การจัดการเนื้อหาขององค์กร: ควบคุมความโกลาหลใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ!

การจัดการเนื้อหาความรู้จัดระเบียบและจัดการเนื้อหาของคุณและได้รับความนิยมมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ลองนึกภาพว่าไฟล์ของบริษัทของคุณยุ่งเหยิงไร้ระเบียบ กระจัดกระจายที่นี่และที่นั่น ไม่ต้องกังวล; การจัดการเนื้อหาขององค์กรเข้ามาช่วยและเปลี่ยนความยุ่งเหยิงให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบ และด้วยคุณสมบัติที่โดดเด่น ตลาดการจัดการเนื้อหาขององค์กรจึงเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าจาก 31.66 พันล้านดอลลาร์เป็น 67.14 พันล้านดอลลาร์ ตั้งแต่ปี 2560

หากองค์กรของคุณสร้างเนื้อหาเพื่อแบ่งปันกับลูกค้า พนักงาน คู่ค้า หัวหน้าทีม และอื่นๆ เป็นประจำ คุณต้องแน่ใจว่าสิ่งต่างๆ เข้าที่ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเผชิญกับช่วงเวลาที่น่าอึดอัดใจว่า "ฉันเอาสิ่งนั้นไปไว้ที่ไหน" สำรวจความลับของ ECM กับเราในบทความนี้!

Enterprise Content Management (ECM) คืออะไร

การจัดการเนื้อหาขององค์กรหรือ ECM เป็นโลกมหัศจรรย์ที่ข้อมูลทั้งหมดของคุณในรูปของสินทรัพย์ดิจิทัลมารวมกันและค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้อง เป็นกลยุทธ์ที่องค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งใช้เพื่อตอบสนองทุกความต้องการที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา ตั้งแต่การจับภาพ การบันทึก และการจัดเก็บไปจนถึงการดึงเนื้อหาที่สำคัญ

ตอนนี้ ฉันรู้แล้วว่าคำถามต่อไปของคุณคืออะไร “ทำไมคนเราควรสนใจเกี่ยวกับการจัดการเนื้อหาขององค์กร” เอาล่ะ เพื่อน ให้ฉันขจัดความสับสนนี้ด้วยความช่วยเหลือจากสถิติสองสามอย่าง คุณรู้หรือไม่ว่าแม้ในโลกดิจิทัลนี้ ธุรกิจต่างๆ สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานถึง 21% เนื่องจากการจัดการเนื้อหาที่ไม่ดี มันเหมือนกับการโยนเวลาอันมีค่าออกไปนอกหน้าต่างไม่ใช่หรือ? และไม่เพียงเท่านี้ องค์กรต่างๆ ยังใช้เวลาเฉลี่ย 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารที่วางผิดที่หรือสูญหาย

ECM มีเครื่องมือและกระบวนการต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณสามารถติดตามการไหลของข้อมูลทั่วทั้งธุรกิจได้ และไม่มีสิ่งใดที่จำเป็นสูญหายไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งประสิทธิภาพการทำงาน

ส่วนที่ดีที่สุดของการใช้ ECM คือสามารถจัดการข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ เอกสารที่มีโครงสร้างหมายถึงข้อมูลในรูปแบบมาตรฐาน เช่น สเปรดชีต ผู้ติดต่อ แบบฟอร์ม และฐานข้อมูล SQL ในขณะที่ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างมาในทุกรูปแบบ รูปร่าง และขนาด และไม่ได้มาตรฐาน เช่น รูปภาพ มัลติมีเดีย บันทึกการประชุม และงานนำเสนอ PowerPoint

หากไม่มี ECM คุณจะเสี่ยงที่องค์กรของคุณจะตกอยู่ในวังวนของไฟล์ที่สูญหาย พลาดกำหนดเวลา เอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ และพนักงานที่ผิดหวัง และคุณสมบัติของ ECM ที่สามารถช่วยองค์กรของคุณจากความวุ่นวายนี้ได้แสดงไว้ในส่วนถัดไป ดังนั้นอย่ารอช้า อ่านต่อ.

