวลาที่คุณได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงเวลาที่เงินเข้าบัญชีของลูกค้า

หากคุณใช้เวลานานกว่าสองสัปดาห์ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ แสดงว่ามีปัญหาทั่วไปบางประการที่อาจต้องรับผิดชอบ ในกรณีนี้ อาจมีขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อเร่งกระบวนการ (ดูด้านล่าง 'อะไรทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เร็วขึ้น')

เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ 30, 60 และ 90

ธุรกิจจำนวนมากขยาย ระยะเวลา 30 สุทธิ ด้วยใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่าคุณมีเวลา 30 วันในการชำระเงิน บางคนให้เงื่อนไขสุทธิ 60, 90 หรือสูงกว่านั้น

สิ่งนี้จะช่วยในเรื่องกระแสเงินสดของคุณและเปิดโอกาสให้คุณประเมินผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณซื้อก่อนที่จะชำระเงิน

อุตสาหกรรมและกลุ่มเฉพาะในอุตสาหกรรมต่างๆ อาจมีบรรทัดฐานที่แตกต่างกันสำหรับเงื่อนไขการชำระเงิน

ตัวอย่างเช่น บริษัทขนส่งหลายแห่งจ่ายค่าขนส่งให้กับนายหน้า 60, 90 หรือแม้แต่ 120 วันหลังจากออกใบแจ้งหนี้ ทำให้นายหน้าขนส่งสินค้าบางรายหันมาใช้แฟคตอริ่งในใบแจ้งหนี้เพื่อรักษากระแสเงินสดของพวกเขา

การจ่ายเงินก่อนข้อกำหนดสุทธิบางครั้งอาจส่งผลเสียต่อกระแสเงินสดของคุณ แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถเริ่มดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ได้ คุณเพียงแค่ต้องระงับขั้นตอนสุดท้ายจนกว่าจะถึงวันครบกำหนด

ในทางกลับกัน ซัพพลายเออร์บางรายอาจเสนอ ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด ในระยะยาว สิ่งนี้สามารถช่วยธุรกิจของคุณประหยัดเงินได้มาก

เหตุใดมาตราส่วนจึงมีความสำคัญต่อเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ขนาด ธุรกิจของคุณอาจส่งผลต่อระยะเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างมาก

หากคุณเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ คุณอาจมีระบบที่ซับซ้อนและการพึ่งพามากกว่า SME ทั่วไป

การมีระดับการอนุมัติที่มากขึ้นในแผนกต่างๆ มักเป็นสาเหตุของความล่าช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบุคคลที่จำเป็นสำหรับการอนุมัติอาจลาป่วยหรือลาพักร้อน

หากคุณเป็น SME คุณอาจมีใบแจ้งหนี้ที่ต้องดำเนินการน้อยลง แต่คุณน่าจะมีแผนกบัญชีเจ้าหนี้ที่เล็กกว่าเพื่อจัดการด้วย

ดังนั้น ขนาดของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณอาจส่งผลต่อ วิธี ลดเวลาในการประมวลผล

การประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับบริษัทแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B)

วิธีจัดการการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยบริษัท B2B อาจได้รับอิทธิพลจากเงื่อนไขการชำระเงินและการจัดหาเงินทุนที่ยาวนานขึ้น

การจัดหาเงินทุนตามใบแจ้งหนี้ (รวมถึงส่วนลดในใบแจ้งหนี้และแฟคตอริ่งในใบแจ้งหนี้) เป็นประเภททั่วไปของการจัดหาเงินทุนที่ใช้โดยบริษัท B2B ซึ่งการซื้อที่ค่อนข้างมากเป็นเรื่องปกติ

เพิ่มชั้นการจัดการพิเศษในการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับ ซัพพลายเออร์ ในธุรกรรม B2B อย่างไรก็ตาม วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้

อะไรทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้ช้าลง

1. ข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้อาจค่อนข้างซับซ้อน พวกเขามักจะมีรายละเอียดหลายอย่างที่จำเป็นในการระบุและตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งหมายความว่าจำเป็นต้องกรอกหลายฟิลด์ รวมถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้ รายละเอียดการชำระเงิน วันที่ และอื่นๆ ข้อผิดพลาดสามารถทำได้ในฟิลด์เหล่านี้

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องอาจไม่ ถูก ต้องหากสถานการณ์เปลี่ยนไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งคืนหรือเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อของคุณหลังจากที่คุณได้รับสินค้าแล้ว ในสถานการณ์เหล่านี้ ใบลดหนี้จากซัพพลายเออร์ของคุณจะมีประโยชน์

ด้านล่างนี้คือข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่พบบ่อยที่สุดสองประเภท

1.1 ข้อผิดพลาดในการยกเว้นภาษีการขาย

ในสหรัฐอเมริกา กฎการขายและภาษีแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ใบรับรองการยกเว้นภาษีจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นเอกสารประกอบการตรวจสอบ ข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับปัญหานี้เป็นเรื่องปกติ

1.2. ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

ภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นพื้นที่ที่ค่อนข้างซับซ้อน ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มมีตั้งแต่การพิมพ์ผิดธรรมดาไปจนถึงการเรียกคืนไม่ถูกต้องหรือไม่เรียกคืนในบางกรณี

2. ข้อผิดพลาดในการสื่อสาร

ปัจจุบัน พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยได้รับอีเมล 121 ฉบับต่อวัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับใบแจ้งหนี้ที่จะ 'สูญหายในจดหมาย'

