ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR): สิ่งที่คุณควรรู้หากคุณทำงานใน PR

ในช่วงเดือนพฤษภาคม คุณอาจสังเกตเห็นการไหลเข้าของอีเมลจากธุรกิจที่ขอความยินยอมหรืออนุมัติจากคุณเพื่อรับการสื่อสารต่อไป ในกรณีที่คุณไม่เคยได้ยินมาก่อน กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปของสหภาพยุโรป (GDPR) จะต้องตำหนิสำหรับสิ่งนั้น นอกจากนี้ยังเป็นเหตุผลที่หลายบริษัทต้องลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จำนวนมาก ภัยคุกคามที่อาจถูกปรับสูงถึง 20 ล้านยูโรเป็นปัจจัยขับเคลื่อน เบื้องหลังข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทต่างๆ ต่างเรียกร้องจากหลังคาบ้านเพื่อเรียกร้องความสนใจจากคุณ โดยพยายามประเมินว่าใครคือข้อมูลที่พวกเขาสามารถเก็บไว้ ปรับเปลี่ยน หรือกำจัดได้

คุณอาจกำลังถามตัวเอง ว่าสิ่งนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกิจกรรมในแต่ละวันของคุณในด้านการประชาสัมพันธ์หรือการสื่อสาร ในบทความนี้ เราต้องการกล่าวถึงหัวข้อนี้ เพื่อที่ในฐานะมืออาชีพด้านการประชาสัมพันธ์ คุณจะเข้าใจอย่างชัดเจนถึงข้อจำกัดทางกฎหมายที่ส่งผลต่ออีเมล คำเชิญ ฯลฯ และความสำคัญของการจัดการผู้ติดต่อของคุณอย่างเหมาะสม รวมถึง ของสื่อมวลชน วีไอพี หรืออินฟลูเอนเซอร์

การส่งอีเมลใน PR: GDPR มีผลกระทบต่อฉันด้วยหรือไม่

กฎหมาย GDPR มีผลกับธุรกิจใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นของพลเมืองยุโรป ซึ่งหมายความว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ไม่ว่าจะเป็นสหรัฐอเมริกา ญี่ปุ่น หรืออาร์เจนตินา คุณต้องคำนึงถึงข้อจำกัดที่กฎหมายนี้กำหนดไว้ ในหลายกรณี เราไม่มีประวัติว่าข้อมูลของเรามาจากไหน ซึ่งหมายความว่าเราโชคดีถ้าเรารู้ว่าผู้ติดต่อพูดภาษาใด หากคุณมีฐานข้อมูลขนาดใหญ่มาก คุณต้องเผชิญความจริงที่ว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมข้อมูลที่คุณมีในรายชื่อติดต่อได้ 100%

ดังนั้น หากฝ่ายการตลาดและการสื่อสารของคุณจัดการรายชื่อนักข่าว ผู้มีอิทธิพล หรือพันธมิตรที่มีรายชื่อติดต่อยาวเหยียด แต่ไม่มีข้อมูลว่าคุณมีรายชื่อติดต่อเหล่านั้นอย่างไรหรือมาจากที่ใด คุณต้องปฏิบัติตามข้อจำกัดของ GDPR แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในสหภาพยุโรปก็ตาม .

ข้อเรียกร้องข้อหนึ่งที่กฎหมายใหม่กำหนดให้ธุรกิจเกี่ยวข้องกับ "การควบคุม" ข้อมูลส่วนบุคคล กล่าวอีกนัยหนึ่ง เนื่องจากบริษัทต่างๆ เราต้องทราบประเภทข้อมูลที่เราจัดเก็บ ทำอย่างไร เมื่อใด และเพราะเหตุใด และ รับประกันได้ว่าข้อมูลนี้จะไม่สามารถกรองออกหรือสูญหายได้ ซึ่งหมายความว่าเมื่อต้องจัดการหรือสร้างแผ่นงาน Excel, สเปรดชีตใน Google ไดรฟ์, รายการใน Word ฯลฯ จะต้องมีการควบคุมอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นระบบที่ละเอียดอ่อนซึ่งคุณสามารถสูญเสียหรือจัดระเบียบข้อมูลได้ง่าย

