5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการมีส่วนร่วมของพนักงาน

งานทางไกลกำลังเพิ่มขึ้น อันที่จริง การศึกษาโดย Upwork ชี้ให้เห็นว่า 73% ของทุกแผนกจะมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ภายในปี 2028 องค์กรต่างๆ จะต้องค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการมีส่วนร่วมกับพนักงานทางไกลเพื่อรักษาความสามารถระดับแนวหน้าไว้

ผู้จัดการยังต้องตระหนักถึงความท้าทายที่มาพร้อมกับการจัดการพนักงานทางไกล และผู้นำระดับบริหารจำเป็นต้องสร้างแรงบันดาลใจในวัฒนธรรมที่มีส่วนร่วมกับพนักงานทุกคน

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อสำหรับการมีส่วนร่วมของพนักงานทางไกล

1. ชี้แจงความคาดหวัง

พรสวรรค์ที่ดีคือพรสวรรค์ที่ดี ไม่สำคัญว่าจะมีใครอาศัยหรือทำงานที่ไหน แต่ความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้เกิดความสับสนได้

คุณต้องการสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถเติบโตได้ทั้งแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพ แต่คุณจะหาสมดุลที่เหมาะสมได้อย่างไร?

ขั้นตอนสำคัญประการหนึ่งในการมีส่วนร่วมกับพนักงานทางไกลคือการสร้างขอบเขตที่ชัดเจน ขั้นแรก ให้ดูที่โครงสร้างพนักงานของบริษัทของคุณ ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• คุณมีพนักงานทางไกลกี่คน?
• คุณคาดหวังให้คนงานระยะไกลเพิ่มขึ้นในอนาคตหรือไม่?
• คุณต้องการให้งานทางไกลในระดับใด
• พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ตามต้องการหรือไม่? มีข้อ จำกัด หรือไม่?
• มีพนักงานที่ไม่ค่อยเข้ามาในสำนักงานหรืออยู่ต่างจังหวัดหรือไม่?

ประการที่สอง ชี้แจงความคาดหวังตามความต้องการเฉพาะของบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น:

• พนักงานควรสื่อสารตารางเวลาของพวกเขาอย่างไร? ถึงผู้ซึ่ง?
• พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้กี่วันต่อสัปดาห์?
• มีช่วงเวลาใดของปีที่พนักงานต้องอยู่ในสำนักงานหรือไม่?

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายขององค์กรสอดคล้องกับความคาดหวัง อัปเดตนโยบายเพื่อให้ชัดเจนและเข้าถึงได้สำหรับพนักงานทุกคนในทุกระดับ

เหนือสิ่งอื่นใด การสื่อสารและความไว้วางใจเป็นกุญแจสำคัญในการมีส่วนร่วมกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล แนวทางที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้จัดการได้รับความมั่นใจ ในทำนองเดียวกัน ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลจะเข้าใจว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากพวกเขา นี่คือ win-win สำหรับทุกคนในองค์กร

2. ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการเชื่อมต่อพนักงาน

เมื่อพนักงานทำงานในสถานที่ต่างกัน การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ อันที่จริง การสื่อสารในทีมที่ประสบความสำเร็จสามารถลดความขัดแย้งและการหมุนเวียนได้ 40–50% แต่ระยะทางทางภูมิศาสตร์ทำให้การสื่อสารยากขึ้น แล้วคุณจะเปิดใช้งานการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไร

คุณต้องจัดหาเครื่องมือที่ส่งเสริมการเชื่อมต่อให้กับพนักงานของคุณ อย่าคาดหวังให้พวกเขาผ่านทางอีเมลและโทรศัพท์บ้าน พิจารณาหลากหลายแพลตฟอร์มเพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับวัฒนธรรมของคุณ เช่น:

• เครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและวิดีโอแชท เช่น Slack หรือ Google Chat
• แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom, GoToMeeting หรือ Skype
• ซอฟต์แวร์โครงการและการทำงานร่วมกัน เช่น Asana หรือ Monday.com
• แอพส่งข้อความ เช่น TextMagic

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: จำไว้ว่าวิธีใช้เทคโนโลยีของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน ตัวอย่างเช่น การเริ่มต้นการสนทนาผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันทีอาจดูเหมือนง่ายที่สุด แต่การสนทนาบางรายการก็สมควรได้รับแนวทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น เช่น การโทรศัพท์หรือวิดีโอแชท การสื่อสารแบบตัวต่อตัวสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการตีความผิดและการสื่อสารที่ผิดพลาด

3. จับจังหวะการมีส่วนร่วมของพนักงาน

เมื่อพนักงานทำงานนอกสถานที่ อาจเป็นเรื่องง่ายสำหรับพวกเขาที่จะบินอยู่ใต้เรดาร์ คุณอาจคิดว่าพวกเขาหมั้นแล้ว แต่ในความเป็นจริงพวกเขาเลิกกัน

ดังนั้น การวัดการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่จึงเป็นสิ่งสำคัญ ซอฟต์แวร์การมีส่วนร่วมของพนักงานสามารถช่วยให้คุณไม่พลาดการติดต่อและเข้าใจความต้องการเฉพาะของพวกเขา

ต่อไปนี้คือเครื่องมือและกลวิธีที่สำคัญบางประการที่ควรพิจารณา:

การประชุมแบบตัวต่อตัว ตัวต่อตัวเป็นประจำเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสัมพันธ์ในที่ทำงานที่ดีขึ้น พวกเขาช่วยผู้จัดการและพนักงานเชื่อมต่อและจัดตำแหน่ง พวกเขาลดระยะห่างทางกายภาพระหว่างองค์กรและพนักงานระยะไกล ผู้จัดการควรกำหนดเวลาเช็คอินรายสัปดาห์กับพนักงานเพื่อให้ทันกับประเด็นสำคัญ

