การวิเคราะห์ช่องว่างคืออะไร? วิธีการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับธุรกิจของคุณ?

คุณมาไกลจากแผนที่วางไว้เมื่อต้นปีนี้มากแค่ไหน?

คุณมีความคิดใด ๆ ว่าทำงานได้ดีหรือไม่?

ตามความเป็นจริง ธุรกิจจำนวนมากเชื่อว่าพวกเขาดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและภูมิใจประกาศให้ผู้ถือหุ้นทราบ อย่างไรก็ตาม จำไว้ว่าพูดง่ายกว่าทำเสมอ

ในการบรรลุถึงสภาวะที่ประสานกันเป็นอย่างดี คุณต้อง เข้าใจความคาดหวังที่คุณสร้างขึ้นและผลลัพธ์จริงที่คุณได้รับ อย่างชัดเจน วิธีหนึ่งที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อช่วยให้คุณระบุได้ว่าการวิเคราะห์ช่องว่าง

คู่มือนี้จะ อธิบายความหมายของการวิเคราะห์ ช่องว่าง เครื่องมือวิเคราะห์ช่องว่างทั่วไป และ ขั้นตอนที่จำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินการสำหรับธุรกิจของคุณ

มาเริ่มกันเลย!

การวิเคราะห์ช่องว่างคืออะไร?

เมื่อพูดถึงการวิเคราะห์ช่องว่าง ให้นึกถึงกระดานหก คุณคุ้นเคยกับสิ่งนี้มากเมื่อคุณยังเป็นเด็กใช่ไหม?

ด้านหนึ่งของกระดานหกคือประสิทธิภาพปัจจุบันของคุณ และอีกด้านหนึ่งคือเป้าหมายในอนาคตที่คุณต้องการ ระหว่างพวกเขาเป็นช่องว่าง งานของคุณคือการตรวจสอบและประเมินความแตกต่างหรือช่องว่างระหว่างประสิทธิภาพในปัจจุบันและเป้าหมายในอนาคตที่ต้องการ

โดยทั่วไป การวิเคราะห์ช่องว่างถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการเปรียบเทียบสถานะจริงกับสถานะหรือเป้าหมายในอุดมคติ ซึ่งเน้นถึงข้อบกพร่องและโอกาสในการปรับปรุง ชื่ออื่นๆ สำหรับสิ่งนี้ ได้แก่ การประเมินความต้องการ การวิเคราะห์ช่องว่างความจำเป็น และการวิเคราะห์ความต้องการ

สามารถสรุปเป็นคำถามต่อไปนี้:

• ตอนนี้พวกเราอยู่ที่ไหน?
• เราต้องการที่จะอยู่ที่ไหน?
• เราจะลดช่องว่างได้อย่างไร?

โดยการเปรียบเทียบปัจจุบันกับสถานะเป้าหมาย หน่วยธุรกิจ บริษัท หรือทีมสามารถ:

• ตรวจจับจุดอ่อนหรือข้อจำกัดที่พวกเขาเผชิญ
• กำหนดสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ประสิทธิภาพหรือผลลัพธ์ดีขึ้น
• สนับสนุนผู้จัดการและนักลงทุนในการตัดสินใจ
• ประเมินประสิทธิภาพของบุคคลหรือทีมโดยดูจากคุณลักษณะบางอย่าง เช่น ระดับประสิทธิภาพ ผลผลิต และความสามารถของงาน
• สร้างสมดุลให้กับการจัดสรรและการรวมทรัพยากรจากระดับการจัดสรรปัจจุบันที่ใกล้เคียงกับระดับที่เหมาะสมที่สุด ในกรณีของการผลิตหรือการผลิต ทรัพยากรอาจเป็นเงิน วัสดุ เวลา หรือทรัพยากรแรงงาน

การวิเคราะห์ช่องว่างสามารถใช้ได้ในหลายพื้นที่ เช่น:

• ฝ่ายขาย
• การจัดการทรัพยากรมนุษย์
• ผลประกอบการ
• ควบคุมคุณภาพ
• ความพึงพอใจของพนักงาน
• ทักษะด้านไอที
• การควบคุมต้นทุน
• ความสามารถในการแข่งขันทางการตลาด

