13 แนวทางปฏิบัติและเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการรายชื่ออีเมล [2023]

นับตั้งแต่เริ่มต้น อีเมลได้กลายเป็นวิถีชีวิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ วันนี้ได้แปลเป็นชั่วโมงในการจัดการกล่องจดหมาย

คุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากแคมเปญการตลาดผ่านอีเมลของคุณหรือไม่? จากนั้นเริ่ม จัดการรายชื่ออีเมล

การจัดการรายชื่ออีเมล ตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้ มีความสำคัญต่อการได้รับผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมจากความพยายามทางการตลาดของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะขับไล่ผู้ชมของคุณออกไป แต่ยังทำให้คุณเสียเงินในระยะยาวอีกด้วย

การจัดการรายชื่ออีเมลคืออะไร?

ทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อจัดการรายชื่ออีเมล รักษารายชื่ออีเมลที่ดี รับสมาชิกใหม่ และแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อที่มีอยู่จะส่งผลให้มีอัตราการเปิดที่สูง

การทำให้อัตราการเปิดอ่านสูงหมายความว่าสมาชิกมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลของคุณและดำเนินการตามที่ตั้งใจไว้ แต่ผู้ติดต่อทั้งหมดในรายการไม่มีประโยชน์ อาจเกิดขึ้นได้หากสมาชิกรายชื่อบล็อกหรือสแปมอีเมลของคุณหรือหากผู้ติดต่อในรายชื่อผู้รับจดหมายเป็นของปลอม

อีเมลที่ไม่ได้เปิดหรืออยู่ในโฟลเดอร์สแปมอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทของคุณในฐานะผู้ส่ง และส่งผลต่อความสำเร็จของแคมเปญการตลาดของคุณ

แน่นอน คุณไม่สามารถหยุดกระบวนการนี้ได้ แต่การจัดการรายการของคุณสามารถช่วยลดความยุ่งเหยิงและให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

เหตุใดการจัดการรายชื่ออีเมลจึงมีความสำคัญ

อีเมล์สมาชิกสนใจในสินค้าหรือบริการของคุณ อย่างไรก็ตาม ผู้ติดต่อของคุณล้วนมีความต้องการและเป้าหมายที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์ที่จะส่งอีเมลฉบับเดียวกัน เว้นแต่จะเป็นจดหมายข่าวหรืออีเมลอัปเดตนโยบายของบริษัท

การส่งอีเมลที่ถูกต้องไปยังผู้รับที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลหากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณไม่มีโครงสร้างที่เหมาะสม การเลือกผู้ซื้อด้วยตนเองจากรายการที่ไม่เป็นระเบียบอาจใช้เวลานานและใช้แรงงานมาก การจัดการรายการจึงมีความสำคัญ

ประโยชน์ของการจัดการรายชื่ออีเมล

การจัดการรายการเป็นความคิดที่ดี เป็นกลยุทธ์ที่สามารถเปลี่ยนโปรแกรมการตลาดผ่านอีเมลของคุณให้เป็นกลยุทธ์ที่ให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีเยี่ยม

คุณสามารถ:

• ทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายของคุณให้ดียิ่งขึ้น รวมถึงองค์ประกอบหลักที่สร้างมูลค่าสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ
  
  
• คุณจะได้รับข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากขึ้น และคุณสามารถส่งอีเมลส่วนบุคคลเพื่อรับผลลัพธ์เพิ่มเติมจากแคมเปญของคุณ
  
  
• เก็บรายการที่อยู่ที่ดีปราศจากกับดักสแปม การสื่อสารที่ไม่เกี่ยวข้อง และที่อยู่อีเมลปลอม
  
  
• บริการการตลาดผ่านอีเมลส่วนใหญ่จ่ายตามขนาดของรายชื่อผู้ติดต่อหรือจำนวนผู้อ้างอิงที่คุณส่ง ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเงินได้

ดีที่สุด แนวทางปฏิบัติและเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการรายชื่ออีเมล

1. แบ่งกลุ่มเป้าหมายของคุณ

การแบ่งผู้ติดตามใหม่ออกเป็นกลุ่มที่มีความสนใจคล้ายกันจะช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมายได้ดีขึ้นและเพิ่มรายได้ในเวลาไม่นาน

การแบ่งส่วนตลาดมีสี่ประเภท ได้แก่ ประชากร จิตวิทยา พฤติกรรม และภูมิศาสตร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การแบ่งกลุ่มตามข้อมูลประชากร จิตวิทยา และภูมิศาสตร์ทำให้คุณสามารถแบ่งกลุ่มเป้าหมายตามอายุ เพศ ระดับการศึกษา ค่านิยม บุคลิกภาพ ไลฟ์สไตล์ หรือสถานที่

การแบ่งส่วนตามพฤติกรรมมีความซับซ้อนมากขึ้นและขึ้นอยู่กับรูปแบบพฤติกรรมของลูกค้า

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าแบบฟอร์มการเข้าร่วมอย่างถูกต้อง

แม้ว่าคุณจะมีรายชื่อผู้รับจดหมายอยู่แล้ว คุณจะต้องแน่ใจว่าแบบฟอร์มการเลือกรับของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง

แบบฟอร์มลงทะเบียนของคุณไม่เพียงแค่ปลอดภัย แต่คุณยังรวบรวมข้อมูลผู้ใช้อย่างถูกต้องและเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยังฐานข้อมูลอีเมลของคุณแบบเรียลไทม์

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องกรองสมาชิกที่ไม่สนใจข้อเสนอของคุณหรือไม่มีความตั้งใจที่จะเข้าร่วมรายการของคุณ

3. ชั่วโมงอีเมลเฉพาะ

การดูกล่องจดหมายเพื่อบันทึกข้อความเมื่อข้อความเข้ามาขัดจังหวะขั้นตอนการทำงานและประสิทธิภาพการทำงานของคุณ แทนที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายทุก ๆ 15 นาที ให้กำหนดสองสามนาทีทุกวันเพื่อเรียกใช้กล่องจดหมายของคุณ

ปิดการแจ้งเตือน และอุทิศเวลา 15 นาที 3 ครั้งต่อวันในการตอบข้อความ หมายความว่าคุณจะไม่ใช้เวลามากกว่า 45 นาทีในการจัดการกล่องจดหมายของคุณทุกวัน

4. ใช้แท็กผู้ติดต่อ

แม้ว่าการแบ่งส่วนจะช่วยให้คุณจัดกลุ่มสมาชิกใหม่เป็นกลุ่มที่จัดการได้ แต่บางครั้งคุณก็ต้องเพิ่มอีกนิดเพื่อกำหนดเป้าหมายพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้แท็กผู้ติดต่อ หรืออีกนัยหนึ่งคือข้อมูลเพิ่มเติม

โบรชัวร์การสื่อสารอาจมีรูปแบบต่างๆ คุณสามารถติดป้ายกำกับหมวดหมู่ของผู้ใช้ว่า "เปิดการสัมมนาผ่านเว็บแล้ว" หรือ "ดาวน์โหลด ebook" ตามกิจกรรมของพวกเขา ด้วยแท็กเนื้อหา คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในการเดินทางของผู้ใช้ และตัดสินใจว่าจะส่งสิ่งใดเพื่อแปลงพวกเขา

5. ทักทายผู้ติดต่อใหม่ของคุณด้วยอีเมลต้อนรับ

อีเมลต้อนรับนั้นตั้งค่าได้ง่าย และมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ

เมื่อสมาชิกใหม่เข้าร่วมรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ การมีส่วนร่วมและความสนใจในแบรนด์ของคุณจะสูงเป็นประวัติการณ์

ท้ายที่สุด พวกเขาจงใจตัดสินใจกรอกแบบฟอร์มนี้และให้ที่อยู่อีเมลแก่คุณเพราะคุณทำให้เขาสนใจ และตอนนี้พวกเขากำลังรอการเคลื่อนไหวครั้งต่อไปของคุณอย่างใจจดใจจ่อ

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความประทับใจแรกให้กับสมาชิกใหม่ของคุณคือการส่งอีเมลต้อนรับที่ดีหรือแม้แต่อีเมลแนะนำตัว

นอกจากนี้ เนื่องจากอีเมลต้อนรับมีอัตราการมีส่วนร่วมที่สูงมาก จึงส่งผลดีต่อชื่อเสียงของผู้ส่งบนอินเทอร์เน็ตได้

6. จัดการอีเมลกลุ่มในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่หลายๆ ทีมทำเมื่อใช้อีเมลของทีมคือการไม่เลือกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันซึ่งเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการอีเมลขององค์กร

ดังที่คุณทราบ สมาชิกทั้งหมดของกลุ่มอีเมลจะได้รับสำเนาข้อความขาเข้า นั่นหมายความว่าทุกคนควรอ่าน แม้แต่คนที่ไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับมัน เป็นการฆ่าเวลาเพราะทุกคนในกลุ่มใช้เวลาอันมีค่าในการเปิดและอ่านข้อความนี้

ด้วยกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ปัญหานี้จะถูกหลีกเลี่ยงในที่สุด ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนมีกล่องจดหมาย ดังนั้นเมื่อสมาชิกในทีมอ่าน ตอบกลับ หรือรับข้อความ ทุกคนในทีมจะรู้ว่าข้อความถูกส่งไปแล้ว

7. ปฏิบัติตามรายการสุขอนามัย

สุขอนามัยของรายการเป็นส่วนหนึ่งของ การจัดการรายชื่ออีเมล การล้างรายการของคุณเป็นประจำจะช่วยปรับปรุงชื่อเสียงของผู้ส่ง และให้ข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิกและการสมัครรับข้อมูล การรักษารายการของคุณให้สะอาดจะช่วยให้คุณได้รับข้อความในกล่องจดหมายของสมาชิก

อย่าลืมใช้เคล็ดลับด้านสุขอนามัยของรายการต่อไปนี้เพื่อให้รายการของคุณสะอาดอยู่เสมอ:

• ลบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน
• ลบที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง
• เขียนด้วยการอ้างอิง

