ความฉลาดทางอารมณ์นำไปสู่ความสำเร็จในการจัดการโครงการ

ในการสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้ เราพบว่าผู้จัดการโครงการที่มีความฉลาดทางอารมณ์ (PMs) ประสบความสำเร็จมากกว่า 11% ในการจัดการกระบวนการ มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การหลีกเลี่ยงขอบเขตที่คลาดเคลื่อน และใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อเทียบกับ PM ที่ขาดทักษะนี้

ในฐานะนายกรัฐมนตรี ความฉลาดทางอารมณ์มีความสำคัญต่อตำแหน่งของคุณ การเลี้ยงแมวเป็นวิธีหาเลี้ยงชีพที่บ้าระห่ำ แต่การตระหนักรู้ในสังคมและการมีส่วนร่วมอย่างรอบคอบจะช่วยลดความสับสนวุ่นวายได้ ความฉลาดทางอารมณ์ช่วยให้คุณคลายความตึงเครียดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเพิ่มความสามารถในการส่งมอบโครงการที่มีมูลค่าสูงร่วมกับสมาชิกในทีมที่มีส่วนร่วม

อ่านต่อไปเพื่อดูว่าความฉลาดทางอารมณ์สามารถจัดการกับความท้าทายทั่วไปในที่ทำงานของคุณได้อย่างไร และดูว่าการใช้ EQ ของคุณเป็นอย่างไรสำหรับเพื่อนๆ ของคุณ

ความฉลาดทางอารมณ์คืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ

คำจำกัดความของความฉลาดทางอารมณ์เป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรมการแพทย์: ความฉลาดทางอารมณ์คือความสามารถของคุณในการรับรู้ ใช้ เข้าใจ จัดการ และจัดการกับอารมณ์ของคุณเองและของผู้อื่น

ผู้จัดการโครงการอยู่ในตำแหน่งพิเศษที่ต้องจัดการการมีส่วนร่วมและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกรายแทบจะไม่มีแรงจูงใจและความสนใจเหมือนกันสำหรับโครงการนั้น ในฐานะนายกรัฐมนตรี คุณต้องสื่อสารและเจรจาต่อรองกับบุคลิกภาพทุกประเภทอย่างต่อเนื่อง

การระบาดใหญ่ได้เพิ่มระดับความเครียดให้กับทุกคนอย่างทวีคูณ ซึ่งหมายความว่าการนำทางสังคมภายในทีมโครงการนั้นยากกว่าที่เคย เพื่อเป็นการตอบโต้ PMs ส่วนใหญ่ (78%) รายงานว่ามีการใช้ EQ เพิ่มขึ้นในช่วงสองปีที่ผ่านมา เพื่อที่จะเป็นผู้นำทีมโครงการที่ประสบความสำเร็จต่อไป

นี่คือรายละเอียดทั้งหมดว่าผู้ตอบแบบสอบถามของเราเปลี่ยนแปลงการใช้ EQ อย่างไร

กระบวนการโครงการที่ไม่มีประสิทธิภาพคือความท้าทายสูงสุด

เราถามผู้จัดการโครงการเกี่ยวกับความท้าทายที่พวกเขาพบในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา และความท้าทายสูงสุดที่รายงานโดย 67% ของผู้ตอบแบบสอบถามคือการจัดการกับกระบวนการที่จำกัดและ/หรือซับซ้อนเกินไป การจัดการงบประมาณมาเป็นอันดับสอง (59%) และการขาดการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (46%) อยู่ในสามอันดับแรก

นี่คือรายละเอียดของคำตอบทั้งหมด

ข่าวดีก็คือความท้าทายอันดับต้นๆ ของกระบวนการที่จำกัด/ซับซ้อนเกินไปนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการพูดคุยกับผู้นำเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องเห็นซึ่งเกิดขึ้นกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ... และ EQ เป็นส่วนประกอบลับในการทำให้การสนทนาเหล่านี้เป็นไปในแบบของคุณ มีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงในการถามของคุณ และใช้ทักษะด้าน EQ ที่อ่อนนุ่มเพื่อเจรจาต่อรองในสิ่งที่คุณต้องการ

