วิธีการทำงานของการประมวลผลใบแจ้งหนี้

หากกระแสเงินสดเป็นสัดส่วนหลักของธุรกิจส่วนใหญ่ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ก็เป็นหัวใจสำคัญ

เพื่อขยายคำอุปมานี้อีกเล็กน้อย: ความไร้ประสิทธิภาพในการประมวลผลใบแจ้งหนี้นำไปสู่ความสมบูรณ์ของธุรกิจโดยทั่วไปและมีความเสี่ยงสูงต่อปัญหาที่แย่ลงหากไม่ได้รับการแก้ไข

ธุรกิจจำนวนมากขึ้นกำลังเรียนรู้ว่า การทำให้เวิร์กโฟลว์การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ คือวิธีแก้ไขที่พวกเขาต้องการ

มาดูกันดีกว่า

การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร?

การประมวลผลใบแจ้งหนี้คือการจัดการใบแจ้งหนี้ ประกอบด้วยแต่ละขั้นตอนตั้งแต่เมื่อได้รับจนถึงเมื่ออยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปหลังการชำระเงิน

โดยปกติจะดำเนินการโดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้และได้รับความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์ประมวลผลใบกำกับสินค้าอัตโนมัติ

7 ขั้นตอนของการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนทั่วไปในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

อาจมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในกระบวนการนี้ภายในแต่ละบริษัทหรือทีมบัญชีเจ้าหนี้ บางบริษัทอาจประมวลผลใบแจ้งหนี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาเชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อ (PO) หรือไม่ เป็นต้น

1. การรับใบแจ้งหนี้

สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงในกระบวนการ 'การรับใบแจ้งหนี้' อาจดูเหมือนชื่อง่ายๆ ที่ทำให้เข้าใจผิดสำหรับงานนี้ 'การรับ' หมายถึงเรื่องที่ไม่โต้ตอบและตรงไปตรงมา

ในความเป็นจริง 'การล่าสัตว์' หรือ 'ต้อน' อาจเป็นคำอธิบายที่ดีกว่า

ใบแจ้งหนี้สามารถมาถึงได้หลายรูปแบบ (ทางกายภาพ ดิจิทัล หรือแม้แต่แฟกซ์) ด้วยวิธีต่างๆ (ที่อยู่อีเมลหรือผู้ส่งหลายราย) พวกเขาอาจมาเร็ว ช้า หรือไม่เลยก็ได้!

หากไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ในเวลาหรือช่องทางที่เหมาะสม มีโอกาสอาจสูญหายในระบบได้

โดยสรุป การไปยังจุดที่คุณได้รับใบแจ้งหนี้นั้นไม่ได้ตรงไปตรงมาเสมอไป (ดูข้อ 7 ด้านล่าง)

2. การป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้

เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว จะต้องจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญ ทำได้โดยการตรวจสอบข้อมูลของแต่ละรายการและเข้าสู่ระบบบัญชีอื่น

ใบแจ้งหนี้มีหลายรูปแบบและอาจรวมถึงข้อผิดพลาด ในกรณีของใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ มักจะต้องสแกนเพื่อสร้างแบบฟอร์มดิจิทัล

ส่วนสำคัญของกระบวนการป้อนข้อมูลคือการกำหนด รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (รหัสเฉพาะสำหรับรายการเครดิตหรือเดบิตแต่ละรายการ) ให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนการประมวลผลและการรายงานต่อไปนี้ง่ายขึ้นมาก

ขั้นตอนการป้อนข้อมูลนี้อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากดำเนินการด้วยตนเอง (ดูด้านล่าง 'ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ทั่วไป')

3. การตรวจสอบ (ตรงกับเอกสารประกอบ) ของใบแจ้งหนี้

การจ่ายใบแจ้งหนี้โดยไม่ตรวจสอบรายละเอียดจะนำไปสู่ข้อผิดพลาดในที่สุด

ใบแจ้งหนี้ต้องได้รับการตรวจสอบกับหลักฐานสนับสนุน เช่น ใบสั่งซื้อ (PO) ใบลดหนี้ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่รวมค่าใช้จ่ายตามรายการ

หากไม่มีระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ (ดูด้านล่าง 'การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ') จำเป็นต้องรวบรวมเอกสารประกอบจากสถานที่ต่างๆ

พวกเขาอาจถูกส่งจากและไปยังบุคคลที่แตกต่างกัน และบุคคลที่เปรียบเทียบพวกเขาอาจไม่ทราบถึงการสื่อสารที่มีอยู่หรือเอกสารประกอบอื่นๆ ที่แก้ไขข้อมูลเหล่านั้น

พวกเขายังอาจหลอกลวง Barclays ได้เตือนเมื่อเร็ว ๆ นี้ว่า การฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ (ผู้ฉ้อโกงที่อ้างว่าเป็นธุรกิจที่กำลังอัปเดตรายละเอียดการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้) กำลังเพิ่มขึ้นและอาจทำเงินได้ถึง 55% ของเงินทั้งหมดที่สูญเสียไปให้กับนักต้มตุ๋นในสหราชอาณาจักร

4. การอนุมัติใบแจ้งหนี้

เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว จะต้องมีผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้แต่ละใบก่อนที่จะชำระเงิน

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปแล้ว ข้อกำหนดสำหรับการอนุมัตินั้นเป็นสากล กล่าวคือใครก็ตามที่อนุมัติใบแจ้งหนี้ต้องการ:

• ใบแจ้งหนี้
• เอกสารประกอบทั้งหมด
• ข้อมูลอื่น ๆ (บันทึก การสอบถาม การเตือนวันครบกำหนด ฯลฯ)

5. การส่งใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

เมื่อถึงเวลาที่ใบแจ้งหนี้พร้อมที่จะชำระเงิน บุคคลที่รับผิดชอบในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ควรมั่นใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดจากมนุษย์หรือปัญหาอื่นๆ ที่ค้างอยู่

ใบแจ้งหนี้จะถูกทำเครื่องหมายสำหรับการชำระเงินทันทีหรือภายหลังขึ้นอยู่กับแต่ละทีมบัญชีเจ้าหนี้และใบแจ้งหนี้แต่ละใบ

หากมีเหตุสุดวิสัย เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ผู้ส่งควรตั้งค่าสถานะในขั้นตอนนี้

6. บันทึกใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป

ใบแจ้งหนี้ควรบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปทันทีที่ได้รับการชำระเงิน

การหายไป ล่าช้า หรือทำผิดพลาดในขั้นตอนนี้อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่กับการรายงานภายในและกระแสเงินสดได้อย่างชัดเจน

มันสามารถทำลายความสัมพันธ์ภายนอกได้ หากไม่มีการบันทึกใบแจ้งหนี้ ระบบอาจส่งการแจ้งเตือนที่เกินกำหนดที่ไม่ถูกต้องไปยังลูกค้า

7. การสื่อสารเกี่ยวกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้แต่ละขั้นตอนต้องมีการสื่อสารระหว่างทีมและลูกค้าของคุณ ซึ่งอาจรวมถึง:

• การยืนยันการรับ
• การดัดแปลง
• การชี้แจงข้อผิดพลาด (หรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น)
• คำถามทั่วไป

ฟังก์ชันบัญชีเจ้าหนี้อื่นๆ อาจเข้ามามีบทบาทเช่นกัน เช่น การติดตามหนี้ การใช้ใบกำกับสินค้าใบลดหนี้ ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด การลดราคาในใบแจ้งหนี้ และการจัดหาเงินทุนตามใบแจ้งหนี้

โดยปกติจะเกิดขึ้นท่ามกลางงานอื่นๆ ที่เกิดขึ้นในตำแหน่งเดียวกัน: กล่องจดหมายอีเมล

การศึกษาโดย Abode พบว่าคนงานชาวอเมริกันโดยเฉลี่ยใช้เวลา 3.1 ชั่วโมงในการตรวจสอบอีเมลที่ทำงานในแต่ละวัน ซึ่งหมายความว่าเมื่อถึงเวลาตรวจสอบกระบวนการใบแจ้งหนี้ ข้อมูลใหม่จะถูกฝังเพิ่มเติม

ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ทั่วไป

ไม่ว่าจะเป็นข้อผิดพลาดที่ค่อนข้างใหญ่หรือผลสะสมของข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ จำนวนมาก ข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้อาจมีค่าใช้จ่ายสูง

จากประสบการณ์ของเรา สองสิ่งที่พบบ่อยที่สุดคือ:

1. ข้อผิดพลาดในการยกเว้นภาษีขาย

กฎภาษีการขายและการใช้จะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ผู้ซื้อออกใบรับรองการยกเว้นภาษีให้กับผู้ขาย ซึ่งต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานสำหรับการตรวจสอบ การทราบอย่างชัดเจนว่าจะใช้เมื่อใดและอย่างไรจึงอาจเป็นเรื่องยาก และข้อผิดพลาดในส่วนนี้มักนำไปสู่ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้

2. ข้อผิดพลาดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

เกณฑ์ในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มนั้นซับซ้อน ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในพื้นที่นี้มักเกิดจากการตีความคดีหรือการกำกับดูแลผิดมากกว่าการพิมพ์ผิด

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

แต่ละขั้นตอนของการประมวลผลใบแจ้งหนี้มีข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น การอนุมัติอาจถูกระงับโดยพนักงานลา การหมุนเวียนพนักงานในแผนกบัญชีเจ้าหนี้ ฯลฯ

มีวิธีหนึ่งที่จะเพิ่มระดับความเสถียรและประสิทธิภาพให้กับกระบวนการ นั่นคือ การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มความเร็วและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การรวบรวมและการประมวลผล นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งเตือนพนักงานภายในโดยอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้

การใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบกำกับสินค้าที่เหมาะสมสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับธุรกิจของคุณ

แม้ว่าซอฟต์แวร์บางตัวจะทำให้กระบวนการตามรายการด้านบนเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่โซลูชันอื่นๆ อาจรวมถึงความสามารถในการให้เครดิตการค้าซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

ซึ่งหมายความว่าผู้ให้บริการ B2B สามารถเอาต์ซอร์สกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินทั้งหมดให้กับบุคคลที่สามที่รับประกันการชำระหนี้ ด้วยวิธีนี้ ผู้ขายจะได้รับเงินภายในสองสามวันหลังจากได้รับใบสั่งซื้อ ในขณะที่ให้ลูกค้ามีเวลาชำระใบแจ้งหนี้นานขึ้น

บทสรุป

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยทุกขั้นตอน ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการชำระเงินและบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไป

แม้ว่าแนวโน้มทั้งหมดจะชี้ไปที่การเติบโตของการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลและการประมวลผลใบแจ้งหนี้ แต่ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษยังคงใช้อยู่ในบางกรณีและจำเป็นต้องสแกนเป็นรูปแบบดิจิทัล

เวิร์กโฟลว์การประมวลผลต้องการความใส่ใจในรายละเอียดและการสื่อสาร มีความเสี่ยงที่จะถูกควบคุมโดยข้อผิดพลาดและความล่าช้าในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่มีอยู่ภายในนั้น

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ เป็นวิธีหนึ่งในการปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างมาก ช่วยลดจำนวนข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและรวมศูนย์การสื่อสารและการอนุมัติ

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติจะ ดึงและบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว รวมถึงฟิลด์ส่วนบุคคล ซึ่งไม่เพียงแต่ทำได้เร็วกว่าที่สามารถทำได้ด้วยตนเองเท่านั้น แต่ยังแม่นยำกว่าอีกด้วย

ผู้ให้บริการ B2B อาจต้องการดำเนินการต่อเนื่องจากพิจารณาประเภทของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจมากที่สุด

ผู้ขาย B2B สามารถปรับใช้โซลูชัน เช่น TreviPay ที่เสนอสินเชื่อการค้าที่รับประกันเต็มรูปแบบเมื่อชำระเงิน ตัวเลือกนี้จ้างภายนอกกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมการใช้จ่ายและความภักดีของลูกค้าที่สูงขึ้น

ผลในเชิงบวกของเวิร์กโฟลว์การประมวลผลที่ได้รับการปรับปรุงสามารถส่งผลอย่างมากต่อสุขภาพและประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้ผู้ขาย B2B สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ใกล้ชิดและสร้างผลกำไรมากขึ้นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือก