5 ลักษณะที่มองหาเมื่อจ้างผู้ประสานงานกิจกรรมองค์กร

ไม่ว่าคุณกำลังมองหาตำแหน่งผู้ประสานงานงานอีเวนต์แบบเปิด หรือคุณกำลังสร้างทีมงานกิจกรรมองค์กรของคุณเป็นครั้งแรก ต้องใช้บุคคลจำนวนมากในการสร้างมันในอุตสาหกรรมงานกิจกรรม มีคนที่ต้องจัดการ ซอฟต์แวร์การจัดการเหตุการณ์ที่ต้องเรียกใช้ แขกที่จะเชิญ สถานที่ให้เลือก และผู้ขายที่ต้องประสานงาน

นั่นคือเหตุผลที่บริษัทของคุณต้องรู้ว่าบุคคลประเภทใดที่จะประสบความสำเร็จในตำแหน่งดังกล่าว หากไม่มีผู้สมัครที่เหมาะสมที่มีทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็น การเตรียมงานจะล้าหลัง โอกาสจะหายไป และเงินจะสูญเปล่า

ฉันได้รวบรวมคุณสมบัติห้าประการที่คุณควรมองหาเมื่อจ้างผู้ประสานงานกิจกรรมองค์กรใหม่ รวมถึงคำถามที่คุณควรโพสต์เพื่อค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม

คุณสมบัติ 5 ประการของผู้ประสานงานกิจกรรมองค์กรที่ประสบความสำเร็จ

คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้ใช้ได้กับตำแหน่งผู้บริหารในตลาดใด ๆ ในขณะที่คุณสมบัติอื่น ๆ ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการเป็นผู้นำตามงานกิจกรรม หากคุณพบคุณสมบัติเหล่านี้ในผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วน คุณจะพบว่ามีความเหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ

1. ทักษะความเป็นผู้นำ

ตำแหน่งใดๆ ที่มีคำว่า "ผู้ประสานงาน" ในชื่องานต้องใช้ทักษะความเป็นผู้นำ แต่ฉันขอยืนยันว่าผู้ประสานงานงานกิจกรรมจะยิ่งจริงมากขึ้นไปอีก

คุณจะได้รับโอกาสเพียงครั้งเดียวจากความประทับใจครั้งแรก และผู้ประสานงานเหตุการณ์ได้รับมอบหมายให้นำทีมทั้งหมดเพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าองค์กรใหม่แต่ละราย

การนำทีมไปสู่เป้าหมายที่ยืดหยุ่นและไม่แน่นอนเป็นสิ่งหนึ่งที่ต้องนำทีมเมื่อกำหนดเวลาไม่ยืดหยุ่นตามความคาดหวังของแขกของคุณก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง นั่นเป็นแรงกดดันอย่างมาก และต้องใช้ทักษะความเป็นผู้นำอย่างจริงจังเพื่อนำเหตุการณ์ไปสู่ความสำเร็จ

เมื่อจ้างผู้ประสานงานกิจกรรม นี่คือคุณสมบัติความเป็นผู้นำที่คุณควรมองหาในตัวผู้สมัครของคุณ:

• ผู้ สื่อสารที่มีประสิทธิภาพ: ผู้นำที่ดีที่สุดรู้ว่าเมื่อใดควรพูดและเมื่อใดควรฟัง พวกเขาจะเข้าใจคำพูดได้แม่นยำ และสามารถจับสัญญาณแบบอวัจนภาษาได้ การจัดการทีมงานอีเวนต์จะต้องอาศัยข้อมูลจากผู้ประสานงานเท่านั้น แต่ยังต้องมาจากตัวทีมเองด้วย และผู้นำที่มีประสิทธิภาพจะใช้เวลาในการรับฟังข้อกังวลของทีม
• Delegator: ไม่มีผู้ประสานงานเหตุการณ์ใดสามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง ซึ่งเป็นจุดประสงค์ของการมีทีมกิจกรรม ผู้ประสานงานและหัวหน้างานที่มีประสิทธิภาพจะมีความสามารถและความเต็มใจที่จะมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนตามความสามารถของพวกเขา
• นักคิดเชิงบวก: ผู้นำเป็นผู้กำหนดเสียงให้กับทีมที่เหลือ และในอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ ด้วยตัวแปรการวางแผนและการดำเนินการที่เปลี่ยนแปลงไปทั้งหมด จำเป็นต้องมีมุมมองเชิงบวกเพื่อนำทางงานเหล่านี้ ผู้ประสานงานกิจกรรมของคุณต้องแสดงทัศนคติเชิงบวกเมื่อเผชิญกับความท้าทายมากมายเพื่อรักษาขวัญกำลังใจของทีมให้แข็งแรง
• รับผิดชอบ: ที่สำคัญที่สุด ผู้ประสานงานเหตุการณ์ใด ๆ จะต้องแสดงความรับผิดชอบไม่เฉพาะเมื่อสิ่งต่าง ๆ ถูกต้อง แต่ถึงแม้จะผิดพลาดอย่างร้ายแรง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนอยู่ในที่ที่พวกเขาจำเป็นต้องอยู่ และผู้ขายทุกรายถูกตั้งค่าให้ดำเนินการในวันที่จัดงานต้องรับผิดชอบอย่างมากจากผู้ประสานงาน

