วิธีการตัดสินใจว่า Hot Desking เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่

บางคนรักมัน

บางคนเกลียดมัน

โต๊ะทำงานด่วนในสำนักงานของคุณสามารถไปได้สองทาง หรือที่ไหนสักแห่งในระหว่าง

ดังนั้น อะไรคือกุญแจสำคัญในการเปิดตัว hot desking ที่ประสบความสำเร็จ?

การตระเตรียม.

ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ ก่อนที่ คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับการนำสภาพแวดล้อมโต๊ะทำงานส่วนกลางมาใช้ในธุรกิจของคุณ

1. โต๊ะร้อนคืออะไร?
2. อะไรคือความแตกต่างระหว่างการทำโต๊ะทำงานแบบ Hot Desk และการแบ่งปันโต๊ะทำงาน?
3. โต๊ะร้อนเป็นความคิดที่ดีหรือไม่?
4. ข้อดีและข้อเสียของโต๊ะทำงานแบบร้อน
5. บริษัทใดบ้างที่ใช้โต๊ะทำงานแบบร้อน?
6. คุณทำงานโต๊ะทำงานแบบร้อนได้อย่างไร?

มาเริ่มกันที่จุดเริ่มต้นเลย

สภาพแวดล้อมโต๊ะร้อนโดยทั่วไปประกอบด้วย:

• โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ
• แท่นวางพีซีหรือแล็ปท็อป (ซึ่งอาจมีซอฟต์โฟนแทนโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ)
• จอภาพ
• ปลั๊กไฟสำหรับเชื่อมต่ออุปกรณ์อื่นๆ

นอกเหนือจากรายการพื้นฐานเหล่านี้ที่โต๊ะทำงานแล้ว สำนักงานโต๊ะร้อนมักจะมีห้องประชุมที่สามารถจองได้ เครื่องพิมพ์ส่วนกลาง และสิ่งอำนวยความสะดวกในสำนักงานที่ใช้ร่วมกันอื่นๆ

ทำไมถึงเรียกว่าโต๊ะร้อน?

คำว่า โต๊ะร้อน มีพื้นฐานมาจากคำว่า "ที่นั่งร้อน" ใช้สำหรับแขกในรายการวิทยุหรือรายการทีวีที่พวกเขาเป็นจุดโฟกัสของการแสดงในช่วงเวลาจำกัด

บ่อยครั้งที่พวกเขาได้รับคำถามที่ไม่สบายใจหรือคำถามอย่างรวดเร็วจากนั้นก็จากไป ระยะเวลาสั้น ๆ ทำให้ที่นั่ง "ร้อน"

ลองนึกถึงการออกเดทแบบเร็วหรือเล่นมันฝรั่งร้อน ไม่มีกิจกรรมใดยาวนานทำให้ทั้งคู่ "ร้อน"

แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องสละที่นั่งในทันที แต่คุณต้องเคลียร์ที่นั่งให้หมดในวันนั้น เพื่อให้สภาพแวดล้อมโต๊ะทำงานในวันพรุ่งนี้ถูกรีเซ็ต และทุกคนสามารถเลือกได้ว่าจะนั่งที่ไหน

หมายเหตุ : บางองค์กรใช้นโยบายการจองโต๊ะหรือการใช้โต๊ะร่วมกันเพื่อจัดการโต๊ะทำงานแบบกึ่งถาวร

อะไรคือความแตกต่างระหว่างการทำโต๊ะทำงานแบบ Hot Desk และการแบ่งปันโต๊ะทำงาน?