ประโยชน์และข้อเสียของการวิเคราะห์ช่องว่าง

การวิเคราะห์ช่องว่างเป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อยเพราะนำชุดของผลประโยชน์มาสู่บริษัทและองค์กร ผลประโยชน์เหล่านี้รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการตามที่วางแผนไว้
• เผยให้เห็นช่องว่างระหว่างการรับรู้และความเป็นจริง
• ให้ข้อมูลเชิงลึกในด้านต่างๆ ที่ต้องการการปรับปรุงเพิ่มเติม เช่น ผลิตภัณฑ์ ประสิทธิภาพ การทำกำไร ความพึงพอใจของลูกค้า ประสิทธิภาพ และความได้เปรียบทางการแข่งขัน
• การหาจุดอ่อนและจุดอ่อนที่ต้องแก้ไข
• การให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการและผู้มีอำนาจตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพต่อไป
• จัดสรรทรัพยากรและพลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ถึงแม้จะมีความจำเป็นและมีคุณค่า แต่การวิเคราะห์ช่องว่างนั้นก็ยังไม่สมบูรณ์อย่างสมบูรณ์ ข้อจำกัดบางประการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวิเคราะห์ช่องว่างอาจเป็น:

• การวิเคราะห์ช่องว่างต้องใช้เวลาและแม้กระทั่งเงิน
• ความสำเร็จของการวิเคราะห์ช่องว่างขึ้นอยู่กับความพากเพียรและความรู้ของผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ
• หากไม่ได้รับการตรวจสอบอย่างลึกซึ้งเพียงพอ สาเหตุที่แท้จริงของปัญหาก็ไม่สามารถแก้ไขได้ และอาจมองข้ามความซับซ้อนต่างๆ ที่อยู่เบื้องหลังได้
• มีโอกาสสูงที่ผลการวิเคราะห์จะไม่ถูกต้องและล้าสมัย เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่เคลื่อนไหวเร็ว หรือองค์กรขนาดใหญ่

แม้ว่าจะมีข้อเสียอยู่บ้างเมื่อทำการวิเคราะห์ช่องว่าง แต่ขอแนะนำว่าบริษัทของคุณควรลองอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เพื่อดูและสำรวจแง่มุมต่างๆ ของกระบวนการนี้

ตัวอย่างการวิเคราะห์ช่องว่าง

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ การวิเคราะห์ช่องว่างครอบคลุมในหลายพื้นที่ของธุรกิจ ด้านล่างนี้คือตัวอย่างบางส่วน ซึ่งสามารถช่วยให้คุณเข้าใจการใช้งานและการบังคับใช้ของกระบวนการนี้

ประสิทธิภาพการขาย

ผู้จัดการหรือผู้ผลิตสามารถดูผลิตภัณฑ์ของตนและประเมินว่าผลิตภัณฑ์ใดทำงานได้ดีและไม่ดี โดยการทำเช่นนี้ เขาหรือเธอสามารถประเมินว่าผลิตภัณฑ์มีความเหมาะสมหรือไม่ และการปรับปรุงหรือกลยุทธ์การขายใดๆ ที่จำเป็นต่อการทำกำไรมากขึ้นและตอบสนองความต้องการในอนาคต

การประเมินผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ก่อนที่จะเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการสู่ตลาด บริษัทต่างๆ สามารถใช้การวิเคราะห์ช่องว่างเพื่อดูว่าฟังก์ชันและคุณลักษณะทั้งหมดทำงานได้ดีตามที่คาดการณ์ไว้หรือไม่

เปิดตัวสินค้าใหม่

หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งที่บริษัทเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ พวกเขาสามารถวิเคราะห์ช่องว่างเพื่อค้นหาสาเหตุที่ยอดขายไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

การจัดการอุปทาน

ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกดรอปชิปปิ้งพบว่าร้านค้าของเขามีสินค้าหมดบ่อยครั้ง จากนั้นเขาก็สามารถเรียกใช้การวิเคราะห์ช่องว่างเพื่อระบุเหตุผลเบื้องหลังได้ หลังจากสร้างแล้ว เขาอาจตรวจพบสาเหตุและค้นหาซัพพลายเออร์ดรอปชิปที่ดีกว่าสำหรับธุรกิจของเขา

ผลผลิต

เมื่อทีมของคุณไม่สามารถบรรลุระดับผลิตภาพตามเป้าหมาย ผู้นำของคุณจำเป็นต้องทราบสาเหตุและวิธีปรับปรุง นั่นคือสิ่งที่การวิเคราะห์ช่องว่างจะมีประโยชน์!