ต่อไป เราจะพิจารณาความแตกต่างในความท้าทายที่ได้รับจาก PMS ที่มี EQ สูงและ EQ ต่ำที่รายงานด้วยตนเอง จากนั้นเราจะมาเจาะลึกกันว่า EQ รับมือกับความท้าทายที่ PM เผชิญได้อย่างไร

PMs ที่มี EQ ต่ำกว่าต้องดิ้นรนกับความท้าทายที่ต้องการทักษะที่อ่อนนุ่ม

เราขอให้ผู้ตอบแบบสอบถามจัดอันดับระดับความฉลาดทางอารมณ์ของตนเองในระดับหนึ่งถึงห้า (หนึ่งคือต่ำสุดและห้าคือสูงสุด) มีเพียง 10% ของผู้ตอบแบบสำรวจทั้งหมดรายงานว่ามีระดับ EQ ต่ำหนึ่งหรือสองระดับ แต่มาเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อยเกี่ยวกับความแตกต่างที่เห็นระหว่างกลุ่มนี้กับกลุ่มที่เหลือ

นี่คือรายละเอียดของความท้าทายอันดับต้นๆ ที่เกิดขึ้นในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมาโดยผู้จัดการโครงการที่มีความฉลาดทางอารมณ์ต่ำหรือสูง

เราเห็นแล้วว่าสำหรับความท้าทายสี่ในห้าอันดับแรก PMs ที่มี EQ ต่ำต้องดิ้นรนมากกว่าที่มี EQ สูง ทั้งสี่นี้เป็นความท้าทายประเภทหนึ่งที่ความสามารถในการเจรจาและโน้มน้าวใจเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุง (การจัดการงบประมาณไม่ได้รับอิทธิพลจากทักษะที่อ่อนนุ่มมากเท่ากับความท้าทายอื่นๆ)

เพื่อให้เข้าใจว่าทำไมความฉลาดทางอารมณ์จึงมีประโยชน์ในการท้าทายเหล่านี้ เราจำเป็นต้องใช้ตัวอย่าง เราจะทำอย่างนั้นในหัวข้อถัดไป

ความฉลาดทางอารมณ์ที่ดูเหมือนในโลกแห่งความเป็นจริงของการจัดการโครงการ

ตอนนี้ มาดูวิธีใช้ประโยชน์จาก EQ ของคุณเพื่อจัดการกับความท้าทายยอดนิยมเหล่านี้กัน เราจะใช้ตัวอย่างของโครงการ Agile สำหรับการใช้งานซอฟต์แวร์บัญชี

ท้าทาย:

กระบวนการจำกัด/ซับซ้อนเกินไป

---

ลักษณะ EQ:

ถามคำถามก่อนลงมือ

---

วิธีใช้คุณลักษณะนี้:

คุณกำลังเตรียมการสาธิตซอฟต์แวร์บัญชีใหม่และมีผู้ขอให้เพิ่มในการเชิญประชุม แทนที่จะเพิ่มโดยไม่สนใจ ให้ใช้เวลาสองสามนาทีกับแต่ละคนเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาต้องการหรือต้องการอะไร บางทีพวกเขาต้องการทราบว่าซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติเฉพาะหรือไม่ หรือบางทีพวกเขาอาจไม่เข้าใจบทบาทของตนในโครงการ ในหลายกรณี คุณจะพบว่าการสาธิตไม่ใช่สถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขาในการรับข้อมูลที่ต้องการ และคุณสามารถทำงานกับพวกเขาด้วยวิธีอื่นได้

บริษัทต่างๆ กำลังช่วย PMs ปรับปรุง EQ ด้วยการฝึกอบรมและการให้คำปรึกษาอย่างเป็นทางการ

เราถามผู้ตอบแบบสำรวจว่าพวกเขากำลังทำอะไรเพื่อปรับปรุงหรือคงไว้ซึ่งความฉลาดทางอารมณ์สำหรับบทบาทของพวกเขาในฐานะผู้จัดการโครงการ และพบว่าบริษัทต่างๆ ให้การสนับสนุนมากกว่าที่คาดไว้