เหตุใดการจัดการเนื้อหาขององค์กรจึงมีความสำคัญ

ทุกวันนี้ ข้อมูลคือราชาและกุมความลับของการเติบโตและความสำเร็จ ไม่สามารถพูดเกินจริงถึงความสำคัญของข้อมูลและเนื้อหาได้ เนื่องจากให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจและกระตุ้นนวัตกรรม

และด้วยการเพิ่มขึ้นของข้อมูล กรณีของการละเมิดข้อมูลก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลนี้ไม่ให้ยุ่งเหยิง ซึ่งทำให้องค์กรต่างๆ สูญเสียความได้เปรียบในการแข่งขัน คุณไม่สามารถพึ่งพาอีเมลและการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ปลอดภัยสำหรับสัญญาและไฟล์อันมีค่าของคุณได้

ให้พิจารณาลงทุนในซอฟต์แวร์ ECM ที่จัดการไฟล์ของคุณเป็นโฟลเดอร์ที่ยืดหยุ่น เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายและปลอดภัย ดังนั้น เตรียมตัวสำหรับการเดินทางที่จะแนะนำคุณเกี่ยวกับความลับเบื้องหลังพลังและองค์ประกอบสำคัญของ ECM

องค์ประกอบหลักของการจัดการเนื้อหาขององค์กร

ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรสามารถแบ่งออกเป็นห้าองค์ประกอบพื้นฐาน ในขณะที่เตรียมกลยุทธ์ ECM คุณควรมีองค์ประกอบแต่ละส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดหลงเหลืออยู่และทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น จินตนาการว่าธุรกิจของคุณเป็นขุมทรัพย์แห่งข้อมูลอันล้ำค่า แต่สมบัตินั้นไร้ประโยชน์หากคุณไม่สามารถครอบครองมัน จัดการมัน และส่งมอบผลประโยชน์ให้กับผู้ที่ต้องการมากที่สุดในที่สุด ดังนั้น เรามาเริ่มต้นการเดินทางที่น่าตื่นเต้นนี้และสำรวจองค์ประกอบสำคัญของ ECM!

1. จับภาพ

ขั้นตอนแรกในการจัดระเบียบไฟล์และเอกสารของคุณคือการจับภาพและนำไปยังระบบจัดการเนื้อหาขององค์กรใหม่ของคุณ เป็นกระบวนการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น pdf, เอกสาร word เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือนำเข้าไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่แล้วซึ่งจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ใน ECM

ซึ่งอาจรวมถึงเอกสารต่างๆ เช่น สัญญา ข้อเสนอ ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ รายงาน และไฟล์พนักงาน

การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและจัดเก็บไฟล์สำคัญเหล่านี้ไว้ในที่เดียวจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการขององค์กร และทำให้เข้าถึงเนื้อหาทางธุรกิจได้ง่ายยิ่งขึ้น

2. จัดการ

องค์ประกอบถัดไปหลังจากจับเนื้อหาคือการจัดการ ECM เป็นผู้ดูแลเนื้อหาที่จำแนกข้อมูลในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่าย คุณต้องตรวจสอบอินเทอร์เฟซของเครื่องมือ ECM ที่คุณจะใช้สำหรับคุณลักษณะการทำงานร่วมกัน การเข้าถึงได้ง่าย และการค้นหา ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กรทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยส่วนตัวที่จัดเรียงข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบตรรกะ

3. ร้านค้า

ฤดูใบไม้ผลิ ข้อมูลของคุณไม่เพียงพอ การจัดเก็บข้อมูลของคุณอย่างปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กรทำหน้าที่เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ทั้งหมดของคุณปลอดภัยและได้รับการปกป้องจากการเข้าถึง การสูญหาย และความเสียหายโดยไม่ได้รับอนุญาต ควรสำรองข้อมูลและข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงบ่อย ควรแก้ไขให้ง่ายขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารและสเปรดชีตได้โดยไม่ยุ่งยาก

4. รักษา

ระบบ ECM จะปกป้องความถูกต้องและความสมบูรณ์ของเนื้อหาของคุณเมื่อเวลาผ่านไป ส่วนประกอบการเก็บรักษาจะจัดการเนื้อหาที่เปลี่ยนแปลงบ่อยด้วยความช่วยเหลือของการจัดการบันทึก โดยจะบังคับใช้นโยบายการเก็บรักษา ประหยัดพื้นที่สำหรับไฟล์ที่ต้องเข้าถึงเป็นประจำ เก็บถาวรเอกสารที่ไม่จำเป็น และจัดการประวัติเวอร์ชันเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ไฟล์ที่เก็บรักษาไว้ได้ แต่เป็นวิธีที่ดีในการแยกเอกสารที่เปลี่ยนแปลงบ่อยและเอกสารที่เข้าถึงน้อย

