มารยาทในการใช้อีเมล: 17 กฎสำคัญในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ!

ลองดูสิ อีเมลมีบทบาทที่ขาดไม่ได้ในความพยายามทางการตลาดของคุณ พวกเขาสามารถสร้างหรือทำลายชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณได้ และความจริงก็คืออีเมลที่สร้างขึ้นมาไม่ดีนั้นมีพลังที่จะสร้างความประทับใจเชิงลบให้กับผู้รับของคุณได้

แต่ไม่ต้องกลัว! ด้วยการใช้แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับมารยาทในการส่งอีเมล คุณจะสามารถสำรวจข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย และเชี่ยวชาญในศิลปะการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่โดดเด่น ซึ่งสร้างผลกระทบอย่างมากต่อใครก็ตามที่ได้รับอีเมลเหล่านั้น

ในบล็อกนี้ เราจะดำดิ่งสู่โลกแห่งมารยาททางอีเมลและเรียนรู้วิธีสื่อสารอย่างมีไหวพริบ นั่งลง ผ่อนคลาย และเตรียมพร้อมที่จะเริ่มต้นการเดินทางอันน่ารื่นรมย์ของความรู้ทางอีเมล มาดำน้ำกันเถอะ

มารยาททางอีเมลคืออะไร?

มารยาทในการใช้อีเมลหมายถึงชุดแนวทางและหลักปฏิบัติที่ควบคุมพฤติกรรมที่เหมาะสมเมื่อส่งและรับอีเมล ครอบคลุมด้านต่างๆ เช่น การใช้ภาษา โครงสร้าง ไวยากรณ์ และวรรณยุกต์ โดยพื้นฐานแล้ว มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเขียนและตอบกลับอีเมลด้วยวิธีที่เป็นที่ยอมรับของสังคมและเป็นมืออาชีพ

บ่อยครั้งที่มารยาททางอีเมลเกี่ยวข้องกับหลักการของความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และความเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่เหมาะสมและรักษาความสัมพันธ์ในเชิงบวก

มารยาทในการส่งอีเมลอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้รับและบริบท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องแยกความแตกต่างระหว่างอีเมลสำหรับมืออาชีพและอีเมลส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่น อีเมลที่ส่งถึงเพื่อนและเพื่อนร่วมงานมีความคาดหวังและข้อตกลงที่แตกต่างกัน ซึ่งตรงข้ามกับอีเมลที่ส่งถึงเจ้านายของคุณ

ทำไมมารยาทในการส่งอีเมล์ถึงสำคัญมาก คุณถาม? มาดูกันในหัวข้อต่อไป!

เหตุใดมารยาททางอีเมลจึงสำคัญ

มารยาททางอีเมลมีความสำคัญเนื่องจากเป็นตัวกำหนดทิศทางของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งในโลกดิจิทัล ลองนึกภาพว่าได้รับอีเมลที่เขียนไม่ดีหรือหยาบคาย คุณจะรู้สึกอย่างไร คุณสามารถ:

1. สร้างความประทับใจในเชิงบวก

เมื่อคุณใช้มารยาททางอีเมลที่เหมาะสม แสดงว่าคุณให้ความเคารพ ความเป็นมืออาชีพ และคำนึงถึงผู้รับ สิ่งนี้สร้างความประทับใจในเชิงบวกที่สามารถเพิ่มชื่อเสียงส่วนบุคคลและอาชีพของคุณได้ ผู้คนมีแนวโน้มที่จะตอบกลับอีเมลของคุณในเชิงบวกและมองว่าคุณเป็นผู้สื่อสารที่น่าเชื่อถือและไว้วางใจได้

2. ตรวจสอบความชัดเจนและความเข้าใจ

การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องการความชัดเจน การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมล เช่น การใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน ข้อความที่กระชับและเป็นระเบียบ รวมถึงไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม คุณมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะเข้าใจง่าย ซึ่งจะช่วยลดโอกาสของการสื่อสารผิดพลาด ความสับสน และความจำเป็นในการแลกเปลี่ยนไปมาเป็นเวลานาน