ผู้ประสานงานกิจกรรมของคุณควรสามารถแสดงคุณสมบัติความเป็นผู้นำเหล่านี้ได้จากประสบการณ์ก่อนหน้านี้ในอุตสาหกรรมการจัดงาน

2. ความรู้ด้านเทคโนโลยี

อุตสาหกรรมการจัดงานมีการเปลี่ยนแปลงและอัปเกรดอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการแนะนำเทคโนโลยีใหม่

ผู้ประสานงานกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจะคอยติดตามแนวโน้มใหม่เหล่านี้และมองหาวิธีที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในงานของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรมใหม่ เครื่องมือติดตามผู้เข้าร่วม หรือวิธีการทำให้กิจกรรมของพวกเขาเป็นส่วนตัวและมีประสบการณ์มากขึ้น .

3. ทักษะองค์กร

ไม่มี "ฉัน" ในทีม แต่ มี "ฉัน" ในองค์กร ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ประสานงานเหตุการณ์ที่ดีทุกคนควรรู้

ผู้ประสานงานเหตุการณ์จะรับผิดชอบกิจกรรมของทีมเหตุการณ์ ผู้ขายและสิ่งที่พวกเขาจะให้ การเจรจาและสรุปสัญญา ดูแลการดำเนินการของเหตุการณ์ และรายงานกลับมาให้คุณซึ่งเป็นหัวหน้างานของพวกเขาทราบถึงความคืบหน้าของงาน

ในการดำเนินการทั้งหมดนี้ ผู้สมัครของคุณจะต้องมีทักษะในการจัดองค์กรที่ยอดเยี่ยม

4. ความคิดสร้างสรรค์

ผู้ประสานงานกิจกรรมทำมากกว่าการจัดการทีมและจัดกิจกรรม การวางแผนงานและการประสานงานคือความท้าทายอย่างต่อเนื่องในการหาวิธีใหม่ๆ ในการทำงานเก่าให้สำเร็จ เช่น การจัดการการเช็คอินของผู้เข้าร่วม การประสานงานในธีม และการรวบรวมคำติชมของแขก

ผู้ประสานงานกิจกรรมที่ดีที่สุดจะค้นพบวิธีใหม่ๆ ที่สร้างสรรค์เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้ด้วยแนวคิดนอกกรอบและเทคโนโลยีใหม่

บุคคลเหล่านี้ต้องมีทักษะในการสร้างภาพและเสียงที่สวยงามในงานอีเวนต์ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาต้องการประสบการณ์ในการประสานสี การเขียนเชิงสร้างสรรค์สำหรับการตลาด และการตกแต่งภายใน เพียงเพื่อบอกชื่อทักษะบางอย่าง

5. ทักษะการบริหารเวลา

สุดท้าย ผู้ประสานงานกิจกรรมต้องเล่นปาหี่ความรับผิดชอบทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาของงาน มิฉะนั้น ทีมงานกิจกรรมของคุณจะพลาดกำหนดเวลาเหล่านี้ไปตลอดกาล ทำให้ผู้ขายและลูกค้าไม่พอใจอย่างมากกับตารางเวลาที่ไม่ตรงตามกำหนดการและกิจกรรมที่ล่าช้า (หรือไม่สมบูรณ์)

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครของคุณสามารถจัดการกับความเครียดจากการจัดการและดำเนินกิจกรรมของคุณโดยไม่ล้าหลัง

ทีมงานกิจกรรมองค์กรของคุณต้องการอะไรอีก?

มีลักษณะอื่นใดที่คุณรู้สึกว่าผู้ประสานงานกิจกรรมควรมีที่เราพลาดในงานชิ้นนี้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นอย่าลืมแสดงความคิดเห็นด้านล่าง!