6 ขั้นตอนที่ไม่ผิดพลาดในการประเมินซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ทุกสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้ก่อนตัดสินใจซื้อ

ในขณะที่บริษัทต่างๆ หันไปใช้โซลูชันการทำงานจากที่บ้านในระยะยาวที่ยั่งยืนมากขึ้น เครื่องมืออย่าง Flock มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ในการทำให้พนักงานเชื่อมต่อกันในขณะที่ตอบสนองความต้องการในแต่ละวันของธุรกิจ

เมื่อเร็วๆ นี้เราพบว่ามีธุรกิจจำนวนมากติดต่อเราเพื่อขอความช่วยเหลือด้านการสื่อสารภายใน สำหรับหลาย ๆ คน ดินแดนแห่งนี้ยังคงเป็นดินแดนที่ไม่จดที่แผนที่ การเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางธุรกิจที่เหมาะสมยังคงเป็นข้อกังวลหลักสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วและลดการหยุดชะงักลง

แต่สิ่งนี้ก็ต้องการความเป็นผู้นำด้วยในการปรับมุมมองใหม่ๆ ในการจัดการทีมจากระยะไกล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการขยายธุรกิจด้วยทีมข้ามสายงาน องค์กรต่างๆ เช่น Twitter และ Shopify เป็นผู้นำในการเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานทางไกลอย่างถาวร ในขณะที่บริษัทยักษ์ใหญ่อื่นๆ เช่น Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal และ Salesforce ก็ได้ขยายเวลาการทำงานจาก- ความสามารถที่บ้าน

ดังนั้น คำถามมูลค่าหลายล้านเหรียญในตอนนี้ก็คือ องค์กรต่างๆ ประเมินซอฟต์แวร์อย่างไรเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร ขั้นตอนการประเมินซอฟต์แวร์ระดับองค์กรเป็นอย่างไร? นี่เป็นความท้าทายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งเราได้ระบุร่วมกับลูกค้าของเราตลอดการเดินทางเพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของพวกเขา ดังนั้นเราจึงต้องการกล่าวถึงเรื่องนี้เป็นขั้นเป็นตอน สำหรับใครก็ตามที่ดำเนินการตามกระบวนการนี้

ขั้นตอนที่ 1. กำหนดเป้าหมายและความคาดหวังของคุณ

เป้าหมายของคุณคือการปรับปรุงการสื่อสารภายในหรือปรับปรุงการจัดการโครงการหรือไม่? กำหนดอย่างแน่ชัดว่าคุณต้องการบรรลุผลอะไรและจุดปวดใดที่คุณต้องการแก้ไข

Yuliya Pavlova ซีโอโอของ Tasty Coffee ในรัสเซียได้แบ่งปันกระบวนการของเธอกับเรา โดยกล่าวว่า “การใช้โปรแกรมฟรีมีข้อจำกัดค่อนข้างน้อย: จำนวนผู้ใช้ แอพมือถือขาด การถ่ายโอนไฟล์ไม่ได้ ฯลฯ . นอกจากนี้ แอพสื่อสารเหล่านี้ถูกใช้โดยเจ้าหน้าที่สำนักงานเท่านั้น สำหรับเรามันไม่ได้ผล เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่ของเราประกอบด้วยพนักงานจากฝ่ายผลิต เมื่อเวลาผ่านไป เราได้เปิดร้านกาแฟอีก 2 แห่งและร้าน e-shop หนึ่ง ดังนั้นความจำเป็นในการรวมความพยายามในการสื่อสารทั้งหมดของเราจึงมีความสำคัญยิ่งขึ้นไปอีก”

เทสตี้ คอฟฟี่ ทีม รัสเซีย

Pavlova กล่าวว่าพวกเขากำลังดูปัจจัยสำคัญสองสามประการในขณะที่ใช้เครื่องมือใหม่สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด:

ความสะดวกและความเรียบง่ายของส่วนต่อประสานผู้ใช้
อินเทอร์เฟซและฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย
รองรับทันทีที่ดี

จากนั้น เมื่อคุณระบุจุดปวดของคุณแล้ว ให้ดำดิ่งลงลึกและถามคำถามยากๆ ต่อไปจนกว่าคุณจะใช้ตัวเลือกทั้งหมดจนหมด:

เครื่องมือที่มีอยู่ของเรามีฟังก์ชันนี้อยู่แล้วหรือเป็นเพียงส่วนเสริมเท่านั้น
คุณค่าใดที่คุณต้องการขับเคลื่อนอย่างแท้จริง?
เครื่องมือใดที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้ดีกว่าเครื่องมือที่เราใช้อยู่

ขั้นตอนที่ 2 เข้าไปยุ่งเกี่ยวกับกระบวนการขององค์กรของคุณ

กระบวนการในองค์กรของทุกบริษัทอาจรู้สึกยุ่งเหยิงเมื่อพยายามรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ใหม่ วิธีหนึ่งในการแก้ไขปัญหานี้คือการรักษารายการลำดับความสำคัญโดยละเอียดพร้อมความต้องการและสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้ทั้งหมดของคุณ และรับการตรวจสอบจากผู้เชี่ยวชาญในทีมของคุณ

หากคุณต้องการไดรฟ์ข้อมูลไปจนสุดทางกลับบ้าน คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญความต้องการของคุณโดยใช้ระบบคะแนน เช่น โมเดลคะแนน RICE และให้คะแนนตามนั้น ในท้ายที่สุด ทางเลือกของคุณจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ แต่ข้อมูลสนับสนุนจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อคุณนำเสนอตัวเลือกของคุณต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือทีมจัดซื้อจัดจ้าง

หลังจากประเมินและใช้เครื่องมือหลายอย่างแล้ว Gaurang Sinha หัวหน้า GTM ของ Flock ได้ค้นพบคุณค่าในการเปลี่ยนมุมมอง "ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในอยู่ในวงจร" เขากล่าว "สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าในขณะที่คุณเป็นผู้ซื้อในกระบวนการนี้ คุณยังขายภายในให้กับหัวหน้าทีมของคุณไปพร้อม ๆ กัน รวมถึง CFO ของคุณ—สุดท้ายคือการปรับต้นทุนให้เหมาะสมกับคุณ โอกาสในการสร้างรายได้ เนื่องจากพวกเขายังคงมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ จะช่วยให้คุณได้รับการอนุมัติและจัดหาเงินทุนได้เร็วกว่าถ้าคุณต้องดำเนินการตามกระบวนการให้เสร็จสิ้นและพยายามให้พวกเขาขายภายในในการนำเสนอขนาดใหญ่เพียงครั้งเดียว”

ขั้นตอนที่ 3 พิชิตงานวิจัยของคุณ

การค้นคว้าวิธีแก้ปัญหาอาจรู้สึกเหมือนกำลังตกหลุมกระต่าย แต่คุณยังสามารถเอาชนะได้ด้วยวิธีการที่ชาญฉลาดกว่า

Google อย่างชาญฉลาด เมื่อมองแวบแรก Google สามารถครอบงำผลลัพธ์ได้ คุณกลั่นกรองลิงก์ที่ส่ง SEO เทียบกับเนื้อหาที่เป็นประโยชน์และเป็นของแท้ได้อย่างไร Rohit Chavane ผู้เชี่ยวชาญด้าน SEO ภายใน ของ Flock แนะนำวิธีง่ายๆ ในการนำทางภูมิประเทศการค้นหาโดยมองหาสิ่งพื้นฐาน เช่น URL ที่เชื่อถือได้ ตัวอย่าง และการแสดงตัวอย่างเนื้อหา คุณจะรู้ว่าคุณจำเป็นต้องปรับแต่งคำค้นหาตามผลลัพธ์หรือไม่

เว็บไซต์เปรียบเทียบซอฟต์แวร์ เหล่านี้เป็นสถานที่ที่ดีในการตรวจสอบรีวิวและได้ภาพที่เหมือนจริงว่าเครื่องมือนี้จะเทียบกับคู่แข่งได้อย่างไร เว็บไซต์อย่าง G2Crowd และ Capterra ทำได้ดีจริงๆ คุณยังสามารถเปรียบเทียบและเปรียบเทียบข้อกำหนดของซอฟต์แวร์พร้อมกับคำวิจารณ์ของผู้ใช้ได้

การบอกต่อ. ขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานหรือทีมของคุณ และใช้เป็นจุดเริ่มต้น ใช้โอกาสและแม้แต่ไอเดียระดมความคิดด้วยการลอยบนโซเชียลมีเดีย เฮ็คแท็กผู้มีอิทธิพลเพื่อหาคำตอบ! คุณจะแปลกใจกับความเต็มใจของผู้คนที่จะให้ข้อเสนอแนะ

จำรายการข้อกำหนดที่คุณรักษาไว้ได้หรือไม่ เพิ่มส่วนข้อดีข้อเสียและติดตามคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของคุณ คุณอาจสังเกตเห็นแนวโน้ม จากนั้น จำกัดการตั้งค่าสูงสุดของคุณให้แคบลง

ขั้นตอนที่ 4. ลองก่อนตัดสินใจซื้อ

ทดสอบซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง ยิ่งไปกว่านั้น เชิญสมาชิกในทีมและเพื่อนร่วมงานของคุณมาลองใช้กับคุณ หาข้อบกพร่องกับทีมของคุณ เพื่อให้คุณพร้อมสำหรับคำถามสำคัญมากขึ้นเมื่อคุณพูดคุยกับพนักงานขาย

POA Internet Team, เคนยา

Marundu Muturi หัวหน้าฝ่ายปรับปรุงธุรกิจของ POA Internet (ออกเสียงว่า Poh-Ah; แปลว่า "ดี" ในภาษาสแลงสวาฮิลี) ได้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีแก่เราว่ากระบวนการนี้ใช้ได้ผลสำหรับพวกเขาอย่างไร ในฐานะหนึ่งในบริษัทอินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ที่เติบโตเร็วที่สุดของเคนยาที่ให้บริการชุมชนที่ด้อยโอกาส POA ได้มองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก Whatsapp เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร ความสมดุลในชีวิตการทำงาน และการเข้าถึงข้อมูล (จากอุปกรณ์ใดก็ได้) การพิจารณาที่สำคัญ นอกเหนือจากคุณลักษณะและราคาคือคุณภาพและความเร็วของการสนับสนุนลูกค้าเพื่อช่วยเร่งการปรับปรุงเหล่านี้

“เราต้องการการสนับสนุนที่ฉับไวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้เราพร้อมและดำเนินการกับ Flock” เขากล่าว เครื่องมือสื่อสารอื่นๆ ที่พวกเขาทดสอบมีการสนับสนุนที่ช้ามาก ซึ่งใช้ไม่ได้กับเครื่องมือเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมการทำงานจากที่บ้านแบบใหม่

จุดเช่นนี้มีความสำคัญสำหรับบริษัทใดๆ ที่นำซอฟต์แวร์ธุรกิจใหม่มาใช้ ดังนั้นอย่าพักจนกว่าจะทดสอบ

ขั้นตอนที่ 5. การโทรสาธิต

เมื่อคุณจัดการแชทกับผู้เชี่ยวชาญได้แล้ว คุณจะต้องจองการสาธิตสด เพื่อให้ประสบการณ์การสาธิตมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับบริษัทของคุณ ให้หัวหน้าฝ่ายไอทีหรือผู้จัดการอาวุโสมีส่วนร่วมและเตรียมชุดคำถามและข้อกังวล

เริ่มต้นด้วยการแนะนำบริษัทและบทบาทของคุณ จากนั้นจึงดำเนินการตามกรณีการใช้งานหรือปัญหาเฉพาะของคุณในการโทร นี่คือเวลาของคุณที่จะถามคำถามที่ถูกและผิดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ

“พนักงานขายทุกคนกลัวสิ่งหนึ่งสิ่งใดอย่างร้ายแรง นั่นคือ ความตาย การถามคำถามเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบรรลุ [มากกว่าน้อยกว่า] ในการสาธิตการโทร”
—Gaurang Sinha หัวหน้า GTM ที่ Flock

การสนทนากับผู้ให้บริการโซลูชันจะทำให้คุณเข้าใจถึงสิ่งที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและสิ่งที่ไม่เหมาะกับคุณ และถึงแม้ว่ามันจะใช้ไม่ได้ผลสำหรับคุณ คุณก็จะได้เรียนรู้สิ่งนั้นเพื่อนำไปยังเดโมตัวอื่นที่อาจพิสูจน์ได้ว่าประเมินค่าไม่ได้

ขั้นตอนที่ 6 The Big P: การกำหนดราคา

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดคือการประเมินราคา “มันพอดีกับงบประมาณของฉันหรือไม่” เป็นหนึ่งในคำถามที่ชัดเจนที่สุดที่คุณจะถามในกระบวนการตัดสินใจของคุณ แต่คำถามที่สำคัญพอๆ กันที่คุณควรถามคือ:

คุณได้รับมูลค่าที่แท้จริงสำหรับสิ่งที่คุณจ่ายไปหรือไม่?
เครื่องมือนี้แก้ไขจุดปวดทั้งหมดหรือไม่?
หากไม่มี มีเครื่องมืออะไรอีกบ้างในงบประมาณของคุณ
คุณสามารถนำร่องเครื่องมือนี้สักสองสามสัปดาห์ก่อนที่จะดำเนินการในระยะยาวได้หรือไม่

หลังจากการค้นคว้าของคุณแล้ว หากคุณยังคงประสบปัญหาในการหาเครื่องมือที่จัดการปัญหาทุกจุด ให้พิจารณาว่าลำดับความสำคัญใดที่ไม่สามารถต่อรองได้ และเลือกใช้เครื่องมือที่จะแก้ปัญหาให้ได้ก่อน

กฎทั่วไปที่ดีคือการทำให้คนทั่วไปมีส่วนร่วมกับส่วนย่อยขององค์กรของคุณเพื่อดูว่าซอฟต์แวร์เหมาะสมกับค่าใช้จ่ายจริงหรือไม่ หากคุณพบว่ามีความต้องการที่ขัดแย้งกันทั่วทั้งองค์กร ให้เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจหลักของคุณมากที่สุด

อย่าลืมว่าคุณกำลังมุ่งมั่นที่จะมอบประสบการณ์การทำงานจากที่บ้านที่ดีที่สุดให้กับพนักงานของคุณ ดังนั้นให้พวกเขามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการนี้และขอความคิดเห็นจากพวกเขา ความร่วมมือเพื่อประเมินผลเป็นวิธีที่ดีที่สุดและประสบความสำเร็จมากที่สุด

---

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการประเมินเครื่องมือสำหรับบริษัทของคุณหรือไม่ คลิก “แชทสด” ที่ด้านขวาของบทความนี้เพื่อเชื่อมต่อกับเรา เราแทบรอไม่ไหวที่จะพูดคุยกับคุณ!