5. ส่งมอบ

องค์ประกอบสุดท้ายของการจัดการเนื้อหาขององค์กรคือการส่งมอบเนื้อหาและข้อมูลไปยังบุคคลที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด สามารถเป็นใครก็ได้ตั้งแต่สมาชิกในทีมไปจนถึงลูกค้า แต่องค์ประกอบนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นตกไปอยู่ในมือที่ถูกต้อง ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและผลผลิตโดยการส่งมอบไฟล์ภายในและภายนอก

ดังนั้น เราจะจบการสนทนาเกี่ยวกับองค์ประกอบหลักของการจัดการเนื้อหาขององค์กรไว้ ณ ที่นี้ หวังว่าตอนนี้คุณคงเข้าใจเกี่ยวกับส่วนประกอบต่างๆ และคุณสมบัติต่างๆ ของมันแล้ว และตอนนี้เป็นเวลาที่จะเข้าใจถึงประโยชน์ของ ECM อย่างลึกซึ้ง ในหัวข้อถัดไป เราจะพูดถึงรายละเอียดเกี่ยวกับประโยชน์ต่างๆ ที่ได้รับจากการจัดการเนื้อหาขององค์กร ดังนั้นเข้าร่วมกับเรา

ประโยชน์ของการจัดการเนื้อหาขององค์กร

หากคุณกำลังคิดว่า “ทำไมการลงทุนเวลาและเงินในระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญ” จากนั้นส่วนนี้จะแก้ปัญหาข้อสงสัยทั้งหมดของคุณ การจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) เป็นที่ที่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและความโกลาหลจะหายไป และเอกสารต่างๆ จะพบตำแหน่งที่ถูกต้อง ดังนั้นเรามาเจาะลึกถึงประโยชน์ของมันและเรียนรู้เพิ่มเติม

1. จัดระเบียบเอกสาร

เราทุกคนต่างเคยเผชิญกับสถานการณ์ที่น่าอึดอัดที่ไม่สามารถหาเอกสารสำคัญฉบับนั้นเจอเมื่อเราต้องการมากที่สุด แต่ด้วยการจัดการเนื้อหาขององค์กร คุณไม่ต้องกังวลกับกรณีดังกล่าว เนื่องจากระบบจะสร้างโครงสร้างที่นำทางได้ง่ายสำหรับการค้นหาและจัดเก็บเอกสาร มันเหมือนกับการจัดสรรบ้านให้กับเอกสารทั้งหมด ช่วยให้เนื้อหาที่มีค่าทั้งหมดอยู่ในที่เดียวอย่างปลอดภัย ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีการทำซ้ำ ผิดพลาด หรือสูญหายของเอกสาร

2. ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

ECM รับรองความปลอดภัยของเอกสารโดยอนุญาตการเข้าถึงที่ได้รับอนุญาตและการป้องกันด้วยรหัสผ่านเท่านั้น หากคุณมีคืนนอนไม่หลับที่เต็มไปด้วยความกังวลเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูล ก็ไม่ต้องกังวล เพราะมีการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรคอยช่วยเหลือคุณ โดยจะจัดเก็บไฟล์ในพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและช่วยในการจัดการกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทั้งหมดนี้ช่วยให้เข้าถึงไฟล์ที่ได้รับอนุญาตได้อย่างง่ายดาย

3. ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเนื้อหา

ด้วยความเรียบง่ายและมีประสิทธิภาพของการจัดการเนื้อหาขององค์กร ไม่มีใครสามารถหยุดคุณจากการทำงานอย่างมีประสิทธิผลได้ มีฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์และเอกสารได้โดยการป้อนคำสำคัญหรือวลีต่างๆ เปรียบเสมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวที่ชาญฉลาดและรวดเร็ว เมื่อทุกคนในทีมของคุณรู้ว่าเนื้อหาที่ต้องการนั้นถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย พวกเขาจึงค้นหาไฟล์ สเปรดชีต รายงาน และเอกสารที่จำเป็นต่อการทำงานประจำวันได้ง่ายขึ้น

