วิธีแนะนำซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันใหม่ให้กับทีมของคุณอย่างชาญฉลาด

การให้ทีมของคุณใช้เครื่องมือใหม่นั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด ในความเป็นจริงการบังคับพวกเขามีศักยภาพที่จะทำให้ธุรกิจทั้งหมดของคุณเข้าสู่ความโกลาหล

การศึกษาแสดงให้เห็นว่าความไม่แยแสของพนักงาน การเลิกจ้าง และความไม่เป็นมิตรต่อผู้จัดการสามารถเพิ่มขึ้นได้ทั้งหมดเมื่อคุณดำเนินการเปลี่ยนแปลงในทางที่ผิด

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรมีความสำคัญต่อเวิร์กโฟลว์ที่เหนียวแน่นมากขึ้น ดังนั้นคุณควรรู้วิธีแนะนำซอฟต์แวร์ใหม่ให้กับทีมของคุณ นี่คือวิธีการทำให้ถูกต้อง

เชิญพวกเขาให้ประเมินซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน

เมื่อประมาณ 65 ปีที่แล้ว นักวิจัย Lester Coch และ John French Jr. ได้ค้นพบสิ่งที่น่าประหลาดใจในโรงงานเสื้อผ้าแห่งหนึ่ง

ในการศึกษาที่มีเป้าหมายเพื่อวัดผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงในองค์กรที่มีต่อพนักงาน พวกเขาได้แยกพนักงานออกเป็นสี่กลุ่มที่มีระดับความสอดคล้องกันและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ใกล้เคียงกัน ใน 3 ใน 4 กลุ่มนี้ พวกเขาพบความแตกต่างที่สำคัญบางประการในด้านพฤติกรรม:

(ไม่รวมกลุ่มที่ 2 เนื่องจากไม่มีผลกระทบต่อผลการทดสอบ)

• กลุ่มที่ 1:

กลุ่มนี้ถูกระบุโดยนักวิจัยว่าเป็นกลุ่ม "ไม่มีส่วนร่วม" สมาชิกของกลุ่มที่ 1 ถูกเรียกเข้าไปในห้องประชุมโดยระดับสูงและบอกว่าต้องปรับปรุงกระบวนการประกอบ

จากนั้นผู้จัดการได้ให้วิธีการเฉพาะเพื่อปรับปรุงความเร็วในการประกอบ พวกเขาไม่ได้บอกว่ากระบวนการนั้นเกี่ยวข้องกับอะไร พวกเขาได้รับคำสั่งให้กลับไปที่สถานีของตนและปฏิบัติตาม

• กลุ่ม 3 และ 4:

ทั้งสองกลุ่มนี้เรียกว่ากลุ่ม "การมีส่วนร่วมทั้งหมด" พวกเขาได้รับแจ้งจากผู้บริหารว่ามีความจำเป็นต้องปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และขอให้ระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข

เมื่อผู้ปฏิบัติงานตกลงเกี่ยวกับขั้นตอนที่สามารถกำจัดได้และกระบวนการที่สามารถปรับปรุงได้ ทั้งสองกลุ่มจะได้รับการฝึกอบรมอย่างเต็มที่ในวิธีการใหม่ ซึ่งแตกต่างจากกลุ่มที่ 1 คนงานเหล่านี้พูดได้อย่างสมบูรณ์ว่าวิธีการใหม่นี้เกี่ยวข้องกับอะไร

เกิดอะไรขึ้นต่อไป นักทดลองตกตะลึง นี่คือสิ่งที่พวกเขาเขียนเกี่ยวกับกลุ่มที่หนึ่ง:

“การต่อต้านเกิดขึ้นแทบจะในทันทีหลังจากการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น การแสดงอาการก้าวร้าวต่อผู้บริหารที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน เช่น ความขัดแย้งกับวิศวกรวิธีการ ... การเป็นศัตรูต่อหัวหน้างาน การจำกัดการผลิตโดยเจตนา และการขาดความร่วมมือกับหัวหน้างาน มีการเลิกจ้าง 17% ใน 40 วันแรก มีการยื่นเรื่องร้องทุกข์เกี่ยวกับอัตราต่อชิ้น แต่เมื่อตรวจสอบอัตราก็พบว่า 'หลวม' เล็กน้อย”

