Eisenhower matrix สามารถปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณได้อย่างไร

Eisenhower เป็นเครื่องมือในการจัดการงานที่ช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยสอน วิธีจัดลำดับความสำคัญให้ดียิ่งขึ้น เทคนิคนี้ช่วยให้คุณเรียนรู้ว่ากิจกรรมใดคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามของคุณและกิจกรรมใดที่ไม่คุ้มค่า

และในโลกที่เราทุกคนเร่งรีบเพื่อให้ทันตามตารางเวลา เราต้องยอมรับว่าเป็นทักษะที่ควรค่าแก่การพัฒนา

อยู่ต่อไปเพราะในข้อความนี้คุณจะพบว่า:

• เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร (คำอธิบายอย่างละเอียดพร้อมตัวอย่างหลายตัวอย่าง - ทั้งงานและทุกวันที่เกี่ยวข้อง)
• วิธีใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ และ
• วิธีคิดในจตุภาค

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร?

Eisenhower matrix หรือที่เรียกว่า Urgent-important matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการจัดลำดับความสำคัญของงาน ด้วยการรวมเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เข้ากับชีวิตประจำวันของคุณ คุณจะได้เรียนรู้ที่จะตระหนักถึงความสำคัญสูงสุดและแยกความแตกต่างระหว่างสิ่งที่มีผลกระทบระยะยาวกับสิ่งที่ไม่มี

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นพันธมิตรที่สมบูรณ์แบบเมื่อพูดถึงการทำความเข้าใจวิธีคิดในจตุภาค เนื่องจากเมทริกซ์ 'แบ่งสมองของคุณ' และช่วยให้คุณแยกแยะความแตกต่างระหว่าง:

• สำคัญ,
• ไม่สำคัญ
• ด่วนและ
• งานที่ไม่เร่งด่วน

เมทริกซ์ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญมากกว่าเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดตารางเวลา ดังนั้นคุณจะไม่เห็นตารางเวลาหรือกำหนดเวลาที่นี่

ประวัติโดยย่อของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

Dwight D. Eisenhower เป็นผู้พัฒนาและใช้วิธีการจัดการเวลาและงานดังกล่าวเป็นคนแรก ไอเซนฮาวร์เป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งกำลังค้นหาวิธีที่จะช่วยให้เขาจัดลำดับความสำคัญและทำการตัดสินใจที่ยากลำบากเกี่ยวกับงานมากมายของเขา ทั้งในฐานะนายพลในกองทัพสหรัฐฯ ผู้บัญชาการทหารสูงสุดของ NATO และต่อมาเป็นประธานาธิบดีสหรัฐฯ

ต่อมาวิธีการนี้ได้รับความนิยมเนื่องจาก Steven Covey นำเสนอในหนังสือของเขา นิสัย 7 ประการของผู้ที่มีประสิทธิผลสูง

ในหนังสือเล่มนี้ Covey ได้กล่าวถึงแนวคิดของ Four Generations of Time Management ซึ่งเราจะกล่าวถึงในภายหลังในบทความนี้

องค์ประกอบของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ — อธิบาย

ในฐานะที่เป็นเครื่องมือจัดการงานที่ใช้งานได้ง่าย เมทริกซ์ Eisenhower ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณโดยจัด ลำดับ ความสำคัญให้กับงานของคุณ

นั่นอาจเป็นสิ่งที่เร่งด่วน/สำคัญ (“ทำทันที” ควอแดรนท์) บางอย่างเล็กน้อยแต่ยังคงเร่งด่วน (“มอบหมายให้คนอื่น” ควอดแรนต์) เป็นต้น

เมื่อคุณสามารถจัดหมวดหมู่งานของคุณได้เช่นนี้ การจัดกำหนดการและดำเนินการให้เสร็จสิ้นก็จะง่ายขึ้นมาก

ลองดูส่วนต่อไปนี้ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าควอแดรนท์ทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติ

ควอแดรนท์ 4 เวลาคืออะไร?