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา รายงานการติดตามเวลาโดยละเอียดช่วยให้คุณเข้าใจเวลาที่สมาชิกในทีมของคุณใช้ไปกับงานที่เฉพาะเจาะจง และให้ภาพรวมที่ดีขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการ

ข้อเสนอแนะ. ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องเปิดประตูและส่งเสริมการสนทนาที่ดีต่อสุขภาพ ช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงสิ่งที่พนักงานต้องการและคาดหวัง และช่วยให้พนักงานรู้ว่าพวกเขายืนอยู่ตรงไหนและจะปรับปรุงได้อย่างไร รวบรวมและหารือข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามีความโปร่งใสและการเติบโต

แบบสำรวจ แบบสำรวจการมีส่วนร่วมช่วยให้ผู้นำติดตามความรู้สึกของพนักงาน พวกเขาช่วยให้ผู้นำให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญ ข้อมูลการสำรวจ Slice และ Dice เพื่อเน้นที่พนักงานทางไกล สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจและกำหนดเป้าหมายความท้าทายเฉพาะของพวกเขา

เป้าหมาย เป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานเข้าใจกลยุทธ์ของบริษัท พวกเขาแสดงให้เห็นว่าทีมหรือบุคคลมีส่วนทำให้บริษัทประสบความสำเร็จได้อย่างไร และยังช่วยให้พนักงานเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการมุ่งเน้นเวลาและความพยายามของพวกเขา ผู้จัดการควรช่วยพนักงานกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน เพื่อให้งานของพวกเขาเชื่อมโยงกับพันธกิจขององค์กร

การยอมรับ. แพลตฟอร์มการรู้จำแบบ peer-to-peer แบบเรียลไทม์ทำหน้าที่เป็นเครือข่ายโซเชียลของพนักงาน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีส่วนร่วม พนักงานสามารถยกย่องพนักงานทุกระดับสำหรับการทำงานหนักของพวกเขา ทีมสามารถเฉลิมฉลองความสำเร็จร่วมกันและยกระดับซึ่งกันและกัน

4. สร้างแรงบันดาลใจวัฒนธรรมการทำงานทางไกล

การอนุญาตให้ทำงานทางไกลเป็นสิ่งหนึ่ง แต่การปลูกฝังวัฒนธรรมการทำงานทางไกลเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานทางไกล คุณต้องผสานเข้ากับโครงสร้างขององค์กรของคุณ ควรเป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานที่จะทำงานได้ทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการ

ขั้นแรก ให้พิจารณาสภาพแวดล้อมที่คุณสร้างขึ้น:

• คุณเสนอพื้นที่ทำงานร่วมกันหรือสำนักงานร่วมกันหรือไม่?
• พนักงานระยะไกลสามารถเข้าถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดได้หรือไม่?
• สำนักงานใหญ่ของคุณพร้อมสำหรับการสื่อสารเสมือนจริงที่ราบรื่นหรือไม่?

ประการที่สอง ให้คำนึงถึงตารางเวลาของพนักงานที่อยู่ห่างไกล พนักงานควรแจ้งกำหนดการและความพร้อมใช้งานของตน และควรปฏิบัติตามกำหนดการเหล่านั้น ด้วยตารางเวลาและโซนเวลาที่หลากหลาย ผู้จัดการควรช่วยกำหนดเวลาการประชุมที่เหมาะสม

สุดท้าย อย่าลืมว่าผู้นำและผู้จัดการเป็นผู้กำหนดแนวทางในองค์กร หากผู้จัดการอยู่ที่สำนักงานเสมอ พนักงานอาจมองว่างานทางไกลนั้นไม่เหมาะ ส่งเสริมให้ผู้จัดการทำงานนอกสถานที่เดือนละสองสามครั้งเพื่อช่วยให้งานทางไกลเป็นปกติ

5. รวมกิจกรรมการสร้างทีมแบบนอกกรอบ

เมื่อคุณไม่ได้อยู่ที่สำนักงานเดียวกันกับใครสักคน คุณต้องพยายามมากขึ้นเพื่อทำความรู้จักกับพวกเขา พนักงานที่อยู่ห่างไกลมักจะรู้สึกโดดเดี่ยว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคนอื่นๆ ในทีมมีส่วนร่วมในการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน พิจารณากิจกรรมการสร้างทีมที่สร้างสรรค์เพื่อดึงดูดพนักงานที่อยู่ห่างไกล เช่น:

• ประชุมร้านกาแฟ
• ชั่วโมงแห่งความสุขแบบกลุ่ม
• โครงการบริการชุมชน
• คืนเกมเสมือนจริง
• ถอยทีม

นอกจากนี้ ให้หาวิธีที่จะรวมพนักงานที่อยู่ห่างไกลไว้ด้วยในระหว่างการเฉลิมฉลองในสำนักงาน ตัวอย่างเช่น ส่งของขวัญพิเศษให้พวกเขาในระหว่างการปิกนิกของบริษัท หรือส่งบัตรของขวัญสำหรับชั้นเรียนออกกำลังกายให้พวกเขาในระหว่างกิจกรรมในสถานที่ที่คล้ายกัน

โดยสรุป องค์กรจำเป็นต้องคิดอย่างสร้างสรรค์เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมกับพนักงานทางไกล พวกเขาควรพยายามพบปะกับพนักงานที่พวกเขาอยู่เพื่อสร้างวัฒนธรรมที่มีส่วนร่วมและมีส่วนร่วม