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการทำโต๊ะแบบด่วน ไม่ใช่ การแชร์โต๊ะทำงาน

การแชร์โต๊ะเป็นเพียงการแบ่งการใช้โต๊ะเฉพาะระหว่างบุคคลที่เฉพาะเจาะจง

ตัวอย่างเช่น โมฮัมเหม็ดสามารถใช้โต๊ะที่เขาต้องการในระหว่างวัน และจูลี่สามารถใช้โต๊ะเดียวกันนั้นได้เมื่อเธอเข้ารับหน้าที่กะกลางคืน

โมฮัมเหม็ดและจูลี่มีพื้นที่ทำงานเฉพาะระหว่างกะของตนอย่างมีประสิทธิภาพ แต่พวกเขากำลังใช้โต๊ะเดียวกันอย่างแท้จริง

โต๊ะร้อนหมายความว่าโต๊ะ 123 ในลอนดอนนั้นฟรีสำหรับ ทุกคน

นี่คือตัวอย่างพื้นฐานของการใช้งานโต๊ะทำงานแบบด่วน:

• วันจันทร์ : โมฮัมเหม็ดมาถึงที่ทำงานและเข้าสู่ระบบที่โต๊ะ 123 ในสำนักงานในลอนดอน
• วันอังคาร : Mohammed บินไปที่สำนักงานในซานฟรานซิสโกและใช้โต๊ะ 456 ในลอนดอน ตอนนี้ Julie กำลังใช้โต๊ะ 123
• วันพุธ : จูลี่ใช้โต๊ะ 123 ในลอนดอนอีกครั้ง โมฮัมเหม็ดกำลังบินกลับลอนดอน ดังนั้นจึงไม่ต้องการโต๊ะ
• วันพฤหัสบดี : Barry มาถึงที่ทำงานแต่เช้าและเข้าสู่ระบบที่โต๊ะ 123 ในลอนดอน โมฮัมเหม็ดและจูลี่ต่างก็หาโต๊ะสำรองที่ให้บริการฟรี
• วันศุกร์ : 50% ของการทำงานในสำนักงานจากที่บ้าน ทั้ง Barry, Mohammed หรือ Julie ไม่อยู่ในสำนักงาน โต๊ะทำงานฟรีสำหรับทุกคน

การแชร์โต๊ะทำงานเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งกะภายในธุรกิจเดียวกัน ตัวอย่างเช่น คอลเซ็นเตอร์ที่ให้การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

ตัวแทนทุกคนต้องการโต๊ะทำงานแต่ไม่ใช่ในเวลาเดียวกัน

Hot desking เหมาะกว่าสำหรับกรณีการใช้งานหลักสามกรณี:

1. อาคารที่ใช้ร่วมกันพร้อมพื้นที่ส่วนกลางและพื้นที่ทำงานสำหรับธุรกิจต่างๆ ลองนึกถึง WeWork หรือวิทยาเขตของมหาวิทยาลัย
2. ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีพนักงานเข้ามาทำงานผิดปกติ ทีมขายที่มักจะอยู่บนท้องถนนหรือพนักงานที่แบ่งเวลาระหว่างที่บ้านและที่ทำงาน
3. ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ต้องการอสังหาริมทรัพย์ขนาดใหญ่ หากคุณมีพนักงานเพียง 20 คนและในสำนักงานเพียง 10 คนในแต่ละครั้ง ลดพื้นที่โต๊ะทำงานและประหยัดค่าใช้จ่าย

โต๊ะร้อนเป็นความคิดที่ดีหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับรูปแบบสำนักงานของคุณ โต๊ะร้อนสามารถเปลี่ยนแปลงหรือทำได้ยาก

หากคุณดำเนินการในอาคารที่ใช้ร่วมกัน เช่น WeWork โต๊ะทำงานด่วนก็เป็นแนวคิดที่ดี ผู้โดยสารทุกคนสามารถมาถึงและเข้าสู่ระบบที่โต๊ะพร้อมทุกสิ่งที่จำเป็นในการเริ่มทำงาน

แม้ว่าธุรกิจหนึ่งจะจ้างทั้งสำนักงาน คุณก็จัดสภาพแวดล้อมโต๊ะทำงานแบบร้อนภายในพื้นที่นั้นได้ หากพนักงานทุกคนมาที่สำนักงานทุกวัน บริษัทนั้นมักจะเช่าสำนักงานของตัวเองมากกว่าที่จะเช่า WeWork