การประเมินรายบุคคล

หัวหน้าทีมของบริษัทอีคอมเมิร์ซสามารถให้สมาชิกแต่ละคนทำการวิเคราะห์ช่องว่างด้วยตนเอง และใช้ผลลัพธ์เหล่านี้ไม่เพียงแต่เพื่อหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของแต่ละคนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ทุกคนสามารถนำมาใช้ได้

การวิเคราะห์ช่องว่างประเภทต่างๆ

แม้ว่าคำว่า "การวิเคราะห์ช่องว่าง" จะค่อนข้างชัดเจนและตรงไปตรงมาในกระบวนการมองว่าคุณอยู่ที่ไหน และเปรียบเทียบกับตำแหน่งที่คุณต้องการอยู่ แต่ก็มีแนวทางที่แตกต่างกันเล็กน้อยที่ควรพิจารณา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบทและเฉพาะกลุ่ม จากการวิเคราะห์ของคุณ

“ช่องว่าง” มี 4 ประเภทที่แตกต่างกัน ซึ่งทั้งหมดนี้เข้าใจได้ง่าย :

ช่องว่างด้านประสิทธิภาพ

ความแตกต่างระหว่างประสิทธิภาพจริงและที่ตั้งใจไว้ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตผ่าน Instagram ขณะนี้คุณมีผู้ติดตาม 1,000 คนและต้องการเพิ่มจำนวนนี้เป็น 2,000 เป็นเวลาหนึ่งเดือน แต่ที่จริงแล้ว หน้า Instagram ของคุณดึงดูดมากกว่า 500 เท่านั้น ดังนั้น คุณต้องประสานเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังช่องว่างด้านประสิทธิภาพนี้

สินค้า/ช่องว่างทางการตลาด

ช่องว่างระหว่างยอดขายในปัจจุบันและที่คาดการณ์ไว้ แตกต่างจากการวิจัยตลาดเพราะเป็นเชิงรุกมากกว่า นั่นหมายถึงการก้าวนำหน้าตลาดหนึ่งก้าว รวมถึงการหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันและไม่คาดคิดเพื่อโน้มน้าวกลยุทธ์ของคุณ

ช่องว่างกำไร

ความแปรปรวนระหว่างกำไรจริงและกำไรที่คาดหวังของบริษัท ปัญหาเกี่ยวกับการคาดการณ์กำไรอาจเกี่ยวข้องกับการวางแผนธุรกิจหรือการดำเนินการ หรือแม้แต่ทั้งสองอย่าง ปัจจัยภายนอกหลายอย่าง เช่น แนวโน้มตลาด การแข่งขันที่รุนแรง หรือนัยทางการเมืองที่ไม่คาดฝัน อาจส่งผลต่อผลกำไร

ช่องว่างกำลังคน

เมื่อมีความล่าช้าระหว่างจำนวนที่ต้องการและคุณภาพของกำลังคนกับความแข็งแกร่งที่แท้จริงในองค์กร เป็นที่เข้าใจกันว่าช่องว่างกำลังคน การวิเคราะห์ช่องว่างกำลังคนดังกล่าวช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับความสามารถของกำลังคนและการปรับทรัพยากรบุคคลหากจำเป็น

5 เครื่องมือวิเคราะห์ช่องว่างทั่วไป

หากคุณยังคงพบว่ามันยากที่จะทำการวิเคราะห์ช่องว่างและต้องการเครื่องมือหรือกรอบการทำงานที่น่าเชื่อถือเพื่อปฏิบัติตาม อยู่นี่แล้ว!

