การสื่อสารระดับองค์กร: กลยุทธ์ คุณลักษณะ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ยิ่งองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น การสื่อสารที่สำคัญยิ่งคือความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม การมองข้ามเครื่องมือและกลยุทธ์ระดับองค์กรในการปรับขนาดเป็นเรื่องง่าย

ต่างจากธุรกิจขนาดเล็กที่มีเดิมพันสูงกว่า การค้นหาแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดเพื่อทดแทนโครงสร้างพื้นฐานโทรคมนาคมที่ล้าสมัยนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก

อย่างไรก็ตาม มีอะไรให้คิดมากกว่าการเลือกผู้ให้บริการการสื่อสารระบบคลาวด์ที่เหมาะสม องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องมีแผนการโยกย้ายแบบกันกระสุน อยู่ในงบประมาณ และสนับสนุนการเติบโตในอนาคต

หากคุณกำลังจัดการกับฮาร์ดแวร์ที่ล้าสมัยและน่าจะเลิกใช้แล้ว คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ อ่านต่อเพื่อรับข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในองค์กรของคุณ

• ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการสื่อสารองค์กร
• ปรับขนาดด้วยการสื่อสารแบบครบวงจร
• กรอบงานในการเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการสื่อสารองค์กร

การสื่อสารระดับองค์กรประกอบด้วยเครื่องมือและแนวปฏิบัติขององค์กรในการทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลภายในและภายนอก ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ โทรศัพท์ อีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที และการประชุมทางวิดีโอแบบเห็นหน้ากัน

โซลูชันการสื่อสารระดับองค์กรจัดการแอปทางธุรกิจที่จำเป็นหลายอย่างไว้ในที่เดียว:

• เสียง: ฟังก์ชันเสียงของธุรกิจ รวมถึงโทรคมนาคมและความสามารถในการกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูง
• วิดีโอ: การประชุมทางวิดีโอแบบตัวต่อตัว และแบบทีมสำหรับการประชุม การฝึกอบรม และการสนับสนุนลูกค้า
• การ ส่งข้อความ: การส่งข้อความแบบรวมเป็นหนึ่ง (SMS) บวกกับการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์เพื่อคำตอบที่รวดเร็ว
• Contact Center: แอพที่ให้เครื่องมือ Omnichannel สำหรับทีมของคุณเพื่อสนับสนุนลูกค้า
• CRM: พนักงานขายสามารถเข้าถึงและจัดการไปป์ไลน์และข้อมูลลูกค้าได้อย่างง่ายดาย
• การวิเคราะห์: สร้างแดชบอร์ดที่สามารถดำเนินการได้ตามข้อมูลพื้นฐานที่พบในบริการการสื่อสาร
• APIs: ผลักหรือดึงข้อมูลธุรกิจอย่างปลอดภัยผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารตั้งแต่หนึ่งแพลตฟอร์มขึ้นไป

ตามเนื้อผ้า องค์กรขนาดใหญ่เชื่อมโยงกับระบบโทรศัพท์ภายในองค์กร ทำให้ไม่สามารถทำงานทางไกลได้ ผู้ดูแลระบบต้องกำหนดค่า ผู้ให้บริการ trunk ด้วย PBX ในสถานที่เพื่อเชื่อมต่อผู้ใช้ปลายทาง

เปลี่ยนเพื่อย้ายระบบโทรศัพท์ขององค์กรไปยังระบบคลาวด์

การระบาดใหญ่ได้เร่งแผนการย้ายการสื่อสารขององค์กรไปยังคลาวด์ อุปกรณ์รุ่นเก่าขาดฟังก์ชันการทำงานของระบบคลาวด์ในราคาเท่ากัน (หรือน้อยกว่า)

การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ได้มีไว้สำหรับคุณลักษณะใหม่เท่านั้น ใน รายงานสถานะไอทีปี 2022 การแก้ไขช่องว่างความเข้ากันได้ของฮาร์ดแวร์/ซอฟต์แวร์เพิ่มขึ้น 20% การวิจัยนำเสนอบริบทว่าเหตุใดองค์กรต่างๆ จึงปรับปรุงระบบการสื่อสารของตน:

“องค์กรมักจะมีทรัพยากรมากขึ้นสำหรับโครงการทดลอง พนักงานจำนวนมาก [...] ต้องการการสนับสนุนลูกค้าที่ดีขึ้น ความต้องการความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่ดีขึ้น และข้อเสนอส่วนลด”

สถานะไอทีปี 2022, SWZD

การสื่อสารเป็นสถานที่แห่งหนึ่งที่บริษัทของคุณไม่สามารถถูกทิ้งไว้ข้างหลังได้ นั่นคือเหตุผลที่บริษัทขนาดใหญ่ยินดีกับโซลูชั่น Unified Communication ( UCaaS )

UCaaS เพิ่มความคล่องตัวให้กับเครื่องมือสื่อสารจำนวนมากในอินเทอร์เฟซเดียว แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด ทำงานร่วมกับแอประดับองค์กรได้ดี เช่น ศูนย์ติดต่อ, CRM และสถานะอุปกรณ์เคลื่อนที่ ส่งผลให้บริษัทต่างๆ สามารถรักษาประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดให้กับพนักงานได้ง่ายขึ้น

และเนื่องจากมีการโฮสต์การสื่อสารระบบคลาวด์ ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและได้รับประโยชน์จากการอัปเดตเป็นประจำจึงน้อยกว่า

นี่คือการเปรียบเทียบระหว่างการสื่อสารขององค์กรแบบดั้งเดิมกับระบบคลาวด์ที่เทียบเท่า

ไม่ว่าคุณจะเลือกโซลูชันการสื่อสารระดับองค์กรประเภทใด การนำไปใช้งานถือเป็นโครงการที่สำคัญ ทำตามคำแนะนำของเราเพื่อดู รายการตรวจสอบ VoIP ที่เป็นประโยชน์เพื่อทำให้การย้ายข้อมูลง่ายขึ้น

ตอนนี้ มาเจาะลึกถึงความสามารถในการปรับขนาดและความหมายที่แท้จริงสำหรับบริษัทขนาดใหญ่

ปรับขนาดด้วยการสื่อสารแบบครบวงจร

เมื่อบริษัทขยายใหญ่ขึ้น ความต้องการความน่าเชื่อถือและประสิทธิภาพก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน หมดยุคของการออฟไลน์ในสำนักงานแล้วเมื่อต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการโทรคมนาคม

ความก้าวหน้าในระบบโทรศัพท์ระบบคลาวด์ช่วยให้บริษัทมีการสื่อสารทางธุรกิจอย่างต่อเนื่องและมั่นคง

ผู้ให้บริการระดับองค์กรมีมากกว่าเวิร์กโฟลว์และเครื่องมือการส่งข้อความแฟนซี ส่วนที่น่าตื่นเต้นอย่างหนึ่งเกี่ยวกับ UCaaS คืออินเทอร์เฟซสำหรับผู้ดูแลระบบ ทำให้ง่ายต่อการปรับการตั้งค่าผู้ใช้ เพิ่มความเร็วในการเริ่มต้นใช้งาน และทำให้พนักงานมีประสิทธิผล

มีข้อดีเด่นหลายประการของการสื่อสารแบบรวมศูนย์สำหรับองค์กร

1) ทำให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การกลับมาที่สำนักงานเป็นหลุมเป็นบ่อในช่วงปลายปี The New York Times รายงาน ว่า 54% ของนายจ้างในแมนฮัตตันอยู่ห่างไกลกันมาก โดยที่น้อยกว่า 10% ในสำนักงานทั้งหมด นอกจากนี้ แนวโน้มของสถานที่ทำงานแบบไฮบริดยังสนับสนุนแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์อย่างมาก