เมื่อคุณรู้เรื่องนี้แล้ว เรามั่นใจว่าคุณจะเข้าใจว่าทำไมคำตอบของคำถามข้างต้นจึงเป็น "ใช่" ดังก้อง แม้ว่าคุณจะทำงานด้านการประชาสัมพันธ์และกิจกรรมประจำวันของคุณไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกฎหมายหรือ แผนกการตลาดผ่านอีเมล อย่าลืมคำนึงถึงข้อจำกัดและความต้องการเหล่านี้เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย GDPR เมื่อจัดการข้อมูลส่วนบุคคลและการสื่อสารกับผู้ติดต่อของคุณ

การส่งอีเมลในฐานะนักข่าว: ฉันสามารถติดต่อพวกเขาต่อไปและจัดเก็บข้อมูลของพวกเขาภายในแผนกแฟชั่นหรือไลฟ์สไตล์ของเรา ได้หรือไม่ ?

เห็นได้ชัดว่าฐานข้อมูลของนักข่าวเกี่ยวข้องกับการรวบรวมและจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นของผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ ในสาขานั้น ซึ่งกฎหมาย GDPR ก็มีผลเช่นกัน การส่งอีเมลไปยังที่อยู่ของกลุ่มอย่าง [email protected] จะไม่เป็นอันตราย เนื่องจากในกรณีนี้ คุณกำลังติดต่อกับทีมสื่อและไม่ใช่ตัวบุคคล อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องติดต่อกับผู้ติดต่อในฐานข้อมูลของคุณด้วยชื่อและนามสกุล และที่อยู่อีเมล (แม้ว่าจะเป็นอีเมลที่ทำงานของพวกเขา) กฎหมาย GDPR ก็มีผลบังคับใช้

มีสามทางเลือกหรือทางเลือกอื่นที่บริษัทของคุณสามารถพิจารณาได้เมื่อเผชิญกับสถานการณ์นี้:

• รีสอร์ทไปยังฐานข้อมูลภายนอก: มีผู้ให้บริการฐานข้อมูลภายนอกที่สามารถบรรเทาอาการปวดหัวที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับการได้รับความยินยอมจากผู้ติดต่อของคุณ การทำงานกับผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งเหล่านี้หมายความว่าคุณจะเล่นได้อย่างปลอดภัย เนื่องจากเป็นผู้ให้บริการที่จะต้องรับผิดชอบต่อการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสมต่อข้อมูลส่วนบุคคล ในทางกลับกัน การ ใช้เครื่องมือที่เชื่อมต่อกับชุมชนมืออาชีพของนักข่าว (เช่น GPS Radar) อาจเป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบการปฏิบัติตาม GDPR ในขณะที่ติดต่อกับนักข่าวคนอื่นๆ การโต้ตอบบนแพลตฟอร์มดังกล่าวก็ให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติมากขึ้นเช่นกัน
  .
• ดำเนินกลยุทธ์เพื่อขอความยินยอม : สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำ หากคุณมีฐานข้อมูลของคุณเอง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อจำกัด GDPR 100% คือการได้รับความยินยอมจากผู้ติดต่อของคุณ เพื่อให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาต่อไปได้ และส่งการสื่อสาร พิจารณากลยุทธ์ที่ก้าวหน้า โดยที่คุณ ส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อนักข่าวทั้งหมดของคุณทีละคนเพื่อขอความยินยอม หรือนำพวกเขาไปยังหน้าที่พวกเขาสามารถให้ความยินยอมได้ในคลิกเดียว เช่น ตัวอย่างที่ Stradivarius หรือ Bershka คุณจะเห็นด้านล่าง
  .
  .
• ใช้ประโยชน์จาก "ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย" พื้นฐานทางกฎหมาย : ขณะนี้บริษัทหลายแห่งกำลังใช้ข้อยกเว้น "ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย" เพื่อปรับการโต้ตอบ เช่น ระหว่างแผนกสื่อสารและนักข่าว ข้อยกเว้น "ผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย" ไม่ได้กำหนดให้ผู้ติดต่อของคุณต้องยินยอมให้คุณจัดเก็บข้อมูลของพวกเขาหรือส่งการสื่อสารให้พวกเขา ตราบใดที่การสื่อสารนั้นเกี่ยวข้องกับ "การส่งข้อมูลภายในขอบเขตของธุรกิจ" และ เป็นที่สนใจของ ผู้รับเมื่อมาถึงชีวิตการงานของพวกเขา ข้อยกเว้นนี้ค่อนข้างคลุมเครือ และขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณที่จะตัดสินใจว่าควรนำไปใช้หรือไม่ โดยพิจารณาจากประเภทของการสื่อสารที่คุณวางแผนจะส่งออก เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าหากคุณลงเอยด้วย "ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย" คุณจะส่งข้อมูลผู้ติดต่อของคุณเท่านั้นที่จะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขา เมื่อพูดถึงงานที่เกี่ยวข้องกับนักข่าวและไม่มีส่วนได้เสียในเชิงพาณิชย์