ในความเป็นจริง เมื่อทำการวิเคราะห์ช่องว่าง มีเครื่องมือและแบบจำลองสองสามอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ เครื่องมือแต่ละอย่างสามารถใช้เป็นหลักการจัดระเบียบสำหรับการค้นหาสาเหตุและแนะนำการเปลี่ยนแปลง และในส่วนนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจเครื่องมือวิเคราะห์ช่องว่างที่พบบ่อยที่สุด ดังนั้นเพียงแค่ติดตามเรา!

ระดมสมอง

การระดมความคิดเป็นเครื่องมือในการคิดที่ต่างกันออกไปสำหรับการสร้างแนวคิดในเรื่องที่กำหนดในระยะเวลาที่จำกัด โดยทั่วไปจะดำเนินการในเซสชั่นหรือสภาพแวดล้อมการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อกระตุ้นการคิดเชิงวิพากษ์และความคิดสร้างสรรค์และเพื่อสร้างแนวทางแก้ไขปัญหาที่เป็นประโยชน์และสร้างสรรค์สำหรับปัญหา

วัตถุประสงค์ไม่จำเป็นต้องมีคุณภาพ แต่เป็นปริมาณ และอยู่บนพื้นฐานของหลักการที่ว่า "สองหัวมักจะดีกว่าหัวเดียว"

ดังนั้น ชุดของการประชุมหรือการอภิปรายสามารถจัดขึ้นสำหรับทีมวิเคราะห์ธุรกิจเพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับปัญหาที่มีอยู่ในกระบวนการทางธุรกิจและวิธีแก้ปัญหา

โดยพื้นฐานแล้ว การระดมความคิดนั้นไม่ได้ซับซ้อนขนาดนั้น โดยสรุป นี่คือวิธีการระดมความคิด :

1. รวบรวมกลุ่มคนเพื่อแก้ไขปัญหา ความท้าทาย หรือโอกาส
2. ขอให้สมาชิกสร้างแนวคิดให้ได้มากที่สุด แม้ว่าพวกเขาจะ "นอกกรอบ" ก็ตาม
3. ทบทวนแนวคิด เลือกแนวคิดที่น่าสนใจที่สุด จากนั้นนำการอภิปรายไปสู่วิธีการรวม ปรับปรุง และนำแนวคิดไปปฏิบัติ

การเปรียบเทียบ

การเปรียบเทียบเป็นกระบวนการที่คุณวัดประสิทธิภาพของโครงการ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการของบริษัทของคุณด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรมหรือบริษัทอื่นๆ และใช้ข้อมูลนี้เพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุงที่เป็นไปได้

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจเทคนิคนี้ เราจะยกตัวอย่างเครื่องมือสร้างร้านค้าอีคอมเมิร์ซที่จัดตั้งขึ้นใหม่ ผู้จัดการของไซต์นี้ต้องการใช้การเปรียบเทียบเป็นวิธีวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับธุรกิจของเขา ดังนั้น เขาสามารถใช้สิ่งนี้ได้โดยขั้นตอนต่อไปนี้ :

• ยืนยันวัตถุประสงค์ : ค้นหาว่าเขาอยู่ที่ไหนและต้องการอยู่ที่ไหน ตามมาตรฐานการเปรียบเทียบ
• ระบุพันธมิตรการเปรียบเทียบ : เขาสามารถเปรียบเทียบกับผู้สร้างร้านค้าออนไลน์ที่ดีที่สุดในช่วงเวลาที่ผ่านมา เช่น Shopify, Wix, WooCommerce เป็นต้น
• รวบรวมข้อมูล : ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์ควรรวมถึงแหล่งข้อมูลภายในและภายนอกเกี่ยวกับพันธมิตรการเปรียบเทียบ
• วิเคราะห์ข้อมูล
• ระบุโอกาส : ค้นหาวิธีการลดช่องว่างระหว่างมาตรการปัจจุบันและที่ต้องการ
• ดำเนินกิจกรรมที่แนะนำสำหรับการเชื่อมช่องว่าง

