เอกสารที่ทุกธุรกิจบริการต้องมีสำหรับการจ้างสมาชิกใหม่ในทีม

บทความเกี่ยวกับการว่าจ้างและการจัดการในธุรกิจบริการนี้จัดทำโดย Sharon DeLay ที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลซึ่งมีธุรกิจให้บริการอย่างมั่นคงทั่วสหรัฐอเมริกาตะวันออก

ชารอน ดีเลย์

การว่าจ้างและจัดการพนักงานถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่ท้าทายที่สุดที่เจ้าของธุรกิจบริการสามารถทำได้ คุณจะให้อะไรกับเอกสารง่ายๆ ฉบับเดียวที่ทำสิ่งต่อไปนี้ทั้งหมด

• ให้คำแนะนำเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของตำแหน่ง
• ช่วยให้คุณทำการวิเคราะห์เพื่อกำหนดสถานะการยกเว้นของตำแหน่ง
• นำเสนอกรอบการทำงานเกี่ยวกับการกำหนดค่าตอบแทน
• ตั้งค่าคำถามสัมภาษณ์เพื่อเติมตำแหน่ง
• กำหนดเส้นทางอาชีพสำหรับบุคคลที่เข้ารับตำแหน่ง
• สรุปความคาดหวังที่สำคัญ รวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงานและโครงสร้างการรายงานของงาน
• ทำหน้าที่เป็นเอกสารตรวจสอบประสิทธิภาพขั้นพื้นฐาน
• สรุปข้อมูลที่จำเป็นสำหรับที่พักและการตัดสินใจออก
• ทำหน้าที่เป็นบารอมิเตอร์เมื่อถึงเวลาต้องแยกพนักงานที่ผลงานไม่ดีออกจากบริษัทของคุณ

รายละเอียดงาน

ดู รายละเอียดของงาน เอกสารที่มักดูหมิ่นและมักถูกละเลยนี้มีบทบาทสำคัญในการว่าจ้าง การจัดการ และการแยกสมาชิกในทีม ควรเป็นรากฐานที่สำคัญของความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างเป็นเวลานานก่อนที่คุณจะจ้างงานครั้งแรก

เรามักได้ยินจากอุตสาหกรรมที่ถือเป็น "การหมุนเวียนสูง" ว่าการพัฒนารายละเอียดงานเป็นการเสียเวลา เมื่อคุณเข้าใจการใช้งานคำอธิบายงานที่หลากหลาย คุณจะเข้าใจว่าทำไมจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการว่าจ้างและส่งเสริมสมาชิกในทีม

ก่อนการว่าจ้างครั้งแรกของคุณ

การวิเคราะห์อย่างละเอียดถึงสิ่งที่คุณต้องการให้ทำเพื่อธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการตำแหน่งใหม่นี้ คุณกำลังมองหาผู้นำแบบคุณอยู่หรือเปล่า? หรือใครสักคนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของทีมของคุณในสนาม? โปรดจำไว้ว่า อาจมีบริการที่สามารถทำงานบางอย่างได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้น (การทำบัญชี รับโทรศัพท์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฯลฯ) ผ่านการทำสัญญามากกว่าการว่าจ้าง