4. เพิ่มประสิทธิภาพ

ในโลกที่หมุนไปอย่างรวดเร็วนี้ ECM เป็นเพื่อนที่ช่วยประหยัดเวลาของคุณ สามารถทำให้งานและกระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังรับประกันการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นโดยให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานให้สำเร็จ การจัดการเนื้อหาขององค์กรช่วยลดความจำเป็นในการทำงานซ้ำๆ เช่น การสร้างไฟล์ที่สูญหายใหม่ ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยรวม

ขณะที่เราพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อที่น่าทึ่งเกี่ยวกับการจัดการเนื้อหาขององค์กร คำถามหนึ่งก็ปรากฏขึ้น “จะนำระบบนี้ไปใช้ในองค์กรได้อย่างไร” จำเป็นต้องตอบคำถามนี้ก่อนที่เราจะจบการสนทนา ดังนั้นเตรียมตัวให้พร้อม เนื่องจากส่วนถัดไปจะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่น่าสนใจสำหรับคุณ หลังจากอ่านส่วนถัดไป คุณจะสามารถนำ ECM ไปใช้กับองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย งั้นเรามาเริ่มกันเลยดีกว่า

จะใช้ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรได้อย่างไร

หากคุณใฝ่ฝันถึงโลกที่การค้นหาไฟล์ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ก็ไม่ต้องกลัว เพียงทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนและนำความมหัศจรรย์ของระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรไปใช้ในองค์กรของคุณ ต่อไปนี้เราจะอธิบายขั้นตอนสำคัญ 6 ขั้นตอนสำหรับการนำ ECM ไปใช้

1. ตรวจสอบกระบวนการจัดการเนื้อหาที่มีอยู่ในองค์กรของคุณ

ก่อนที่จะใช้ระบบการจัดการเนื้อหาใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบระบบที่มีอยู่ ตรวจสอบระบบปัจจุบันอย่างละเอียดและทำความเข้าใจวิธีการทำงานและวิธีการจัดเก็บ แบ่งปัน และรับเอกสาร จากนั้นวิเคราะห์ข้อบกพร่องหรือการไม่มีคุณสมบัติในกระบวนการปัจจุบันที่ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ถามคำถามตัวเอง เช่น “ฉันใช้ระบบที่ล้าสมัยหรือไม่” หรือ “ระบบนี้มีความปลอดภัยเพียงพอหรือไม่” เมื่อเข้าถึงกระบวนการปัจจุบัน คุณจะได้เรียนรู้ความท้าทายที่คุณต้องเอาชนะในการเดินทางครั้งนี้ นอกจากนี้ รวบรวมรายการเอกสารทั้งหมด เช่น ไฟล์ PDF, รายงาน, สัญญา, สเปรดชีต และข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่จัดเก็บอยู่ ซึ่งจะช่วยให้คุณทราบข้อมูลทั้งหมดที่ต้องบันทึก

2. รวบรวมสมาชิกทีมหลักเข้าด้วยกัน

ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรที่ดีจะนำเสนอการทำงานร่วมกันและส่งเสริมการทำงานเป็นทีม วางแผนล่วงหน้าว่าคุณต้องการให้ใครเข้าถึงไฟล์ได้บ้าง คุณยังสามารถจัดสรรหัวหน้าทีมหรือหัวหน้าแผนกจากแต่ละทีมและรับความช่วยเหลือเพื่อนำระบบ ECM ไปใช้ สมาชิกแต่ละคนนำทักษะเฉพาะและกระบวนการคิดมานำเสนอ ทำให้ความหลากหลายและนวัตกรรมเฟื่องฟูเพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมายขององค์กร

3. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ

ก่อนเดินทางครั้งนี้ ระบุจุดหมายปลายทางของคุณให้ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุด้วยความช่วยเหลือจากการจัดการเนื้อหาขององค์กร คุณต้องการลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยหรือไม่? ลดขยะกระดาษ? ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและพนักงานหรือไม่? ถามคำถามเหล่านี้และตัดสินใจเป้าหมายของคุณ คุณยังสามารถเขียนเป้าหมายของคุณเพื่อเป็นดาวนำทางตลอดการเดินทาง