โปรดจำไว้ว่า หากวัตถุประสงค์ของการเปรียบเทียบคือการกำหนดเมตริกคุณภาพและความเชื่อถือได้ที่เหมาะสม การวิเคราะห์ช่องว่างจะอิงตามผลการเปรียบเทียบเพื่อวัดช่องว่างที่คุณกำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้

การวิเคราะห์ SWOT

การวิเคราะห์ SWOT มุ่งเน้นไปที่จุดแข็งและจุดอ่อนในสภาพแวดล้อมภายในและโอกาสและภัยคุกคามในสภาพแวดล้อมภายนอก การอธิบายปัญหาในแง่เหล่านี้สามารถชี้ทางไปสู่การแก้ปัญหาโดยแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีหลีกเลี่ยงภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น ในขณะที่ใช้ประโยชน์จากจุดแข็งเพื่อฉวยโอกาสอันมีค่า

มาดูวิธีการใช้ SWOT เพื่อทำการวิเคราะห์ช่องว่าง กัน :

1. ระบุว่าเหตุใดจึงดำเนินการ SWOT (โดยปกติเมื่อสถานะปัจจุบันของคุณประสบปัญหา) และสิ่งที่คาดหวังจากกิจกรรมนี้
2. รายชื่อสมาชิกทั้งหมดจากทีมหรือแผนกที่เกี่ยวข้องและเชิญพวกเขา
3. สร้างเมทริกซ์ขนาด 2 x 2 และติดป้ายกำกับแต่ละส่วนดังนี้

4. ถามคำถามต่อไปนี้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของสมาชิก (สถานะที่ต้องการ)

• ระบุลักษณะภายในที่เป็นบวกและโดดเด่นที่จะช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์ (จุดแข็ง)
• ระบุกระบวนการ/พื้นที่ที่ลดโอกาสในการประสบความสำเร็จในการบรรลุวัตถุประสงค์ (จุดอ่อน)
• รายการสถานการณ์ภายนอกหรือเงื่อนไขที่ทำให้บรรลุวัตถุประสงค์มากขึ้น (โอกาส)
• รายชื่อปัจจัยที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อความสำเร็จของเป้าหมายที่ต้องการ (Threats)

5. วิเคราะห์ปัจจัยข้างต้นและประเมินว่าคุณสามารถใช้จุดแข็งเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสต่างๆ ได้อย่างไรในขณะที่หลีกเลี่ยงภัยคุกคาม

เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าจุดไหนและอย่างไรที่คุณโดดเด่นเหนือคู่แข่งในอุตสาหกรรม

การวิเคราะห์สาก

การวิเคราะห์ PESTLE เป็นเครื่องมือหรือกรอบงานที่ใช้โดยนักการตลาดและนักวิเคราะห์เพื่อติดตามและเน้นปัจจัยภายนอกและสิ่งแวดล้อม (ภายนอก) มหภาคที่มีผลกระทบต่อองค์กร ซึ่งเป็นส่วนเสริมของแบบจำลอง PEST

คล้ายกับ SWOT การวิเคราะห์ PESTLE ช่วยให้คุณระบุภัยคุกคามและโอกาสโดยการพิจารณาปัจจัยภายนอก 6 ประการในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของคุณ:

• ทางการเมือง
• ทางเศรษฐกิจ
• สังคมวิทยา
• เทคโนโลยี
• ถูกกฎหมาย
• ด้านสิ่งแวดล้อม

การวิเคราะห์นี้ช่วยขจัดช่องว่างโดยการระบุปัญหาในปัจจุบัน เน้นย้ำถึงโอกาสที่จะเกิดขึ้นสำหรับการเปลี่ยนแปลง และลดความเสี่ยงในตลาดให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างเช่น สภาวะทางการเมืองและเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอนในประเทศของซัพพลายเออร์ทำให้ยากสำหรับพวกเขาในการขนส่งวัสดุเพียงพอตามที่คุณคาดหวัง อาจเป็นสาเหตุว่าทำไมคุณไม่สามารถบรรลุยอดขายตามเป้าหมายได้

