วิธีอธิบายความจำเป็นในการติดตามเวลาให้กับทีมของคุณ

การติดตามเวลาได้ฝังแน่นในตัวเองว่าเป็นสินทรัพย์อันล้ำค่าสำหรับบริษัทใดๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาด เมื่อใช้อย่างเหมาะสมจะทำให้เกิดการเติบโต ความมั่นคงทางการเงิน กระบวนการทำงานและความพึงพอใจในงานเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม ทีมส่วนใหญ่จะไม่แน่ใจเกี่ยวกับการติดตามเวลา เนื่องจากไม่ได้มีชื่อเสียงที่ไม่ดี

หลายบริษัทที่นำเสนอซอฟต์แวร์และบริการการจัดการแรงงานมีเวลาในการติดตามซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการตรวจสอบพนักงานที่เข้มงวดของพวกเขา ฟีเจอร์ล่าสุดของ CNBC ที่ นายจ้างสามารถสอดแนมคุณได้อย่างไรขณะทำงานจากที่บ้าน ทำให้คนจำนวนมาก (อย่างสมเหตุสมผล) ระมัดระวังซอฟต์แวร์ประเภทใดก็ตามที่ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา

นั่นคือสิ่งที่เราเข้ามา เพื่อช่วยคุณขจัดความกลัวนั้น และแสดงให้เห็นว่าการแนะนำซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอย่างง่ายจะไม่ส่งผลต่อความเป็นส่วนตัวของพวกเขา ที่จริงแล้วมันสามารถปกป้องสิทธิของพวกเขาในฐานะพนักงานและทำให้พวกเขาสร้างนิสัยที่ดีขึ้นโดยรวม

ข้อกังวลที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับการติดตามเวลาในที่ทำงาน

การติดตามเวลาจะถูกใช้เพื่อบุกรุกความเป็นส่วนตัวของฉันหรือไม่?

มาพูดถึงช้างในห้องกันเถอะ – การตรวจสอบพนักงานและความเป็นส่วนตัว

ผู้คนกลัวว่าการติดตามเวลาเป็นประตูสู่การเฝ้าติดตามอย่างต่อเนื่องและการตรวจสอบอย่างละเอียดยิ่งขึ้น

ในบทความของ BBC ในปี 2018 พนักงานจำนวนหนึ่งออกมาเล่าเรื่องของพวกเขาว่าการติดตามตรวจสอบพนักงานทำให้พวกเขาวิตกกังวล หวาดกลัว และเครียดได้อย่างไร หลายคนเน้นย้ำว่าเครื่องมือติดตามถูกนำไปใช้อย่างไรโดยอ้างว่าจะช่วยประสิทธิภาพโดยรวม แต่ก็ทำทุกอย่างยกเว้นสิ่งนั้น

ในบทความเดียวกัน คนขับรถบรรทุกคนหนึ่งพูดถึงกล้องและไมโครโฟนที่ติดตั้งไว้ซึ่งทำให้เขามีสมาธิกับประสิทธิภาพมากเกินไป (การจำกัดความเร็ว คะแนนการขับขี่ ฯลฯ) มากจนทำให้เขาโฟกัสน้อยลงในขณะขับรถจริงๆ แรงกดดันในระดับสูงเช่นนี้อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และส่งผลให้เกิดภาวะหมดไฟได้เกือบแน่นอน

ตั้งเป้าที่จะติดตามเวลาด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง อย่าเพียงแค่ใช้เป็นการทดสอบสำหรับการตรวจสอบพนักงานอย่างเต็มรูปแบบ เพราะคุณจะสูญเสียมากกว่าที่คุณจะได้รับอย่างแน่นอน

เป็นที่คาดหวังของฉันที่จะให้ผลผลิตเต็มที่ตลอด 8 ชั่วโมงหรือไม่?

แม้ว่าเราจะอยู่ในศตวรรษที่ 21 แต่เรายังคงคาดหวังเวิร์กโฟลว์ของศตวรรษที่ 19

นับตั้งแต่การปฏิวัติอุตสาหกรรม คนงานต้องทำงานมากกว่า 16 ชั่วโมงต่อวัน 6 วันต่อสัปดาห์ พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมดำเนินการในปี พ.ศ. 2481 สามารถแก้ไขได้โดยจำกัดชั่วโมงทำงานเป็น 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เพียงเพราะธรรมชาติของแรงงานเปลี่ยนไป

เหตุใดเราจึงยังปฏิบัติต่องานในลักษณะเดียวกัน?

Steve Glaveski ซีอีโอของ Collective Campus ชี้ให้เห็นว่าความทันสมัย ​​ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี และอินเทอร์เน็ตได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราอย่างมากจากที่เคยเป็นในปี 1938 สถานที่ทำงานสมัยใหม่แตกต่างออกไปอย่างมาก และเราไม่สามารถคาดหวังให้มุ่งเน้นอย่างเต็มที่และ ผลผลิตตลอด 8 ชั่วโมง

Rheingans Digital Enabler สตาร์ทอัพสัญชาติเยอรมัน เป็นหนูตะเภาในการทดลองโดย Lasse Rheingans ซีอีโอของตัวเอง เขาต้องการดูว่าพนักงานของเขาสามารถเปลี่ยนจากวันทำงาน 8 ชั่วโมงเป็น 5 ชั่วโมงได้หรือไม่ โดยเชื่อว่าจะช่วยเพิ่มผลิตภาพและคุณภาพของงานได้ จำเป็นต้องพูด การทดลองประสบความสำเร็จ และพนักงานเองก็รู้สึกดีขึ้น เพราะพวกเขาไม่รู้สึกกดดันที่จะพยายามทำงานให้เต็มที่

พวกเขามีโอกาสน้อยที่จะยอมจำนนต่อสิ่งรบกวนสมาธิและการทำงานล่วงเวลา

ตัวอย่างของ Rheingans พิสูจน์การกล่าวอ้างทางวิทยาศาสตร์มากมายที่ว่าไม่มีใครสามารถทำงานได้ 8 ชั่วโมงต่อวัน และซีอีโอและผู้จัดการไม่ควรคาดหวังสิ่งนั้น ในทำนองเดียวกัน ให้อธิบายกับทีมว่าพวกเขาจะไม่ถูกคาดหวังให้มีสมาธิมากเกินไปตลอดเวลา การติดตามเวลานั้นเป็นวิธีค้นหาชั่วโมงเร่งด่วน และเรียนรู้การจัดลำดับความสำคัญของงานให้ดีขึ้น

และใครจะรู้ หากมีข้อมูลและการปรับปรุงที่เพียงพอ บริษัทของคุณอาจเปลี่ยนไปทำงานสัปดาห์ละ 5 หรือ 6 ชั่วโมง โดยไม่สูญเสียทางการเงินใดๆ

การติดตามเวลาเป็นรูปแบบการลงโทษสำหรับผลงานที่ต่ำกว่ามาตรฐานหรือไม่?

มีพนักงานที่จะมองว่าการติดตามเวลาเป็นวิธีการลงโทษผู้ที่ทำงานไม่เก่ง สวมบทบาทเป็นคนที่เพิ่งได้รับแจ้งจากเจ้าหน้าที่ทั้งหมดว่าจะต้องติดตามเวลาและส่งรายงาน ทันทีที่ค้างคาวพวกเขาสามารถคิดได้หลายสิ่ง:

• ฉันทำงานผิดหรือเปล่า
• เราด้อยประสิทธิภาพหรือไม่?
• ผู้จัดการไม่ไว้วางใจเรา?
• การติดตามเวลาจะเป็นหนทางเดียวที่จะให้คุณค่ากับงานของฉันหรือไม่?

เป็นที่คาดว่าความคิดแรกของพวกเขามักจะเป็นลบ เพราะเมื่อผู้จัดการต้องการดูเวลาที่คุณใช้ในแต่ละกิจกรรม คุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องให้มากกว่า 100% มิฉะนั้น คุณจะได้รับ "ตบที่ข้อมือ" และเรากลับไปที่รูปแบบความกดดัน - ความเครียด - ความเหนื่อยหน่าย

เน้นตั้งแต่เริ่มต้นว่าจะไม่ใช้การติดตามเวลาเป็นเครื่องมือในการมอบบทลงโทษหรือเป็นเหตุให้ยุติ ให้พูดถึงเหตุผลที่แท้จริงในทันที เช่น เร่งกระบวนการบางอย่าง ดูว่าทีมไหนสามารถเร่งความเร็วหรือผ่อนปรนได้บ้าง หรือได้รับข้อมูลมากขึ้นว่าสมาชิกในทีมคนใดสามารถทำงานได้มากกว่า เทียบกับผู้ที่ถูกครอบงำแล้ว

การติดตามเวลาจะใช้สำหรับพนักงานที่มีการจัดการขนาดเล็กหรือไม่?

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะหาผู้จัดการและซีอีโอที่มองว่าการติดตามเวลาเป็นข้ออ้างในการดูแลทุกแง่มุมเล็กๆ น้อยๆ ของเวลาทำงานของพนักงาน

Reggie Scales รองประธานอาวุโสของ Vonage ได้อ้างสิทธิ์ที่น่าอับอายในรายงานของ CNBC ว่า "[พนักงาน] รู้ว่าเรากำลังดูอยู่ ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีเสมอ" เป็นการนำเสนอที่สมบูรณ์แบบของภาพที่พนักงานจำนวนมากได้รับเมื่อมีการใช้การติดตามเวลา

ทุกขั้นตอนของพวกเขาจะได้รับการตรวจสอบ กลั่นกรอง และพวกเขาจะได้รับกองคำติชมและ/หรือการแก้ไข แม้ว่าบางคนจะมองว่านี่เป็นโอกาสในการแสดงคุณค่าของตน แต่คนส่วนใหญ่จะไม่สบายใจแม้แต่กับงานที่พวกเขาทำได้ดี มันคือความกลัวของ:

• “ทำไมงานเดิมคุณถึงใช้เวลาน้อยกว่าเมื่อวาน 15 นาที”
• “เพื่อนร่วมทีมของคุณทำทุกอย่างเสร็จตามกำหนด ฉันเห็นว่ารายงานของคุณมาช้า”
• “ทำไมงานนี้คุณใช้เวลานานกว่าปกติ ในเมื่อคุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ”
• “ผมเห็นว่าคุณมีช่องว่างในตารางงาน แล้วคุณลองรับอีเมลพวกนั้นดูไหม”

เสรีภาพส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนในวิธีที่พวกเขาจะจัดลำดับความสำคัญและทำงานนั้นหายไป

ไม่ต้องพูดถึงว่าเราทุกคนต้องรับมือกับปัญหาส่วนตัว วันที่ไม่มีประสิทธิภาพ การทำงานของเพื่อนร่วมทีม การหยุดชะงัก ฯลฯ เรายังได้ทุ่มเททั้งบทความในหัวข้อนี้ และสามารถเปิดหูเปิดตาสำหรับหัวหน้าทีมจำนวนมากที่ต้องการทำความเข้าใจทีมของพวกเขา ' ติดตามเวลากังวลดีกว่า.

จากทั้งหมดที่กล่าวมา คุณจะทำให้การโจมตีครั้งแรกอ่อนลงเมื่อประกาศการใช้งานการติดตามเวลาในทีมของคุณได้อย่างไร นอกจากนี้ คุณจะอธิบายความจำเป็นในการบรรเทาข้อสงสัยใดๆ หรือทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วได้อย่างไร

ตอบสนองความคาดหวังของการติดตามเวลา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหตุผลในการติดตามเวลาของคุณนั้นถูกต้องตามหลักจริยธรรมและมีความหมาย

ในส่วนที่แล้ว เราได้เน้นแนวปฏิบัติที่ถือว่าการติดตามเวลาเป็นเครื่องมือที่ขัดขวางความคืบหน้ามากกว่าการช่วยเหลือ นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจพูดคุยกับทีมของคุณ ในท้ายที่สุด การไตร่ตรองเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเข้าถึงทีมได้อย่างมั่นใจยิ่งขึ้น และเตรียมพร้อมสำหรับคำถามที่จะตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

การติดตามเวลาสามารถปรับปรุงการจัดการเวลาได้อย่างมาก

และไม่ใช่ในแง่ที่ว่า เมื่อผู้คนเห็นว่าพวกเขาเสียเวลาไปมากแค่ไหน พวกเขาจะมีสติสัมปชัญญะมากขึ้นในการเลือกและอาการดีขึ้น

ให้ลองดูข้อความนี้จากมุมมองของการพัฒนาตนเอง การติดตามเวลาสามารถปรับปรุงการจัดการเวลาส่วนบุคคล และเปิดเผยข้อมูลมากมายเกี่ยวกับสิ่งที่เราจัดลำดับความสำคัญและวิธีที่เราจัดลำดับความสำคัญ เน้นย้ำถึงประโยชน์ส่วนตัวเหล่านี้เมื่อพูดคุยกับทีมของคุณ:

• พวกเขาจะเป็นระเบียบมากขึ้น
• ความสมดุลระหว่างงานและชีวิตจะดีขึ้น
• พวกเขาจะตัดสินใจได้เร็วและดีกว่า
• พวกเขาจะได้เรียนรู้วิธีการจัดลำดับความสำคัญ ฯลฯ

และนี่เป็นเพียงประโยชน์บางส่วนเท่านั้น ในบทความ “อย่างไรและทำไมในการติดตามกิจกรรมและนิสัยในแต่ละวัน” เราได้สรุปประโยชน์เพิ่มเติมที่คุณสามารถใช้เป็นสื่อนำเสนอได้ มันมาพร้อมกับคำแนะนำที่ใช้งานได้จริงและความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญที่สนับสนุนการติดตามเวลา

การติดตามเวลาไม่ใช่เครื่องช่วยสำหรับการจัดการหรือการสื่อสารที่ไม่ดี

หากผลผลิตเป็นปัญหา อาจเป็นเพราะการจัดการที่ไม่ดี ช่องทางการสื่อสารไม่ทำงาน (หรือถูกใช้งาน) อย่างเหมาะสม สภาพการทำงานที่ไม่น่าพอใจ ฯลฯ

ผู้เชี่ยวชาญที่ PPM Express มีประวัติที่น่าชื่นชมในการสอบถามซีอีโอเกี่ยวกับสาเหตุของการสูญเสียทางการเงินของบริษัท โดยทั่วไปสิ่งเหล่านี้คือ:

• ความล้มเหลวในการติดตามตลาด
• สภาพการทำงานแย่
• ไม่มีแผนฉุกเฉิน
• ความขัดแย้งและการสื่อสารที่ไม่ดี

แต่ตามที่เห็นจากพวกเขา ซีอีโอคนเดียวกันจำนวนมากหันไปใช้การติดตามเวลาเป็นวิธีแก้ไขง่ายๆ โดยคิดว่าการสูญเสียทั้งเวลาและเงินอาจเป็นเพราะพนักงานไม่ได้ติดตามเวลา

ดังนั้น คุณจะต้องแน่ใจว่าทุกอย่างในสำนักงานและทีมของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นก่อนที่จะเริ่มใช้การติดตามเวลา มิฉะนั้น ปัจจัยภายนอกเหล่านั้นจะมีผลกระทบอย่างมากต่อข้อมูล

ในส่วนต่อไปนี้ เราจะกล่าวถึงขั้นตอนเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการเตรียมการ ดำเนินการ และติดตามการประชุมที่ประสบความสำเร็จ ซึ่งคุณจะอธิบายความจำเป็นในการติดตามเวลาให้กับทีมของคุณ

วิธีสื่อสารความจำเป็นในการติดตามเวลาให้กับพนักงาน

ทันทีที่ค้างคาวคุณจะต้องต่อสู้กับการติดตามเวลาของความอัปยศที่นำมาด้วย

คุณต้องการจัดการข้อกังวลของพนักงานโดยตรง ปัญหาทั่วไปที่เราได้ระบุไว้ในส่วนแรกไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหาเดียวกันกับที่ทีม/พนักงานของคุณอาจมี ดังนั้น ต่อไปนี้คือวิธีที่จะแนะนำการติดตามเวลาว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวก ในขณะที่พิจารณาข้อสงสัยของทีม

เห็นด้วยกับพื้นฐานและตั้งกฎ

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะให้หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการมาประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับการติดตามเวลาและวิธีที่จะช่วยพวกเขา การกำหนดกฎพื้นฐานในหมู่พวกเขาก่อนจะช่วยขจัดความสับสนในอนาคตเมื่ออ่านข้อมูลที่คุณรวบรวม สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

• ทำไมทีมของคุณจะติดตามเวลา
• คุณจะดูชั่วโมงที่เฉพาะเจาะจงที่ใช้ไปเมื่อใด และเมื่อใดที่คุณจะมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์เท่านั้น
• จำเป็นต้องมีรายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือน
• วิธีการใช้การติดตามเวลาในการจัดการโครงการและกำหนดเวลา

จุดมุ่งหมายคือการหาจุดร่วมเพื่อให้การติดตามเวลาสามารถทำงานให้กับคุณได้ ไม่ใช่ประเด็นของการโต้แย้งหรือความขัดแย้ง สิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่อาจเกิดขึ้นได้คือบางทีมเริ่มล้าหลัง คนอื่น ๆ ตระหนักว่าต้องใช้เวลาและความพยายามมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้ "โครงสร้างพื้นฐาน" ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นลดลง

ทำ "ประกาศอย่างนุ่มนวล"

เช่นเดียวกับการเปิดตัวอย่างไม่เป็นทางการ "ประกาศอย่างไม่เป็นทางการ" ทำหน้าที่แนะนำแนวคิดในการติดตามเวลาให้กับพนักงานโดยไม่มีรายละเอียดเฉพาะใด ๆ คุณให้พวกเขารู้ว่าจะมีการประชุมและแนวคิดทั่วไปของสิ่งที่จะกล่าวถึง ควรทำอย่างน้อยสองสามสัปดาห์ก่อนที่จะเข้าสู่การติดตามเวลา อย่างมากที่สุดคือหนึ่งเดือน

อย่าลืมเน้นว่าการติดตามเวลาจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ดี มุ่งเน้นไปที่ผลกระทบเชิงบวกต่อทั้งสองทีมและโครงการ และเสริมว่าจะไม่เป็นอันตรายต่อการจ้างงานของใครก็ตาม (เนื่องจากเป็นข้อกังวลแรกที่มักจะนึกถึง)

ด้วยวิธีนี้ คุณปล่อยให้ข่าวลือรอบๆ สำนักงานก่อตัวขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ แทนที่จะปล่อยให้ข้อมูลรั่วไหล (อาจผิดพลาดได้) ลอยไปรอบๆ การเก็บรักษาข้อมูลจากพนักงานทำให้เกิดข้อกังวลและทำให้พวกเขากลัวว่าจะถูกติดตามอย่างใกล้ชิดและสูญเสียอิสรภาพ

ทำให้พนักงานรู้สึกได้ยิน

ประมาณสองสัปดาห์ก่อนเริ่มการฝึก ให้ส่งแบบฟอร์มที่ไม่ระบุตัวตนซึ่งพนักงานสามารถเขียนข้อกังวลของตนเกี่ยวกับการติดตามเวลาได้ เนื่องจากพนักงานจำนวนมากมักไม่ค่อยใช้คำในรูปแบบต่างๆ แม้จะไม่ได้เปิดเผยตัวตนก็ตาม ให้เสนอวิธีการกรอกข้อมูลต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับคำตอบที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลอง:

คำตอบหลายตัวเลือก:

อะไรทำให้คุณกังวลมากที่สุดหากบริษัทใช้การติดตามเวลา

• ฉันจะดูเหมือนไม่มีประสิทธิผล
• ฉันกลัวเสียเวลามากเกินไป
• เป็นการบุกรุกความเป็นส่วนตัวของฉัน
• การติดตามเวลาไม่ได้สะท้อนถึงขั้นตอนการทำงานของฉันอย่างถูกต้อง
• มีความฟุ้งซ่านมากเกินไป
• ฉันจะลืมติดตามเวลา
• อื่น: _________________________________

หรือเลือกคำถามปลายเปิด:

คุณมีประสบการณ์กับการติดตามเวลาหรือไม่? มันได้ผลสำหรับคุณหรือไม่?

ในการดำเนินการสำรวจประเภทนี้ คุณควรทำงานอย่างใกล้ชิดกับตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ ครอบคลุมพื้นที่ให้มากที่สุดเพื่อจัดการกับข้อกังวลหลายประการล่วงหน้า ข้อมูลที่คุณรวบรวมควรนำเสนอเป็นลำดับแรกของการประชุม เมื่อถึงเวลา

อนุญาตให้สนทนาแบบตัวต่อตัว

หากเป็นไปได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบว่าพวกเขาสามารถมาหาพวกเขาด้วยตนเองเพื่อแสดงความคิดเห็น พนักงานบางคนถ่ายทอดความคิดของตนออกมาได้ดีกว่าด้วยวาจา บางครั้ง การตอบคำถามบนกระดาษอาจถูกมองว่าเป็นการแสดงท่าทางเปล่าๆ ซึ่งความกังวลของพวกเขาจะถูกเพิกเฉย

ตั้งค่าการประชุมเพื่อแนะนำการติดตามเวลา

หนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุม ส่งอีเมลจำนวนมากโดยสรุปประเด็นทั้งหมดที่จะได้รับการแก้ไข ความกังวลของพนักงาน เป้าหมายและเป้าหมายของคุณด้วยการติดตามเวลา คุณจะใช้เครื่องมืออะไร ความช่วยเหลือใดบ้างที่ได้รับ ฯลฯ

ทำให้ประเด็นเหล่านี้สั้นและกระชับ อีเมลนี้จะช่วยให้พนักงานมีเวลาเพียงพอในการเตรียมคำถามและข้อสังเกตที่อาจลืมพูดถึงในแบบสำรวจ นอกจากนี้ เมื่อรู้ลำดับของประเด็นที่อภิปรายแล้ว ผู้คนมักจะรู้ว่าเมื่อใดควรเข้าสู่คำถามที่ถูกต้อง แทนที่จะถามคำถามที่ไม่อยู่ในบริบทและทำให้เกิดการพูดนอกเรื่อง

9 ขั้นตอนในการแนะนำการติดตามเวลาให้กับทีมของคุณ

เมื่อคุณได้แนะนำการติดตามเวลาจริง ๆ แล้ว ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณสื่อสารทุกอย่างได้อย่างชัดเจนและแม่นยำ

1. แนะนำตัวให้สั้น

ไม่มีใครชอบการประชุมที่ยาวนาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขามีสิ่งที่ดีกว่าที่ต้องทำ หรือเมื่อ “พวกเขาอาจจะเป็นอีเมล” ขอบคุณทุกคนที่มาเยี่ยมเยียน และขอแนะนำลำดับธุรกิจที่คุณเคยสร้างไว้ก่อนหน้านี้อีกครั้ง ประกาศด้วยว่าคุณจะตอบคำถามทั้งหมดของพวกเขาในตอนท้าย

2. เริ่มต้นด้วยข้อกังวลและจัดการกับมันก่อน

โดยใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากการสำรวจ ชี้ให้เห็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่พนักงานโดยรวมมีเกี่ยวกับการติดตามเวลา สิ่งนี้ทำให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาเคยได้ยิน และตอกย้ำข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขาได้พูดในเรื่องของบริษัท

หลังจากนั้น เปิดเผยข้อมูลเฉพาะที่คุณได้เจรจากับหัวหน้าทีมในตอนเริ่มต้นของกระบวนการ และจะส่งผลต่อแต่ละแผนก/ทีมอย่างไร

3. อธิบาย 5 ประเด็นสำคัญต่อไปนี้ให้กับทีมของคุณ

ที่ Clockify เราสนับสนุนการใช้การติดตามเวลาเพื่อให้ชีวิตโดยรวมดีขึ้น ฉันไม่ต้องการที่จะครอบงำคุณด้วยข้อมูลรายละเอียด ดังนั้นรายการจะสั้น แต่ละจุดจะมีลิงก์ไปยังหัวข้อเหล่านั้น หากคุณต้องการสำรวจเพิ่มเติม

1. การติดตามเวลาช่วยให้พวกเขาสื่อสารค่าล่วงเวลาและต่อรองผลประโยชน์
2. ช่วยให้ระบุสิ่งรบกวนสมาธิได้ง่ายและเสียเวลา
3. พวกเขาตระหนักถึงการทำงานล่วงเวลามากขึ้นและสามารถป้องกันความเหนื่อยหน่ายได้ทันเวลา
4. พวกเขารู้ว่าเมื่อใดที่พวกเขามีสิทธิ์ได้รับเวลาชดเชย
5. มันป้องกันข้อผิดพลาดของธุรการและการขโมยเวลา - เป็นข้อพิสูจน์ที่ยากที่ปกป้องสิทธิ์ของพวกเขา

4. ให้ข้อมูลมากมาย

เตรียมข้อมูลไว้ล่วงหน้า (ควรใช้อินโฟกราฟิกเพื่อให้การประชุมเป็นแบบไดนามิก) ค้นหากรณีศึกษาของบริษัทที่ทำการติดตามเวลาให้เป็นประโยชน์ ด้วยความไม่แน่นอนว่าการติดตามเวลานำมาซึ่งตาราง บางคนอาจรีบไปที่ Google และพบตัวอย่างที่การติดตามเวลาล้มเหลว สิ่งนี้จะทำให้พวกเขาตั้งรับและให้จุดหักเห ซึ่งคุณควรเตรียมตัวไว้ด้วย

5. มี HR นำเสนอ

โปรดทราบว่ามีตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลอยู่ตลอดการประชุมและขั้นตอนการปรับเปลี่ยน ให้พวกเขานั่งในหมู่พนักงาน และเข้าร่วมในการอภิปรายถ้าเป็นไปได้ การปรากฏตัวของพวกเขาจะให้การสนับสนุนคุณในระหว่างงานที่ยากลำบากนี้ ในเวลาเดียวกัน พวกเขาสามารถระงับข้อสงสัย ความสับสน หรือการต่อสู้ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทีมได้

6. เปิดกว้างสำหรับถาม & ตอบ

สุดท้าย แต่ที่สำคัญที่สุด อนุญาตให้ผู้คนแบ่งปันความคิดเห็น ให้เป็นกระดานสนทนาที่เปิดกว้าง เว้นแต่ว่าจะเป็นจิ้งหรีดและไม้ชนิดหนึ่งเป็นหลัก จากนั้น คุณสามารถเลือกที่จะถามคำถามเฉพาะและดูว่าพวกเขาจุดประกายการสนทนาหรือไม่

7. ทำอีเมลติดตามผลหลังการประชุมแนะนำตัว

นี่เป็นวิธีที่ดีในการสรุปการประชุม และคุณสามารถเก็บรายละเอียดหรือรวบรัดตามที่คุณต้องการ หากฟังดูเหมือนทำงานหนักเกินไป เรามีรายชื่อแอพจัดการเวลาที่ดีที่สุดสำหรับปี 2020 ได้แก่ Otter แอพ ที่บันทึกการประชุม จากนั้นถอดเสียงและประทับเวลาเพื่อสร้างรายงาน

8. จัดหาทรัพยากร

ไม่กี่วันหลังการประชุม เมื่อข้อมูลเรียบร้อย ให้ส่งอีเมลจำนวนมากพร้อมเอกสารประกอบ ตั้งแต่วิธีจัดการเวลาให้ดีขึ้น ไปจนถึงวิธีใช้ตัวติดตามเวลา และวิธีเปลี่ยนให้เป็นนิสัย ดังนั้นเวลาเกือบจะกลายเป็นอัตโนมัติ

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มค้นหาจากที่ใด ต่อไปนี้คือบทความบางส่วนที่จะช่วยให้คุณมาถูกทาง:

• 4 วิธีง่ายๆ ในการติดตามเวลาของคุณขณะทำงานบนคอมพิวเตอร์
• เคล็ดลับ 12 ข้อในการสร้างและปรับปรุงการบริหารเวลาของทีม
• วิธีสร้างนิสัยติดตามเวลา

9. สร้างความมั่นใจให้กับทีมว่าพวกเขาจะได้รับความช่วยเหลือเกี่ยวกับซอฟต์แวร์

ปัญหาหนึ่งที่เราไม่ได้กล่าวถึงในวงกว้างแต่ควรค่าแก่การกล่าวขวัญก็คือ ผู้คนจำนวนมากกลัวว่าพวกเขาจะดูงี่เง่าหากพวกเขาล้มเหลวในการเรียนรู้วิธีใช้เครื่องติดตามเวลา แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือไม่ต้องถามโดยตรงว่าใครมีปัญหาในการเรียนรู้ (เพราะมีน้อยคนนักที่จะยอมรับ) แต่ให้เสนอหลักสูตรเร่งรัดและความช่วยเหลือแบบ 1:1 จากการปฏิบัติงาน พนักงานที่เชี่ยวชาญเทคโนโลยีมากขึ้น หรือนักพัฒนาซอฟต์แวร์เอง บรรดาผู้ที่ให้ความช่วยเหลือในสถานที่นั่นคือ

สรุป

เมื่อเด็กๆ กลัวสัตว์ประหลาดในตู้เสื้อผ้า เรารู้ว่าจริงๆ แล้วมันคือความกลัวต่อสิ่งแปลกปลอม ห้องของพวกเขามืดมิด เงามีอยู่ทุกหนทุกแห่งที่ก่อตัวเป็นรูปร่างที่น่าสยดสยอง มีเสียงรบกวนทั้งภายนอกและภายในพื้นที่ส่วนตัวของพวกเขา ปล่อยให้จินตนาการของพวกเขาเอง จึงไม่น่าแปลกใจที่พวกเขาตีความสถานการณ์ที่น่ากลัวที่สุด

กระบวนการนี้ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนักเมื่อเราอายุมากขึ้น ในทำนองเดียวกัน บางสิ่งที่ง่ายพอๆ กับการติดตามเวลาอาจดูน่ากลัวกว่าเมื่อสมองของเราไม่มีข้อมูลข้อเท็จจริงเพียงพอ โดยใช้วิธีการที่เราได้วางไว้ คุณสามารถเปิดไฟในห้องมืดนั้น และเปิดประตูตู้เสื้อผ้าที่น่ากลัวเพื่อแสดงว่าไม่มีอะไรต้องกลัว ระบุข้อกังวลของพวกเขาด้วยข้อมูล ความเห็นอกเห็นใจ ความเข้าใจ และความมั่นใจมากมาย