4. ค้นคว้าและเลือกแพลตฟอร์ม ECM

มีแพลตฟอร์ม ECM ที่หลากหลาย คุณต้องกำหนดเป้าหมายและตัดสินใจงบประมาณ จากนั้นเลือกแพลตฟอร์มที่ตอบสนองความต้องการของคุณอย่างสมบูรณ์ สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องทำการค้นคว้าอย่างละเอียด ตรวจทาน และเปรียบเทียบแพลตฟอร์มต่างๆ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความสะดวกในการเข้าถึง การปรับแต่ง และตัวเลือกด้านความปลอดภัย คุณยังสามารถรับข้อเสนอแนะจากทีมของคุณและให้พวกเขามีส่วนร่วมในการตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ECM ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

เพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น ต่อไปนี้คือตัวเลือกซอฟต์แวร์บางส่วนที่ควรพิจารณา:

• บิท.ไอ
• กลางแจ้ง
• ไฮแลนด์
• M-ไฟล์
• แชร์
• นิวเจน
• สร้างกลยุทธ์และดำเนินการ

เมื่อคุณตัดสินใจเลือกเครื่องมือ ECM ที่ดีที่สุดแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างกลยุทธ์เพื่อการติดตั้งที่ประสบความสำเร็จ สร้างแผนงานเพื่อจัดสรรทรัพยากร สร้างเส้นเวลาและแผนการสื่อสาร แผนงานนี้จะช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมโยงจุดต่างๆ และบรรลุเป้าหมายในที่สุด ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมและตั้งค่าระบบและกระบวนการใหม่โดยเร็วที่สุด และในขั้นตอนสุดท้าย ให้ลงทะเบียน จับภาพ จัดเก็บ บันทึก และจัดระเบียบเนื้อหาของคุณ

เมื่อคุณมีแผนงานสู่ความสำเร็จแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มต้นการผจญภัยนี้ คอยติดตามในส่วนถัดไป ซึ่งเราจะสำรวจว่าทำไมคุณจึงควรใช้ Bit.ai เป็นระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร

Bit.ai ในฐานะระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM)

Bit.ai เป็นแพลตฟอร์มการจัดการความรู้และการทำงานร่วมกันด้านเอกสารแบบ all-in-one ที่ออกแบบมาสำหรับสถานที่ทำงานยุคใหม่ แพลตฟอร์มของ Bit ช่วยให้ทีมสร้าง ทำงานร่วมกัน แบ่งปัน ติดตาม และจัดการความรู้ได้ในที่เดียว มาดูคุณสมบัติที่น่าทึ่งของ Bit.ai และทำความเข้าใจว่าทำไมมันถึงเป็นผู้ชนะในด้านระบบการจัดการเนื้อหา

1. เทมเพลตที่สวยงาม

Bit ช่วยให้คุณสร้างเอกสารประเภทใดก็ได้อย่างรวดเร็ว ง่าย และสนุก ยังไง? ด้วยแกลเลอรีเทมเพลตที่กว้างขวางของ Bit คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่ออกแบบมาอย่างมืออาชีพกว่า 70+ แบบเพื่อสร้างเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สิ่งที่คุณต้องทำก็แค่กรอกเนื้อหาที่คุณกำหนดเอง แล้วเอกสารทั้งหมดของคุณก็จะพร้อมแชร์อย่างรวดเร็ว!

คุณไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขการจัดรูปแบบเอกสารของคุณ เพราะ Bit จะจัดรูปแบบเอกสารทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ เลือกจากคอลเลกชั่นเลย์เอาต์และธีมสีที่จะเปลี่ยนรูปลักษณ์ของเอกสารทั้งหมดของคุณด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

2. พื้นที่ทำงานอัจฉริยะ

คุณสมบัติหลักประการหนึ่งของ Bit คือช่วยให้คุณสร้างพื้นที่ทำงาน เอกสาร และโฟลเดอร์หลายรายการเพื่อจัดเก็บและจัดการทุกสิ่งที่คุณมีอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ ซึ่งหมายความว่าเมื่อใช้ Bit คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานหลายแห่งรอบๆ งานของคุณ พนักงาน ลูกค้า แผนก และอื่นๆ

สิ่งหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับ Bit Workspaces ก็คือ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าใครจะได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึง คุณสามารถเพิ่มหรือเชิญผู้ทำงานร่วมกันคนอื่นๆ และมอบการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว การเข้าถึงแบบแสดงความคิดเห็นเท่านั้น หรือแม้แต่การอนุญาตโดยสมบูรณ์สำหรับการแก้ไข

