ทำไมการสื่อสารภายนอกและภายในต้องทำงานร่วมกัน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผลิตภาพในสถานที่ทำงานและการเติบโตขององค์กร ช่องทางการสื่อสารเหล่านี้สามารถแบ่งได้เป็นภายในและภายนอก: ช่องทางแรกรวมถึงการสื่อสารระหว่างพนักงานภายในบริษัท ในขณะที่ช่องทางหลังจะพิจารณาข้อมูลที่แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกองค์กร การสื่อสารทั้งสองรูปแบบมีบทบาทสำคัญในการทำให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ช่องทางการสื่อสารภายในแบบเปิดมีความสำคัญทั้งสำหรับผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานและทีมพัฒนาจากระยะไกล เนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนต้องเข้าใจตรงกัน เมื่อการสื่อสารภายในเสียหาย หมายความว่าพนักงานสับสนและผลิตภาพต่ำ นอกจากนี้ยังขัดขวางการเติบโตโดยรวมเนื่องจากพนักงานจะรู้สึกแปลกแยกจากกันและองค์กร

นอกจากนี้ยังจำเป็นที่จะต้องมีช่องทางการสื่อสารภายนอกที่แข็งแกร่งเพื่อให้ธุรกิจของคุณได้รับชื่อเสียงสเตอร์ลิงกับบุคคลภายนอก เครือข่ายการสื่อสารภายนอก ได้แก่ ลูกค้า คู่ค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ และประชากรจำนวนมากขึ้น ช่องทางการสื่อสารภายนอกยังกำหนดข้อกังวลทางการเงิน เช่น ราคาหุ้นและเงินทุน ทำให้ช่องทางเหล่านี้เป็นวิธีการสำคัญในการแบ่งปันข้อมูล

การสื่อสารภายในและภายนอกควรทำงานร่วมกันเพื่อสร้างช่องทางการไหลของข้อมูลอย่างราบรื่น แม้ว่าสมาชิกในทีมภายในจะสื่อสารกันต่างกันเมื่อเทียบกับการสื่อสารกับลูกค้าผ่าน VoIP หรืออีเมล ธุรกิจขนาดเล็ก ก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่จะมีภาพและข้อความที่สอดคล้องกัน

ที่มา: รายงานการสำรวจเงินเดือนและวัฒนธรรมในที่ทำงานของ Ragan สำหรับปี 2022

แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าสิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ ใช้การสื่อสารระหว่างบุคคลทั้งสองรูปแบบนี้อย่างกลมกลืน ในบทความนี้ เราจะมาสำรวจเพิ่มเติมว่าทำไมการสื่อสารภายในและภายนอกจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การสื่อสารภายในและภายนอก

ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงวิธีการและเหตุผลที่วิธีการสื่อสารเหล่านี้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น มาทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าหมายถึงอะไร:

การสื่อสารภายใน

การสื่อสารภายในคือการไหลของข้อมูลที่ส่งผ่านระหว่างสมาชิกขององค์กร มีเครื่องมือต่างๆ ทั้งผ่านระบบคลาวด์และในองค์กร ที่อาจใช้เพื่อเพิ่มโฟลว์นี้และทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด การสื่อสารภายในเกี่ยวข้องกับอีเมลที่ส่งออกไปยังพนักงาน รายการวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs) แนวทางปฏิบัติ และอื่นๆ

การสื่อสารภายในมีสี่ประเภท:

1. แนวตั้ง : สมาชิกในทีมในระดับต่างๆ ตามลำดับชั้นพูดคุยกัน

2. ลง : พนักงานในตำแหน่งผู้นำที่สูงขึ้นสื่อสารกับสมาชิกในทีมที่ต่ำกว่าในลำดับชั้น

