วิธี Ace Social Media Collaboration: คู่มือองค์กร

สิ่งแรก สิ่งแรก: ทีมงาน

การสร้างและจัดการทีมโซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพอาจเป็นโอกาสที่น่ากลัว

ทำไม

ทีมงานต้องมีขนาดใหญ่พอที่จะจัดการข้อมูลประจำตัวของโซเชียลมีเดียทั้งหมดของบริษัทได้ แต่ต้องไม่ใหญ่จนไม่มีประสิทธิภาพ

กุญแจสำคัญในการรักษาทีมของคุณให้เป็นไปตามเป้าหมายคือการรักษาสถานะสื่อสังคมออนไลน์ที่มุ่งเน้น แน่นอนว่าคุณสามารถสร้างบัญชีสำหรับทุกบริษัทในเครือหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ แต่จะทำให้ทีมของคุณขยายใหญ่ขึ้น ขัดขวางการสื่อสาร และเพิ่มต้นทุน

ให้ลองใช้แนวทางแบบรวมศูนย์เพื่อจัดระเบียบทีมโซเชียลมีเดียของคุณ ทีมงานในสำนักงานใหญ่ของคุณควรเป็นศูนย์กลางหลัก รับผิดชอบด้านกลยุทธ์และการส่งข้อความโดยรวม

ทีมงานที่อยู่ในสำนักงานภูมิภาคของคุณควรปฏิบัติตามแผนของทีมส่วนกลาง และแก้ไขให้เฉพาะเจาะจงของภูมิภาคนั้นๆ – ตัวอย่างเช่น โดยดำเนินการแคมเปญวันหยุดในท้องถิ่น

แนวทางนี้จะปรับปรุงกระบวนการทำงานร่วมกันบนโซเชียลมีเดียในทีมของคุณ และช่วยให้พวกเขารักษาความเร็วได้

เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าการรวมศูนย์เวิร์กโฟลว์การจัดการโซเชียลมีเดียของคุณมีข้อดีหลายประการ นี่คือตัวอย่างในชีวิตจริง:

Reebok บริษัทรองเท้ากีฬาและเครื่องแต่งกาย ตัดสินใจ รวมเพจ Facebook 200 เพจ , ช่อง YouTube 100 ช่อง และบัญชี Twitter 30 บัญชี ตัวอย่างเช่นบน Facebook พวกเขาเหลือเพียง 3 เพจที่ใช้งานอยู่

แม้จะมีการลดจำนวนลงอย่างมาก แต่บริษัทก็สามารถขยายจำนวนผู้ติดตาม Twitter ได้ถึง 17% และอ้างว่าพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การมีส่วนร่วมกับลูกค้าได้มากกว่า ตรงข้ามกับการตลาดผลิตภัณฑ์

นิทานสอนใจ? การมีโซเชียลมีเดียขนาดใหญ่และซับซ้อนเกินไปนั้นไม่ได้ผลเสมอไป ในทางกลับกัน การรักษาโปรไฟล์โซเชียลมีเดียให้น้อยลงจะทำให้กระบวนการทำงานร่วมกันทางสังคมง่ายขึ้น และช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด – ผู้ชมของคุณ

อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันบนโซเชียลมีเดียด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

การจัดการสถานะทางโซเชียลมีเดียของบริษัทของคุณนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน หากทีมของคุณไม่ทำงานร่วมกันอย่างเหมาะสม

ข่าวดีก็คือคุณสามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น (และประหยัดทรัพยากร!) โดยใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การจัดการโซเชียลมีเดียของบริษัทของคุณ

ต่อไปนี้คือเครื่องมือการทำงานร่วมกันชั้นนำบางส่วนที่ทีมของคุณจะพบว่ามีประโยชน์:

• Slack – เมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างทีมและแผนกต่างๆ การสื่อสารที่ราบรื่นเป็นสิ่งจำเป็น Slack ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถส่งข้อความกลุ่มสำหรับโครงการขนาดใหญ่หรือแชทในช่องทางเฉพาะงานได้อย่างง่ายดาย
• Trello – Trello เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มภาพรวมของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ของทีมคุณ เป็นภาพที่มองเห็นได้ชัดเจน ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ และมาพร้อมกับตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการแนบไฟล์ ดังนั้นคุณจึงสามารถจับตาดูงานและทรัพย์สินทั้งหมดได้ในเวลาเดียวกัน
• Dropbox – หากทีมของคุณต้องการจัดเก็บรูปภาพและวิดีโอโซเชียลมีเดียจำนวนมาก พวกเขาจะชอบ Dropbox แอปที่ใช้งานง่ายนี้ช่วยให้ผู้ใช้จัดเก็บไฟล์ได้สูงสุด 2 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ง่าย

ช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมายโดยการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เริ่มเลย