ผลผลิตและการสื่อสารเป็นสิ่งที่สัมพันธ์กัน กระนั้น องค์กรต่างๆ มักจะต่อสู้กับปัจเจกบุคคลและแม้แต่แผนกทั้งหมดก็ถูกปิดกั้น การสื่อสารหยุดชะงักลง ทีมจบลงด้วยการแข่งขันโดยบังเอิญ

พูดง่ายๆ ก็คือ การโอนสาย ไม่ได้มาแทนที่การทำงานร่วมกันในสำนักงาน

โซลูชันการสื่อสารแบบครบวงจรช่วยเสริมความแข็งแกร่งของการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น ผู้คนสามารถมีส่วนร่วมกับทีมของพวกเขาด้วยการแชร์หน้าจอ และกลุ่มสามารถให้การสนับสนุน (และลิงก์) ในการแชทได้

บันทึกการประชุมสามารถแชร์ แบบอะซิงโครนัส หลังจากการประชุมทีม ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลจะไหลอย่างอิสระมากขึ้น และโครงการต่างๆ จะไม่ถูกระงับ

2) รองรับแรงงานไฮบริด

การระบาดใหญ่ได้ผลักดันให้องค์กรส่วนใหญ่ปรับตัวเข้ากับการ ทำงานทางไกล อย่างไรก็ตาม ระบบโทรคมนาคมแบบเดิมไม่เคยได้รับการออกแบบให้ใช้งานนอกสำนักงาน ด้วยเหตุนี้ นายจ้างจำนวนมากจึงเสนอทางเลือกแบบไฮบริดในสำนักงานและทำงานจากที่บ้านสำหรับทีมของตน

หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของโซลูชันการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งคือฟังก์ชันการทำงานระยะไกลในตัว ประโยชน์นี้ช่วยลดปัญหาด้านไอทีและการเชื่อมต่อที่มากขึ้น — และประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น

แอป Nextiva ให้ผู้ใช้โทร เข้าร่วมการประชุม และแชทจากอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้

ที่เกี่ยวข้อง: ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล: คุณสมบัติ ค่าใช้จ่าย และประโยชน์

3) ปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ

เครื่องมือสื่อสารเป็นหนึ่งในระบบที่เสี่ยงต่อการโจมตีทางไซเบอร์มากที่สุด ด้วยเหตุนี้ การใช้จ่ายด้านความปลอดภัยด้านไอทีจึงคาดว่าจะสูงถึง 150 พันล้านดอลลาร์ ในปีนี้

การสื่อสารแบบรวมศูนย์ช่วยลดการรั่วไหลและการละเมิดข้อมูลขององค์กร แม้ว่าจะไม่มีระบบโทรศัพท์ใดที่ป้องกันได้ แต่ VoIP ก็ปลอดภัย ด้วยการเข้ารหัสการโทรที่ได้รับจาก TLS และ SRTP นอกจากนี้ บันทึกการโทรโดยละเอียดยังแสดงวิธีการใช้การสื่อสารของบริษัทคุณ

การรักษาความปลอดภัยนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ ผู้ให้บริการ UCaaS บางราย เช่น Nextiva เสนอการปฏิบัติตาม HIPAA และ SOC 2 เมื่อรวมกันแล้ว สิ่งนี้จะเพิ่มความเป็นส่วนตัวของลูกค้าและลดเบี้ยประกันของบริษัทลง

4) ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผลการดำเนินธุรกิจ

ปริมาณการโทรเข้าเป็นอย่างไร? โฟลว์การโทร IVR ใหม่ทำงานตามที่คาดไว้หรือไม่ แล้วแคมเปญโฆษณาใหม่นั้นล่ะ? คำถามเหล่านี้ไม่สามารถรอการส่งออก CSV ที่ยุ่งยากได้

