ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารทางการเงิน 5 อันดับแรก

จัดระเบียบข้อมูลทางการเงินของคุณด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางการเงิน

ลองนึกภาพดู: คุณเป็นนักบัญชี และทุกๆ วันคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดการงบการเงิน งบดุล และบันทึกทางการเงินอื่นๆ เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มักจะมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณต้องจัดเก็บและจัดระเบียบอย่างปลอดภัย หากคุณประสบปัญหาในการหาวิธีที่ดีที่สุด คุณสามารถใช้โซลูชันการจัดการเอกสารได้

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารทางการเงินในลักษณะที่คุณสามารถจัดระเบียบและเรียกใช้ได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือนี้ยังช่วยให้คุณสามารถป้องกันข้อมูลของคุณด้วยรหัสผ่านและอนุญาตให้ผู้ใช้ที่เลือกเข้าถึงได้

บทความนี้เน้นตามลำดับตัวอักษร ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางการเงินที่ดีที่สุด 5 อันดับตามความคิดเห็นของผู้ใช้ สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เราได้รวมการให้คะแนนโดยรวมของผู้ใช้พร้อมกับพารามิเตอร์ที่มีคะแนนสูงสุด บทวิจารณ์ที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม และการกำหนดราคาผลิตภัณฑ์ อ่านเพิ่มเติม.

1. กล่อง

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางการเงินที่ใช้ Box สำหรับการจัดการเอกสาร:

"เราเปลี่ยนจากการใช้ที่เก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นเองสำหรับเอกสารและข้อมูล และความยืดหยุ่นและการผสานรวมเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม ฉันพบว่า Box มีพื้นที่เก็บข้อมูลที่เพียงพอและมุมมองที่กำหนดเองทำให้ง่ายต่อการเรียกดูและเลือกจุดที่ใช้บ่อยที่สุด "

"Box ใช้งานง่ายและแอปสำหรับคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ทำงานได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ อินเทอร์เฟซออนไลน์ยังเป็นทางเลือกที่ดีหากคุณทำงานบนพีซีโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ล่วงหน้า ราคาของ Box เหมาะสมกับพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 10 GB สำหรับการใช้งานส่วนตัวและส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้ารายปี"

"Box Software เป็นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาที่เชื่อถือได้และเข้ารหัส ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันและจัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ รวมศูนย์ไฟล์ทั้งหมดไว้ในตำแหน่งศูนย์กลางเพื่อให้เข้าถึงและซิงค์ไฟล์ได้ง่าย"

"สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ Box คือความง่ายในการใช้งาน ซึ่งได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ทุกคน การมีไฟล์ทั้งหมดของฉันในที่เดียวทำให้เข้าถึงสิ่งที่ฉันกำลังมองหาได้ง่าย"

"ฉันชอบมากที่สุดที่ซอฟต์แวร์นี้ใช้งานง่ายมาก ฉันเคยใช้ผลิตภัณฑ์อื่นที่คล้ายกับ box.com ซึ่งทำสิ่งเดียวกันและมีคุณสมบัติเหมือนกันทั้งหมด แต่ Box.com นั้นใช้งานง่ายกว่าและง่ายกว่าที่จะคิดออกโดยไม่ต้องใช้ ทิศทางใดก็ได้”

อ่านรีวิวกล่องทั้งหมดได้ที่นี่

2. ธุรกิจดรอปบ็อกซ์

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางการเงินที่ใช้ Dropbox Business เพื่อการจัดการเอกสาร:

"สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับ Dropbox คือการรวมเข้ากับอุปกรณ์ที่มีอยู่ของเราได้อย่างง่ายดาย เมื่อติดตั้งใน Windows 10 โฟลเดอร์ Dropbox จะปรากฏใน File Explorer เป็นอีกโฟลเดอร์หนึ่ง และใช้งานง่ายราวกับเป็นส่วนหนึ่งของฮาร์ดไดรฟ์ รวมเข้ากับเครื่องพิมพ์/สแกนเนอร์ Epson ของเราโดยตรง และเราสามารถสแกนเอกสารโดยตรงไปยัง Dropbox และทำงานกับเอกสารได้ทันที การแชร์ไฟล์กับบุคคลที่สามนั้นง่ายเหมือนการส่งอีเมลลิงก์"

"Dropbox เป็นหนึ่งในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุดซึ่งเหมาะกับความต้องการทางธุรกิจเป็นอย่างมาก เนื่องจากพวกเขายังมีคุณสมบัติสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กระดาษ Dropbox และขนาดไฟล์ขนาดใหญ่สำหรับการถ่ายโอนข้อมูลและเอกสาร การผสานรวมกับ Slack ยังช่วยให้เราสามารถส่งไฟล์ได้ สู่แอพพลิเคชั่นได้ง่ายขึ้น”