3. ไลบรารีเนื้อหา

พื้นที่ทำงานของ Bit แต่ละแห่งมีไลบรารีเนื้อหาที่คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาดิจิทัลหรือสื่อต่างๆ ได้ ไลบรารีเนื้อหาเชื่อมต่อกับเอกสาร Bit ของคุณ คุณจึงสามารถทำงานร่วมกัน ค้นหา แทรก และสร้างเอกสารแบบโต้ตอบได้อย่างรวดเร็ว

ไลบรารีเนื้อหาของ Bit เป็นที่ที่ชาญฉลาดสำหรับคุณและทีมของคุณในการแบ่งปันทรัพยากรในเนื้อหาดิจิทัลทุกประเภท เช่น รูปภาพ ไฟล์ PDF Google เอกสาร ไฟล์ Dropbox SlideShare วิดีโอ YouTube เว็บลิงค์แบบภาพ งานนำเสนอ และสื่อประเภทอื่นๆ , และอื่น ๆ.

4. การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ด้วย Bit คุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันและทำงานพร้อมกันในเอกสารเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลง แก้ไขตามเวลาจริง ไฮไลต์ส่วน แสดงความคิดเห็น @กล่าวถึงบุคคล และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณยังสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการของคุณและให้สิทธิ์ในการแก้ไขเพื่อรับความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะ คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว แสดงความคิดเห็นอย่างเดียว หรือแก้ไขในพื้นที่ทำงานที่พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่คุณแชร์

5. การรวมสื่อสมบูรณ์ / เอกสารโต้ตอบ

ด้วย Bit คุณสามารถสร้างเอกสารที่ทำงานแบบอินเทอร์แอกทีฟและทำให้เอกสารเหล่านั้นมีชีวิตขึ้นมาได้โดยใช้การผสมผสานสื่อสมบูรณ์มากกว่า 100 รายการ Bit ให้คุณเพิ่มรูปภาพ, PDF, ไฟล์บนคลาวด์, แผนที่, งานนำเสนอ, แผนภูมิ, วิดีโอ, GIF หรือสื่อสมบูรณ์ประเภทใดก็ได้ ลงในเอกสารของคุณ และเปลี่ยนให้เป็นการ์ดภาพเชิงโต้ตอบและการฝังตัวที่อยู่ภายในโดยอัตโนมัติ! สิ่งนี้จะทำให้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานและการแบ่งปันความรู้ของคุณครอบคลุมและมีส่วนร่วมมากขึ้น!

6. ฟังก์ชั่นการค้นหาอัจฉริยะ

องค์กรอาจมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องจัดการ และบางครั้งก็เป็นการยากที่จะค้นหาข้อมูลในเอกสารทั้งหมด แต่ฟังก์ชันการค้นหาอัจฉริยะที่มีประสิทธิภาพของ Bit ช่วยให้คุณค้นหาโฟลเดอร์ เอกสาร และเนื้อหาในพื้นที่ทำงานต่างๆ โดยใช้การค้นหาแบบ Rich Text ชื่อเรื่อง และคำอธิบาย และจะปรากฏต่อหน้าคุณอย่างรวดเร็ว

ฟีเจอร์เด็ดอีกอย่างของ Bit ก็คือให้คุณปักหมุดเอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องเข้าถึงบ่อยในพื้นที่ทำงาน ทำให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว

7. การติดตามเอกสาร

ด้วย Bit คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับผู้อื่นนอกโลกผ่านลิงก์ที่ติดตามได้ คุณลักษณะการติดตามเอกสารนี้ช่วยให้คุณได้รับการวิเคราะห์แบบสดและข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่แชร์ เช่น ใครดูบ้าง ใช้เวลาเท่าไร เยี่ยมชมบ่อยแค่ไหน ฯลฯ เป็นวิธีที่ดีในการดูว่าผู้คนมีส่วนร่วมหรือโต้ตอบอย่างไร เอกสารของคุณ เลือกจากตัวเลือกต่างๆ เช่น การจับลูกค้าเป้าหมาย การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การหมดอายุของลิงก์ ฯลฯ