เมื่อใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ คุณจะเรียงลำดับงานจากรายการสิ่งที่ต้องทำออกเป็น 4 กลุ่ม กลุ่มเหล่านี้เรียกว่า ควอแดรนต์ เพราะจัดเรียงเป็นตาราง:

1. Quadrant number #1 — งานสำคัญ/เร่งด่วน
2. Quadrant number #2 — งานสำคัญ/ไม่เร่งด่วน
3. Quadrant number #3 — งานที่ไม่สำคัญ/เร่งด่วน และ
4. Quadrant number #4 — งานที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วน

สำหรับบางคน การเรียงลำดับงานดูเหมือนง่ายและอาจชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งผู้คนมักผสมทั้ง 4 ด้านนี้เข้าด้วยกันหรือพบว่าเป็นการยากที่จะแยกแยะว่างานควรไปที่ใด นอกจากนี้ ลำดับความสำคัญจะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล แม้ว่าการเติบโตในสายอาชีพอาจมีความสำคัญสำหรับบางคน แต่การเริ่มต้นครอบครัวอาจสำคัญกว่าสำหรับคนอื่นๆ หากต้องการใช้กฎเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์อย่างเหมาะสมและลดโอกาสเกิดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด เราขอแนะนำให้ดูหัวข้อต่อไปนี้

ความแตกต่างระหว่างงานด่วนและงานสำคัญ

“ฉันมีปัญหาสองประเภท: ปัญหาด่วนและปัญหาสำคัญ เรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เคยเร่งด่วน” – ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์

เมื่อคุณเรียนรู้ที่จะแยกความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญ การใช้เมทริกซ์ในทางปฏิบัติจะเกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ

งานเร่งด่วน

งานเร่งด่วน ต้องจัดการให้เร็วที่สุด พวกมันไวต่อเวลาและบางครั้งก็เครียด เพราะพวกมันต้องการความสนใจจากเราในทันที

ลองนึกถึงการอ่านหนังสือสอบที่คุณลืมหรือพยายามพาเพื่อนที่บาดเจ็บไปโรงพยาบาล

งานที่สำคัญ

ในทางกลับกัน ฉันให้ ความสำคัญกับงาน ให้คุณถอยกลับไป วิเคราะห์สถานการณ์ และวางแผนก้าวต่อ ไป พวกเขาไม่ไวต่อเวลา ดังนั้นจึงไม่มีแรงกดดันเมื่อทำงานดังกล่าวให้เสร็จ

งานสำคัญคืองานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายชีวิตของคุณ ค่านิยมหลัก ฯลฯ การเริ่มต้นครอบครัว เช่น การวางแผนการเดินทางหรือกิจวัตรการออกกำลังกายเพื่อสุขภาพที่ดีขึ้น

กี่ครั้งแล้วที่คุณได้ยินว่าบางคนไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้เพราะพวกเขาเอาแต่ "ดับไฟเล็กๆ" หากเรามุ่งแต่งานที่ต้องเร่งรัดเวลา เราจะไม่เห็นสิ่งที่ไกลไปกว่าวันพรุ่งนี้

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าอะไรเร่งด่วนและอะไรสำคัญสำหรับฉัน

ไม่มีสูตรสำเร็จสากลที่เราทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ หากต้องการทราบว่างานใดสำคัญและเร่งด่วนสำหรับคุณ เราแนะนำให้คุณ ทำรายการ

คุณสามารถค้นหาเทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำมากมายในหน้า Clockify ซึ่งหนึ่งในนั้นน่าจะเหมาะสำหรับคุณ เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำของ Clockify ช่วยให้คุณ:

• เขียนค่านิยมหลัก อุดมคติ และเป้าหมายชีวิตของคุณลงไป และ
• นึกถึงเหตุการณ์สำคัญที่คุณต้องไปให้ถึงโดยมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญ

รายการสิ่งที่ต้องทำอาจเป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจดจำและเตือนตัวเองถึงสิ่งที่คุณกำลังทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเงิน ความมั่นคง อาชีพ การหาเลี้ยงครอบครัว หลังจากที่คุณสร้างรายการโดยละเอียด (หรือรายการ) ของงานที่ทำอยู่ คุณจะมีความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับงานดังกล่าว — ความสำคัญและความเร่งด่วน