นี่คือจุดเริ่มต้นของ การวิเคราะห์การโทร สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เนื่องจากการสื่อสารขององค์กรอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกัน การติดตามข้อมูลการโทรจึงง่ายกว่า นอกจากนี้ยังสามารถผสมผสานข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ เช่น CRM หรือตั๋วโปรแกรมช่วยเหลือ

ควรค่าแก่การกล่าวขวัญว่าฟังก์ชันการวิเคราะห์ไม่ได้จำกัดเฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้น ผู้ใช้ปลายทางทั้งทางเทคนิคและไม่ค่อยเข้าใจสามารถปรับเปลี่ยนแดชบอร์ดข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ทุกคนสามารถดูประสิทธิภาพของศูนย์ติดต่อของบริษัทได้

ส่วนที่ดีที่สุดคือสิ่งนี้ แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์ทำหน้าที่เป็นแหล่งเดียวสำหรับตัวชี้วัดทางธุรกิจ หัวหน้าแผนกจะไม่ถามว่า "คุณไปหาข้อมูลนั้นมาจากไหน" เนื่องจากทุกคนเห็นแบบเรียลไทม์ การลดความไม่แน่นอนช่วยให้ทุกคนมีสมาธิกับผลลัพธ์ในการขับขี่

5) อำนวยความสะดวกประสบการณ์ลูกค้าส่วนบุคคล

ลูกค้าในปัจจุบันคาดหวังประสบการณ์ที่ดีของลูกค้าทุกครั้งที่เข้าถึงพนักงานของคุณ ความจริงก็ไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป

รายงานล่าสุดของ Gartner พบว่า 69% ของเครื่องมือสื่อสารไม่ได้รวมเข้ากับ CRM คุณอาจพลาดข้อมูลสำคัญที่จะปรับปรุง ประสบการณ์ของลูกค้า

ตัวแทนส่วนหน้าจะสร้างความประทับใจให้ลูกค้าได้อย่างไร หากพวกเขาไม่มองลูกค้าแบบเดียวกัน?

การรวม UCaaS กับศูนย์ติดต่อของคุณอาจเป็นลิงก์ที่ขาดหายไป ทำไม

เจ้าหน้าที่ศูนย์ติดต่อสามารถดูสัญญาณชีพได้ทันทีที่พวกเขาเข้าถึงบัญชีของลูกค้า ข้อได้เปรียบนี้จะช่วยเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับการ โทรเข้า รวมถึงการประชุมแบบเห็นหน้ากัน

6) พนักงานออนบอร์ด (และช่วงเปลี่ยนผ่าน) เร็วขึ้น

การใช้ระบบสื่อสารขององค์กรไม่ใช่แค่การเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานที่ล้าสมัยของคุณเท่านั้น แต่เป็นโอกาสที่จะพัฒนากระบวนการของคุณในการต้อนรับพนักงานใหม่และทำให้พวกเขาทำงานต่อไปอย่างรวดเร็ว

สถานที่ทำงานหลายแห่งอนุญาตให้พนักงานใช้แอปธุรกิจที่ได้รับอนุมัติบนอุปกรณ์ที่มีอยู่ได้ สมาร์ทโฟนทำให้พวกเขาเชื่อมต่อกับทีมได้อย่างง่ายดาย มันจะไม่ใช้แบนด์วิดธ์มากนัก และให้การส่งข้อความทางธุรกิจที่ปลอดภัยในตัว

และเมื่อถึงเวลาต้องจัดหาโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ สิ่งที่พวกเขาต้องทำก็คือเสียบสายอีเทอร์เน็ต ซึ่งจะตั้งค่าอุปกรณ์โดยอัตโนมัติ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้พนักงานใหม่เริ่มต้นได้ทันที

7) ทำให้งานของการจัดการด้านไอทีง่ายขึ้น

มองไปรอบ ๆ. แผนกไอทีสมัยใหม่ได้ขยายขอบเขตออกไปในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา การเพิ่มเครื่องมือสื่อสารใหม่ให้กับความรับผิดชอบของคุณอาจเป็นเรื่องที่เหนื่อยยาก เราได้รับมัน