เฟรมเวิร์ก McKinsey 7S

เครื่องมือสุดท้ายที่เราแนะนำคือกรอบงาน McKinsey 7S ซึ่งวิเคราะห์การออกแบบองค์กรของบริษัทโดยพิจารณาจากองค์ประกอบภายในที่สำคัญ 7 องค์ประกอบ ได้แก่ โครงสร้าง ระบบ กลยุทธ์ พนักงาน ทักษะ สไตล์ และค่านิยมที่ใช้ร่วมกัน

คุณสามารถใช้กรอบงาน McKinsey 7S เมื่อส่วนใดส่วนหนึ่งของบริษัทไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง การวิเคราะห์จะพิจารณาลักษณะของบริษัทในแง่ของแต่ละด้านและตรวจสอบว่าช่องว่างอยู่ตรงไหน

เมื่อเห็นได้ชัดว่าสาเหตุของช่องว่างคือการขาดทักษะ หรือมีโครงสร้างที่เพียงพอ คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด

เฟรมเวิร์ก McKinsey 7S สามารถช่วยคุณได้ตามวัตถุประสงค์ด้านล่าง :

• กำหนดช่องว่างที่อาจปรากฏในธุรกิจ
• ระบุพื้นที่ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อส่งเสริมการดำเนินธุรกิจ
• จัดหน่วยงานและกระบวนการในระหว่างการควบรวมกิจการ
• ตรวจสอบผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงในอนาคตที่อาจเกิดขึ้นภายในธุรกิจของคุณ

องค์ประกอบทั้ง 7 ถูกแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม: องค์ประกอบที่แข็ง (ซึ่งค่อนข้างง่ายต่อการระบุ และการจัดการสามารถมีอิทธิพลโดยตรง) และองค์ประกอบที่อ่อนนุ่ม (ซึ่งอาจอธิบายได้ยากกว่า จับต้องได้น้อยกว่า และได้รับอิทธิพลจากวัฒนธรรมของบริษัทมากกว่า)

องค์ประกอบแข็ง:

• กลยุทธ์ : แผนปฏิบัติการของคุณเพื่อสร้างและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งของคุณ
• โครงสร้าง : วิธีการจัดระเบียบบริษัทของคุณ และวิธีจัดโครงสร้างทีมและแผนก
• ระบบ : วิธีการดำเนินการ ขั้นตอน และการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการที่พนักงานใช้เพื่อให้งานสำเร็จ (เช่น ระบบไอที)

องค์ประกอบที่อ่อนนุ่ม:

• พนักงาน : พนักงานและความสามารถของพวกเขา
• ทักษะ : ทักษะของทั้งองค์กรและพนักงาน
• สไตล์ : รูปแบบความเป็นผู้นำและการจัดการ
• ค่านิยมร่วม : ค่า นิยมหลักขององค์กรตามที่ปรากฏในวัฒนธรรมองค์กรและจรรยาบรรณในการทำงานทั่วไป

คุณจะนำกรอบนี้ไปใช้กับการวิเคราะห์ช่องว่างได้อย่างไร นี่คือคำตอบ :

1. รวบรวมทีมที่เกี่ยวข้องและมีความสามารถ
2. ตรวจสอบว่าองค์ประกอบทั้งหมดสอดคล้องกันหรือไม่ (ระบุช่องว่างและข้อบกพร่องในความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบ)
3. กำหนดสถานะที่องค์ประกอบเหล่านี้จะถูกจัดตำแหน่งอย่างเหมาะสมที่สุด
4. คิดแผนปฏิบัติการที่เฉพาะเจาะจงและสมจริงเพื่อปรับองค์ประกอบใหม่
5. ดำเนินการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบ 7S อย่างสม่ำเสมอ ก้าวไปข้างหน้า

กล่าวโดยย่อ ข้างต้นคือเครื่องมือที่ใช้บ่อยที่สุด 5 ชิ้น ที่ช่วยในการวิเคราะห์ช่องว่างอย่างละเอียด คุณสามารถใช้เครื่องมืออย่างน้อยหนึ่งอย่างจากห้าเครื่องมือเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