3. รักษาความเป็นมืออาชีพ

อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการในโลกของมืออาชีพ มารยาทในการส่งอีเมลที่เหมาะสมช่วยให้คุณรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพได้ การใช้ภาษาที่เหมาะสม พูดกับผู้รับด้วยความเคารพ และหลีกเลี่ยงคำสแลงหรือศัพท์เฉพาะ แสดงให้เห็นถึงระดับความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า ผู้บังคับบัญชา หรือคู่ค้าทางธุรกิจ

4. เคารพเวลาของผู้อื่น

ในโลกปัจจุบันที่หมุนไปอย่างรวดเร็ว เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่า การฝึกมารยาททางอีเมลที่ดี เช่น การรักษาข้อความของคุณให้กระชับและตรงประเด็น การใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง และการเคารพกำหนดเวลา แสดงถึงการคำนึงถึงเวลาของผู้รับ สิ่งนี้จะเพิ่มโอกาสในการตอบสนองที่รวดเร็วและส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

5. ส่งเสริมความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น

การสร้างความสัมพันธ์เป็นสิ่งสำคัญในทุกสถานการณ์ รวมถึงในโลกดิจิทัลด้วย มารยาททางอีเมลที่เหมาะสมช่วยให้คุณสร้างและรักษาสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นได้ การแสดงความขอบคุณโดยใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นมิตร และการตอบรับ คุณจะสร้างความประทับใจในเชิงบวกและแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจที่จะทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การปรับปรุงการทำงานเป็นทีม ความสัมพันธ์ทางวิชาชีพที่ดีขึ้น และเพิ่มโอกาสในการเติบโต

6. รักษาความลับ

ความปลอดภัยของอีเมลเป็นข้อกังวลที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน มารยาทในการใช้อีเมลที่เหมาะสมรวมถึงการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับโดยใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน อีเมลที่เข้ารหัส หรือวิธีการถ่ายโอนไฟล์ที่ปลอดภัย การเคารพความเป็นส่วนตัวและความลับของข้อมูลของผู้อื่นแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการเข้าถึงหรือการละเมิดโดยไม่ได้รับอนุญาต สิ่งนี้ส่งเสริมความไว้วางใจและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัว

เมื่อทำความเข้าใจและปรับใช้มารยาททางอีเมลในลักษณะเหล่านี้ คุณจะนำทางภูมิทัศน์การสื่อสารดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและมีประสิทธิภาพกับผู้อื่น

แนวโน้มมารยาททางอีเมล

1. อีโมจิ

อิโมจิแพร่หลายมากขึ้นในการสื่อสารทางอีเมล เพิ่มสัมผัสของอารมณ์และความเป็นส่วนตัว อย่างไรก็ตาม การใช้งานขึ้นอยู่กับบริบทและความสัมพันธ์กับผู้รับ ในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ แนะนำให้ใช้อิโมจิเท่าที่จำเป็นและระมัดระวัง อิโมจิอาจเหมาะกับการสนทนาแบบสบายๆ หรือเป็นกันเอง แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องประเมินความชอบของผู้รับและโทนเสียงโดยรวมของอีเมล

2. คำทักทาย

คำทักทายแบบดั้งเดิม เช่น “เรียน” หรือ “สวัสดี” ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายและถือว่าเหมาะสมในการสื่อสารทางอีเมลที่เป็นทางการหรือแบบมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม มารยาททางอีเมลได้กลายเป็นเรื่องผ่อนคลายมากขึ้น และเป็นเรื่องปกติมากขึ้นที่จะละเว้นคำทักทายโดยสิ้นเชิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็วหรือเมื่อผู้ส่งและผู้รับมีความสัมพันธ์ที่มั่นคง ในกรณีดังกล่าว การทักทายง่ายๆ เช่น “สวัสดี” หรือขึ้นต้นด้วยชื่อผู้รับก็เพียงพอแล้ว