การจัดการผู้ติดต่อ: กฎ 3 ข้อที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบ

กฎระเบียบใหม่นี้ไม่เพียงแต่กำหนดให้บริษัทต่างๆ จัดการการสื่อสารด้วยความรับผิดชอบและเคารพเท่านั้น แต่ยังต้อง ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเข้มงวด นี่หมายถึงการรู้ว่าคุณกำลังจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลประเภทใด มีการลงทะเบียนความยินยอมจากผู้ติดต่อของคุณ และอัปเดตและควบคุมฐานข้อมูลของคุณอย่างต่อเนื่อง

นั่นเป็นเหตุผล ที่การมีเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้คุณรวมศูนย์ข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมด (รวมถึงของนักข่าว ผู้มีอิทธิพล ผู้ติดต่อ VIP ฯลฯ) เป็นสิ่งจำเป็น ณ ตอนนี้ เพื่อช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการของกฎหมาย GPDR

สงสัยว่าคุณควรจัดระเบียบรายชื่อติดต่อของคุณต่อจากนี้อย่างไร? นี่คือสามวิธี:

1. ตามความยินยอมของพวกเขา คุณจะพบผู้ติดต่อชั่วคราว (ผู้ที่คุณเชิญเข้าร่วมกิจกรรมและหลังจากกิจกรรมดังกล่าว คุณลบเพราะคุณไม่ได้รับความยินยอมให้เก็บข้อมูลของพวกเขา) หรือผู้ติดต่อถาวร (ผู้ที่ให้ความยินยอม หรือเป็นผู้ติดต่อที่อยู่ภายใต้ข้อยกเว้น "ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย")
2. ตามกิจกรรมของพวกเขา: กฎระเบียบ GDPR กำหนดภาระผูกพันที่บริษัทจำนวนมากละเลยมาจนถึงตอนนี้ มันต้องการการควบคุมฐานข้อมูลของคุณอย่างต่อเนื่อง และนี่คือเมื่อ การลงทะเบียนที่ชัดเจนของกิจกรรมผู้ติดต่อของคุณเป็นพื้นฐาน เมื่อพูดถึงการติดต่อสื่อมวลชน เป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทสื่อที่มีอัตราการลาออกสูง (นักข่าวที่ลาออกหรือย้ายไปแผนกอื่น ฯลฯ) ซึ่งเป็นสาเหตุว่าทำไมการใช้ระบบฐานข้อมูลซึ่งคุณสามารถใช้ตัวกรอง "กิจกรรม" ได้ (เช่น ไม่ว่าพวกเขาจะคลิกการสื่อสารใดๆ ของคุณภายในสองสามปีที่ผ่านมาหรือไม่ก็ตาม) จะเป็นกุญแจสำคัญในการก้าวนำหน้าเกม GDPR
3. ตามประเภท: ระมัดระวังกับประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณเก็บไว้เพราะ จะต้องสมเหตุสมผล ซึ่งหมายความว่าคุณต้องหลีกเลี่ยงการจัดเก็บรายละเอียด เช่น ขนาด เว้นแต่ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ติดต่อรายนี้จะเกี่ยวข้องกับการส่งตัวอย่างเสื้อผ้าหรือเครื่องประดับที่พวกเขาจะสวมใส่ โปรดใช้ความระมัดระวังในการจดบันทึกสถานภาพการสมรส ความต้องการทางโภชนาการ หรือแม้แต่วันเกิด เนื่องจากในตอนนี้ สิ่งเหล่านี้ต้องสมเหตุสมผล และหากเป็นเช่นนั้น การใช้ฟิลด์ส่วนบุคคลในเครื่องมือการจัดการผู้ติดต่อของคุณจะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลประเภทนี้ได้อย่างรวดเร็ว