วิธีวางงานใน 4 ด้าน

ตอนนี้เราได้อธิบายความแตกต่างที่เร่งด่วนและสำคัญแล้ว มาดูกันว่าความแตกต่างนั้นนำไปใช้กับงานและกิจกรรมอย่างไร เราจะใช้ตัวอย่างทั่วไปในชีวิตประจำวัน

Quadrant #1: “Do” – งานสำคัญและเร่งด่วน

งานเหล่านี้เป็นงานที่มีกำหนดเวลาที่เข้มงวดและกระชั้นชิดมาก และอาจมีผลตามมาหากไม่จัดการทันที ตัวอย่างเช่น การทดสอบคณิตศาสตร์เป็นงานเร่งด่วนสำหรับนักเรียน และสิ่งอื่นๆ ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องรองลงมา

ตัวอย่างงานที่สำคัญและเร่งด่วน:

• งานที่มีกำหนดเวลากระชั้นชิดมาก — การทำโปรเจกต์ของลูกค้าให้เสร็จ การดับไฟขนาดเล็ก ท่อระเบิด
• ภาระผูกพันในนาทีสุดท้าย — สิ่งที่คุณเลื่อนออกไปและตอนนี้คุณกำลังเร่งรีบที่จะทำให้เสร็จ (เช่น ตรงตามกำหนดเวลาของคุณ) หรือ
• งานที่คุณไม่สามารถเลื่อนได้ — ภาระหน้าที่ในครอบครัวหรือหน้าที่การงาน ผู้มาเยือนที่ไม่ได้บอกล่วงหน้า

Quadrant #2: “ตัดสินใจ” – งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

ควอแดรนท์ที่สองใช้สำหรับรายการที่ไม่มีกำหนดเวลาปิด แต่ต้องมีการวางแผนในอนาคตเนื่องจากให้ประโยชน์ระยะยาวแก่คุณ นึกถึงการตัดสินใจต่างๆ เช่น ต้องการลดน้ำหนัก อ่านหนังสือเพิ่มเติม ลงทะเบียนเรียน ฯลฯ สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ แต่ไม่สำคัญ ดังนั้นพวกเขามักจะถูกผลักไสให้หันไปทำภารกิจเร่งด่วนแทน

ตัวอย่างเพิ่มเติมของงานที่สำคัญและไม่เร่งด่วน:

• เป้าหมายทางธุรกิจระยะสั้นหรือระยะยาว — สร้างงบประมาณธุรกิจ สร้างการคาดการณ์ยอดขาย วางแผนแคมเปญการตลาดใหม่ ฯลฯ
• เป้าหมายในอาชีพ — การเลื่อนตำแหน่ง การเปลี่ยนไปสู่เส้นทางอาชีพใหม่ การได้รับชุดทักษะใหม่ การวางแผนเริ่มต้นธุรกิจ ฯลฯ
• เป้าหมายส่วนตัว — ปรับปรุงความสัมพันธ์, สร้างครอบครัว, พักผ่อนหย่อนใจ, รับประทานอาหารเพื่อสุขภาพ ฯลฯ

จำไว้ว่าการเลื่อนงานสำคัญออกไปทุกครั้งที่มีเรื่องด่วนเกิดขึ้นนั้นมีความเสี่ยงที่จะทำให้ งานนั้น เร่งด่วนลงได้

ตัวอย่างเช่น หากคนๆ หนึ่งเลิกรับประทานอาหารเพื่อสุขภาพเป็นเวลาหลายปีเพราะสิ่งอื่นเข้ามาขวางทาง ภาวะแทรกซ้อนทางสุขภาพอย่างโรคอ้วนหรือเบาหวานจะทำให้สิ่งนี้มีความสำคัญเร่งด่วนในทันทีทันใด หรือหากคุณไม่วางแผนทางการเงินสำหรับปีต่อไป คุณอาจได้รับผลกระทบร้ายแรง เช่น หนี้สินสะสม ใช้จ่ายเกินตัว ไม่มีเงินใช้ยามฉุกเฉิน และอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน

Quadrant #3: “Delegate” – งานด่วนแต่ไม่สำคัญ

งานดังกล่าวมีเวลาจำกัด แต่เมื่อพิจารณาว่าไม่เกี่ยวข้องกับคุณ คุณอาจมอบหมายงานดังกล่าวให้ผู้อื่นทำแทนได้ ตัวอย่างเช่น ขอให้เพื่อนร่วมงานสร้างงานนำเสนอ PowerPoint หรือจดบันทึกสำหรับคุณในระหว่างการประชุมเนื่องจากคุณมีงานฉุกเฉิน

ตัวอย่างอื่นๆ ของงานที่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (เรียกอีกอย่างว่าการขัดจังหวะหรือการรบกวน):

• ปัญหาเกี่ยวกับงาน — การจัดการประชุม การตอบอีเมล การกำหนดเวลาการนัดหมายบางอย่าง และ
• ภาระหน้าที่ในครัวเรือน เช่น ซื้อของชำ ทำงานบ้าน จ่ายบิล ฯลฯ

Quadrant #4: “กำจัด” – งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ควอแดรนท์สุดท้ายประกอบด้วยรายการและกิจกรรมที่ไม่สำคัญหรือเร่งด่วนในทางใดทางหนึ่ง พวกเขามีประโยชน์น้อยมากหรือไม่มีเลยในระยะยาวสำหรับอาชีพ ชีวิต หรือสุขภาพของคุณ ตัวอย่างบางส่วนอาจเป็นการท่องช่องรายการต่างๆ ในตอนบ่าย การซุบซิบนินทาในที่ทำงาน การท่องอินเทอร์เน็ตโดยไม่สนใจ และอื่นๆ ที่คล้ายกัน

ตัวอย่างของงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน:

• เสียเวลา — ตรวจสอบ (ใช้เวลากับ) โซเชียลมีเดีย อีเมลหรือการประชุมที่ไม่สำคัญ ฯลฯ
• กิจกรรมที่น่ารื่นรมย์เท่านั้น — แม้ว่าการพักผ่อนจะมีความสำคัญ แต่กิจกรรมที่สนุกสนานมากเกินไปอาจส่งผลตรงข้ามได้ บางส่วนจำเป็นต้องถูกกำจัดเพื่อให้เหลือพื้นที่สำหรับกิจกรรมที่สำคัญ กิจกรรมดังกล่าว ได้แก่ การหยุดงานเป็นเวลานาน การเล่นเกม การเลื่อนดูโซเชียลมีเดีย เป็นต้น

สิ่งสำคัญที่ควรทราบ — กิจกรรมในเสี้ยวที่สี่ถือเป็นการขัดจังหวะที่รู้สึกว่าเร่งด่วนแต่ไม่มีส่วนสนับสนุนชีวิตประจำวันหรืออนาคตของเรา

วิธีชั่งน้ำหนักลำดับความสำคัญของคุณในเมทริกซ์

อาจดูเหมือนยากในการแยกแยะระหว่างงานที่สำคัญและไม่สำคัญ หรืองานที่เร่งด่วนและไม่เร่งด่วน อย่างไรก็ตาม ส่วนต่อไปนี้จะช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญและชั่งน้ำหนักงานของคุณ

ดูข้อมูลสรุปเมทริกซ์การจัดการเวลาด้านล่าง สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่างานใดที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญ และงานใดที่คุณควรมอบหมาย หรือแม้แต่ตัดออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ

โปรดทราบว่ามีเพียง คุณ เท่านั้นที่รู้ว่างานใดสำคัญสำหรับคุณ และงานใดไม่สำคัญ ถามตัวเอง:

“ ฉันต้องทำอะไรทันที? ”

“ อะไรที่สิ้นเปลืองและจำเป็นต้องกำจัด”

“งานไหนที่ฉันต้องทำ และงานไหนที่ใครสามารถทำแทนฉันได้”