เครื่องมือต่างๆ เช่น Slack, Trello และ Dropbox จะช่วยคุณลดความไร้ประสิทธิภาพในขั้นตอนการจัดการโครงการของทีม

แต่สิ่งที่เกี่ยวกับการทำงานร่วมกันบนโซเชียลมีเดียและงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสถานะโซเชียลมีเดียของคุณโดยเฉพาะ เช่น การเผยแพร่เนื้อหาหรือการวัดประสิทธิภาพ คุณแน่ใจได้อย่างไรว่างานเหล่านี้จะเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพในทีมของคุณและในระดับโลก

คำตอบคือการจัดหาเครื่องมือการตลาดโซเชียลมีเดียที่เหมาะสมให้กับทีมของคุณ ที่จะช่วยให้คุณบรรลุสิ่งต่อไปนี้:

• เตรียม ทีมของคุณด้วยโซลูชันแบบบูรณาการ - การใช้ เครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดียเพียงเครื่องมือเดียว จะช่วยปรับปรุงความเร็วเวิร์กโฟลว์ในบริษัทของคุณได้เป็นส่วนใหญ่ นั่นเป็นเพราะการมีเครื่องมือทั้งหมดในที่เดียวและสามารถเข้าถึงได้ง่าย โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอพและแพลตฟอร์ม เป็นการประหยัดเวลาที่สำคัญ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงเครื่องมือได้ทันที หลายทีมมีปัญหาในการใช้เครื่องมือที่จัดให้อย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านหลายรายการที่พวกเขาใช้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้และเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเข้าถึงเครื่องมือได้อย่างรวดเร็ว ให้จัดเตรียมวิธีแก้ปัญหาที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านเดียว กล่าวคือ มุ่งเป้าไป ที่ซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับคุณสมบัติการลงชื่อเพียงครั้งเดียว
• ตรวจสอบว่าทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น – เพื่อให้แน่ใจว่างานทั้งหมดจะเสร็จสิ้นตรงเวลาและตรงตามเป้าหมาย สิ่งสำคัญสำหรับทีมทั้งหมดของคุณคือการทำงานร่วมกันโดยใช้ซอฟต์แวร์เดียวกัน การเข้าถึง ปฏิทินบรรณาธิการ ร่วมกัน แดชบอร์ดข้อมูล และ รายงานประสิทธิภาพ เป็นกุญแจสำคัญในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในทีมและแผนกต่างๆ ทั่วโลก
• สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ – องค์ประกอบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของการทำงานเป็นทีมที่ประสบความสำเร็จคือการรู้ขอบเขตความรับผิดชอบที่แน่นอน ความสามารถในการ กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน ภายในทีมของคุณจะปรับปรุงวิธีการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงาน
• เร่งการสื่อสารระหว่างทีมและแผนก – แม้ว่า Slack จะเหมาะสำหรับการอภิปรายโครงการในวงกว้าง แต่ทีมของคุณควรสามารถ สื่อสารภายในเครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดียที่ พวกเขากำลังใช้ ทำไม การแลกเปลี่ยนข้อความโดยตรงภายในพื้นที่งานจะช่วยเร่งการวนรอบความคิดเห็นและทำให้ถูกต้องมากขึ้น

การมีโซลูชันที่ช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ทั้งห้าข้อนี้จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ คุณจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ทางการตลาดผ่านโซเชียลมีเดียได้สำเร็จ

ตอนนี้ มาดูกระบวนการบางอย่างที่คุณสามารถแนะนำได้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานร่วมกันทางโซเชียลมีเดียในองค์กรของคุณ

เข้าสู่กระแส: กระบวนการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพของคุณ

คุณมีทีม คุณมีเครื่องมือ

ตอนนี้ได้เวลาสร้างแผนเวิร์กโฟลว์โซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพแล้ว มันจะไม่มารวมกันอย่างน่าอัศจรรย์แน่นอน ยังมีงานต้องทำ แต่ ณ จุดนี้ คุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการตั้งค่ากระบวนการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมที่สุด

ไปที่เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนโซเชียลมีเดียใหม่ล่าสุด เพราะมีสามสิ่งที่คุณต้องการสร้างเพื่อให้ทีมหรือทีมของคุณทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ:

ตั้งค่ากระบวนการของทีมเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน

คุณจะต้องการเริ่มต้น กำหนดบทบาททีม ความรับผิดชอบ สิทธิ์ และการพัฒนาเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

แบบฝึกหัดนี้จะช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจขอบเขตความรับผิดชอบที่แน่นอน ส่งผลให้อุปสรรคด้านการสื่อสารระหว่างทีมและสำนักงานลดลง และเวิร์กโฟลว์จะทำงานได้อย่างราบรื่น