3. การตอบกลับแบบบรรทัดเดียว

ด้วยการเพิ่มขึ้นของอุปกรณ์เคลื่อนที่และความต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว การตอบกลับแบบบรรทัดเดียวจึงได้รับความนิยม แนวโน้มนี้เกี่ยวข้องกับการให้คำตอบหรือการรับรู้ที่กระชับในประโยคเดียวหรือแม้แต่คำไม่กี่คำ อย่างไรก็ตาม ความเหมาะสมของการตอบกลับหนึ่งบรรทัดขึ้นอยู่กับลักษณะของอีเมลและความคาดหวังของผู้รับ แม้ว่าคำขอที่สั้นและตรงไปตรงมาอาจยอมรับได้ แต่อีเมลที่มีรายละเอียดมากขึ้นหรือซับซ้อนอาจต้องการการตอบกลับที่ละเอียดถี่ถ้วนมากขึ้น

4. ออกจากระบบ

การลงชื่อออกแบบดั้งเดิมเช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายในอีเมลระดับมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม มารยาทในการส่งอีเมลกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และการลงชื่อแทน เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ขอบคุณ" หรือแม้แต่ชื่อผู้ส่งก็กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น การเลือกลงชื่อออกควรสอดคล้องกับน้ำเสียงและความเป็นทางการของอีเมล ตลอดจนความสัมพันธ์ที่มีอยู่กับผู้รับ

โปรดจำไว้ว่ามารยาทในการส่งอีเมลอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมเฉพาะ วัฒนธรรมของบริษัท หรือความชอบส่วนบุคคล เป็นแนวปฏิบัติที่ดีเสมอในการสังเกตรูปแบบการสื่อสารทางอีเมลของผู้รับและปรับใช้ตามนั้นเพื่อรักษาความเป็นมืออาชีพและความเคารพ

กฎมารยาททางอีเมลที่ทุกคนควรรู้

1. ใช้ที่อยู่มืออาชีพ

ที่อยู่อีเมลของคุณบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ ลองนึกภาพว่าได้รับอีเมลจาก “[email protected]” กับ “[email protected]” อันไหนสร้างความประทับใจได้ดีกว่ากัน? เราคิดว่าคุณรู้คำตอบ

ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้ที่อยู่ที่น่ารักหรือคลุมเครือ และเลือกใช้สิ่งที่มีชื่อหรือบริษัทของคุณ การใช้ที่อยู่แบบมืออาชีพเป็นมารยาททางอีเมลที่แสดงว่าคุณจริงจังกับการสื่อสารและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับข้อความของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว ที่อยู่อีเมลที่สวยงามแสดงว่าคุณหมายถึงธุรกิจ

2. ใช้หัวเรื่องโดยตรงที่ชัดเจน

ลองนึกภาพดู: กล่องจดหมายที่รกรุงรังพร้อมหัวเรื่องคลุมเครือ คุณไม่ต้องการให้อีเมลของคุณหลงทางในความยุ่งเหยิงนั้นใช่ไหม หัวเรื่องเป็นเหมือนพาดหัวข่าวของอีเมลของคุณ ซึ่งจะดึงดูดความสนใจและเป็นตัวกำหนดทิศทาง สร้างหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจและสรุปวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างกระชับ

หัวเรื่องที่ชัดเจนและตรงประเด็นช่วยให้ผู้รับเข้าใจวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว เหมือนกับการให้แผนงานแก่พวกเขา ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับพวกเขาในการจัดลำดับความสำคัญและตอบกลับข้อความของคุณทันที เป็นมารยาททางอีเมลสากล!