ทำให้โต๊ะร้อนเหมาะอย่างยิ่ง

หากคุณบริหารอาคารด้วยธุรกิจเพียงแห่งเดียว โต๊ะด่วนก็ยังสามารถทำงานได้ อันที่จริง โต๊ะด่วนกำลังกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น เนื่องจากทุกคนไม่จำเป็นต้องมาที่สำนักงานอีกต่อไป

ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานแนวหน้าซึ่งเข้ามาสัปดาห์ละครั้งหรือเป็นพนักงานที่มีความรู้ซึ่งทำงานจากที่บ้านเว้นแต่จะมีการประชุมที่สำคัญ คุณต้องการโต๊ะทำงานแต่ไม่ใช่ตลอดเวลา

นี่คือที่มาของโต๊ะทำงานแบบร้อน

เมื่อพิจารณาถึงโต๊ะทำงาน ให้คำนึงถึงสิ่งสำคัญเหล่านี้:

• คนทำงานจากที่บ้านเป็นประจำหรือไม่?
• พื้นที่จะถูกใช้หรือไม่ถ้าคุณสร้างพื้นที่โต๊ะทำงานแบบด่วนโดยเฉพาะ?
• คุณต้องการพื้นที่สำหรับพนักงานทั้งหมดของคุณไปยังโต๊ะส่วนกลางในวันเดียวกันหรือไม่?
• คุณจะประหยัดเงินได้มากเพียงใดด้วยการใช้โต๊ะทำงานแบบ hot desking เมื่อเทียบกับการจองพื้นที่ว่างที่ไม่ได้ใช้สำหรับพนักงานแต่ละคน

ข้อดีและข้อเสียของโต๊ะทำงานแบบร้อน

แม้ว่าข้อดีของโต๊ะทำงานแบบด่วนจะชัดเจน แต่ก็ควรเน้นถึงข้อเสียบางประการเท่านั้น

แม้ว่าการขาดความเป็นส่วนตัวมักจะทำให้รู้สึกเสียเปรียบ แต่จากการศึกษาพบว่าการจัดวางโต๊ะทำงานแบบมินิมอลจะให้ประสิทธิผลมากกว่า

ตัวอย่างเช่น หลักการ 5S Lean Six Sigma แนะนำว่าคุณควรสร้างและรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อให้เจริญเติบโต

5S' คือ:

• จัดเรียง : ขจัดความยุ่งเหยิงและรายการที่ไม่จำเป็น
• ยืดตรง : รายการสำคัญที่เก็บไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
• ส ครับ : ทำให้ทุกอย่างที่คุณมีบนโต๊ะของคุณสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย
• Standardize : จัดทำเอกสารและแชร์แผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานของคุณ
• ค้ำจุน : ทำให้สี่ตัวแรกเป็นนิสัย

การนำสิ่งเหล่านี้ไปใช้กับสภาพแวดล้อมการทำงานจะทำให้เกิดประสิทธิผล Hot desking บังคับใช้ความคิดนี้จึงไม่มีใครเกะกะโต๊ะวันแล้ววันเล่า

บริษัทใดบ้างที่ใช้โต๊ะทำงานแบบร้อน?

ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงาน 10-20 คนหรือกลุ่มบริษัทยักษ์ใหญ่ บริษัททุกประเภทก็ใช้โต๊ะทำงานแบบตั้งโต๊ะ

Maersk บริษัทขนส่งที่ใหญ่ที่สุดในโลกที่มีพนักงานมากกว่า 80,000 คน มีสำนักงานมากกว่า 100 แห่งทั่วโลก ในสำนักงานของ Maidenhead ในสหราชอาณาจักร มีทั้งหมด 6 ชั้นพร้อมความสามารถในการจัดโต๊ะทำงานแบบร้อน แต่ละทีมหรือกลุ่มทีมจะได้รับมอบหมายชั้นเพื่อให้แผนกต่างๆ อยู่ใกล้กันหากจำเป็น