การระบุบทบาทและความรับผิดชอบ เป็นวิธีที่พิสูจน์แล้วในการรักษาชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณ ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่างานทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์โดยสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น และไม่มีการส่งข้อความหรือโพสต์โดยไม่ได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสม

เนื่องจากโครงสร้างของแต่ละบริษัทไม่เหมือนกัน คุณจึงควรตั้งค่าโครงสร้างการอนุมัติแบบกำหนดเองที่ปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณ และสามารถปรับเปลี่ยนหรือปรับขนาดได้ง่าย การพัฒนาเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมและสำนักงาน แม้ว่าจะอยู่ห่างกันหลายพันไมล์ก็ตาม

สร้างแดชบอร์ดที่กำหนดเองเพื่อติดตาม KPI สำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว

แดชบอร์ดที่แชร์ ได้จะช่วยให้ทั้งทีมของคุณสามารถติดตามข้อมูลได้อย่างง่ายดายและเข้าใจว่าต้องทำอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ด้วยการใช้แดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกัน ทีมของคุณจะสามารถ รับภาพรวมของประสิทธิภาพโซเชียลมีเดียของบริษัทของคุณ เข้าใจจุดที่คุณยืน และตัดสินใจได้เร็วและมีข้อมูลมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการก้าวไปข้างหน้าร่วมกัน

ทำให้การรายงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดอย่างง่ายดาย

หนึ่งในสถานที่ของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างทีมคือการเข้าถึงข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกเดียวกัน

เพื่อให้แน่ใจว่าทีมและสำนักงานทั้งหมดของคุณมีความเข้าใจ ตรงกัน ให้อัปเดตด้วยรายงานอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเร่งความเร็วการไหลของข้อมูล และทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงภาพรวมของ KPI ที่เหมือนกัน ซึ่งมีความสำคัญต่อการย้ายโครงการไปข้างหน้าอย่างประสบความสำเร็จ

ในขณะเดียวกัน รายงานจะช่วยให้คุณได้รับการกำกับดูแลกิจกรรมทางการตลาดของทีมและติดตามความคืบหน้าของพวกเขา และด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถ รับรายงานเป็นประจำ โดยไม่ต้องคิด สิ่งหนึ่งที่จะข้ามออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยุ่งของคุณ

สำรวจคุณสมบัติเหล่านี้และอื่น ๆ

เรียนรู้เพิ่มเติม

5 ข้อผิดพลาดในการทำงานร่วมกันบนโซเชียลมีเดียที่พบบ่อยที่สุด (และวิธีหลีกเลี่ยง)

1. ความผิดพลาด: การสร้างเนื้อหามากเกินไปหรือน้อยเกินไป

การรับเนื้อหาในปริมาณที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก – คุณไม่ต้องการให้ผู้ชมอดอยาก แต่คุณก็ไม่ต้องการทำให้พวกเขาท่วมท้นไปด้วยเนื้อหา

วิธีหลีกเลี่ยง: ไม่ว่าจะเป็นการพลาดกำหนดเวลา ทางเลือกที่ไม่ดีเกี่ยวกับเวลาในการเผยแพร่ หรือเนื้อหาที่แห้งแล้ง ข้อผิดพลาดในการเผยแพร่จะเกิดขึ้นเมื่อทีมของคุณไม่ได้ทำงานประสานกัน

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปนี้โดยใช้ ปฏิทินบรรณาธิการที่แข็งแกร่ง ทั้งทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ คุณจะสามารถติดตามกำหนดการเผยแพร่ของคุณได้ ดังนั้นเนื้อหาในจำนวนที่เหมาะสมจะส่งถึงผู้ชมของคุณตลอดเวลา

2. ข้อผิดพลาด: สูญเสียความเร็วรอการอนุมัติ

เราเคยไปที่นั่นมาแล้ว คุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่คุณเผยแพร่นั้นเป็นมาตรฐาน และนั่นหมายถึงการตรวจสอบซ้ำในแต่ละโพสต์ แต่คิวของคุณสามารถสร้างได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นสมาชิกในทีมกำลังรอการอนุมัติและแก้ไข

วิธีหลีกเลี่ยง: ใช้โซลูชันที่ช่วยให้คุณ จัดการเนื้อหาของคุณได้ทุกที่ เพื่อลดความล่าช้าและการสื่อสารที่ไม่ได้รับที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทีมที่ทำงานจากสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก ด้วย การอนุมัติมือถือที่สะดวก คุณสามารถให้ไฟเขียวและเพิ่มความคิดเห็นภายในเกี่ยวกับโพสต์ได้จากทุกที่เพื่อให้ทีมของคุณไม่ต้องรอ