กระบวนการวิเคราะห์ช่องว่าง 4 ขั้นตอน

ในองค์กรขนาดใหญ่ กระบวนการวิเคราะห์ช่องว่างมักตกอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของนักวิเคราะห์ธุรกิจ ผู้จัดการโครงการ หรือทีมปรับปรุงกระบวนการ แต่ด้วยคำแนะนำที่ออกแบบมาอย่างดีและการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย ทุกคนสามารถทำงานผ่านกระบวนการนี้ได้

ดังนั้น 4 ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับการดำเนินการกระบวนการวิเคราะห์ช่องว่างมีคำอธิบายด้านล่าง :

วิเคราะห์สถานะปัจจุบัน

ก่อนอื่น คุณต้องเลือกว่าธุรกิจส่วนใดที่คุณต้องการมุ่งเน้นและเริ่มต้นด้วยสถานะปัจจุบันของคุณ

ไม่ว่าจะมาจากคุณภาพของผลิตภัณฑ์ การเงิน หรือกิจกรรมทางการตลาด ให้เลือกพื้นที่ปัญหาเฉพาะที่คุณต้องการเจาะลึกลงไป ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นการตลาด พื้นที่เฉพาะก็จะเป็นการตลาดผ่านอีเมล

หรือบริษัทของคุณต้องการได้รับการบริการลูกค้าที่โดดเด่นที่สุดในอุตสาหกรรมของคุณ แต่ทีมของคุณรายงานว่าลูกค้าจำนวนมากวางสายด้วยความหงุดหงิด คุณควรถามตัวเองว่า: มีปัญหาใดๆ กับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณหรือไม่? ทีมสนับสนุนของคุณต้องการหลักสูตรการฝึกอบรมเพิ่มเติมในการจัดการกับลูกค้าที่มีปัญหาและโกรธเคืองหรือไม่?

คุณจะไม่รู้แน่ชัดจนกว่าคุณจะเจาะลึก ซึ่งหมายถึงการพูดคุยกับผู้ที่เกี่ยวข้อง รวบรวมข้อมูล และค้นหาการปรับปรุง คุณอาจรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น จำนวนการโทรเชิงลบที่ได้รับในแต่ละสัปดาห์ หรือข้อมูลเชิงคุณภาพ เช่น ความคิดเห็นของลูกค้าหรือคำติชมจากตัวแทนฝ่ายสนับสนุนของคุณในการโทรปัจจุบัน

สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้คือการทำความเข้าใจรากเหง้าของปัญหา ซึ่งง่ายต่อการระบุเมื่อคุณได้ระบุข้อเท็จจริงที่อาจเป็นไปได้ทั้งหมดแล้ว ตามจริงแล้ว กระบวนการวิเคราะห์ช่องว่างของคุณควรประเมินทุกสิ่งที่คุณเพิ่งทำเพื่อช่วยให้คุณได้รับ "ภาพรวม"

กำหนดสถานะในอนาคตในอุดมคติให้เป็นทางการ

เมื่อคุณเข้าใจภาพรวมและเข้าใจว่าทีมหรือบริษัทของคุณทำงานอย่างไรในปัจจุบัน คุณจะต้องมีอุดมคติ คิดถึงที่ที่อยากอยู่!

ไม่ต้องกังวลว่าคุณจะไปถึงที่นั่นได้อย่างไร นั่นเป็นหน้าที่ของขั้นตอนต่อไป ตอนนี้คุณแค่ต้องฝันให้ใหญ่ เพราะท้องฟ้ามีขีดจำกัด! แต่อย่าลืมวาดสถานะในอนาคตในอุดมคติของคุณในเป้าหมาย SMART ซึ่งมีความเฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และจำกัดเวลา

ยกตัวอย่างกรณีการบริการลูกค้าก่อนหน้านี้ ในสถานการณ์สมมตินี้ ประสิทธิภาพปัจจุบันของคุณลดลงอย่างเห็นได้ชัดหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง แต่แทนที่จะเพิกเฉยหรือตบผ้าพันแผลในสถานการณ์ นึกภาพในอุดมคติจะช่วยคุณได้มาก

เครื่องมือวิเคราะห์ช่องว่างที่ดี ตามที่เราระบุไว้ในส่วนข้างต้น จะกลายเป็นพันธมิตรของคุณ อาจเป็นกระดานระดมความคิดหรือแผนที่ความคิดเพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของทีม จากนั้น คุณสามารถกำหนดเป้าหมาย SMART สำหรับทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณ เช่น บทวิจารณ์หรือการโทรในเชิงบวกควรเพิ่มขึ้น 30% ในเดือนถัดไป

ระบุและบันทึกช่องว่างที่มีอยู่

การทำสองขั้นตอนแรกให้สำเร็จจะไม่ให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมแก่คุณ การรวมเข้าด้วยกันสามารถเผยให้เห็นสิ่งที่ขาดหายไประหว่างประสิทธิภาพที่แท้จริงและศักยภาพของคุณ

การวิเคราะห์ช่องว่างอาจทำให้เกิดคำถามต่อไปนี้: สิ่งใดที่จำกัดเราไม่ให้เข้าถึงสภาวะในอนาคตในอุดมคติของเรา

ในตัวอย่างของเรา ปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมสนับสนุนลูกค้าอาจรวมถึงระดับพนักงานปานกลาง ไม่มีสิ่งจูงใจสำหรับผู้ที่มีผลงานดีที่สุด หรือขาดการเปลี่ยนแปลงของทีม

เมื่อคุณระบุช่องว่างที่มีอยู่แล้ว (นี่คือที่ที่เครื่องมือที่มีประโยชน์ที่เราแนะนำข้างต้นทำงานอีกครั้ง!) คุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่าสิ่งใดที่ขัดขวางไม่ให้คุณบรรลุเป้าหมาย!

จัดทำและดำเนินการตามแผนเพื่อลดช่องว่าง

หลังจากที่คุณได้กำหนดช่องว่างที่เป็นไปได้แล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณต้องดำเนินการตามแผนเพื่อลดช่องว่าง และโน้มน้าวให้ผู้อื่นในทีมของคุณร่วมมือกัน การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำอาจส่งผลต่อแผนกและทีมอื่นๆ ด้วย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องจัดทำแผน

กำหนดกลยุทธ์ที่ชัดเจนและวัตถุประสงค์ที่สามารถบรรลุได้เพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม

ตัวอย่างเช่น เมื่อนำเสนอต่อผู้จัดการหรือผู้บริหาร ให้เตรียมกำหนดการหรือไทม์ไลน์โดยละเอียดสำหรับแผน คุณยังสามารถสร้างการดำเนินการที่ครอบคลุมมากขึ้นเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพของทีมของคุณ เช่น จัดหลักสูตรฝึกอบรม ให้สิ่งจูงใจที่เพียงพอสำหรับนักแสดงชั้นนำ และจัดกิจกรรมกลางแจ้งเพื่อส่งเสริมจิตวิญญาณของทีม

อย่างไรก็ตาม วิธีที่คุณเชื่อมช่องว่างนั้นจะขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญขององค์กรและทีมของคุณเป็นอย่างมาก ดังนั้นทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุด!

บทสรุป

ด้วย การวิเคราะห์ช่องว่าง คุณสามารถบังคับตัวเองให้ดูสถานะธุรกิจของคุณในปัจจุบันอย่างตรงไปตรงมา รวมทั้งระบุปัจจัยเฉพาะที่ขัดขวางไม่ให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

คู่มือนี้ช่วยให้คุณครอบคลุมทุกอย่างเกี่ยวกับการวิเคราะห์ช่องว่าง รวมถึงคำจำกัดความ ประโยชน์ ข้อจำกัด 4 ประเภททั่วไป 5 เครื่องมือที่ใช้บ่อย และสุดท้าย กระบวนการวิเคราะห์ช่องว่าง 4 ขั้นตอน ดังนั้น หวังว่าหลังจากอ่านแล้ว คุณจะสามารถพัฒนาธุรกิจของคุณให้ดีขึ้นและทำให้สามารถแข่งขันในตลาดได้มากขึ้น!