ทำให้ผู้ใช้สามารถยกเลิกการสมัคร แก้ไขข้อมูล หรืออ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวได้ง่าย

กฎระเบียบใหม่ของสหภาพยุโรปยังเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดเกี่ยวกับการสื่อสารสิทธิ์ในการ "ยกเลิกการสมัคร" หรือจะถูกลบออกจากฐานข้อมูลของบริษัท สิ่งนี้จะต้องปรากฏในการสื่อสารทุกชิ้น ที่ทีมการตลาดและการสื่อสารด้านแฟชั่น ความหรูหรา หรือเครื่องสำอางของคุณส่งออกไปตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป นั่นเป็นเหตุผลพื้นฐานที่เมื่อคุณส่งอีเมลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับสื่อ การเชิญเข้าร่วมงาน ประกาศเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ฯลฯ ผ่านเครื่องมืออัตโนมัติ (CRM, แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล ฯลฯ) คุณจะต้องใส่ลิงก์ไปยังนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ หน้ายกเลิกการสมัครและ "แก้ไขข้อมูล"

มีเครื่องมือส่งอีเมลที่จัดเตรียมหน้า Landing Page โดยอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้สามารถขอให้ลบหรือแก้ไขข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดาย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมการเข้าถึงหน้า Landing Page เหล่านี้ไว้ที่ด้านล่างของอีเมลของคุณ หรือใช้ระบบที่รวมลิงก์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ

เมื่อพูดถึงการส่งอีเมลในการประชาสัมพันธ์หรือการสื่อสาร มักมีข้อสงสัยอยู่เสมอ: ฉันสามารถส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลส่วนตัวของฉันได้หรือไม่ คำตอบคือ “ใช่” ตราบใดที่สิ่งเหล่านี้มีลักษณะส่วนตัวหรือเป็นมืออาชีพ ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการส่งจำนวนมาก และไม่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งในกรณีนี้คุณไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้ง

สร้างโปรโตคอลสำหรับการกำจัดข้อมูล

อีกประเด็นหนึ่งที่ GDPR กล่าวถึงคือ สิทธิ์ของผู้ใช้ในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่จัดเก็บโดยบริษัท หากคุณต้องได้รับคำขอประเภทนี้จากผู้ติดต่อ คุณจะต้องรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ตามที่กฎหมายกำหนดกรอบเวลา 72 ชั่วโมงสำหรับการให้ข้อมูลประเภทนี้

ไม่ว่าในกรณีใด หากคุณได้รับคำขอจากผู้ติดต่อให้ลบออกจากฐานข้อมูลของคุณ คุณมีเวลาสูงสุด 72 ชั่วโมงในการลบข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้รายนี้ โปรดจำไว้ว่า ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้ รวมศูนย์ข้อมูลผู้ติดต่อของคุณทั้งหมดไว้ในระบบที่สามารถมอบความคล่องตัวที่คุณต้องการในการจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคล

อย่าลังเลที่จะเรียกดูสไลด์แชร์ด้านล่าง ซึ่งรวมถึงประเด็นที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อใช้เครื่องมือการจัดการผู้ติดต่อที่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นด้วยกฎหมาย GDPR ใหม่

อย่างที่คุณเห็น GDPR ไม่ใช่สิ่งที่เกี่ยวข้องกับแผนกกฎหมายหรือการตลาดทางอีเมลของคุณเท่านั้น แต่เป็นสิ่งที่ ผู้เชี่ยวชาญด้าน PR ทุกคนต้องทราบเมื่อทำงานประจำวัน หากคุณยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการส่งอีเมลใน PR เราขอแนะนำให้คุณอ่านคำแนะนำของเรา: PRLike a Pro: Emailing Do's & Dont's for Fashion, Luxury & Cosmetic Brands และอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นด้านล่าง!

* แม้ว่าเนื้อหาของบทความนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมประชาสัมพันธ์เข้าใจผลกระทบของ GDPR สำหรับกิจกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน ข้อมูลในที่นี้อาจไม่ถูกตีความว่าเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย และคุณควรปรึกษากับที่ปรึกษากฎหมายของคุณเองเกี่ยวกับการตีความ ภาระผูกพันเฉพาะของคุณภายใต้กฎหมาย GDPR และการใช้ผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล