ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์: คุณสมบัติ ประโยชน์ ข้อดี & ข้อเสีย

ระบบโทรศัพท์โฮสต์คืออะไร?

ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์หรือระบบโทรศัพท์บนคลาวด์คือการตั้งค่าโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ทำงานผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและโฮสต์บนคลาวด์โดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สาม เมื่อเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบเดิมๆ ที่กำหนดให้คุณต้องมีเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์ในสถานที่ทำงาน ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์สามารถช่วยประหยัดเงินธุรกิจของคุณในค่าบำรุงรักษาและค่าอุปกรณ์

ระบบโทรศัพท์โฮสต์มีสองประเภทหลัก ได้แก่ :

1) ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์บนคลาวด์: โทรศัพท์ทุกเครื่องเชื่อมต่อกับศูนย์ข้อมูล VoIP ภายนอก โทรศัพท์ได้รับการกำหนดค่าด้วยการเข้าสู่ระบบส่วนบุคคลและได้รับการตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้าเพื่อลงทะเบียนกับเซิร์ฟเวอร์ SIP
PBX บนระบบคลาวด์มาพร้อมกับ คุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับ พนักงานยุคใหม่ของคุณ ข้อความเสียงไปยังอีเมล การต่อสายตรงอัตโนมัติ การประชุมทางวิดีโอ คุณเป็นคนตั้งชื่อมันเอง จากมุมมองของการจัดการ นี่เป็นแพลตฟอร์ม PBX ที่ง่ายที่สุดในการจัดการ
2) PBX SIP Trunking : เก็บ PBX ที่มีอยู่ของคุณไว้ แต่ backhaul จะเสร็จสิ้นผ่าน trunk ที่ใช้ VoIP สำหรับสายภายนอกทั้งหมดที่คุณต้องการ ในกรณีที่เกิดปัญหา PBX คุณสามารถกำหนดเส้นทางการโทรไปยังสำนักงานจริงหรือสำนักงานเสมือน

ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์หรือ Virtual Private Branch Exchange (PBX) ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์ทั้งหมดจากระบบโทรศัพท์สำนักงานแบบเดิมโดยไม่ต้องเสียค่าฮาร์ดแวร์ราคาแพง
นอกเหนือจากค่าติดตั้งเริ่มต้นสำหรับโทรศัพท์เคลื่อนที่ โมเด็ม เราเตอร์ และสวิตช์ที่เข้ากันได้ คุณไม่จำเป็นต้องจัดสรรเงินทุนเพิ่มเติมสำหรับระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์ของคุณ
โอ้ มันดีขึ้นแล้ว ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์สามารถรวมระบบโทรศัพท์ PBX และ VoIP แบบ เดิม หากคุณมี IP PBX อยู่แล้ว การเดินสาย SIP จะเปลี่ยนการตั้งค่า PBX ที่มีอยู่ของคุณไปเป็นเครือข่ายโทรศัพท์ที่ใช้อินเทอร์เน็ต
มาเจาะลึกและแยกย่อยแนวคิดหลักเพิ่มเติม:

• ระบบโทรศัพท์โฮสต์คืออะไร?
• ระบบโฮสต์ทำงานอย่างไร
• ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์โฮสต์
• ข้อเสียของระบบคลาวด์
• 7 คุณสมบัติสำคัญที่ควรมองหา

โซลูชัน VoIP ที่โฮสต์ทำงานอย่างไร

คุณสามารถรับสายผ่านระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์ด้วย PBX ในระบบคลาวด์ เซิร์ฟเวอร์ออนไลน์นี้จัดการการโทรเข้าและโทรออกด้วย SIP trunk โดยใช้การเชื่อมต่อ VoIP
นี่คือวิธีการทำงาน:

1. ธุรกิจของคุณพบผู้ให้บริการโทรศัพท์ที่โฮสต์ซึ่งมี PBX ในระบบคลาวด์ จากนั้นคุณจะเชื่อมต่อกับศูนย์ข้อมูลนอกสถานที่
2. คุณได้รับสายเรียกเข้าที่ส่งไปยังระบบ PBX ที่โฮสต์ของคุณ
3. ระบบ PBX ที่โฮสต์จะแปลงข้อมูลที่เรียกเป็นแพ็กเก็ตดิจิทัล ซึ่งสามารถส่งผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ นี่คือส่วน VoIP ของระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์
4. PBX จะกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังโทรศัพท์ตั้งโต๊ะในสำนักงานของคุณ
5. โทรศัพท์ตั้งโต๊ะของคุณดังขึ้นและคุณรับ แพ็กเก็ตดิจิทัลจะถูกแปลงกลับเป็นข้อความเสียง และสร้างการเชื่อมต่อ คุณสามารถพูดคุยกับผู้โทรด้วย PBX ที่โฮสต์ไว้เป็นคนกลางของคุณ

ด้วยระบบโทรศัพท์คลาวด์ที่สมบูรณ์ อุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสามารถโทรออกและรับสายได้ โทรศัพท์มือถือ แล็ปท็อป เดสก์ท็อป และโทรศัพท์พื้นฐานเป็นสองเท่าของโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ
โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: PBX กับ VoIP: 26 ข้อแตกต่างที่ควรทราบก่อนตัดสินใจซื้อ

6 ข้อดีของระบบโทรศัพท์โฮสต์

ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักบางประการของการมีระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ที่การตั้งค่าแบบเดิมทำไม่ได้:

1. ติดตั้งง่าย

ขั้นตอนการตั้งค่าระบบโทรศัพท์แบบเดิมอาจใช้เวลานาน ซับซ้อน และมีราคาแพง แต่ระบบโทรศัพท์โฮสต์ไม่มีปัญหาเหล่านี้
การ ติดตั้งและการตั้งค่า ระบบบนคลาวด์เป็นแบบออนไลน์ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องให้ใครมาที่สำนักงานของคุณเพื่อเริ่มต้น นั่นทำให้ราคาถูกลงด้วย ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หรือผู้ที่มี ทีมระยะไกล

2. ประหยัดค่าใช้จ่าย

ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์มีราคาถูกกว่าทางเลือกแบบเดิมด้วยเหตุผลสองประการ อย่างแรก: คุณไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ลากใหม่ ด้วยระบบโทรศัพท์คลาวด์ คุณสามารถใช้อุปกรณ์ที่คุณมีอยู่แล้วได้ ซึ่งรวมถึง:

• ซอฟต์โฟน
• โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ
• อุปกรณ์พกพาและโทรศัพท์มือถือ (รวมถึงสมาร์ทโฟน iOS หรือ Android)
• โทรศัพท์มือถือ VoIP

ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ใช้ระบบคลาวด์ ช่วยประหยัดต้นทุน ในการบำรุงรักษาได้เช่นกัน คุณไม่จำเป็นต้องโทรหาวิศวกรเพื่อมาที่สำนักงานและแก้ไขปัญหา เจ้าหน้าที่ไอทีของคุณสามารถแก้ไขปัญหา VoIP ทั่วไปได้โดยไม่ต้องติดต่อผู้ให้บริการของคุณ

3. เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจร

แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์ช่วยให้คุณสื่อสารทั้งภายในและภายนอกได้ด้วยเครื่องมือเดียว
ด้วยทีมเดียว ทีมต่างๆ เช่น ฝ่ายขายหรือฝ่ายสนับสนุนลูกค้า สามารถใช้กลยุทธ์ทั้งหมดโดยใช้โซลูชัน VoIP ที่โฮสต์ ผู้ให้บริการที่เหมาะสมมีคุณสมบัติหลายอย่างควบคู่ไปกับความสามารถในการโทร คุณสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีให้กับสมาชิกในทีม จัดการประชุมทางวิดีโอ และโทรหาลูกค้าของคุณ ทั้งหมดนี้ผ่านระบบโทรศัพท์โฮสต์เดียวกัน
(อีกครั้งที่มีผลกระทบต่อการประหยัดต้นทุน: คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินเพื่อซื้อเครื่องมือที่ทำงานได้เพียงงานเดียว)