3. แนะนำตัวเองก่อน

ลองนึกภาพการพบใครบางคนเป็นครั้งแรกโดยไม่ทักทาย น่าอึดอัดใช่มั้ย? เช่นเดียวกับอีเมล เมื่อต้องการติดต่อกับผู้ติดต่อรายใหม่หรือเริ่มต้นการสนทนาอย่างมืออาชีพ ให้เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองสั้นๆ เป็นมารยาททางอีเมลที่กำหนดขั้นตอนและสร้างการเชื่อมต่อตั้งแต่เริ่มต้น

4. ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม

เคยได้รับอีเมลที่อ่านเหมือนประโยคที่ไม่มีวันจบหรือไม่? มันสับสนและหมดแรง เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมคือสุดยอดมารยาททางอีเมลที่ช่วยประหยัดเวลา ทำให้ข้อความของคุณชัดเจน เป็นระเบียบ และย่อยง่าย ช่วยอธิบายความหมาย หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด และสร้างประสบการณ์การอ่านที่ราบรื่น ดังนั้น ใช้ลูกน้ำ จุด และเครื่องหมายคำถามเหล่านั้นอย่างชาญฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าใจได้อย่างชัดเจน เว้นระยะ!

5. รักษาน้ำเสียงของคุณให้เป็นมืออาชีพ

ในโลกของอีเมล การใช้โทนเสียงที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าคุณจะมีความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับผู้รับ แต่ก็ควรรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ ความเคารพ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง หรือมุกตลกที่อาจสื่อความหมายผิดได้ ให้รักษาสมดุลระหว่างความเป็นมิตรกับการรักษามารยาทแบบมืออาชีพ

6. ไวยากรณ์ที่ดีสู่ชัยชนะ

ไวยากรณ์อาจไม่ใช่หัวข้อที่น่าตื่นเต้นที่สุด แต่เป็นหัวใจของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไวยากรณ์ที่ถูกต้องช่วยให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าใจได้อย่างชัดเจน หลีกเลี่ยงความสับสน และแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ แสดงว่าคุณใส่ใจในรายละเอียด ใส่ใจข้อความของคุณ และเคารพเวลาของผู้รับ ปรับแต่งอีเมลของคุณเป็นพิเศษด้วยการพิสูจน์อักษรเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

7. รักษาคำทักทายของคุณแบบสบาย ๆ

แม้ว่าความเป็นมืออาชีพและมารยาทในการใช้อีเมลจะมีความสำคัญ แต่คุณไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องอีเมลอัตโนมัติ การใส่ความรู้สึกอบอุ่นและความเป็นมิตรลงในคำทักทายของคุณจะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นกันเองมากขึ้น ให้คิดว่าเป็นการจับมือกันแบบเสมือนจริง การพูดว่า “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” ตามด้วยนามสกุลสามารถสร้างบรรยากาศเชิงบวกให้กับการสนทนาได้

8. เลือกแบบอักษรที่เรียบง่าย

ฟอนต์แฟนซีอาจดึงดูดใจ แต่ในอีเมล ความเรียบง่ายคือสิ่งสำคัญที่สุด ใช้ฟอนต์ที่สะอาดและอ่านง่าย เช่น Arial, Calibri หรือ Times New Roman สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้รับของคุณสามารถรับข้อความของคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าพวกเขาจะใช้อุปกรณ์หรือไคลเอนต์อีเมลใดก็ตาม

9. เก็บ Emojis ของคุณไว้ในระดับต่ำ

อิโมจิช่วยเพิ่มบุคลิกภาพให้กับการสนทนาดิจิทัลของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือต้องใช้อย่างรอบคอบ ในอีเมลแบบมืออาชีพ เลือกใช้แนวทางที่จำกัด เลือกอีโมจิที่เรียบง่ายและเข้าใจได้ในระดับสากลซึ่งเพิ่มสัมผัสของอารมณ์โดยไม่ทำให้ข้อความของคุณเด่นเกินไป โปรดจำไว้ว่า น้อยแต่มากเมื่อพูดถึงอิโมจิ