ส่วนใหญ่ (60%) ดูและ/หรือฟังผู้พูดและผู้นำเสนอเกี่ยวกับ EQ 54 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขากำลังเข้ารับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับ EQ และ 40% ทำงานร่วมกับผู้ให้คำปรึกษา ซึ่งทั้งคู่เสนอให้โดยบริษัทของพวกเขา

เนื่องจากคุณกำลังอ่านรายงานนี้ คุณอยู่ใน 47% ของ PM ที่กำลังอ่านเกี่ยวกับความฉลาดทางอารมณ์ แต่บริษัทของคุณให้การสนับสนุนด้วยหรือไม่ ถ้าไม่ ตอนนี้ก็ถึงเวลายื่นคำร้องแล้ว ใช้ตัวเลขเหล่านี้เพื่อแสดงให้ผู้จัดการหรือสำนักงานบริหารโครงการ (PMO) เห็นว่าบริษัทหลายแห่งได้ให้บริการการพัฒนาทางวิชาชีพสำหรับ EQ แล้ว และคุณสมควรได้รับเช่นกัน

แนวโน้ม PM และ EQ อื่นๆ ที่เห็นในผลลัพธ์

ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญอื่นๆ ที่เรารวบรวมจากการสำรวจของเรา:

• 62% ของผู้ตอบแบบสอบถามรายงานว่ามีการจัดการงบประมาณโดยเฉลี่ย 50,000 ถึง 200,000 ดอลลาร์ต่อโครงการ
• 63% ของผู้ตอบแบบสอบถามรายงานการจัดการสองโครงการพร้อมกัน
• 80% ของผู้ตอบแบบสอบถามได้จัดการโครงการมาแล้วห้าปีหรือน้อยกว่านั้น
• ไอทีเป็นแผนกที่มีจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามสูงสุดที่ 37% การบัญชีเป็นอันดับสองที่ 12% และการจัดการโครงการ/ผลิตภัณฑ์เป็นอันดับสามที่ 8%
• “บริการ: บริการเทคโนโลยีสารสนเทศและซอฟต์แวร์” เป็นอุตสาหกรรมชั้นนำที่ 21% ตามด้วย “บริการธนาคาร/การเงิน” (14%) และ “การผลิต” (10%)

หากคุณต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับแนวโน้มการจัดการโครงการต่อไปและสิ่งที่เพื่อนร่วมงานของคุณกำลังทำอยู่ ต่อไปนี้คือบทความเพิ่มเติมที่เราแนะนำ (สปอยล์เตือนนะครับ ผมเป็นคนเขียนเอง)

อนาคตของการบริหารโครงการเป็นแบบไฮบริด

• “อนาคตของความสำเร็จในการจัดการโครงการเป็นของผู้จัดการโครงการ (PMs) ที่ทำลายระบบไซโลขององค์กรตามหน้าที่ที่เรารู้จัก PMs ที่ประสบความสำเร็จจะเป็นคนที่ทำงานด้วยแนวทางและความคิดแบบผสมผสาน”

ค้นพบจุดแข็งของการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม

• “อย่าทำผิดพลาดโดยคิดว่าการจัดการโครงการแบบเดิมๆ นั้นด้อยกว่าหรือแม้กระทั่งไม่เท่ในตอนนี้ที่คล่องตัวเป็นเด็กใหม่ในบล็อก Agile มีที่ของมัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องรู้แนวทางแบบคลาสสิกในการจัดการโครงการ”

DACI คืออะไร: ผู้อธิบาย

• “เมทริกซ์ DACI (aka, RACI) เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดของคุณสำหรับการตัดสินใจที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในทุกโครงการ เราจะอธิบายเหตุผลและให้เคล็ดลับ 5 ข้อในการสร้างแก่คุณ”

วิธีการสำรวจ

Capterra ดำเนินการสำรวจความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานเมื่อเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 จากผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงาน 2 – 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