4. ความยืดหยุ่นสำหรับทีมระยะไกล

คุณมีทีมระยะไกลหรือไม่? ไม่ว่าคุณจะเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศหรือ ทำงานจากที่บ้าน คุณสามารถรับสายได้ด้วยระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์ คุณไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานเพื่อรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบมีสาย
นั่นเป็นเพราะผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์ส่วนใหญ่มีซอฟต์แวร์สำหรับผู้ใช้ ทีมงานระยะไกลของคุณสามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์โทรศัพท์สำหรับธุรกิจลงในอุปกรณ์ของตนได้ ผู้ให้บริการ PBX จะทำการเชื่อมต่อ และโอนสายเรียกเข้าหรือโทรออกไปยังอุปกรณ์ของคุณ ผู้โทรจะไม่สังเกตเห็นความแตกต่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ให้บริการเสนอ หมายเลขผู้โทร ที่ปิดบัง

5. ความสามารถในการปรับขนาดที่ดีขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบโทรศัพท์ที่เติบโตตามธุรกิจของคุณ การโทรออกจากระบบโทรศัพท์แบบเดิมของคุณทุกครั้งที่คุณเพิ่มสมาชิกในทีมใหม่ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องน่าหงุดหงิด มันแพงด้วย
นั่นคือเหตุผลที่ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการมีระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์คือความสามารถในการปรับขนาด เพิ่มสมาชิกในทีมใหม่? เพียงลงชื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มระบบคลาวด์ของผู้ให้บริการแล้วลงชื่อเข้าใช้

6. ปลอดภัยกว่า

ไม่แปลกใจเลยว่าทำไมธุรกิจต่างๆ ถึงกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของระบบโทรศัพท์ของตน ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของการละเมิดข้อมูลอยู่ที่ 3.92 ล้านดอลลาร์
วิศวกรรมสังคม เป็นหนึ่งในประเภทของการละเมิดข้อมูลที่พบบ่อยที่สุด มันเกิดขึ้นเมื่อแฮกเกอร์เลียนแบบผู้ให้บริการโทรศัพท์ของคุณและขอให้พวกเขาส่งข้อมูล พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อควบคุมระบบของคุณได้
อย่างไรก็ตาม ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์มีการป้องกันอีกชั้นหนึ่งจากวิศวกรรมสังคม ผู้ให้บริการ VoIP ที่มีชื่อเสียงส่วนใหญ่มีเครื่องมือการจัดการข้อมูลประจำตัวที่แข็งแกร่ง คุณจะไม่ถูกหลอกให้ส่งข้อมูลจากแฮ็กเกอร์
และมีการเข้ารหัสที่รัดกุมเพื่อให้แน่ใจว่าแฮ็กเกอร์จะไม่มีวันแอบฟังการโทรทางธุรกิจ

ข้อเสียของระบบโทรศัพท์โฮสต์

เรารู้ว่าระบบโทรศัพท์โฮสต์มีข้อดีหลายประการ แต่เมื่อกล่าวถึงด้านลบ ความจริงก็คือ มีไม่มากนัก
สิ่งหนึ่งที่คุณต้องพิจารณาคือ คุณมี การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่แรงพอที่ จะรับสาย VoIP หรือไม่ ค่อนข้างง่ายถ้าคุณอยู่ในสำนักงาน
แต่ถ้าคุณมีทีมที่อยู่ห่างไกล คุณต้องแน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเข้าถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่แรงเพื่อโทรออกและรับสายได้
การโทร VoIP ต้องมีแบนด์วิดท์ในการอัปโหลดและดาวน์โหลดอย่างน้อย 100 kbps ต่อบรรทัด นอกจากนี้ คุณต้องมีแบนด์วิดท์เฉพาะที่พร้อมใช้งานอย่างน้อย 1 เมกะไบต์สำหรับการโทร VoIP พร้อมกันคุณภาพสูงสิบรายการ
ผู้ให้บริการรายใหญ่เสนอความเร็วกิกะบิต (1000 Mbps) สำหรับสมาชิกธุรกิจ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การเชื่อมต่อ DSL หรือไฟเบอร์เดียวก็เพียงพอแล้ว

ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของ VoIP ที่โฮสต์คือไม่มีธรรมชาติที่เปิดตลอดเวลาของโทรศัพท์แบบเดิม ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์ต้องการพลังงานสำหรับทั้งโทรศัพท์และโครงสร้างพื้นฐานของเครือข่ายเพื่อให้เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้
นั่นเป็นสาเหตุที่ระบบโทรศัพท์ PBX แบบเดิมถือว่ามีความน่าเชื่อถือมากกว่า เนื่องจากไม่ได้อาศัยแหล่งพลังงานภายนอกสองแหล่ง

7 คุณสมบัติระบบโทรศัพท์โฮสต์ที่จะมองหา

มีผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์โฮสต์ให้เลือกมากมาย ไม่ใช่ทุกคุณสมบัติที่ธุรกิจของคุณต้องการ
ต่อไปนี้คือ คุณลักษณะขั้นสูง หลายอย่างที่คุณควรมองหาเมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการ VoIP:

1) ข้อความเสียงในการถอดเสียงอีเมล

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ข้อความเสียงเป็นคุณสมบัติหลักที่ระบบโทรศัพท์ของคุณควรมี หากไม่มี คุณจะเสี่ยงที่ผู้คนจะไม่โทรกลับหลังจากที่คุณพลาดการโทร และอาจสูญเสียลูกค้าไป
อย่างไรก็ตาม การหาเวลาอ่านข้อความเสียงเหล่านั้นอาจเป็นเรื่องยาก ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณสามารถ ถอดเสียงข้อความเสียง ของคุณและส่งตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องฟังข้อความเพื่อตอบกลับ เพียงฟังการถอดข้อความเสียงและบันทึกถาวรว่าสายเรียกเข้านั้นเกี่ยวกับอะไร

2) คุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอ

สถานที่ทำงานเปิดรับการทำงานทางไกลมากกว่าที่เคย ซึ่งหมายความว่าบริษัทต่างๆ หาผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์ซึ่งมี การประชุมทางวิดีโอ เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ
PBX เสมือนของคุณสามารถเพิ่มเป็นสองเท่าเป็นเครื่องมือการประชุมสำหรับทีมของคุณ ไม่มีส่วนเสริมสำหรับการประชุมทางวิดีโออีกต่อไป เช่น Google Meet, Skype หรือ Zoom! เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบคุณสมบัตินี้อีกครั้งว่ารวมอยู่ในแพ็คเกจที่คุณเลือก

3) ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ

ความน่าเชื่อถือของระบบโทรศัพท์โฮสต์เป็นสาเหตุให้เกิดข้อกังวลสำหรับธุรกิจจำนวนมากที่ไม่เคยใช้เทคโนโลยีคลาวด์ แต่อย่ากลัว: การเชื่อมต่อ VoIP นั้นปลอดภัย (ถ้าไม่ใช่มากกว่า) เมื่อเทียบกับการตั้งค่าแบบมีสายแบบเดิม
สิ่งสำคัญคือต้องเลือกผู้ให้บริการ VoIP ที่ปลอดภัย เช่น Nextiva เครือข่ายของเรา มีเวลาทำงาน 99.999% และการเชื่อมต่อทำผ่านศูนย์ข้อมูลระดับผู้ให้บริการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง: แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่ใครบางคนจะแฮ็คการเชื่อมต่อและดักฟังการโทรของคุณ
โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: VoIP ปลอดภัยหรือไม่ เจาะลึกการรักษาความปลอดภัย VoIP & การเข้ารหัส

4) บันทึกการโทร

ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบ ความคืบหน้า แบบตัวต่อตัวหรือการฝึกอบรม การบันทึกการโทรสามารถช่วยคุณตรวจสอบการโต้ตอบกับลูกค้าได้ คุณอาจเห็นว่าตัวแทนขายรายหนึ่งมีอัตราการปิดที่ต่ำกว่าคนอื่นๆ เป็นต้น
ใช้ บันทึกการโทร เพื่อดูว่าเหตุใดจึงเกิดขึ้น คุณอาจพบว่าพวกเขาล้มเหลวในการอธิบายหนึ่งใน USP ของคุณ ซึ่งทำให้อัตราการปิดต่ำของพวกเขา