Unified Communications มีขึ้นเพื่อทำให้โลกของการจัดการไอทีง่ายขึ้น เนื่องจากทำงานในระบบคลาวด์ คุณจึงสามารถจัดการได้จากระยะไกล ไม่มีสคริปต์หรือคำสั่ง Powershell ที่เกะกะที่ต้องจำ

โซลูชัน UCaaS ของ Nextiva สร้างขึ้น สำหรับองค์กร ผู้ใช้ปลายทางสามารถแก้ไขความต้องการส่วนใหญ่ได้ด้วยตนเอง และเมื่อพวกเขาต้องการความเชี่ยวชาญของคุณ คุณก็สามารถช่วยเหลือพวกเขาได้ในไม่กี่นาที ไม่ใช่ชั่วโมงหรือวัน

การย้ายไปยังระบบคลาวด์มีประโยชน์มากมาย เช่น การผสานรวมกับ Microsoft Outlook และ Teams อย่างลึกซึ้ง เป็นต้น

แอป Nextiva ทำงานบน iPhone, Android, Mac และ Windows และคุณจะไม่ต้องใช้เวลาหนึ่งปีในการเรียนรู้มัน

กรอบงานในการเลือกผู้ให้บริการสื่อสารองค์กรที่เหมาะสม

การเปลี่ยนระบบการสื่อสารในองค์กรของคุณถือเป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญ มันต้องได้รับการสนับสนุนภายในและกลยุทธ์ที่ชัดเจน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ทำอันตรายมากกว่าดี

Josh Harder อดีตรองประธานของ Bessemer Venture Partners สรุปได้ดีที่สุดเมื่อเขา เขียนว่า "ในองค์กร ระบบประปาไม่เคยน่าตื่นเต้นเท่างานติดตั้ง"

หลังจากที่ได้ช่วยเหลือบริษัทหลายพันแห่งในการเปลี่ยนแปลง เราได้พัฒนากรอบงานในการค้นหาผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม:

การปฏิบัติตามกรอบนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะแล้วและพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างดี

ประเมินความต้องการ — จัดทำรายการความต้องการด้านการสื่อสารในปัจจุบันและอนาคตของคุณ

อย่างน้อยที่สุด แพลตฟอร์มการสื่อสารขององค์กรจะต้องสอดคล้องกับความต้องการในปัจจุบันของคุณ อย่างไรก็ตาม เป้าหมายสูงสุดของโครงการนี้คือเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

• ตรวจดูสิ่งที่คุณต้องการเพื่อรักษาเวิร์กโฟลว์และกระบวนการปัจจุบันของคุณ
• รวบรวมข้อมูลจากหัวหน้าทีมเพื่อทำความเข้าใจมุมมองและความต้องการเฉพาะของพวกเขา
• รับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานในอดีตเพื่อเปรียบเทียบความต้องการของระบบในปัจจุบัน

กลยุทธ์การสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพมีพื้นฐานมาจากความเป็นจริง แต่มุ่งเน้นไปที่อนาคต ข้อมูลทางประวัติศาสตร์และเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่หลากหลายช่วยสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการและข้อกำหนด

ผู้ขายรายย่อย — ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการสนับสนุนความต้องการทางธุรกิจของคุณ

รายการคุณสมบัติและความต้องการในอนาคตจะช่วยตัดผู้จำหน่ายที่ไม่สามารถตอบสนองความคาดหวังของคุณ แต่ฟีเจอร์ไม่ใช่สิ่งที่คุณพิจารณาเพียงอย่างเดียว

การวิเคราะห์โดย Gartner คาดการณ์ว่า 75% ของผู้ใช้ระดับองค์กรจะ ไม่ใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ในปี 2024 ตัวเลขนี้เพิ่มขึ้นจาก 30% ในปี 2020