ด้วยวิธีนี้คุณสามารถ กำหนดลำดับความสำคัญของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการจัดกลุ่มงานของคุณตามความยากหรือความเร่งด่วน และขจัดสิ่งรบกวนให้หมดไป

ความสนใจของคุณในระหว่างกระบวนการนี้ควรอยู่ที่อะไร แทนที่จะเป็นเมื่อไหร่ การจัดตารางเวลาจะง่ายขึ้นเมื่อคุณทราบลำดับความสำคัญของคุณ

ตอนนี้เราทราบแล้วว่าเมทริกซ์การจัดการเวลาเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณเข้าใจกิจกรรมของคุณได้ดีขึ้น เรามาเริ่มที่การใช้งานจริงกันเลย

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ทำงานอย่างไร (+ ตัวอย่าง)

วิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจวิธีการทำงานของเมทริกซ์คือการดูตัวอย่างในชีวิตประจำวัน

ตัวอย่างเช่น Julie เป็นหัวหน้าผู้จัดการโครงการในบริษัทขนาดกลาง เธอต้องรับมือกับภาระงานหนักในแต่ละวัน มีครอบครัว และพยายามใช้ชีวิตและรับประทานอาหารที่มีประโยชน์เหนือสิ่งอื่นใด ฟังดูเหมือนมาก แต่การใช้เมทริกซ์ทำให้เธอรู้ว่าลำดับความสำคัญของเธออยู่ที่ใดและจะแก้ไขการเปลี่ยนแปลงแผนของเธอได้อย่างไร

ในการเริ่มต้น สมมติว่าตารางงานของ Julie มีลักษณะดังนี้:

ด้วยตัวของมันเอง มันดูมีการวางแผนค่อนข้างดี อย่างไรก็ตาม จูลีรู้ว่าตารางงานอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นทุกเช้าเธอจึงเตือนตัวเองถึงเรื่องนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงความเครียด

ตามที่คาดไว้ ในตอนท้ายของวัน ตารางงานของ Julie แตกต่างออกไปเล็กน้อย เธอต้องปรับเปลี่ยนงานหลายอย่างโดยใช้เมทริกซ์การจัดการเวลากับงานของเธอ:

• ตัวสีส้มถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง
• คนที่เป็นสีเขียวได้รับมอบหมายและ
• สีแดงถูกตัดออกจากกำหนดการ

ต่อไปนี้คือลักษณะกำหนดการที่ปรับปรุงแล้วในขณะนี้:

Julie ใช้ Eisenhower matrix กับตารางการทำงานของเธออย่างไร?

นี่คือวิธีที่ Julie ใช้เมทริกซ์การจัดการเวลาเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานของเธอ:

• 8.00 น. – 9.00 น. การเปลี่ยนแปลงตารางเวลา : เธอไม่สามารถรับอีเมลในตอนเช้าได้ เนื่องจากการประชุมแบบสแตนด์อัพได้เปิดเผยปัญหาบางอย่างในแผนก QA การระดมความคิดเพื่อหาวิธีแก้ปัญหาสำคัญกว่าอีเมล เธอจึงมองว่าอีเมลเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องติดตามในวันพรุ่งนี้
• 12.00 น. – 14.05 น. การเปลี่ยนแปลงกำหนดการ : ลูกค้าที่เธอควรจะไปพบตอนเที่ยงมาเร็วกว่ากำหนดครึ่งชั่วโมง เนื่องจากเธอรู้ว่าการไปทัศนศึกษาของลูกชายอยู่ไกลพอสมควร เธอจึงโทรหาครูในช่วงหลังของวัน ไม่ต้องการให้ลูกค้ารอ เธอเลื่อนการประชุมเป็น 11:30 น. และโทรศัพท์ไปหาเมื่อเธอกลับถึงบ้านในภายหลัง
• 14:20 น. – 16:00 น. การเปลี่ยนแปลงกำหนดการ : เวลาประมาณ 16:00 น. งานที่เกี่ยวข้องกับโครงการจำเป็นต้องได้รับความสนใจในทันที อย่างไรก็ตาม ลูกชายของเธอป่วยมาระยะหนึ่งแล้ว เธอจึงต้องพาเขาไปตรวจสุขภาพ เธอมอบหมายงานในการดำเนินการประชุมให้กับเพื่อนร่วมงานที่น่าเชื่อถือที่สุดของเธอ เธอสามารถขอบทสรุปในวันถัดไป