10. ย่อ URL

URL ที่ยาวและเกะกะเป็นสิ่งรบกวนสายตาที่รบกวนการไหลเวียนของอีเมลของคุณ ให้ใช้พลังของบริการย่อ URL เช่น bit.ly การย่อลิงก์ที่ยาวเหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบกะทัดรัด ไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดพื้นที่อันมีค่า แต่ยังทำให้อีเมลของคุณดูสะอาดตาและดึงดูดสายตามากขึ้นด้วย เหมือนกับการปรับโฉม URL ของคุณเพื่อให้รูปแบบอีเมลดีขึ้น

11. หลีกเลี่ยงหัวข้อที่เป็นที่ถกเถียง

ในโลกที่เต็มไปด้วยความคิดเห็นที่หลากหลาย การหลีกเลี่ยงหัวข้อที่เป็นข้อขัดแย้งในอีเมลระดับมืออาชีพจะเป็นการดีที่สุด เป้าหมายของคุณคือส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวก ไม่ใช่จุดชนวนการโต้วาที ในฐานะมารยาทในการส่งอีเมล ให้ยึดหัวข้อที่เป็นกลางซึ่งเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ และให้แน่ใจว่ามีการแลกเปลี่ยนอีเมลและข้อความอย่างกลมกลืนและมีประสิทธิภาพ

11. หลีกเลี่ยงคำย่อ

LOL, IDK และ TTYL อาจเป็นเรื่องธรรมดาในการสนทนาทั่วไป แต่ในอีเมลแบบมืออาชีพ สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพและแยกตัวออกมา ดังนั้นหลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมารยาทในการส่งอีเมลของคุณ ใช้เวลาเพิ่มเติมเพื่อสะกดคำและวลีให้ครบถ้วน อีเมลของคุณจะแสดงความชัดเจนและความเป็นมืออาชีพ ทำให้ไม่มีที่ว่างสำหรับความสับสน

12. ตรวจสอบไฟล์แนบ

ลองนึกภาพว่ากดปุ่มส่งแล้วนึกขึ้นได้ว่าคุณลืมแนบเอกสารสำคัญที่คุณทำมาหลายชั่วโมง การตรวจสอบไฟล์แนบของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งไฟล์ที่ถูกต้องและช่วยให้คุณไม่ต้องรู้สึกจมเมื่อรู้ว่าคุณพลาดสิ่งที่สำคัญไป มันเหมือนกับการมอบตราประทับสุดท้ายของอีเมลของคุณให้สมบูรณ์แบบ

13. ตรวจสอบชื่อผู้รับของคุณเสมอ

เราทุกคนต่างเคยประสบกับช่วงเวลาที่คุ้มค่าเมื่อมีคนสะกดชื่อเราผิดหรือเรียกชื่อเราผิด หลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่น่าอายนี้โดยใช้เวลาสักครู่เพื่อยืนยันชื่อผู้รับก่อนที่คุณจะกดส่ง มารยาททางอีเมลนี้แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับรายละเอียดและเคารพความเป็นตัวของตัวเองของผู้รับ

14. ระวังอารมณ์ขันของคุณ

การหัวเราะเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม แต่ก็เป็นสนามที่วางทุ่นระเบิดในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรได้เช่นกัน สิ่งที่กระตุ้นกระดูกตลกของคุณอาจไม่กระตุ้นปฏิกิริยาเดียวกันจากผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของมืออาชีพ ดังนั้น ค่อยๆ ทำเมื่อใส่อารมณ์ขันลงในอีเมลของคุณ เรื่องตลกที่ดีสามารถสร้างความสนิทสนมกันได้ แต่เรื่องตลกที่ไม่เข้าใจอาจนำไปสู่ความอึดอัดใจหรือความเข้าใจผิดได้ ดังนั้น มารยาทในการส่งอีเมลควรคำนึงถึงผู้ฟังของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอารมณ์ขันของคุณสอดคล้องกับน้ำเสียงของการสนทนา

