ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น: ความสำคัญของระบบการทำงานร่วมกันในองค์กร

นักเขียนคำโฆษณาของคุณอยู่ในซานดิเอโก นักพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณอยู่ในไมอามี และนักออกแบบกราฟิกของคุณอยู่ในลอนดอน ภายในสิ้นสัปดาห์ พวกเขาต้องร่วมมือกันเพื่อเผยแพร่หน้า Landing Page หลังการคลิก คุณทำให้มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?

ปริศนาที่คล้ายกันเผชิญกับธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน เนื่องจากไม่มีโฮมออฟฟิศและพนักงานที่อยู่ตามโซนเวลา การทำงานเป็นทีมจึงกลายเป็นงานที่เป็นไปไม่ได้ นั่นเป็นเหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ หันมาใช้ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรมากขึ้นเรื่อยๆ

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรคืออะไร?

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในโครงการที่ปกติจะน่าเบื่อหรือไม่มีประสิทธิภาพ หรือต้องการให้สมาชิกอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบการทำงานร่วมกันสามารถรวมเครื่องมือที่เปิดใช้งานการประชุมทางวิดีโอ หรือการแบ่งปันเอกสาร หรือคุณสมบัติอื่นๆ ที่ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มเป็นเรื่องง่าย

ตัวอย่างระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรทำให้ทีมมีประสิทธิผลมากขึ้น

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการความร่วมมือเหมือนกัน ซอฟต์แวร์บางตัวให้ความสำคัญกับซอฟต์แวร์การจัดการงาน ในขณะที่บางตัวต้องการโซลูชันการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ต่อไปนี้คือบางส่วนของระบบความร่วมมือในองค์กรที่ได้รับความนิยมสูงสุดที่ทีมใช้เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพ ซึ่งหลายระบบเราใช้ที่ Instapage (สำหรับเคล็ดลับวิธีการใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันใหม่สำหรับทีมของคุณ ไปที่นี่)

หย่อน

อีเมลทำงานช้าและเทอะทะ และสำหรับการสื่อสารแบบทันที อีเมลก็ไม่ได้ตัดทิ้ง นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้คนนับล้านใช้ Slack

โอกาสที่คุณจะคุ้นเคยกับเครื่องมือนี้แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้ก็ตาม และถ้าคุณไม่ เราแนะนำให้คุณลองอย่างน้อย ในระดับพื้นฐานที่สุด ระบบการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้สมาชิกสองคนในทีมสามารถส่งข้อความหากันได้ทันที แต่ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติอื่นๆ อีกเล็กน้อยที่ทำให้การทำงานร่วมกันในรูปแบบอื่นๆ ง่ายขึ้น เช่น:

• เธรดกลุ่มที่ให้คุณพูดคุยกับทั้งทีม
• ค้นหาอย่างลึกซึ้งเมื่อคุณต้องการค้นหาสิ่งที่เจ้านายของคุณพูดเกี่ยวกับสโลแกนของบริษัทใหม่เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
• การแชร์ไฟล์แบบลากแล้ววางที่ง่ายดาย คุณจึงไม่ต้องกลับไปกลับมาระหว่างแชทกับเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม
• การผสานรวมสำหรับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันอื่นๆ เช่น โซลูชันการประชุมผ่านวิดีโอ

อาสนะ

หน้าการขายนั้นควรจะเผยแพร่เมื่อใด พฤหัสบดีนี้หรือปีหน้า? นักออกแบบได้เริ่มทำงานกับภาพที่กำหนดเองที่เราต้องการแล้วหรือยัง?