Julie ใช้ Eisenhower matrix กับตารางเวลาประจำวันของเธออย่างไร

นอกจากต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงตารางการทำงานแล้ว เธอยังต้องวางแผนและปรับตัวด้วยเช่นกัน:

• 17.00 – 17.20 น. ตารางการเปลี่ยนแปลง : เนื่องจาก Julie และลูกชายต้องรอตรวจร่างกายนานขึ้นเล็กน้อย เธอจึงขอให้สามีไปซื้อของเพราะพวกเขาอาจไปไม่ถึง
• 17:30 น. – 18:30 น. การเปลี่ยนแปลงตารางเวลา : Julie ตัดสินใจเปลี่ยนตารางการออกกำลังกายของเธอใหม่เป็นวิดีโอแชทกับพนักงานบางคนที่อยู่หลังเลิกงาน การช่วยให้พวกเขาทำงานเสร็จเพื่อกลับบ้านได้นั้นสำคัญและเร่งด่วนกว่าการออกกำลังกายของเธอในวันนี้
• 21:30 น. – 22:00 น. การเปลี่ยนแปลงตารางเวลา : ภายในเวลา 21:30 น. Julie เหนื่อยล้าจากกิจกรรมและงานทั้งหมดที่เธอต้องจัดการในระหว่างวัน เมื่อรู้ว่าการนอนหลับจะทำให้เธอรู้สึกดีขึ้นกว่าทีวีในขณะนั้น เธอจึงตัดสินใจไม่ดูรายการและเข้านอนทันที

ดังที่เราเห็นได้จากตัวอย่างของ Julie เมทริกซ์การจัดการเวลามีไว้เพื่อสอนเราถึงวิธีการโทรที่ง่ายขึ้นเกี่ยวกับตารางเวลาของเรา เธอไม่ได้คิดถึงงานหรือผลที่ตามมาจากการกระทำของเธอ เพราะเธอรู้ดีอยู่แล้ว เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ทำให้เธอทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในตารางประจำวันของเธอได้อย่างราบรื่นและมีความเครียดน้อยที่สุด

อะไรทำให้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์แตกต่างจากเทคนิคอื่นๆ

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น วิธีนี้ ไม่เกี่ยวข้อง กับการเรียนรู้ทักษะใหม่ที่ดี และทุกอย่างเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนความคิดของคุณให้ดีขึ้น

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์จะช่วยให้คุณ:

• เข้าใจเป้าหมายของคุณดีขึ้น
• ระบุกิจกรรมที่เสียเวลาและที่สำคัญที่สุด
• เรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและงานประจำวันของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกำหนดเวลาและวางแผนได้ดีขึ้นสำหรับอนาคต

หลังจากใช้ไประยะหนึ่ง เทคนิคการจัดการเวลานี้จะปลูกฝังการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก คุณจะสังเกตเห็นว่าการจัดตารางงานของคุณง่ายขึ้นมากเพียงใด และคุณจัดการวิกฤตการณ์เล็กๆ น้อยๆ และกำหนดเวลาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ได้ดีขึ้นมากเพียงใด

วิธีการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ตาม Steven Covey?

ก่อนหน้านี้ในข้อความนี้ เราได้กล่าวถึงวิธีการที่ Steven Covey แนะนำผู้ฟังให้รู้จักกับ Eisenhower matrix โดยการเขียนเกี่ยวกับมันในหนังสือของเขา ในหนังสือเล่มดังกล่าว เขาได้กล่าวถึงแนวคิดของ Four Generations of Time Management และถ้าเราดูทั้งสี่เราจะเห็นว่าพวกเขากำลังแนะนำวิธีการใช้เมทริกซ์อย่างถูกต้อง