เมื่อเทียบกับก่อนนำกระบวนการใหม่มาใช้ พนักงานเหล่านี้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพประมาณ 65% และยังคงอยู่ในระดับนั้นเป็นเวลา 30 วันหลังจากทำการเปลี่ยนแปลง

กลุ่มที่ 3 และ 4 ยังเห็นการลดลงของประสิทธิภาพในตอนแรก แม้ว่ามันจะรุนแรงน้อยกว่ากลุ่มที่ 1 มาก แต่ก็อยู่ได้ไม่นานนัก

เมื่อพวกเขาคุ้นเคยกับกระบวนการใหม่แล้ว พนักงานในกลุ่ม "การมีส่วนร่วมทั้งหมด" ไม่เพียงแต่จะกลับไปสู่ประสิทธิภาพการผลิตระดับเดิมเท่านั้น แต่พวกเขาแซงหน้าไป และพวกเขาทำเช่นนั้นโดยไม่มีท่าทีเป็นศัตรูหรือก้าวร้าวต่อฝ่ายบริหาร

บทเรียนที่นี่? ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในขั้นตอนการใช้เครื่องมือใหม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณสนใจใช้ Instapage ให้ทั้งทีมของคุณทดลองใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถใช้แพลตฟอร์มเพื่อสร้างเพจร่วมกันได้อย่างง่ายดายโดยใช้โซลูชันการทำงานร่วมกันใหม่ของเรา:

เชิญความคิดเห็นของพวกเขาและนำมาพิจารณา หากพวกเขากำลังจะใช้งาน คุณลักษณะทั้งหมดของซอฟต์แวร์จำเป็นต้องทำงานให้กับพวกเขาเช่นเดียวกับคุณ

ลดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่เกี่ยวข้องกับการนำซอฟต์แวร์ใหม่ขององค์กรมาใช้

สี่ปีหลังจาก Coch และ French ก้าวเข้ามาในโรงงานเสื้อผ้าแห่งนั้น Paul Lawrence และ Harriet Ronken ได้มีโอกาสสังเกตปฏิสัมพันธ์ที่เปิดหูเปิดตาในโรงงานไฟฟ้าแห่งหนึ่ง

ในการตั้งค่าเฉพาะนี้ ทีมวิศวกร/ผู้ปฏิบัติงานยังคงติดต่อกันทุกวัน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่วิศวกรจะแนะนำการปรับปรุงขั้นตอนให้กับผู้ปฏิบัติงาน หรือในทางกลับกัน เมื่อเห็นว่าส่วนหรือกระบวนการใดไม่ได้ผล ทีมงานจะพยายามแก้ไขร่วมกัน

ระบบทำงานได้ในกรณีส่วนใหญ่ แต่ก็มีระบบหนึ่งที่ไม่ทำงาน เมื่อวิศวกรติดต่อผู้ควบคุมเครื่องรายหนึ่งซึ่งเขาไม่ได้ทำงานด้วยเป็นประจำและแนะนำให้เธอลองชิ้นส่วนใหม่ สิ่งต่างๆ เปลี่ยนไปจากปกติเล็กน้อย

แทนที่จะทดสอบอย่างถูกต้อง เธอ “ไม่ได้ดูแลชิ้นส่วนด้วยความระมัดระวังตามปกติ หลังจากที่เธอประกอบผลิตภัณฑ์แล้ว เธอก็ทดสอบและไม่ผ่านการตรวจสอบ เธอหันไปหาวิศวกรคนใหม่และพูดอย่างมีชัยว่า 'มันไม่ได้ผล'”