5) การวิเคราะห์การโทรตามเวลาจริง

ถามธุรกิจส่วนใหญ่ว่าทีมของพวกเขามีประสิทธิภาพเพียงใด และพวกเขาจะลำบากในการหาคำตอบ ระบบโทรศัพท์แบบเดิมจะรับสายเรียกเข้าและจับคู่กับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ แค่นั้นเอง ไม่มีสถิติเพิ่มเติม
อย่างไรก็ตาม ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์บางระบบมี การวิเคราะห์การโทร แบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรายงานว่าทีมของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใดกับข้อมูลจริง เช่น:

• สายเรียกเข้า
• โทรทั้งหมด
• รับสาย
• สายที่ไม่ได้รับ
• โทรฟรี
• โทรภายใน/โทรออก
• เวลาพูดคุย
• โทรต่างประเทศ
• การโทรข้อความเสียง
• โทรเข้าคิว

6) การต่อสายตรงอัตโนมัติ

คุณไม่จำเป็นต้องมีพนักงานต้อนรับเพื่อคัดกรองและโอนสายเรียกเข้า หากผู้ให้บริการโทรศัพท์ที่โฮสต์ให้บริการการต่อสายตรง อัตโนมัติ ข้อความอัตโนมัตินี้จะถามถึงสิ่งที่ผู้โทรต้องการความช่วยเหลือ และส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
หรือที่เรียกว่า Interactive Voice Response (IVR) ระบบกำหนดเส้นทางการโทรนี้ช่วยประหยัดเวลาสำหรับทุกคน คุณสามารถตั้งกฎสำหรับระบบออนไลน์ได้ ดังนั้น หากมีคนโทรไปที่หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณแล้วกด #2 สำหรับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้า แสดงว่าคุณมีกฎอยู่แล้วว่าสายของตัวแทนจะดัง
(หากคุณมีคอล เซ็นเตอร์ คุณสามารถเลือกกลุ่มสายของตัวแทนที่จะโทรหาได้ ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์จะส่งพวกเขาไปยังตัวแทนที่พร้อมให้บริการคนต่อไป)

7) คุณภาพการโทรที่ยอดเยี่ยม

ข้อกังวลทั่วไปสำหรับธุรกิจที่เปลี่ยนไปใช้ระบบโทรศัพท์แบบ VoIP คือ คุณภาพการโทร พวกเขาคิดว่าเนื่องจากการเชื่อมต่อไม่ได้ต่อสาย (และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอาจไม่เสถียร) คุณภาพจะลดลง
นั่นไม่เป็นความจริง อันที่จริง การโทรผ่าน VoIP แบบโฮสต์นั้นชัดเจนกว่าสายโทรศัพท์แบบเดิมมาก คุณจะต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดีอย่างน้อย 100 Kbps แต่ ISP ส่วนใหญ่จะให้บริการอย่างน้อย 100 เท่า (10 Mb) นั่นหมายความว่าคุณน่าจะตั้งค่าให้โทรออกและรับสายคุณภาพสูงผ่าน ระบบโทรศัพท์เสมือน ได้แล้ว แม้ว่าคุณจะโทรทางไกลก็ตาม

พร้อมที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบโทรศัพท์โฮสต์แล้วหรือยัง?

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์คือหนทางข้างหน้า ยุคสมัยของลวดทองแดงสร้างเขาวงกตรอบสำนักงานของคุณหายไปนาน และเทคโนโลยีที่ล้าหลังซึ่งจำเป็นต้องเปลี่ยนทุกๆ สองสามเดือน
แต่อย่าลืมตรวจสอบว่าผู้ให้บริการโทรศัพท์รายใหม่ของคุณมีคุณสมบัติขั้นสูงที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้ ธุรกิจของคุณจะไม่ต้องจัดการกับระบบโทรศัพท์ที่ล้าสมัยและมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งจะเข้าควบคุมทั้งสำนักงาน
ราคาสำหรับ ระบบโทรศัพท์คลาวด์ ของเรา (ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติทั้งหมด) เริ่มต้นเพียง 20.95 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน คุณจะบ้าที่จะพลาด จองการสาธิตวันนี้