"Dropbox Business เป็นหนึ่งในเครื่องมือทางอินเทอร์เน็ตที่ฉันชื่นชอบ เนื่องจากมันทำให้การจัดการประชุมออนไลน์กลายเป็นเรื่องง่าย สื่อกลางของโปรแกรมนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บไฟล์ การแบ่งปันและการดูเอกสารที่ซับซ้อน จากประสบการณ์ของฉัน เครื่องมือนี้ส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีมในขณะที่รักษาสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย Dropbox Business ใช้เพื่อรักษาความปลอดภัยหลายระดับสำหรับไฟล์ผู้ใช้ และขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยของแอปพลิเคชันถูกกำหนดให้เป็นมาตรฐานระดับสูงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลผู้ใช้จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย"

"Dropbox Business มอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดในการจัดการไฟล์ให้ฉันด้วยการนำเสนอแพลตฟอร์มเดียวที่ฉันสามารถอัปโหลด จัดระเบียบ ทำงานร่วมกัน แบ่งปัน และจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย การเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บนั้นทำได้ง่ายจากทุกที่ ทุกเวลาที่ต้องการ"

"สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ Dropbox คือใช้งานง่ายและปกป้องไฟล์ของคุณ และยังจัดระเบียบไฟล์ของคุณอย่างเหมาะสม"

รีวิว Dropbox Business จริงทั้งหมดที่นี่

3. Google ไดรฟ์

ต่อไปนี้คือบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางการเงินที่ใช้ Google ไดรฟ์ในการจัดการเอกสาร:

"ใช้งานง่ายพร้อมความสามารถในการจัดเก็บสูงสุด 15GB ฟรี แผนการชำระเงินมีราคาไม่แพงและอนุญาตให้มีฟังก์ชันเพิ่มเติมที่หลากหลาย เหมาะสำหรับการแชร์ไฟล์กับผู้อื่นผ่านลิงก์หรืออีเมล นอกจากนี้ยังให้การผสานรวมกับ Google Cloud ได้อย่างราบรื่น บริการแพลตฟอร์มสำหรับการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูล"

"ฟีเจอร์ที่ฉันชอบที่สุดคือ: ที่เก็บข้อมูลฟรี การเข้าถึงสำหรับออฟไลน์และออนไลน์ ตัวเลือกความเป็นส่วนตัวของไฟล์ ใช่ ผลิตภัณฑ์/ซอฟต์แวร์นั้นใช้งานง่ายและเป็นมิตรต่อผู้ใช้ แม้แต่ผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญก็ตาม ใช่ กระบวนการผสานรวมในการทำงานของฉันหรือการใช้งานอื่นๆ เช่น การเข้าถึง e-books หรือเอกสารฟรีนั้นราบรื่นและง่ายต่อการเชี่ยวชาญ"

"ฉันชอบมากที่ Google ไดรฟ์เข้ากันได้กับอุปกรณ์ทั้งหมดที่ฉันเป็นเจ้าของ และฉันสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดบนที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้อย่างง่ายดายทุกครั้งที่ฉันต้องการ และประมวลผลเร็วมาก มีสองตัวเลือกสำหรับ ลิงก์สำหรับแชร์ ลิงก์หนึ่งสำหรับการเข้าถึงแบบส่วนตัว และอีกลิงก์หนึ่งสำหรับการเข้าถึงแบบสาธารณะ ซึ่งทำให้กระบวนการแชร์มีความยืดหยุ่นมากขึ้น"

"Google ไดรฟ์นำเสนอพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ขนาดใหญ่ซึ่งสามารถเก็บไฟล์และเอกสารทั้งหมดขององค์กรได้ คุณสมบัติการเข้ารหัสและการป้องกันไฟล์ เช่น การสแกนไวรัสช่วยรักษาไฟล์และเอกสารทั้งหมดให้ปลอดภัยจากการละเมิดความปลอดภัย รวมถึงการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต มัลแวร์ สแปม แรนซัมแวร์หรือฟิชชิง นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันสำรองข้อมูลที่มีประโยชน์มากซึ่งทำให้การกู้คืนข้อมูลทำได้ง่ายมาก นอกจากนี้ การเก็บไฟล์และเอกสารของคุณให้เป็นระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการแบ่งปัน"

"Google ไดรฟ์คล้ายกับแพลตฟอร์มจัดเก็บไฟล์อื่นๆ แต่คุณยังได้รับประโยชน์เพิ่มเติมจากการรวมเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Google โดยตรง คุณสามารถบันทึกไฟล์ทุกประเภทไปยัง Google ไดรฟ์ และคุณสามารถดาวน์โหลด FileStream ซึ่งช่วยให้คุณสามารถโต้ตอบกับ Google ไดรฟ์ผ่านตัวสำรวจไฟล์ของระบบปฏิบัติการ"

อ่านบทวิจารณ์ Google Drive ทั้งหมดที่นี่

4. ไมโครซอฟต์ 365

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางการเงินที่ใช้ Microsoft 365 สำหรับการจัดการเอกสาร:

"โปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพที่สะดวกสบายจริงๆ ซึ่งมีทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับโรงเรียน ธุรกิจ หรือการใช้งานส่วนตัว มีพื้นที่จัดเก็บเพียงพอสำหรับเอกสารของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ มีความสามารถมากมายที่ช่วยให้แม้แต่ผู้ใช้ขั้นพื้นฐานที่สุดก็สามารถ สามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุด และยังมีคุณสมบัติขั้นสูงมากมายสำหรับผู้ที่ต้องการบางสิ่งที่มากกว่านั้น"

"ช่วยให้ทั้งบริษัทของเรามีประสิทธิผลมากขึ้น ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น และช่วยประหยัดเงินค่าซอฟต์แวร์ได้เป็นจำนวนมาก"

"Office 365 นำเสนอผลิตภัณฑ์ต่างๆ ตั้งแต่อีเมลไปจนถึงที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ พวกเขาปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารและอีเมลได้จากทุกที่ ราคาสมเหตุสมผลมาก ใช้งานได้ดีสำหรับบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดใหญ่ ผลิตภัณฑ์นี้เป็นสากล คุณสามารถทำงานร่วมกันได้ กับทุกคนจากทุกที่ในโลก คุณสามารถรวมแอปหลายพันรายการเข้ากับผลิตภัณฑ์ต่างๆ ได้ เป็นมิตรกับผู้ใช้"

"Office 365 เป็นวิถีชีวิตสำหรับฉันและช่วยให้ฉันทำงานและได้รับผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม การใช้งานที่ง่ายช่วยให้ฉันสร้างสรรค์ได้มากเท่าที่ฉันต้องการ และผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่มีเทมเพลตและแนวคิดการออกแบบซึ่งเป็น ความช่วยเหลือที่ยอดเยี่ยม ถ้าคุณต้องการผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานง่ายซึ่งคุณไม่ต้องเสียเวลามากมายในการเรียนรู้ Microsoft 365 นั้นเหมาะสำหรับคุณ"

"ใช้งานง่ายด้วยแป้นพิมพ์ลัด ฟังก์ชันการค้นหามีประโยชน์และตำแหน่งบัญชีแบบรวมศูนย์ทำให้การดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เป็นเรื่องง่าย"

รีวิว Microsoft 365 จริงทั้งหมดที่นี่

5. ความคิด

*การวิเคราะห์ ณ เดือนธันวาคม 2565

พารามิเตอร์ที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุด: คุ้มค่าเงิน - 4.87

ใช้กันทั่วไปโดย: ธุรกิจขนาดเล็ก

ราคา: $8 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน (เรียกเก็บเงินเป็นรายปี)

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางการเงินที่ใช้ Notion เพื่อการจัดการเอกสาร:

"GUI ดูเรียบง่ายแต่หรูหราและทันสมัยมาก องค์ประกอบทั้งหมดราบรื่นและจัดระเบียบได้ง่าย ประสบการณ์การแก้ไขดีมาก"

"ความคิดเป็นก้าวที่ยิ่งใหญ่จากวิธีที่ฉันใช้ในการจัดระเบียบงานของฉัน... (ส่งข้อความถึงตัวเองในยามว่างหรือใช้สติ๊กกี้บนเดสก์ท็อป) ฉันชอบความสามารถในการปรับแต่งได้ในขณะที่ใช้งานง่ายมาก ฉันหยิบมันขึ้นมาใน 5 นาทีและทันทีได้รับการจัดระเบียบมากขึ้นในงานของฉัน ฉันยังไม่ได้สำรวจพลังทั้งหมดของ Notion เลยด้วยซ้ำ แต่จนถึงตอนนี้ฉันชอบความสามารถในการสร้างหน้าใหม่และเชื่อมโยงไปยังหน้าเดิม"

"มันใช้งานง่ายมาก อธิบายรายละเอียดและนำไปปฏิบัติจนถึงการจัดการงานและโครงการ ฉันใช้มันเป็นหลักในที่ทำงาน แต่ก็ชอบมันสำหรับการตั้งเป้าหมายและการติดตามส่วนตัว"