และทั้งในบริษัทขนาดใหญ่และ SME ข้อผิดพลาดหรือความล่าช้าอาจเกิดขึ้นจากการที่ใบแจ้งหนี้ถูกส่งหรือจ่าหน้าถึงบุคคลที่ไม่ถูกต้องภายในองค์กรของคุณ

3. การฉ้อโกงใบแจ้งหนี้

โดยทั่วไป การฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ หมายถึงการกระทำของบุคคลที่สามที่เป็นอันตรายซึ่งหลอกลวงธุรกิจโดยการส่งใบแจ้งหนี้ในขณะที่ปลอมตัวเป็นคู่ค้าที่แท้จริง

ดังนั้น คุณอาจได้รับใบแจ้งหนี้ที่ดูเหมือนว่ามาจากซัพพลายเออร์ของคุณ สิ่งนี้อาจทำให้คุณจ่ายเงินให้กับผู้หลอกลวงแทนที่จะเป็นผู้จัดหาของคุณ การฉ้อโกงประเภทนี้ต้องอาศัยการที่ผู้รับยุ่งเกินกว่าจะตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

การทำธุรกรรมนี้ไม่เพียงแต่จะสูญเสียเงินทางธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณเสียเวลาและทรัพยากรในการแก้ไขอีกด้วย

ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจทำให้คุณเพิกเฉยต่อใบแจ้งหนี้ของแท้จากซัพพลายเออร์ของคุณ เพราะคุณถือว่าพวกเขาได้รับการชำระเงินแล้ว สิ่งนี้อาจก่อให้เกิดค่าปรับการชำระเงินล่าช้าหรือแม้แต่ทำลายความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ

อะไรทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เร็วขึ้น?

1. การสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายประการที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือมากกว่านั้นในแผนกบัญชีของคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ การมอบหมายงานในลักษณะนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนกับกระบวนการอื่นๆ ที่เกิดขึ้นในแผนก และช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้จะได้รับการจัดการอย่างทันท่วงที

คุณยังสามารถนั่งคุยกับทีมบัญชีของคุณและตกลงกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะมีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่จะทำให้แน่ใจว่าการชำระเงินได้รับการประมวลผลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

2. ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์สามารถทำให้หลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การส่งการแจ้งเตือนคำขอการอนุมัติจากเพื่อนร่วมงานไปจนถึงการสร้างรายงาน

นอกจากนี้ยังสามารถลดข้อผิดพลาดและสร้างข้อมูลที่มีค่า ซึ่งจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการและรูปแบบการใช้จ่ายของลูกค้าและพนักงานของคุณ ข้อมูลดังกล่าวสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนธุรกิจและการพยากรณ์

บางบริษัทอาจยังคงใช้กระบวนการที่ใช้กระดาษด้วยตนเอง สิ่งเหล่านี้ไม่มีประสิทธิภาพและมีความเสี่ยงต่อธุรกิจเนื่องจากเอกสารอาจสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้คือการทำให้แผนกบัญชีเจ้าหนี้ของคุณมีอินเทอร์เฟซแบบรวมศูนย์สำหรับบันทึกและติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

3. การออกใบแจ้งหนี้รวม

การออกใบแจ้งหนี้รวมคือการที่บริษัทต่างๆ รวมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นใบแจ้งหนี้เดียว

ตัวอย่างเช่น บางทีคุณมักจะซื้อสินค้าในช่วงต้นเดือน กลางเดือน และสิ้นเดือน แทนที่จะรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้แยกต่างหากสำหรับการซื้อแต่ละครั้ง ซัพพลายเออร์ของคุณสามารถรวมใบกำกับสินค้าและส่งทุกสิ้นเดือนได้

สิ่งนี้จะช่วยประหยัดทั้งคุณและผู้ขายในการทำงานของผู้ดูแลระบบ

4. ลดความเสี่ยงจากการทุจริต

องค์กรต้องคงไว้ซึ่งการควบคุมข้อมูลและสารสนเทศของตนอย่างมีประสิทธิผลโดยการสร้างโปรโตคอลการเข้าถึง มาตรการรักษาความปลอดภัย และโซลูชันฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

พวกเขายังต้องมั่นใจว่าบุคลากรทุกคนตระหนักถึงความสำคัญของการปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการใช้ในทางที่ผิด

นอกจากนี้ องค์กรควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถเข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานเท่านั้น

บทสรุป:

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยหลายขั้นตอนแยกกัน ซึ่งอาจรวมถึงผู้เล่นหลายคนและการพึ่งพาระหว่างกันภายในองค์กร

สมมติว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาด SME ทั่วไปควรจะสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ภายใน สองสามวันถึงสองสัปดาห์

บริษัทขนาดใหญ่มีใบกำกับสินค้าจำนวนมากที่ต้องดำเนินการ และมีแนวโน้มที่จะได้รับประโยชน์จาก ซอฟต์แวร์ ระบบอัตโนมัติ ของ AP สิ่งนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้การบันทึกและติดตามการชำระเงินง่ายขึ้น

ธุรกิจต่างๆ มักจะมี ข้อกำหนดสุทธิ แนบมากับใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่าจะต้องชำระหลังจากระยะเวลาที่กำหนดเท่านั้น การจ่ายเงินเร็วกว่านี้อาจลดกระแสเงินสดที่มีอยู่ของคุณ แต่อาจให้ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด

การจัดทำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การรวมใบแจ้งหนี้ และการลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงจะช่วยให้คุณลดเวลาและโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในระบบการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณ

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมว่า ซอฟต์แวร์ของเราสามารถช่วยปรับปรุงและเพิ่มความเร็วในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ได้ อย่างไร