8. ลบสมาชิกที่ไม่ได้สมัครโดยอัตโนมัติ

จะเกิดอะไรขึ้นหากแคมเปญการมีส่วนร่วมอีกครั้งของคุณล้มเหลว ตามหลักการแล้ว หลังจากพยายามไม่สำเร็จสองสามครั้ง คุณจะลบผู้ติดต่อเหล่านี้ออกจากการติดต่อในอนาคตของคุณ หรือลบออกจากรายการทั้งหมด

การดึงดูดผู้ติดต่อรายใหม่ที่ยินดีที่จะทำธุรกิจกับคุณนั้นถูกกว่าเสมอ

มีสองวิธีในการดำเนินการนี้ – ด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ

การทำงานด้วยตนเองทำให้คุณต้องค้นหาผู้ติดต่อเหล่านี้ เช่นเดียวกับที่คุณทำเมื่อสร้างกลุ่ม

เมื่อคุณพบกลุ่มและไม่สามารถมีส่วนร่วมอีกครั้งได้ ให้เลือกทั้งหมดแล้วคลิกลบจากรายการ”

กระบวนการอัตโนมัตินั้นสะดวกสบายกว่ามาก อย่างไรก็ตาม คุณต้องระวังอย่าลบผู้ติดต่อมากเกินไป

9. ใช้โฟลเดอร์ แท็ก และตัวกรอง

ผู้ให้บริการแต่ละรายมีตัวกรองเริ่มต้นและป้ายกำกับหมวดหมู่ อย่างไรก็ตาม ความต้องการและลำดับความสำคัญของคุณอาจแตกต่างจากบุคคลถัดไป ดังนั้นจึงสามารถปรับเปลี่ยนตัวเลือกเหล่านี้ได้เสมอ

คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อส่งอีเมลเฉพาะไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ และสร้างแท็กและหมวดหมู่เพื่อจัดการลำดับความสำคัญของคุณได้ดียิ่งขึ้น ด้วยโฟลเดอร์ขนาดเล็ก ที่คั่นหน้า และตัวกรองเหล่านี้ การเข้าถึงข้อความสำคัญจึงเหมือนการเดินเล่นในสวน

10. ใช้คำตอบสำเร็จรูป

คุณต้องป้อนข้อความเดิมหรือเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในสถานการณ์ต่างๆ กี่ครั้ง ในความคิดของเราส่วนใหญ่ เป็นสาเหตุหนึ่งที่คุณใช้เวลามากขึ้นในการส่งจดหมายหาลูกค้า

หนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอีเมลในที่ทำงานคือการใช้การตอบกลับสำเร็จรูป ด้วย Gmail คุณสามารถบันทึกเทมเพลตที่ใช้บ่อยและคลิกทุกครั้งที่คุณส่งข้อความใหม่

11. อย่าซื้อรายชื่ออีเมล

การซื้อกล่องจดหมายเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ รายการสำเร็จรูปจะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นเนื่องจากมีที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องและผู้ชมที่ไม่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ

สร้างรายการของคุณตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะไม่เสียใจเลย!

12. ใช้โปรแกรมจัดการอีเมลและส่วนขยาย

ผู้ให้บริการไปรษณีย์มีตัวเลือกที่จำกัดสำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม โลกแห่งความเป็นไปได้ใหม่ได้เปิดขึ้นแล้วด้วยแอปการจัดการอีเมลของบุคคลที่สามบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบล็อกอีเมลได้ด้วยคลิกเดียวและทำงานหลายอย่างโดยอัตโนมัติ เช่น การลบหรือเก็บถาวรข้อความ การบล็อกผู้ส่งที่ไม่ต้องการ และยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวทางการตลาด

13. ใช้ระบบการให้คะแนนสำหรับการมีส่วนร่วม

การกำหนดการมีส่วนร่วมของสมาชิกแต่ละรายในรายชื่ออีเมลของคุณด้วยระบบการให้คะแนน คุณสามารถวัดการมีส่วนร่วมของพวกเขาได้

เพิ่มและลบคะแนนตามกิจกรรมการติดต่ออัตโนมัติทางการตลาด ดังนั้น คะแนนที่สูงขึ้นจึงเท่ากับผู้ใช้หรือลูกค้าที่มีสุขภาพดีและมีความสุขมากขึ้น

บทสรุป

การรับสมาชิกที่ภักดีและมีส่วนร่วมในนามของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการชนะการตลาดผ่านอีเมล รายชื่ออีเมลที่ได้รับการจัดการอย่างดีสามารถช่วยเพิ่ม ROI ของคุณและรับประกันความสำเร็จของการทำการตลาดของคุณ แต่ไม่ว่าคุณจะสมัครกี่คน คุณต้องจำไว้ว่าคุณภาพไม่ได้ถูกกำหนดโดยตัวเลข แต่ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์

ในการจัดการการสื่อสารทางอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและง่ายดาย คุณต้องเลือกซอฟต์แวร์อีเมลที่เหมาะสม และ NotifyVisitors คือทางออกที่ดีที่สุด เป็นซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบซึ่งออกแบบมาสำหรับธุรกิจทุกประเภท ทำให้การสื่อสารระหว่างธุรกิจกับลูกค้าเป็นเรื่องง่ายที่สุด