รุ่นที่ 1: รายการตรวจสอบและบันทึกย่อ

รุ่นที่หนึ่งแสดงถึงขั้นตอนเริ่มต้นของการวางแผนการจัดการเวลาและงานของคุณ เราควรเขียนงานทั้งหมดลงบนกระดาษเพื่อให้สามารถบรรลุผลได้ แต่ยังมีการตรวจสอบเป็นประจำในภายหลัง นอกจากนี้ เราต้องจัดระเบียบทุกอย่างตามระยะเวลาและพลังงานที่งานนั้นต้องการ

รุ่นที่ 2: ปฏิทินและกำหนดการ

ในยุคที่สอง กิจกรรมทั้งหมดจากรายการก่อนหน้านี้ควรเขียนในปฏิทินหรือกำหนดเวลา นี่เป็นวิธีหนึ่งในการพยายามวางแผนอนาคตอย่างสุดความสามารถของเรา

ในกรณีที่คุณไม่ชอบจัดตารางเวลางานของคุณด้วยการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถเลือกแอปที่จะจัดเก็บกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงทั้งหมดของคุณ ตัวอย่างเช่น Clockify ให้คุณกำหนดเวลางานและกิจกรรมของคุณโดยใช้เทคนิคการบล็อกเวลา ซึ่งเป็นวิธีที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการจัดลำดับความสำคัญของภาระงานของคุณ เพียงจัดกลุ่มงานประจำวันของคุณเป็นบล็อกๆ และเมื่อคุณทำบล็อกเสร็จ คุณจึงไปยังบล็อกถัดไปได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ลืมหรือล้มเหลวในการทำงานให้เสร็จ

จำไว้ว่ามีเพียง คุณ เท่านั้นที่รู้ว่างานหรือกิจกรรมของคุณสำคัญหรือเร่งด่วนเพียงใด ดังนั้น คุณจะสร้างบล็อกตามความสำคัญ/ความเร่งด่วนของงานที่คุณทำอยู่ โดยปฏิบัติตามหลักการและเคล็ดลับที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ในข้อความ

รุ่นที่ 3: แผนรายสัปดาห์

รุ่นที่สามอยู่ที่นั่นเพื่อ จำกัด กรอบเวลาของกิจกรรมให้แคบลง คุณต้องวางแผนสัปดาห์ของคุณ เป้าหมายและจุดมุ่งหมายที่คุณต้องการบรรลุ และเริ่มคิดอย่างจริงจังมากขึ้นเกี่ยวกับตารางเวลาประจำวันของคุณภายในสัปดาห์นั้น

รุ่นที่ 4: ความสัมพันธ์และผลลัพธ์

ในขณะที่สามรุ่นแรกเกี่ยวกับการจัดการกิจกรรมและเวลา - รุ่นที่สี่คือสิ่งที่ทำให้กระบวนการทั้งหมดมีความหมายอย่างแท้จริง

ด้วยตารางเวลาและรายการกิจกรรมที่สมบูรณ์ คุณสามารถเริ่มวิเคราะห์ว่างานใดมีความสำคัญหรือไม่สำคัญ เร่งด่วนหรือไม่เร่งด่วน การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณทราบว่ารายการใดในรายการของคุณที่จำเป็นต้องดำเนินการในทันที และรายการใดที่สามารถเลื่อนกลับได้ในวันเดียวหากมีเรื่องเร่งด่วนปรากฏขึ้น

ข้อดีและข้อเสียของเมทริกซ์การบริหารเวลาคืออะไร?

เช่นเดียวกับเทคนิคการบริหารเวลาแบบอื่นๆ เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ควรพิจารณาทั้งสองอย่างก่อนตัดสินใจว่าจะใช้หรือไม่ ท้ายที่สุดคุณต้องมีวิธีการที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณ

ข้อดีของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

อ่านต่อเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับประโยชน์ที่วิธีการจัดลำดับความสำคัญของไอเซนฮาวร์อาจมอบให้คุณ (หากคุณเลือกที่จะนำไปใช้):

• ทำให้คุณพิจารณาถึงความสำคัญของงานของคุณ
• ช่วยในการประเมินใหม่ว่าอะไรเร่งด่วนและอะไรไม่ด่วน
• มันสอนการตระหนักรู้ในตนเองที่ดีขึ้นและช่วยให้คุณฝึกฝนการวิเคราะห์ตนเอง และ
• ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นในเสี้ยววินาที

ข้อเสียของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ในทางกลับกัน วิธีการจัดการงานและเวลานี้อาจไม่เหมาะสำหรับทุกคน ดังนั้น ต่อไปนี้เป็นข้อเสียบางประการของการใช้วิธีไอเซนฮาวร์:

• โดยจะจัดเรียงงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญเท่านั้น และไม่คำนึงถึงทรัพยากร ความซับซ้อน หรือระดับความพยายามที่งานนั้นต้องการ
• ทิ้งงานที่สั้นและเร่งด่วนไว้เบื้องหลัง (แม้ว่าการเลิกทำรายการจะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มแรงผลักดัน)
• อาจซับซ้อนและใช้เวลานานสำหรับบางคน และ
• อาจดูล้นหลามเมื่อมีงานมากเกินไป ดังนั้นการจำกัดเพียง 5 ชิ้นต่อชิ้นจะได้ผลดีที่สุด

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับทุกคนที่อยากลองเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

สิ่งสำคัญที่ควรทราบ — สำหรับผู้ที่ยังไม่แน่ใจ มีวิธีค้นหาว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณหรือไม่ และเรามีคำแนะนำให้คุณ:

• ลองใช้สักหนึ่งสัปดาห์
• ทำรายการงานของคุณสำหรับสัปดาห์
• จัดเรียงไว้ในตารางสี่ส่วน
• ใช้ตัวติดตามเวลาเพื่อติดตามความคืบหน้าของคุณตลอดทั้งสัปดาห์ และ
• จดบันทึกว่าสถานการณ์บางอย่างทำให้คุณรู้สึกอย่างไร

เมื่อการทดลองใช้ใกล้จะสิ้นสุดลง ลองดูข้อมูลที่คุณได้สะสมไว้

สุดท้ายนี้ ให้ถามตัวเองว่า

คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือไม่?

ตัดสินใจง่ายขึ้นไหม?

สิ่งที่คุณถือว่าเร่งด่วนนั้นเร่งด่วนจริง ๆ หรือไม่? หรือพวกเขาแค่เสียเวลาของคุณ?

สรุป: การจัดลำดับความสำคัญหมายความว่าคุณสามารถมีได้ ไม่ใช่ทั้งหมดในคราวเดียว

ในทางหนึ่ง การพยายามจัดการเวลาได้กลายเป็นเรื่องในอดีตไปแล้ว โค้ชและผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงานจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ แนะนำให้เรียนรู้วิธีจัดการลำดับความสำคัญและทรัพยากรของคุณ เราไม่สามารถเพิ่มเวลาได้ แต่เราสามารถใช้มันได้อย่างชาญฉลาด ดังนั้น แทนที่จะพยายามยัดเยียดงานให้ได้มากที่สุดในหนึ่งวัน ให้ลองจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญ — งานที่จะพัฒนาตนเองและก้าวหน้า

เมทริกซ์การจัดการเวลาของไอเซนฮาวร์เป็นครูที่ยอดเยี่ยมในเรื่องนี้ และแม้ว่าอาจไม่ได้ผลสำหรับทุกคน แต่ก็เป็นก้าวที่ดีในการค้นหาเทคนิคที่เป็นส่วนตัวและเหมาะสมยิ่งขึ้น

️ คุณเคยลองใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์หรือไม่? คุณคิดว่าการจัดลำดับความสำคัญเป็นกุญแจสำคัญในการมีทั้งหมดหรือไม่? แบ่งปันเรื่องราวของคุณกับเราที่ [email protected] และเราอาจแนะนำคุณในบทความของเราในอนาคต และถ้าคุณชอบบล็อกโพสต์นี้ ให้แชร์กับคนอื่นที่คุณรู้ว่ามีประโยชน์