แม้ว่าจะมีโต๊ะทำงานแบบคงที่สำหรับทีมไอทีภายในองค์กร แต่พื้นส่วนที่เหลือเปิดให้ทุกคนนั่งใหม่ทุกวัน มีการใช้ห้องประชุมและสำนักงานส่วนตัวรอบปริมณฑลของแต่ละชั้น

อีกด้านของมาตราส่วน StableLogic ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่มีพนักงานประมาณ 20 คน ได้ใช้พื้นที่สำนักงานร่วมกันในอาคาร Regus

ในขณะที่ที่ปรึกษาส่วนใหญ่ใช้เวลาอยู่ที่ไซต์ของลูกค้า เมื่อพวกเขากลับมาที่อาคารรีจัส พวกเขามีตัวเลือกที่จะนั่งโต๊ะส่วนกลางจากสำนักงานส่วนตัวของตน หรือนั่งในพื้นที่ส่วนกลางและลงชื่อเข้าใช้โทรศัพท์ฟรี

บริษัทที่มีชื่อเสียงอื่นๆ ที่ใช้โต๊ะทำงานแบบร้อน ได้แก่:

• Deloitte
• Microsoft
• เครดิตสวิส
• ซิตี้กรุ๊ป
• เลโก้
• ธนาคารแห่งชาติออสเตรเลีย

เรายังเห็นโต๊ะทำงานแบบ hot desk ในองค์กร coworking เช่น WeWork, Regus และ Green Desk

คุณทำงานโต๊ะทำงานแบบร้อนได้อย่างไร?

โต๊ะร้อนค่อนข้างเป็นประสบการณ์ส่วนตัว แต่คุณสามารถใช้ตรรกะพื้นฐานบางอย่างเพื่อทำให้การทำ Hot Desk ประสบความสำเร็จในธุรกิจของคุณ:

1. เลือกแพ็คเกจเทคโนโลยีที่เหมาะสม
2. ทำให้ชัดเจนว่าพื้นที่ใดถูกจองแล้ว
3. แจ้งพนักงานเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่โต๊ะร้อนจะนำมา
4. เอกสารคำแนะนำในการเข้าสู่ระบบ / ออกและเผยแพร่สู่สาธารณะ
5. สื่อสารเมื่อคุณกำลังจะย้ายไปที่โต๊ะทำงานด่วน
6. จำไว้ว่าไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะร้อนทุกที่
7. ใช้ระบบการจองสำหรับทีมที่ต้องนั่งด้วยกัน
8. ใช้พื้นที่ส่วนกลางและห้องขนาดเล็กสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม
9. สร้างชุดกฎของบ้านเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
10. วางแผนสำหรับความจุที่เพิ่มขึ้นเมื่อมีกำหนดการประชุมขนาดใหญ่
11. เปิดรับการทำงานทางไกลเพื่อไม่ให้โต๊ะทำงานร้อนกลายเป็นโต๊ะทำงานถาวร
12. อนุญาตให้มีการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณชั่วคราว (เคลียร์เมื่อสิ้นสุดวันหรือหลังการจอง)

นโยบายโต๊ะทำงานด่วนที่ดีที่สุดนั้นไร้ค่าหากเทคโนโลยีที่สนับสนุนมันไม่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพีซีหรือสถานีเชื่อมต่อมีความทันสมัยและสามารถจัดการปริมาณงานจากงานประเภทต่างๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้งซอฟต์โฟนไว้หรือคุณมีโทรศัพท์มือถือจริง

ในขณะที่เราเข้าสู่ยุคของการสื่อสารที่เน้นคลาวด์เป็นหลัก คุณจะต้องการระบบโทรศัพท์คลาวด์ (VoIP) ที่ขับเคลื่อนโต๊ะทำงานของคุณ

ใช้เวลากับวัฒนธรรมและนโยบาย แล้วเลือกผู้ให้บริการเทคโนโลยีที่เหมาะสม

หากโต๊ะทำงานแบบด่วนเหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบโทรศัพท์ VoIP ที่ดีที่สุดของปี 2022 รองรับ