"อย่างแรกเลย อินเทอร์เฟซผู้ใช้เป็นมิตรมาก ไม่เพียงแต่กับการนำทางเท่านั้น แต่ยังเป็นมิตรกับสายตาด้วย เพราะมันเรียบง่ายและไม่รบกวนเครื่องมืออื่นๆ ที่ฉันเคยใช้ ฉันชอบตรงที่มันไม่รู้สึกว่าใช้งานซับซ้อนเกินไป ถ้าคุณต้องการสร้างเอกสารประกอบอย่างง่าย และสุดท้ายต้องการคุณสมบัติที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถค้นหาบทช่วยสอนได้ง่าย และยังมีเทมเพลตที่มีประโยชน์คอยช่วยเหลืออยู่เสมอ"

"ทีมของฉันใช้ประโยชน์จากความคิดในการทำงานร่วมกันและรวบรวมงานรวมทั้งหมดของเรา เป็นที่ที่เราจัดเก็บสื่อการฝึกอบรม ตลอดจนช่วยวางแผนโครงการใหม่ มีฟีเจอร์ในตัวมากมายและฉันเป็นแฟนตัวยงของความง่ายดาย คือการนำทาง"

รีวิว Notion จริงทั้งหมด ที่นี่ .

เครื่องมือการจัดการเอกสารมีฟีเจอร์อะไรบ้าง?

เครื่องมือจัดการเอกสารมีคุณสมบัติหลักเช่น:

• การจับภาพเอกสาร : สแกนและแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลและย้ายไปยังซอฟต์แวร์

• การจัดเก็บเอกสาร : จัดเก็บเอกสารในที่ส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

• การค้นหาข้อความแบบเต็ม : ค้นหา ข้อความที่ต้องการในเอกสารทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะส่วน

ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ระบุไว้ในบทความนี้มีคุณสมบัติที่กล่าวถึงข้างต้น

นอกจากคุณสมบัติหลักเหล่านี้แล้ว เครื่องมือจัดการเอกสารมักจะนำเสนอ:

• การควบคุมการเข้าถึงและการอนุญาต

• การเก็บถาวรและการเก็บรักษา

• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• การจัดประเภทเอกสาร

• การแปลงไฟล์

• การแชร์ไฟล์

• การรู้จำอักขระด้วยแสง

• การควบคุมเวอร์ชัน

วิธีเลือกซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจการเงินของคุณ

การลงทุนในเครื่องมือใหม่อาจเป็นเรื่องท้าทายหากคุณไม่รู้ว่าจะหาอะไร เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกได้ดีขึ้น ต่อไปนี้คือปัจจัยบางประการที่คุณควรพิจารณาขณะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจการเงินของคุณ:

• ตรวจสอบตัวเลือกการเรียกค้นเอกสาร : อาจเกิดขึ้นได้เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณจะต้องดึงเอกสารเก่าเพื่อยืนยันการทำธุรกรรม เมื่อสถานการณ์ดังกล่าวมาถึง คุณจะต้องใช้ตัวเลือกในการค้นหาไฟล์ที่ถูกลบหรือเก็บถาวร ถามผู้จำหน่ายของคุณว่าซอฟต์แวร์ของพวกเขาเสนอตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อเรียกค้นไฟล์ได้ทุกเมื่อที่ต้องการหรือไม่

• วิเคราะห์คุณสมบัติการจัดระเบียบเอกสาร : สถาบันการเงินของคุณต้องมีเอกสารจำนวนมากในการจัดเก็บ ถ้าคุณต้องการค้นหาเอกสารเฉพาะเจาะจง คุณต้องมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารโดยใช้การจัดทำดัชนีหรือการกำหนดหมายเลข หรือในรูปแบบของโฟลเดอร์ ถามผู้จำหน่ายของคุณว่าเครื่องมือการจัดการเอกสารของพวกเขามาพร้อมกับคุณสมบัติเหล่านี้หรือไม่

• มองหาเครื่องมือที่มีแอพมือถือ : ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่มีแอพมือถือจะช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารของคุณได้ทุกที่ แอพมือถือจะช่วยให้คุณสามารถสแกนเอกสารกระดาษผ่านอุปกรณ์มือถือและสร้างสำเนาดิจิทัล หากคุณคิดว่าคุณสามารถได้รับประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้ ให้มองหาโซลูชันการจัดการเอกสารทางการเงินด้วยแอปพลิเคชันมือถือ

คำถามทั่วไปที่ต้องถามผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ก่อนซื้อ