ปิง. คุณได้รับข้อความใหม่ ฟุ้งซ่านไม่ได้—คุณกำลังทำงานอยู่ครึ่งทางโดยมีกำหนดเส้นตายที่แน่นหนา ปิง. FOMO หยุดงาน—อาจเป็นข้อความด่วน คุณหยุดทำงานเพื่อตรวจสอบข้อความ ตอนนี้คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ ดังนั้นคุณกลับไปทำงานของคุณได้เลย ปิง. ปิง. การแจ้งเตือนเพิ่มเติม อีเมลส่งเสริมการขายนั้นทำให้คุณเสียสมาธิอีกครั้ง! ตอนนี้คุณต้องการปิดเสียงการแจ้งเตือนทั้งหมด แต่คุณอาจพลาดบางสิ่งที่สำคัญ...

เสียงคุ้นเคย? มันเกิดขึ้นตลอดเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงานหรือทำงานจากที่บ้าน เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ เช่น การแชทเป็นทีมและการประชุมทางวิดีโอช่วยให้ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ง่ายขึ้นจากทุกที่ในโลก และการเปลี่ยนแปลงระดับโลกเมื่อเร็วๆ นี้ไปสู่การทำงานทางไกลทำให้เราพึ่งพาเทคโนโลยีเหล่านี้มากขึ้นเท่านั้น

เป็นสิ่งที่ดีจนกว่าคุณจะจมน้ำตายในการแจ้งเตือนที่ยังไม่ได้อ่านและการประชุมทางวิดีโอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมแบบกระจายและระยะไกล การผิดนัดในการสื่อสารตามเวลาจริงทำให้ผู้คนทำงานหลายชั่วโมงเพื่อทำงานร่วมกัน ซึ่งนำไปสู่ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ไม่ดี และความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน

การแก้ไขปัญหา? การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (อะซิงโครนัส) เกิดขึ้นเมื่อทีมของคุณไม่จำเป็นต้องออนไลน์ร่วมกัน ดังนั้นจึงไม่มีการคาดหวังการตอบสนองแบบเรียลไทม์ การส่งอีเมลโดยไม่คาดหวังการตอบกลับทันที ทิ้งข้อความไว้ในช่องทาง Flock เพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้รับการอัปเดต และการแบ่งปันบันทึกย่อเป็นการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทุกรูปแบบ

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานสามารถควบคุมเวลาได้มากขึ้น มีความเป็นอิสระมากขึ้น และสิ่งรบกวนน้อยลง เพื่อให้พวกเขาจดจ่อกับการทำงานที่ยอดเยี่ยม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมจากระยะไกล แบบกระจาย และในสำนักงาน จากประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นไปจนถึงพนักงานที่มีความสุขมากขึ้น ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส:

พนักงานมีสมาธิ มีประสิทธิผล

การสื่อสารแบบซิงโครนัส (เรียลไทม์) ต้องมีการดำเนินการทันที คุณหยุดสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่เพื่อตอบกลับข้อความ รับสาย หรือเข้าร่วมการประชุม สิ่งนี้จะทำลายกระแสของคุณทันที ทำให้แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำงานที่มีสมาธิจดจ่อ

Gloria Mark ผู้ศึกษาเรื่องความฟุ้งซ่านทางดิจิทัลที่ University of California, Irvine กล่าวว่า เราใช้เวลาประมาณ 25 นาทีเพื่อกลับไปทำงานเดิมหลังจากการหยุดชะงัก ดังนั้นแม้ในงานปกติ การถูกขัดจังหวะวันละครึ่งโหลก็ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างมาก

ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คุณจะควบคุมเวลาและโฟกัสได้ คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเมื่อใด เรียกใช้ "ห้ามรบกวน" บน Flock เช่น หรือเปิดเสียงการแจ้งเตือนแอปอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่ขัดจังหวะกัน และให้เวลากับงานที่มุ่งเน้น ข้อความทั้งหมดยังคงได้รับการตอบกลับ แต่ในขณะนั้นก็ใช้ได้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน คุณบันทึกการประชุมสำหรับชั่วโมงที่ทับซ้อนกัน (หรือชั่วโมงเฉพาะในแต่ละวันสำหรับทีมในสำนักงาน) เพื่อให้ทุกคนจดจ่อกับงานของตน

การทำงานร่วมกันในเขตเวลาไม่เชื่อเรื่องพระเจ้า

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้แน่ใจว่าความแตกต่างของเขตเวลาจะไม่ขัดขวางการทำงาน ในที่ทำงานที่ห่างไกล คุณไม่สามารถเพียงแค่แวะมาที่โต๊ะของใครบางคนเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิด ดังนั้นเมื่อมีการประสานงานระหว่างงานข้ามเขตเวลา/ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น การคาดหวังการตอบสนองแบบเรียลไทม์หรือขอให้พนักงานเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงนอกเวลาทำงานจึงเป็นสิ่งที่ไม่ดี

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสขจัดอุปสรรคในการแบ่งปันความรู้โดยอนุญาตให้พนักงานเช็คอิน หารือเกี่ยวกับแนวคิด และแบ่งปันความคืบหน้าตามเวลาของตนเอง นอกจากนี้ยังหมายความว่าทีมของคุณสามารถประหยัดเวลาที่ทับซ้อนกันอันมีค่าสำหรับสิ่งที่สำคัญจริงๆ เช่น การประชุมทีม, 1:1 วินาที, ร้านกาแฟรายวัน ฯลฯ

พนักงานมีความสุขและมีสุขภาพดีขึ้น

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานตอบสนองในเวลาของตนเอง โดยไม่มี FOMO เกี่ยวข้อง ทำให้การทำงานร่วมกันจากระยะไกลมีความเครียดน้อยลง การพึ่งพาการสื่อสารตามเวลาจริงมากเกินไปยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมที่ทำงาน "ตลอดเวลา" ด้วย กิจวัตรที่ตึงเครียดนี้ทำให้ความเหนื่อยหน่ายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลส่วนใหญ่จะกำหนดเวลาติดต่อจริง เพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าพวกเขาจะพร้อมสำหรับการสนทนาและการประชุมแบบเรียลไทม์เมื่อใด ผลลัพธ์? ทีมงานที่มีความสุข สุขภาพดีขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ส่งเสริมการสื่อสารที่รอบคอบ

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสผ่านอีเมล งานของ Asana หรือแม้แต่ความคิดเห็นใน Google เอกสารช่วยลดการตอบสนองที่ไม่ค่อยดีนักและกระตุ้นให้เกิดการไตร่ตรองก่อนเกิดปฏิกิริยา ช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาประมวลผลข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการ ก่อนที่จะเขียนคำตอบที่รอบคอบ มีเหตุผล และลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ดังที่ Jason Fried ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Basecamp เขียนไว้ว่า "เรื่องส่วนใหญ่ที่ควรค่าแก่การพูดคุยในเชิงยาวนั้นควรค่าแก่การพูดคุยในรายละเอียดเมื่อเวลาผ่านไป" การแชทเป็นทีม—แบบเรียลไทม์หรืออย่างอื่น—ไม่ใช่สถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับการสนทนาเหล่านั้นเสมอไป ลักษณะการแชทแบบหนึ่งบรรทัดต่อครั้งอาจทำให้ยากต่อการนำเสนอแนวคิดอย่างเต็มที่โดยไม่ถูกขัดจังหวะด้วยคำตอบของเพื่อนร่วมงาน เจสันบอกว่าดีที่สุด: “ลองนึกภาพว่ากำลังอยู่ในที่ประชุมที่ทุกคนพูดทีละบรรทัด และมีคนคอยขัดจังหวะคุณในขณะที่คุณพยายามจะพูด คุณเคยได้รับทุกที่? และมันจะไม่ใช้เวลาตลอดไปเหรอ?”

ปรับปรุงเอกสารและความโปร่งใส

สิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมมักจะอยู่ในการประชุม เว้นแต่จะมีคนจดบันทึก ในทางตรงกันข้าม การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะได้รับการบันทึกไว้ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณแสดงความคิดเห็นในงาน Asana ระเบียนจะมีอยู่และสามารถอ้างอิงได้หลายเดือนต่อมา ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส สมาชิกในทีมจะสร้างบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ง่ายต่อการค้นหา แบ่งปัน และอ้างอิงตามจังหวะของตนเอง ตัวอย่างเช่น การสื่อสารทั้งหมดใน Flock สามารถค้นหาได้ง่าย และสมาชิกในทีมสามารถปักหมุดไฟล์/ข้อความสำคัญเพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง สุดท้าย การมีเอกสารประกอบที่มีประโยชน์สามารถปรับปรุงความโปร่งใสทั่วทั้งองค์กร ป้องกันความล้มเหลวในการสื่อสาร และทำให้ทุกคนมีข้อมูลตรงกันได้ง่ายขึ้น

การใช้ Flock สำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ประโยชน์มากมายของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสโดยใช้ Flock สามารถสรุปได้ในคำเดียว: การช่วยสำหรับการ เข้าถึง Flock นำธุรกิจทั้งหมดของคุณมารวมกันภายใต้หลังคาเดียวกัน—ให้มุมมองโดยตรงในบุคลากร โครงการ และความก้าวหน้าของบริษัทของคุณ ซึ่งช่วยให้ผู้นำระดับสูงสามารถติดตามงานของทุกคนได้อย่างใกล้ชิดโดยไม่ต้องมีการจัดการขนาดเล็ก นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันข้ามสายงานโดยไม่จำเป็นต้องซิงค์ทุก ๆ ห้านาที

ด้วยการปรับแต่งเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจของคุณใช้ Flock ทุกวัน พนักงานของคุณสามารถผสมผสานการสื่อสารแบบเรียลไทม์และแบบอะซิงโครนัสที่ดีที่สุดเพื่อทำงานให้สำเร็จได้จากทุกที่

ตั้งความคาดหวังที่เหมาะสม

ให้พื้นที่ทีมของคุณหายใจและทำงานให้ดีที่สุด การอัปเดตสามารถไหลแบบอะซิงโครนัส—สร้างช่อง Flock ส่วนตัวสำหรับการอัปเดตสถานะแบบอะซิงโครนัส—และคุณจะได้รับแจ้งทันที ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องหายใจ กำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องเกี่ยวกับการสื่อสาร โดยจำกัดกิจกรรมแบบเรียลไทม์ เช่น เซสชันการระดมความคิด การประชุม 1:1 และศาลากลางของบริษัทเป็นสองสามชั่วโมงในแต่ละวัน และตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสำหรับส่วนที่เหลือ สำหรับทีมแบบกระจาย นี่หมายถึงการสำรองชั่วโมงที่ทับซ้อนกันสำหรับสิ่งสำคัญ ส่วนที่เหลือของวันทำงานสามารถเป็นงานที่มีสมาธิได้ โดยไม่ต้องกดดันให้ทำงานเป็นชั่วโมงๆ

ค่าเริ่มต้นของการสื่อสารมากเกินไป

ฝูงทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลที่จะขี้เกียจ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสหมายถึงการติดตามผลใช้เวลาหลายชั่วโมงแทนที่จะเป็นนาที การให้ข้อมูลที่ตรงไปตรงมามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หมายถึงการติดตามผลน้อยลง และผู้รับจะได้รับทุกสิ่งที่ต้องการเมื่อไปทำงานและอ่านข้อความของคุณ ดังนั้นจึงเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการสื่อสารมากเกินไป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความแบบอะซิงโครนัสของคุณมีความชัดเจนและมีรายละเอียดพร้อมไทม์ไลน์ที่เกี่ยวข้อง

ติดตามงานด้วยสิ่งที่ต้องทำร่วมกัน

ใช้สิ่งที่ต้องทำที่แชร์ของ Flock ในการประชุมเพื่อมอบหมายรายการการดำเนินการให้กับทีมของคุณ กำหนดวันที่ครบกำหนด และติดตามความคืบหน้า สมาชิกช่องทุกคนจะได้รับแจ้งเมื่อมีการอัปเดตหรือทำเครื่องหมายสิ่งที่ต้องทำที่แชร์ว่าเสร็จสิ้น ดังนั้นทุกคนจะซิงค์กันโดยไม่ต้องมีการประชุม "อัปเดต" อีก บอทที่ต้องทำร่วมกันของ Flock จะส่งการแจ้งเตือนถึงผู้รับมอบหมายในวันที่งานถึงกำหนดส่ง ซึ่งทำให้ไม่พลาดวันครบกำหนด

ใช้บันทึกเสียงสำหรับคำอธิบายโดยละเอียด

ข้อความนั้นยอดเยี่ยม แต่บางครั้งการพูดออกมาดังๆ ก็ได้ผลดีกว่า ไม่ใช่แค่เพื่อประหยัดเวลาแต่สำหรับการแสดงเจตนาด้วย วอยซ์โน้ตเหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการแชร์คำอธิบายโดยละเอียดหรือแสดงความคิดเห็นโดยไม่ส่งเสียงกึกก้อง เพียงแตะปุ่มเพื่อแชร์สิ่งที่คุณคิด ผู้รับก็สามารถฟังตามเวลาของตนเองได้ อาจช่วยลดการประชุมเฉพาะกิจ "ฉันมีคำถามเล็ก ๆ " ออกจากวันของคุณได้เช่นกัน

ตั้งระบบเตือนความจำสำหรับทุกสิ่ง

ด้วยการโต้ตอบแบบอะซิงโครนัส การติดตามผลมาพร้อมกับความคาดหวังว่าผู้รับจะตอบสนองตามเวลาของตนเอง บางครั้งสิ่งต่าง ๆ หลุดผ่านรอยแตกและการสนทนาก็หายไป หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยตั้งค่าการเตือนสำหรับงานและติดตามผลภายใน Flock Channels หรือพื้นที่ส่วนตัวของคุณ