3. ความผิดพลาด: เผยแพร่ผิดเวลา

การเผยแพร่ในเวลาที่ไม่ถูกต้องสามารถจำกัดการเข้าถึงของคุณและส่งผลให้ เกิดข้อผิดพลาดที่น่าอับอาย ซึ่งอาจทำให้ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของแบรนด์คุณเสียหายได้

วิธีหลีกเลี่ยง: ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเขตเวลาหรือเพียงแค่กำหนดเส้นตายการเผยแพร่ไม่ชัดเจน การสื่อสารในทีมที่ดีขึ้นจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่สำคัญนี้ เจาะลึกข้อมูลวิเคราะห์ของคุณเพื่อดูว่าเมื่อใดที่ผู้ชมของคุณใช้งานโซเชียลมีเดียมากที่สุด และแบ่งปันกับทีมของคุณเพื่อเพิ่มการเข้าถึงและการมีส่วนร่วมของคุณ

ยังดีกว่า ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติด้วย คำแนะนำที่แม่นยำเกี่ยวกับเวลาเผยแพร่ที่ดีที่สุดซึ่ง ปรับให้เหมาะกับแต่ละหน้าของคุณ เพื่อให้คุณไม่พลาดช่วงเวลาสำคัญนั้นอีก

4. ข้อผิดพลาด: ปล่อยให้คำถามและความคิดเห็นของลูกค้าของคุณไม่ได้รับคำตอบ

นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการสูญเสียลูกค้า หากแบรนด์ของคุณอยู่ห่างไกลและไม่สื่อสารกัน ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ และความคับข้องใจที่ลูกค้าของคุณอาจมีก็จะก่อตัวขึ้น จากนั้นก่อนที่คุณจะรู้ตัว ลูกค้าก็จะพาธุรกิจของตนไปหาคู่แข่งรายใดรายหนึ่งของคุณ การจัดการบัญชีโซเชียลมีเดียของคุณเป็นรายบุคคลเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำข้อผิดพลาดนี้

วิธีหลีกเลี่ยง: โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับทีมโซเชียลมีเดียขนาดใหญ่ สิ่งสำคัญสำหรับคุณคือใช้ เครื่องมือการจัดการชุมชน ที่นำทีมและช่องทางโซเชียลมีเดียทั้งหมดของคุณมารวมกันเป็นแพลตฟอร์มเดียว

วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงหลุมพรางต่างๆ ที่คุณอาจพบเมื่อมีคนจำนวนมากจัดการโซเชียลทีละช่องทางผ่านช่องทางต่างๆ เทมเพลตคำตอบ สำหรับคำถามที่พบบ่อยสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากขึ้น และรักษาความสม่ำเสมอในโทนเสียงและคำตอบของคุณ

5. ความผิดพลาด: การจมอยู่ในวิกฤตโซเชียลมีเดีย

มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้แบรนด์ต่างๆ มีส่วนร่วมในวิกฤตโซเชียลมีเดีย บางครั้ง เป็นคำตอบที่ผิดสำหรับคำถามของลูกค้า แคมเปญโฆษณาที่ไม่ได้รับคำแนะนำที่ดี หรือสิ่งที่คาดเดาไม่ได้ เช่น ข้อผิดพลาดทางเทคนิค

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม สื่อสังคมออนไลน์ที่ลุกเป็นไฟจากความผิดพลาดสามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างแท้จริง หากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง

วิธีหลีกเลี่ยง: คอยจับตาดูกลุ่มเป้าหมายโซเชียลมีเดียของคุณและ ติดตามความรู้สึกในการสนทนา รอบ ๆ แบรนด์ของคุณที่พวกเขามีอยู่ ทีมของคุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนี้ด้วย ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถประสานงานการตอบสนองร่วมกันได้ สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณจัดการกับวิกฤตต่างๆ หากมันเกิดขึ้น แต่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงพวกเขาตั้งแต่แรก

The Takeaway

กระบวนการทำงานร่วมกันบนโซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใดๆ แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับแบรนด์องค์กรที่ทีมต้องทำงานร่วมกันข้ามพรมแดน

แม้ว่าอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว แต่การพัฒนาแผนการทำงานร่วมกันที่ปรับให้เหมาะสมนั้นทำได้ง่ายๆ ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนรู้งานที่พวกเขารับผิดชอบ สามารถเข้าถึงแดชบอร์ดที่มีจุดข้อมูลหลัก และติดตามข่าวสารล่าสุดอยู่เสมอด้วยรายงานปกติ โดยไม่คำนึงถึงภูมิภาคของโลกที่พวกเขาอาศัยอยู่ จะช่วยปรับปรุงของคุณเป็นส่วนใหญ่ เวิร์กโฟลว์และช่วยบรรลุวัตถุประสงค์ทางการตลาดโซเชียลมีเดียของคุณ