คำถามเช่นนี้เกิดขึ้นบ่อยเมื่อคุณไม่มีแพลตฟอร์มการจัดการงาน เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ พวกเราที่ Instapage จึงใช้อาสนะ

ระบบการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้คุณทำได้มากกว่าการมอบหมายโครงการ มันช่วยให้คุณตามกำหนดเวลาด้วยฟีดที่แสดงสถานะที่อัปเดตของโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทราบได้ว่านักออกแบบเหล่านั้นได้สร้างภาพที่กำหนดเองที่คุณต้องการสำหรับหน้าการขายเสร็จแล้วหรือไม่ และคุณยังสามารถทราบได้ว่าผู้เขียนคำโฆษณาได้เริ่มร่างข้อโต้แย้งที่โน้มน้าวใจสำหรับภาพนั้นแล้วหรือยัง

ในทุกขั้นตอน งานจะได้รับการอัปเดตตามที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย และจากแดชบอร์ด คุณสามารถลากไทล์ได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณทำการวัดประสิทธิภาพโครงการที่สำคัญ นั่นทำให้การทำตามกำหนดเวลาง่ายขึ้นและจัดสรรทรัพยากรได้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ ผู้ที่สามารถให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมแก่นักออกแบบคนเดียวในการรวบรวมรูปภาพที่กำหนดเองเหล่านั้น หากเขาไม่มีเวลาสร้างภายในวันอังคาร

เมื่อคุณรับทราบข้อมูลล่าสุดว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรในแต่ละโครงการ ข้อมูลดังกล่าวจะแสดงในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย และเมื่อโปรเจกต์นั้นเสร็จสิ้น คุณสามารถเก็บถาวรงานและตรวจสอบในภายหลังเพื่อดูว่ากระบวนการและเวิร์กโฟลว์ที่ให้ประสิทธิผลสูงสุดของคุณคืออะไร

โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage

เราไม่จำเป็นต้องบอกคุณว่าการทำงานร่วมกันบนหน้า Landing Page หลังการคลิกนั้นยากเพียงใด หากคุณไม่ใช่ลูกค้าของ Instapage คุณก็รู้ และถ้าคุณเคย คุณก็น่าจะเคยรู้จัก ในการรับจากเวอร์ชันหนึ่งของ wireframe ไปเป็นเวอร์ชันสองถึงสามไปยังเวอร์ชันสุดท้ายของ wireframe และจากนั้นเป็นเวอร์ชันสุดท้ายของ wireframe (เราทุกคนรู้ว่าเวอร์ชันสุดท้ายไม่เคยเป็นเวอร์ชันสุดท้าย) มีเทปสีแดงมากมาย

หากคุณใช้โซลูชัน Instapage Collaboration อยู่แล้ว คุณจะต้องทบทวนดูว่าเทปสีแดงนั้นมีลักษณะอย่างไร มีภาพหน้าจอที่มีข้อความสีแดงซึ่งถูกส่งไปทั่วสำนักงานเพื่อขอความคิดเห็น และยิ่งถูกส่งต่อไปทั่ว ข้อความสีแดงก็ยิ่งปกคลุมจนคุณมองไม่เห็นปุ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจอีกต่อไป

นอกจากนี้ยังมีเครือข่ายอีเมลที่ทำลายสถิติจำนวนการตอบกลับ ผู้ตอบกลับกล่าวว่า "นี่คือข้อเสนอแนะที่แก้ไขแล้วของฉัน" และ "ฉันคิดว่าเราควรเปลี่ยนคำกระตุ้นการตัดสินใจ แต่คุณจะเห็นความคิดเห็นฉบับเต็มของฉันในข้อความสีแดงบนภาพหน้าจอ" และเมื่อคุณได้รับคำติชมจากทีมเพียงรอบเดียวเสร็จ คุณอาจต้องการเปลี่ยนที่อยู่อีเมลหรือปิดแล็ปท็อปแล้วยกมันออกไปนอกหน้าต่างเหมือนนักขว้างจักรโอลิมปิกที่กำลังคว้าทอง

SOS หากสถานการณ์นั้นดูคุ้นเคยเกินไป คุณต้องใช้ Instapage Collaboration Solution จะช่วยประหยัดเวลา ปวดหัว และค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแล็ปท็อปเครื่องเก่าของคุณ นี่คือวิธี:

• ทำงานกับหน้า Landing Page หลังการคลิกเวอร์ชันที่อัปเดตอย่างลื่นไหลกับทั้งทีมแบบเรียลไทม์
• วางฮอตสปอตที่ใดก็ได้บนเพจเพื่อแสดงความคิดเห็นในองค์ประกอบใดๆ
• ดูความคิดเห็นทั้งหมดของคุณจากทุกหน้าของคุณในฟีดที่สะดวกซึ่งทำให้การตอบกลับข้อเสนอแนะและการแก้ไขปัญหาการออกแบบไม่ยุ่งยาก
• เชิญทุกคนให้แสดงความคิดเห็นโดยกดปุ่ม "แบ่งปัน" ที่มุมขวาบนของหน้า
• จัดการสิทธิ์สำหรับผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมด รวมถึงความคิดเห็นที่มองเห็นได้และมองไม่เห็น (ดีที่สุดเมื่อลูกค้าของคุณพูดว่า “มาเปลี่ยนสีปุ่มกลับเป็นสีน้ำเงินกันเถอะ” และผู้ออกแบบของคุณพูดว่า “เปลี่ยนสีปุ่มที่สี่? คุณต้องทำ ล้อเล่น”)

โมโนสแนป

บ่อยครั้งกับทีมระยะไกล สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารสิ่งต่างๆ อย่างรวดเร็วและเฉพาะเจาะจง คุณสามารถเขียนอีเมลขนาดยาวโดยระบุรายละเอียดว่าต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและอย่างไร หรือคุณสามารถจับภาพหน้าจอและเพิ่มลูกศรและรายละเอียดอื่นๆ ของสิ่งที่อาจต้องเปลี่ยนแปลง Monosnap เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำเช่นนี้

ที่ Instapage เราใช้มันเพื่อจับภาพและแก้ไขภาพหน้าจอเพื่อแบ่งปันสิ่งที่อาจเกี่ยวข้องกับโครงการที่เรากำลังดำเนินการอย่างรวดเร็ว นั่นอาจเป็นหน้าผลลัพธ์ของเครื่องมือค้นหา เมตริกเฉพาะบนแดชบอร์ดการวิเคราะห์ หรือการเปลี่ยนแปลงที่เรากำลังทำกับหน้าเว็บ เมื่อคุณจับภาพเป้าหมายของคุณแล้ว คุณสามารถวางรูปภาพของคุณได้ทุกที่ตามที่เป็น — หรือคุณสามารถครอบตัด ไฮไลท์ ชี้ด้วยลูกศรและใส่ความคิดเห็นเป็นข้อความสีแดง จากนั้นอัปโหลดรูปภาพที่แก้ไขไปยังเซิร์ฟเวอร์และส่งลิงก์ไปยังรูปภาพเป็นข้อความ

Google Docs

เพื่อการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ทีมการตลาดเนื้อหาส่วนใหญ่ไม่ต้องการอะไรมากไปกว่า Google เอกสาร ระบบการทำงานร่วมกันฟรีและใช้งานง่ายทำให้กระบวนการเขียนและแก้ไขเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการเนื้อหาและพนักงาน

ผู้เขียนจะพบว่าคล้ายกับการใช้ Microsoft Word มีฟังก์ชันพื้นฐานทั้งหมดที่อนุญาตให้จัดรูปแบบข้อความ และมีประโยชน์อย่างยิ่งคือเมนูแบบเลื่อนลงที่ช่วยให้ผู้เขียน SEO ติดป้ายกำกับหัวข้อย่อยของตนได้อย่างง่ายดาย