• ยืนยันว่ามีฟังก์ชันซอฟต์โฟน (แอพ) สำหรับผู้ใช้
• ตรวจสอบความเข้ากันได้สำหรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ โทรศัพท์สำหรับการประชุม และระบบเพจจิ้งที่มีอยู่
• รับความชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการโอนย้ายหมายเลขและข้อมูลอื่นๆ จากองค์กร

ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง — ตรวจสอบบทวิจารณ์สำหรับมุมมองที่สมดุล

แบรนด์ที่มีชื่อเสียงไม่จำเป็นต้องเป็นนวัตกรรมใหม่ที่สุดในอุตสาหกรรมการสื่อสารขององค์กร ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องยากที่จะเลือกผู้ให้บริการที่คุณไว้วางใจและรู้ว่าจะให้บริการคุณในระยะยาว

เมื่อคุณจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลง คุณจะต้องยืนยันว่าพวกเขาสามารถจัดการกับองค์กรขนาดของคุณได้ ต่อไปนี้คือตัวชี้วัดสำคัญที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินคุณภาพที่แท้จริงของผู้ให้บริการ:

• รายงานระยะเวลาทำงาน: ความน่าเชื่อถือต้องอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ มองหาบริษัทที่ มีเวลาให้บริการ 99.999% ทั่วทั้งเครือข่าย หลายบริษัทเปิดเผยรายงานสถานะการออนไลน์ของตนต่อสาธารณะ
• บทวิจารณ์ที่สำคัญ: ตรวจสอบไซต์บทวิจารณ์ออนไลน์เพื่อดูมุมมองจากผู้ใช้จริงและแหล่งที่เชื่อถือได้ คุณมักจะกรองตามอุตสาหกรรมและขนาดบริษัทได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น US News ยกให้ Nextiva เป็น บริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ดีที่สุด ลูกค้ายังให้คะแนน Nextiva สูงที่สุดในบรรดาบริษัทในตลาดระดับกลาง (พนักงาน 51-1,000 คน) ในอเมริกาเหนือในด้าน G2
• การอ้างอิงลูกค้า: ถามผู้ขายว่าพวกเขามีลูกค้าอ้างอิงที่พวกเขาสามารถแนะนำให้กับคุณได้หรือไม่ ถามพวกเขาเกี่ยวกับประสบการณ์ ปัญหาที่เคยมี และพวกเขาจะแนะนำบริษัทหรือไม่ ความรู้โดยตรงนี้มีค่ามาก

รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย — หลีกเลี่ยงความประหลาดใจตั้งแต่เนิ่นๆ

การยกเครื่องเทคโนโลยีครั้งสำคัญใดๆ จำเป็นต้องมีพื้นฐานมาจากความต้องการทางธุรกิจ คุณยังต้องการแชมเปี้ยนของคุณภายในเพื่อที่จะผ่านมันไปได้

• ระบุผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารสำหรับโครงการสื่อสารองค์กรและเป้าหมาย อาจเป็น CTO/CIO แต่ไม่จำเป็นต้องเป็น
• รับงบประมาณสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน การอัปเกรดเทคโนโลยีเสริม และค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในภายหลัง คุณไม่จำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลเฉพาะกับผู้ขาย แต่การมีหุ่นเบสบอลนั้นช่วยได้
• ปรับโซลูชันการสื่อสารใหม่ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือกลยุทธ์ทางธุรกิจที่กว้างขึ้น หากเป็นการลดต้นทุน อย่าฝังความจริงนั้น ศึกษาเพื่อดูว่าฟังก์ชันใดบ้างที่เป็นไปได้สำหรับงบประมาณที่คุณมีอยู่

ผู้บริหารไม่ว่าง แต่การทำให้พวกเขามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของคุณ

การสำรวจทั่วโลก ล่าสุดของ McKinsey พบว่าองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงมีแนวโน้มเกือบสองเท่าที่จะมีผู้บริหารระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับโครงการลงทุนด้านเทคโนโลยี

การรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาช่วยทำให้เกิดกรณีทางธุรกิจ จึงไม่ชะงักงันในภายหลัง

เรียกใช้การพิสูจน์แนวคิด — ตั้งค่าการประเมินในโลกแห่งความเป็นจริง

ขั้นตอนสุดท้ายคือการลดความเสี่ยงต่อการเลือกของคุณโดยใช้การพิสูจน์แนวคิด (POC)

POC เป็นโครงการขนาดเล็กกว่าที่ช่วยให้คุณเห็นว่าโซลูชันเทคโนโลยีทำงานอย่างไรสำหรับความต้องการขององค์กรของคุณ

ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องดำเนินการสิ่งที่เรียกว่า "โครงการประภาคาร" ให้ผลตอบแทนที่สำคัญพร้อมความเสี่ยงที่จัดการได้ มีสามสถานการณ์ในอุดมคติที่ควรลอง:

• ฝ่ายบริการลูกค้า - รับตัวแทนสนับสนุนลูกค้าสองสามรายเพื่อลองใช้ แพลตฟอร์มคอลเซ็นเตอร์ใหม่ เครื่องมือเหล่านี้รวมการสื่อสารของทีมสนับสนุนทั้งหมดไว้ในที่เดียว ด้วยวิธีนี้ การสนทนากับลูกค้าจะไหลจากโซเชียลมีเดีย แชท และโทรศัพท์โดยไม่สูญเสียข้อมูลลูกค้า
• ทีมขาย - ตัวอย่างที่สองในการสำรวจคือการนำร่องสมาชิกสองสามคนจากองค์กรขายของคุณ คุณจะเห็นว่าแพลตฟอร์มการสื่อสารทำงานร่วมกับระบบและกระบวนการที่มีอยู่ได้อย่างไร
• SIP trunks - โปรเจ็กต์ที่สามนั้นยอดเยี่ยมหากคุณใช้ PBX ภายในองค์กร เพิ่มความสามารถในการโทรโดยแทนที่การเชื่อมต่อ POTS/PRI ด้วย ผู้ให้บริการลำต้น SIP ระดับองค์กร คุณจะเก็บฮาร์ดแวร์ในสถานที่ไว้และสำรองข้อมูลด้วยความสามารถในการปรับขนาดของระบบคลาวด์

โครงการพิสูจน์แนวคิดเหล่านี้ช่วยให้คุณเข้าใจถึงจุดแข็งของผู้ให้บริการด้านการสื่อสารอย่างชัดเจน การประเมินการสนับสนุน ความน่าเชื่อถือ และความสะดวกในการใช้งาน ถือเป็นการชั่งน้ำหนักการตัดสินใจของคุณที่จะก้าวไปข้างหน้า

POC ควรดำเนินการอย่างน้อยสี่ถึงแปดสัปดาห์และรวมข้อเสนอแนะที่มีโครงสร้าง พูดคุยกับทีมของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าเครื่องมือเหล่านี้ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาอย่างไร

Call Flow Builder ของ Nextiva ช่วยให้คุณอัปเดตการกำหนดเส้นทางการโทรได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิก

เร่งการเติบโตด้วยการสื่อสารระดับองค์กร

ทุกบริษัทอาศัยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อการดำเนินธุรกิจที่ราบรื่น การทำงานร่วมกันข้ามแผนก หรือมอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าแก่ลูกค้า

เมื่อปฏิบัติงานในวงกว้าง คุณต้องมีผู้ให้บริการที่เตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการเติบโตในอนาคต

โซลูชันระดับองค์กรที่เหมาะสม เช่น Nextiva จะปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงของคุณ และเมื่อคุณอัปเกรด คุณจะสื่อสารได้ดีขึ้น ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น และเติบโตเร็วขึ้น