8. จัดการสิทธิ์และการเข้าถึงข้อมูล

Bit ช่วยให้คุณสามารถจัดการสิทธิ์และการเข้าถึงข้อมูลเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ พื้นที่ทำงานแต่ละแห่งอนุญาตให้คุณตั้งค่าสิทธิ์และระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ทำงานร่วมกันและแขกของคุณ คุณสามารถกำหนดการเข้าถึง แก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวให้กับผู้ใช้ของคุณ และแขกรับเชิญสามารถแสดงความคิดเห็นหรือการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว เฉพาะผู้ทำงานร่วมกันและผู้เยี่ยมชมที่ได้รับการเพิ่มในพื้นที่ทำงานเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารในพื้นที่ทำงานนั้นได้

คุณยังสามารถกำหนดบทบาทโดยรวมสำหรับแต่ละคนที่เพิ่มเข้ามาในองค์กรของคุณ เช่น เจ้าของ ผู้จัดการ สมาชิก หรือแขก แต่ละบทบาทมีระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันเพื่อเชิญผู้ใช้ เปลี่ยนการตั้งค่าการสมัคร ฯลฯ

เมื่อแชร์เอกสาร Bit ของคุณกับโลกภายนอก คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านที่กำหนดเอง เปิดใช้งานการหมดอายุของลิงก์ หรือปิดใช้งานลิงก์ที่แชร์ได้ทุกเมื่อ

9. ความสวยงามที่เรียบง่ายและน้อยที่สุด

ส่วนที่น่าสนใจเกี่ยวกับ Bit ก็คือแม้จะมีฟีเจอร์ที่น่าตื่นเต้นและมีประโยชน์ แต่ก็มีอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งหมายความว่าแม้ว่าคุณจะยังใหม่ต่อเทคโนโลยีและไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับการเข้ารหัส คุณก็สามารถเริ่มต้นใช้งานแพลตฟอร์ม Bit ได้อย่างง่ายดาย

การออกแบบที่เรียบง่ายและสวยงามของ Bit และ UX ที่ยอดเยี่ยมทำให้การไหลเวียนระหว่างเอกสารไปยังพื้นที่ทำงานดิจิทัลสะอาดและรวดเร็ว! มันให้แนวทางที่เป็นระบบและเป็นมืออาชีพสำหรับกระบวนการทั้งหมด!

สรุปแล้ว Bit เป็นเครื่องมือในฝันสำหรับทั้งบริษัทของคุณ เนื่องจากทำให้การจัดการเนื้อหาและปรับปรุงกระบวนการทำงานง่ายขึ้นและมีการโต้ตอบมากขึ้น! ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? ช่วยเหลือตัวเองและรับ Bit ทันที!

และตอนนี้ เตรียมตัวสำหรับการสรุป ซึ่งคุณจะได้รับแรงบันดาลใจในการดำเนินการและค้นพบพลังที่แท้จริงของการขจัดความวุ่นวายในธุรกิจของคุณ คอยติดตาม!

ห่อ

ขอแสดงความยินดี ฮีโร่เนื้อหา! เราได้กล่าวถึงการเดินทางอันยาวนานแต่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการเนื้อหาขององค์กร ไขความลับ ความสำคัญ ประโยชน์ ส่วนประกอบ และขั้นตอนการนำไปใช้งาน ด้วยความรู้ที่รวบรวมมาทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาทดสอบพลังของการจัดระเบียบและประสิทธิภาพในเอกสารของคุณ

ตอนนี้ใช้ซูเปอร์ฮีโร่ของการจัดการเนื้อหา – Bit.ai! ให้เป็นคู่หูที่ไว้ใจได้ของคุณในการต่อสู้กับความโกลาหล ทำให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณปลอดภัย และการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น จำไว้ว่าด้วย Bit.ai; คุณไม่เพียงแค่จัดการเนื้อหาเท่านั้น คุณกำลังนำกระแสแห่งผลผลิต! ดังนั้นอย่ารอช้าและลงมือทำตั้งแต่วันนี้

อ่านเพิ่มเติม:

การกระจายเนื้อหาคืออะไร & ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้!

Viral Marketing คืออะไร ข้อดีข้อเสียคืออะไร (ตัวอย่าง)

การตลาดบนโซเชียลมีเดีย 101: สุดยอดแนวทางสู่ความสำเร็จ!

ไมโครอินฟลูเอนเซอร์เพื่อเพิ่มลูกค้าและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต!

การนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่: คืออะไรและทำอย่างไร