เมื่อวิศวกรแนะนำให้เธอทดสอบชิ้นส่วนอื่นๆ มากขึ้น เธอก็กลับทำ – อีกครั้ง ครึ่งๆ กลางๆ – ติดตั้งชิ้นส่วนเหล่านั้นในแบบที่นักวิจัยเรียกว่า “ลักษณะที่หยาบผิดปกติ” และอีกครั้ง พวกเขาไม่ทำงาน

ดูเหมือนว่าเธอจงใจก่อวินาศกรรมการออกแบบใหม่

เมื่อวิศวกรคนใหม่ออกไป ผู้ปฏิบัติงานก็หันไปหาวิศวกรที่เธอทำงานด้วยเป็นประจำและบอกเขาว่าแนวคิดของวิศวกรคนใหม่นั้น “ไม่ดี”

นั่นคือเวลาที่นักวิจัยตระหนักว่ามีทั้งด้านเทคนิค และด้านสังคม ที่ต้องเปลี่ยนแปลง ในกรณีนี้ การเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคคือการปรับเปลี่ยนการออกแบบการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน การเปลี่ยนแปลงทางสังคมคือวิศวกรที่ไม่คุ้นเคยที่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงนั้น

ในกรณีของคุณ การเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคคือการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบใหม่ แต่การเปลี่ยนแปลงนั้นจะมีผลทางสังคมอะไรบ้าง? เครื่องมือจะเปลี่ยนวิธีการทำงานของทีมของคุณอย่างไร

ใครจะเป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลง? จะปรับโครงสร้างสายการบังคับบัญชาหรือไม่? จะเปลี่ยนบทบาทพนักงานหรือไม่? มันจะทำให้สมาชิกในทีมที่ไม่คุ้นเคยติดต่อกันหรือไม่?

Lisa Quast โค้ชด้านอาชีพและอดีตผู้บริหารของ Fortune 500 กล่าวเพิ่มเติมในประเด็นทดลองด้วยคำพูดจากประสบการณ์ของเธอเอง:

“หากบุคคลในแผนกเคารพผู้จัดการของพวกเขาอย่างสูง เนื่องจากผู้จัดการได้สร้างความไว้วางใจในช่วงเวลาหนึ่ง ทีมจะยอมรับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ได้มากขึ้น หากผู้จัดการยังใหม่และยังไม่ได้รับความไว้วางใจจากพนักงาน ความหวาดระแวงอาจแสดงออกมาเป็นการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง”

“ใหม่” ไม่ได้หมายความว่า “ใหม่สำหรับบริษัท” ในตัวอย่างผู้ปฏิบัติงาน/วิศวกร “ใหม่” หมายถึงบุคคลที่ผู้ปฏิบัติงานไม่คุ้นเคยในการทำงานด้วย ความไว้วางใจและความคุ้นเคยกับผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงนี้มีความสำคัญ เช่นเดียวกับความหมายทางสังคมอื่นๆ ของการเปลี่ยนแปลง

หากเป็นไปได้ ให้สมาชิกอาวุโสในธุรกิจของคุณเป็นผู้เริ่มใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันใหม่ของคุณ และก่อนที่จะดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้คาดการณ์ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงนั้นแล้ว

พยายามอย่างเต็มที่เพื่อลดการต่อต้านโดยทำให้ทีมเหมือนเดิมและมีบทบาทเหมือนเดิม มิฉะนั้นคุณอาจลงเอยด้วยฝ่ายที่ดื้อรั้นและก่อวินาศกรรมตัวเองทั้งแผนก

แสดงเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน

“หากพนักงานไม่เข้าใจความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง คุณก็คาดหวังการต่อต้านได้” Tobin Rick ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงกล่าว “โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากผู้ที่เชื่อมั่นอย่างยิ่งว่าวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ ในปัจจุบันได้ผลดี… และทำมายี่สิบปีแล้ว!”