15. พิสูจน์อักษรก่อนส่ง

“ให้ฉันรีบกดส่ง…เดี๋ยวก่อน ฉันเพิ่งเขียนอะไรลงไป?” เราทุกคนไปที่นั่นแล้ว เสียใจที่ขาดการพิสูจน์อักษรขั้นสุดท้าย ใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งไปยังก้นบึ้งของดิจิทัล อ่านออกเสียง ตรวจสอบการพิมพ์ผิด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไหลลื่น การตรวจสอบในนาทีสุดท้ายนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคำพูดของคุณมีความไพเราะ เป็นมืออาชีพ และปราศจากข้อผิดพลาดที่ไม่ได้ตั้งใจ

16. ใช้ลายเซ็นอีเมล

ลายเซ็นอีเมลของคุณเปรียบเสมือนนามบัตรเสมือนจริง ทิ้งความประทับใจไว้เนิ่นนานหลังจากอ่านข้อความของคุณ มันเพิ่มความเป็นมืออาชีพและให้ข้อมูลติดต่อตำแหน่งงานและรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องแก่ผู้รับ หากคุณต้องการปฏิบัติตามมารยาทในการใช้อีเมล ให้สร้างลายเซ็นอีเมลที่ออกแบบมาอย่างดีซึ่งสะท้อนถึงแบรนด์ส่วนตัวหรืออาชีพของคุณ และให้ลายเซ็นนั้นบ่งบอกว่าคุณเป็นใครและทำอะไร

17. ตอบกลับอีเมลทั้งหมดของคุณ

อา ปุ่มตอบกลับที่เข้าใจยาก อย่าปล่อยปะละเลยให้เปล่าเปลี่ยว! ทำให้เป็นนิสัยในการตอบกลับอีเมลทั้งหมดของคุณทันที แม้ว่าจะเป็นเพียงการตอบรับอย่างรวดเร็วก็ตาม แสดงความเคารพต่อเวลาของผู้ส่งและช่วยรักษาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การตอบกลับทุกคนยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนและป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญตกหล่น ดังนั้นจงขยันหมั่นเพียรและปล่อยให้ปุ่มตอบกลับนั้นเปล่งประกาย

สรุป

โปรดจำไว้ว่า มารยาทในการส่งอีเมลเป็นคำแนะนำที่เชื่อถือได้ในการรักษาความเป็นมืออาชีพ รักษาความสัมพันธ์ และทิ้งรอยที่ลบไม่ออกไว้บนผู้รับของคุณ

ด้วยการน้อมรับหลักเกณฑ์เหล่านี้ คุณจะเชี่ยวชาญในศิลปะการสร้างอีเมลระดับมืออาชีพที่ยกระดับชื่อเสียงแบรนด์ของคุณได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณกด "ส่ง" ให้จดจำพลังของมารยาทในการส่งอีเมล และคอยดูว่าทักษะการสื่อสารของคุณทะยานขึ้นสู่ระดับใหม่ ขอให้โชคดีและโชคดี เพื่อนๆ!

อ่านเพิ่มเติม:

ยุคฟื้นฟูศิลปวิทยาการตลาดทางอีเมล: 23 เงื่อนไขที่ได้รับความนิยมเพื่อความสำเร็จในปี 2566

วิธีเขียนอีเมลธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ (ขั้นตอน & เคล็ดลับ)

เพิ่มยอดขายของคุณด้วยช่องทางการตลาดผ่านอีเมลที่ชนะ!

การปลอมแปลงอีเมล: คืออะไร และจะป้องกันได้อย่างไร (+เคล็ดลับ)

วิธีทำให้รายชื่ออีเมลของคุณสะอาดสะอ้าน