แต่ฟังก์ชันขั้นสูงกว่าเล็กน้อยคือสิ่งที่ทำให้ Google เอกสารยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน คุณลักษณะ "ความคิดเห็น" ช่วยให้ผู้แก้ไขเน้นวลีเพื่อแสดงความคิดเห็นได้อย่างง่ายดาย และโหมดการอนุญาตแบบหนึ่งที่เรียกว่า "การแนะนำ" ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงข้อความที่ผู้เขียนสามารถตรวจสอบและยอมรับหรือปฏิเสธในภายหลังได้อย่างง่ายดายด้วย การกดปุ่ม

ปฏิทิน

นี่คือห่วงโซ่อีเมลที่ดูคุ้นเคย จากเขาถึงคุณ: "เฮ้ เวลาที่ดีที่สุดสำหรับคุณที่จะพบกัน?"

จากคุณถึงเขา: “วันนี้ฉันว่างทั้งวันเลย แล้วก่อนอาหารกลางวันล่ะ?”

จากเขาถึงคุณ: “วันนี้ไม่ได้ ท่วมท้น พรุ่งนี้จะเป็นอย่างไร?"

จากคุณถึงเขา: “ไม่ พรุ่งนี้ฉันทำงานตามกำหนดเส้นตายที่รัดกุม และฉันมีนัดกับเท็ดตอนบ่าย และเขาเป็นคนพูดมาก ดังนั้นมันอาจจะยาว”

จากเขาถึงคุณ: "อ๊อฟ เท็ดสามารถขึ้นจมูกได้ ขอโทษนะ คุณต้องจัดการเรื่องนั้น แต่ฉันจองไว้ตลอดสัปดาห์ที่เหลือ”

จากนั้น อีเมลเชนนั้นจะกลับมาทำงานต่อในสัปดาห์หน้า และจะเต็มไปด้วยข้อความเดิมๆ ซ้ำๆ ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ ทีมจำนวนมากจึงใช้ Calendly

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณกำหนดเวลาที่คุณว่าง และเพียงแค่กำหนดตารางเวลาให้กับใครก็ตามที่คุณกำลังพยายามพบปะด้วย ซึ่งสามารถเลือกเวลาที่พวกเขาว่างตามตารางเวลาของคุณได้เช่นกัน

GoToMeeting

บางครั้งคุณต้องใช้เวลาเผชิญหน้ากันสักหน่อย ไม่ใช่แบบบนโทรศัพท์ของคุณ แต่เป็นแบบสำหรับการพบปะกับนักลงทุนหรือผู้บริหารเพื่อรายงานเกี่ยวกับจำนวนการได้มาซึ่งผู้ใช้ล่าสุด GoToMeeting เป็นเป้าหมายสำหรับผู้ใช้ 16 ล้านคนที่มีส่วนร่วมในการโต้ตอบจากระยะไกลเช่นนั้น

ระบบการทำงานร่วมกันจะช่วยให้คุณตั้งค่าห้องแบบกำหนดเองสำหรับการประชุมต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เชิญผู้เข้าร่วมจากสถานที่ต่างๆ จำนวนมาก และแม้แต่เริ่มบันทึกการประชุมของคุณด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ฟีดความละเอียดสูงทำให้ประสบการณ์ทั้งหมดเป็นส่วนตัวมากขึ้น ในขณะที่เครื่องมือวาดภาพและฟีเจอร์การแพร่ภาพหน้าจอช่วยให้คุณแบ่งปันสิ่งที่คุณกำลังดูได้อย่างแม่นยำ

ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นด้วยระบบการทำงานร่วมกันในองค์กร

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากธุรกิจต่างๆ ต้องทำงานทางไกลและต้องการรักษาเวิร์กโฟลว์ของทีมที่มีประสิทธิผล ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา พบปะกัน รับผิดชอบซึ่งกันและกัน และแบ่งปันเนื้อหาที่สำคัญที่สุดของคุณเพื่อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ค้นหาว่าการผลิตหน้า Landing Page รวดเร็วและไม่เจ็บปวดนั้นเป็นอย่างไรด้วยความช่วยเหลือจาก Instapage Collaboration Solution ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Enterprise วันนี้