3. ขึ้นไป : พนักงานพูดคุยกับผู้จัดการหรือหัวหน้างานของตน

4. แนวนอน : สมาชิกระดับลำดับเดียวกันอภิปรายเกี่ยวกับงาน

การสื่อสารภายนอก

การสื่อสารภายนอกคือข้อมูลที่บริษัทแบ่งปันกับบุคคลภายนอก ลองนึกถึงองค์กรที่เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์สำคัญเกี่ยวกับงานการกุศล หรืออัปโหลด PSA สำหรับบุคคลทั่วไป สิ่งใดก็ตามที่สื่อสารไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ ไม่ได้ มาจากบริษัทจะถือเป็นการสื่อสารภายนอก ซึ่งรวมถึงความพยายามสนับสนุนพนักงานของคุณ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นได้ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ช่องทางการสื่อสารภายนอกใช้เพื่อสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์ ภาพลักษณ์ของแบรนด์ และชื่อเสียงอย่างเป็นทางการ บริษัทต้องการให้ลูกค้ามีภาพลักษณ์ที่ชัดเจน นี่คือเหตุผลที่พวกเขาสร้างโฆษณา ปรับแต่งโปรแกรมสนับสนุนแบรนด์พนักงาน และออกรายงานที่เน้นผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน บางองค์กรยังตั้งศูนย์บริการทางโทรศัพท์เพื่อเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในขณะที่องค์กรอื่นๆ ใช้โซลูชัน PBX ในระบบคลาวด์ มันเกี่ยวกับการสร้างกระแสการสื่อสารที่โปร่งใสกับพันธมิตรภายนอก

เหตุใดการสื่อสารภายในและภายนอกจึงต้องทำงานร่วมกัน

จากข้อมูลของ SmallBizGenius ผู้บริโภค 82% รู้สึกเป็นบวกมากขึ้นเกี่ยวกับแบรนด์หลังจากอ่านเนื้อหาที่ปรับแต่งเอง สิ่งนี้หมายความว่าผู้คนมักจะไว้วางใจบริษัทที่พูดคุยกับพวกเขาอย่างมีความหมายและไม่ส่งสแปมด้วยข้อมูลที่ไร้ประโยชน์ การสื่อสารภายนอกที่สม่ำเสมอสามารถเกิดขึ้นได้เฉพาะในบริษัทที่มีช่องทางการสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งเท่านั้น

พนักงานที่รู้ว่าแบรนด์ของตนเกี่ยวกับอะไรสามารถสื่อสารข้อความหลักนั้นไปยังผู้ชมในวงกว้างได้ พวกเขาควรได้รับข้อมูลสรุปอย่างสม่ำเสมอว่าสามารถสื่อสารข้อมูลประเภทใดได้ น้ำเสียงใดที่พวกเขาควรใช้ และภาพลักษณ์ของแบรนด์ประเภทใดที่ธุรกิจพยายามสร้าง องค์กรอาจแตกเป็นเสี่ยง ๆ เหมือนกับบ้านการ์ดที่ซ้อนกันอย่างหลวม ๆ หากช่องทางการสื่อสารทั้งสองนี้ไม่ทำงานควบคู่กัน

มาดูกันดีกว่าว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อการสื่อสารภายในและภายนอกทำงานร่วมกัน:

1. เพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)

แม้ว่าธุรกิจต่างๆ จะกำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่แตกต่างกันสำหรับแผนกต่างๆ ก็ตาม วัตถุประสงค์ที่แท้จริงคือการสร้างผลกำไร ไม่มีใครทำธุรกิจเพียงเพื่อโพสต์โซเชียลมีเดียที่สวยงามและเรียกว่าเป็นวัน ท้ายที่สุด อยู่ที่ว่าคุณขายได้มากแค่ไหนและคุณทำได้ดีแค่ไหน

แบรนด์ที่จัดการสื่อสารภายในและภายนอกของตนจะได้รับ ROI ที่สูงกว่าเมื่อเทียบกับแบรนด์ที่ไม่ได้รับ ต้องขอบคุณการสื่อสารที่สอดคล้องกันในทุกจุดสัมผัสทั้งภายในและภายนอกองค์กร นำไปสู่บริการและ/หรือคุณภาพที่ได้มาตรฐาน ลูกค้าของคุณจะสามารถไว้วางใจบริษัทของคุณในการส่งมอบสิ่งที่ดีที่สุดอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับความภักดีและลีดใหม่

ที่มา: คู่มือการทำความเข้าใจและปรับปรุงการสื่อสารภายในในธุรกิจของคุณ

2. กระตุ้นการเติบโตของธุรกิจ

ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จขยายตัวอย่างรวดเร็ว Meta ซื้อ Instagram เพื่ออำนวยความสะดวกในการเติบโตและ Google เข้าครอบครอง YouTube แบรนด์ที่เติบโตอย่างรวดเร็วมักมีส่วนร่วมในการเข้าซื้อกิจการและการควบรวมกิจการ แต่การเคลื่อนไหวเหล่านี้ไม่ควรสร้างความประหลาดใจให้กับผู้ที่ทำงานให้กับพวกเขา

ควรแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของบริษัทโดยเร็วที่สุด และไม่ควรหาข้อมูลจากแหล่งภายนอก ไม่เพียงแต่ขัดขวางความไว้วางใจและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่ยังทำให้การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ล่าช้าและทำให้การใช้งานเครื่องมือซอฟต์แวร์ผสานรวมช้าลง และความคิดริเริ่มภายในอื่นๆ หากพนักงานของคุณไม่ได้รับแจ้งหรือฝึกอบรม พวกเขาจะไม่สามารถสื่อสารข้อมูลนี้กับลูกค้า คู่ค้า หรือผู้ขายได้ ส่งผลให้มีการสื่อสารตำแหน่งที่สับสน

เมื่อพนักงานได้รับแจ้ง (การสื่อสารภายใน) พวกเขาสามารถเผยแพร่ข้อมูลในลักษณะที่มีความหมาย (การสื่อสารภายนอก) ทำให้คุณมีชื่อเสียงและภาพลักษณ์แบรนด์ที่ดีขึ้น สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มการเติบโตของธุรกิจของคุณ เนื่องจากจะไม่มีการหยุดชะงักในการใช้เครื่องมือเทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์ใหม่

3. สร้างแบรนด์แอมบาสเดอร์มากมาย

การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่การสนับสนุนพนักงาน ซึ่งจะสร้างแบรนด์แอมบาสเดอร์สำหรับธุรกิจของคุณ มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อที่จะมีผู้สนับสนุนพนักงานจากภายในแบรนด์ที่เชื่อมั่นในข้อความหลักขององค์กรอย่างแท้จริง จากนั้นพวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ มีส่วนร่วมในการสนทนาที่มีคุณภาพดีขึ้น และจัดหาแหล่งรวมความสามารถที่ดีกว่าให้คุณจ้าง

พนักงานแบรนด์แอมบาสเดอร์อาจมีประโยชน์ หากคุณต้องการทำการตลาดแบบปากต่อปากมากขึ้นด้วย ยกตัวอย่างเช่น คนที่ทำงานในเทคโนโลยี ซึ่งบริษัทมีส่วนเกี่ยวข้องในการปรับปรุงเมนเฟรมให้ทันสมัยสำหรับธุรกรรมออนไลน์ของธุรกิจ นั่นเป็นช่องที่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจง แต่อาจมีคนที่อยู่ในการเข้าถึงทางสังคมในทันทีของพนักงานของธุรกิจที่หลงใหลในเทคโนโลยี การกำหนดเป้าหมายตามข้อมูลประชากรนี้สามารถกระตุ้นความสนใจในผลิตภัณฑ์ของธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะมีความเฉพาะเจาะจงก็ตาม ในที่สุด การทำเช่นนี้อาจส่งผลให้มีผู้เยี่ยมชมหน้า Landing Page ของธุรกิจมากขึ้นและลองใช้คุณลักษณะใหม่นี้

แอมบาสเดอร์ของแบรนด์ภายในที่กระตือรือร้นจะกระตือรือร้นที่จะแจ้งให้ผู้ชมที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับการปรับปรุงใด ๆ ในธุรกิจ พวกเขาจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่แบ่งปันนั้นสอดคล้องกับภาพลักษณ์ของแบรนด์และจะเขียนข้อความที่เปล่งประกายซึ่งจะช่วยให้คุณดึงดูดลูกค้าได้มากขึ้น

4. ให้พนักงานได้เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณต้องการจ้างคนที่ดูแลช่องทางการสื่อสารโดยรวมของคุณ? คุณเลือกใครสักคนที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในหรือการแบ่งปันข้อมูลภายนอกหรือไม่? คำตอบที่ถูกต้องคือคุณไม่จำเป็นต้องเลือก การจ้างในอุดมคติสำหรับบทบาทนี้คือคนที่เข้าใจวิธีการทำทั้งสองอย่าง

เมื่อคุณจัดวางการสื่อสารภายในและภายนอก คุณจะมอบหมวกที่แตกต่างกันและเพิ่มระดับทักษะให้กับพนักงานที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น บุคคลที่มีบทบาทไอทีสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับไมโครเซอร์วิสเพื่อการพัฒนา ซึ่งส่งผลให้มีบทบาทในการทำงานแบบไฮบริดที่เป็นประโยชน์ พวกเขาสามารถใช้กลยุทธ์เดียวกับที่ใช้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกเพื่อให้สมาชิกในทีมมีแรงจูงใจเช่นกัน

สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และนอกสถานที่ ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดอาจค้นคว้า 'การสื่อสารผ่านระบบคลาวด์คืออะไร' และใช้ซอฟต์แวร์การสื่อสารภายในของตนเพื่อถ่ายทอดข้อมูลภายในที่สำคัญ พวกเขาจะไม่เพียงแต่สร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่สอดคล้องกันภายในเท่านั้น แต่พวกเขายังจะทำให้ทุกคนมีแนวทางในการนำเสนอต่อภายนอก ช่วยลดปัญหาในการจ้างคนสองคนในที่ที่พวกเขาสามารถใช้ได้

มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องหรือไม่?

เช่นเดียวกับกลยุทธ์อื่นๆ มีความเสี่ยงบางอย่างที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณเชื่อมโยงการสื่อสารภายในและภายนอก:

การกินเนื้อคนของความพยายามในการสื่อสาร

มีโอกาสที่การสื่อสารภายนอกสามารถแทนที่ช่องทางภายในและทำลายความพยายามของคุณ เนื่องจากการสื่อสารภายนอกมักได้รับความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจสามารถทำกำไรได้โดยตรง

ช่องทางการสื่อสารภายในมีผลทางอ้อมและเจ้าของธุรกิจที่เน้นการขายอาจต้องเลิกใช้พวกเขา การรวมทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันอาจส่งผลให้ภายนอกเข้าควบคุมช่องทางการสื่อสารภายใน อาจทำให้พนักงานรู้สึกด้อยค่าหรือโดดเดี่ยว

ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

เช่นเดียวกับพ่อครัวจำนวนมากเกินไปที่กวนหม้อสุภาษิต ผู้เชี่ยวชาญด้านไฮบริดมากเกินไปอาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ข้อผิดพลาดของมนุษย์ไม่สามารถลดได้เมื่อคุณมีคนคนเดียวกันคอยดูแลช่องทางการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก พวกเขาอาจเผลอเผยแพร่บางสิ่งที่ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกบนหน้าโซเชียลมีเดียของบริษัท

นอกจากนี้ยังมีโอกาสที่พวกเขาสามารถแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับผู้ขายกับพนักงานหรือสมาชิกในทีมได้อย่างผิดพลาด ซึ่งอาจนำไปสู่สถานการณ์ที่เหนียวแน่น เช่น การละเมิดข้อมูลหรือการสูญเสียความไว้วางใจภายในทีม

เจ้าของธุรกิจควรระมัดระวังเมื่อรวมการสื่อสารภายในและภายนอกเข้าด้วยกัน เพราะเป็นไปได้ที่บุคคลที่เล่นกลบทบาทต่างๆ จะสับสนหรือพลาดพลั้ง ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะใช้เวลาของคุณในการผสานรวมความพยายามในการสื่อสารภายนอกและภายในของคุณ