ในการศึกษาร่วมกันที่จัดทำโดย MIT Sloan Management Review และ Capgemini Consulting ผู้จัดการ 63% รายงานว่าการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีใช้เวลานานเกินไปในการดำเนินการในธุรกิจของพวกเขา และสาเหตุหลักประการหนึ่งคือการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับประโยชน์ของเครื่องมือใหม่

ย้อนรำลึกถึงหนึ่งในกุญแจสู่ความสำเร็จในโรงงานไฟฟ้า วิศวกรที่คุ้นเคยอธิบาย ว่าทำไมควรทำการเปลี่ยนแปลง ก่อนที่จะขอให้ผู้ปฏิบัติงานทำ

วิศวกรที่ไม่คุ้นเคยเพียงแค่ "แสดงท่าทาง" โดยไม่มีคำอธิบายว่าเขาต้องการให้ผู้ปฏิบัติงานทดสอบชิ้นส่วนใหม่ และเธอก็ขัดขืน พนักงานของคุณก็เช่นกันหากคุณไม่มีคำอธิบายสำหรับพวกเขา

ทำไมตอนนี้? อะไรคือเหตุผลของคุณในการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันในองค์กรใหม่นี้ เกิดอะไรขึ้นกับวิธีการเดิม?

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เตรียมคำตอบไว้แล้ว เพราะพวกเขาจะถามว่า “ทำไม” อย่างไม่ต้องสงสัย

รอเวลาที่เหมาะสมเพื่อเปิดตัวซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันใหม่

การเปลี่ยนแปลงไม่ได้เกิดขึ้นง่ายๆ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันเกิดขึ้นพร้อมๆ กัน

หากองค์กรของคุณมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในช่วงเวลาสั้นๆ ให้พิจารณารอก่อนที่จะใช้เครื่องมือใหม่ของคุณ ตาม Quast การไม่ทำเช่นนั้นยังสามารถเชิญฝ่ายค้าน:

“ดังคำโบราณที่ว่า 'เวลาคือทุกสิ่ง' การเปลี่ยนแปลงพนักงานมากเกินไปในช่วงเวลาสั้น ๆ อาจทำให้เกิดการต่อต้านได้”

หากคุณจ้างหรือเลิกจ้างใครก็ตามเมื่อเร็วๆ นี้ หรือปรับโครงสร้างบทบาทหรือกระบวนการในองค์กรของคุณ ให้เวลาพนักงานของคุณปรับตัวก่อนที่จะแจ้งการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งกับพวกเขา

เรียนรู้ข้อมูลเชิงลึกของเครื่องมือการทำงานร่วมกันใหม่ก่อนทีมของคุณ

เมื่อคุณตัดสินใจแล้ว (หวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากทีมของคุณ) ว่าจะใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันตัวใด เรียนรู้คุณลักษณะที่มีค่าที่สุดสำหรับทีมของคุณ คุณต้องการเตรียมพร้อมสำหรับคำถามใด ๆ ที่พวกเขาอาจมีในอนาคต

ก่อนที่คุณจะเริ่มฝึกพวกเขาเกี่ยวกับคุณลักษณะแต่ละอย่าง ให้ถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการเรียนรู้เครื่องมือใหม่อย่างไร พนักงานที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีของคุณมักจะพบว่าหลักสูตรเร่งรัดนั้นเสียเวลา ในขณะที่คนอื่นๆ อาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

วัดระดับความเข้าใจของทีมของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มฝึกอบรมพวกเขาเพื่อปรับแต่งกระบวนการเรียนรู้ให้เหมาะกับสมาชิกแต่ละคนโดยเฉพาะ

ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันใหม่ของคุณสำเร็จ

ก่อนที่คุณจะดำเนินการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในองค์กรของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พิจารณาผลกระทบทั้งในเชิงเทคนิคและเชิงสังคมที่มีต่อพนักงานและบทบาทของพวกเขาแล้ว สิ่งนี้ถือเป็นจริงหากคุณกำลังประเมินเครื่องมือหน้า Landing Page ในปัจจุบัน ในตลาดด้วยเช่นกัน

เพื่อให้ทีมของคุณทำงานได้เร็วขึ้นและง่ายขึ้นในหน้า Landing Page หลังการคลิกเดียวกัน ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้