คำถามที่ถามเมื่อกรอกรายละเอียดงาน

• เครื่องมือและทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็นในการทำงานนี้ งานทำบนคอมพิวเตอร์เป็นหลักหรือไม่? บุคคลนั้นจะใช้เครื่องมืออื่น ๆ ที่ต้องการการฝึกอบรมเฉพาะหรือไม่? ตำแหน่งจะต้องสามารถรับสายและพูดคุยกับลูกค้าได้หรือไม่
• จำเป็นต้องมีการศึกษาหรือการรับรองระดับใดและต้องการทำงานนี้ ตำแหน่งงานน้อยมากที่ต้องการปริญญาจริง ๆ ดังนั้นควรระมัดระวังให้มากเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและความปรารถนา
• ตำแหน่งนี้มีความรับผิดชอบในการกำกับดูแลอะไรบ้างและมีกี่ตำแหน่ง? ตำแหน่งต้องได้รับการอนุมัติจากคุณสำหรับการตัดสินใจทั้งหมดหรือไม่ หรือตำแหน่งนั้นมีอำนาจในการตัดสินใจที่สำคัญหรือไม่?
• สภาพร่างกายและสิ่งแวดล้อมเป็นอย่างไร? ท่านี้ต้องนั่งเยอะทั้งวันไหม? ตำแหน่งในโกดังที่ต้องเดินเยอะคือ? มีการเคลื่อนไหวซ้ำๆ มากมายหรือไม่? ประเมินการพิจารณาทางกายภาพและสิ่งแวดล้อมทั้งหมดของงานอย่างเป็นกลาง
• ค่าตอบแทนสำหรับตำแหน่งคืออะไร? การวิจัยเงินเดือนตามบทบาทและความรับผิดชอบ ตลอดจนตำแหน่งงานที่เป็นไปได้ จะช่วยให้คุณเข้าใจผลกระทบทางการเงินของตำแหน่ง
• คุณจะประเมินและวัดผลว่าบุคคลในตำแหน่งทำงานตามความคาดหวังของคุณได้อย่างไร? บันทึกข้อมูลนั้น

แม้ว่าคุณจะคิดว่าคุณมีการจัดการที่ดีเกี่ยวกับความรับผิดชอบในบริษัทของคุณ การวิเคราะห์นี้ก็ยังคงเป็นการวิเคราะห์ที่ดี ช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีคำอธิบายงานที่ครอบคลุมและอัปเดตเพื่อช่วยคุณตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงการยกเว้นค่าล่วงเวลาที่คาดไว้ในปี 2019

การเขียนรายละเอียดงาน

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้เสร็จแล้วและตอบคำถามอย่างเป็นกลาง คุณมีกรอบการทำงานสำหรับรายละเอียดงาน คุณได้ทำการวิเคราะห์ที่จะช่วยคุณพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ด้วย:

• สถานะการยกเว้นของตำแหน่ง ไม่ว่าคุณจะต้องจ่ายค่าล่วงเวลาหรือไม่สำหรับชั่วโมงทำงานเกิน 40 ชั่วโมงในสัปดาห์ทำงานใดๆ
• ความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งในรอบการทำงานใด ๆ (รายวัน รายสัปดาห์ ฯลฯ)
• คุณจะต้องซื้อเครื่องมือเพิ่มเติมใดและรับรองระดับความสามารถที่ผู้สมัครในอนาคตต้องการ
• ความสามารถทางกายภาพและความอดทนที่ตำแหน่งต้องการ ตัวอย่างเช่น หากตำแหน่งทำงานในพื้นที่จำกัดในช่วงเวลาสำคัญของวัน และผู้สมัครเปิดเผยว่าพวกเขาอึดอัด คุณอาจไม่สามารถรองรับได้
• เงินเดือนที่สามารถแข่งขันได้สำหรับตำแหน่งที่จะช่วยให้คุณมั่นใจว่ากำลังดึงดูดผู้มีความสามารถที่มีคุณภาพที่คุณต้องการ
• คุณจะประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคคลที่รับงานอย่างไร

การว่าจ้างและสัมภาษณ์

คำอธิบายงานที่ชัดเจน เมื่อสรุปแล้ว จะกลายเป็นประกาศรับสมัครงานที่น่าสนใจ รวมทั้งเป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนากระบวนการสัมภาษณ์และคำถามของคุณ

ตัวอย่างเช่น ถ้าตำแหน่งนั้นกำหนดให้ผู้สมัครต้องคุยโทรศัพท์สักหน่อย ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าการสัมภาษณ์เบื้องต้นควรดำเนินการทางโทรศัพท์เพื่อประเมินสถานะทางโทรศัพท์ของผู้สมัคร หากตำแหน่งนั้นจัดการกับสารเคมีเป็นส่วนหนึ่งของงานปกติ คุณสามารถพัฒนาแบบประเมินเพื่อใช้ในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์ ซึ่งคุณจะ "ทดสอบ" ผู้สมัครเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ทำความสะอาดที่เหมาะสมเพื่อใช้สำหรับงานบางประเภทและวิธีจัดการอย่างปลอดภัย คุณยังสามารถพัฒนาคำถามสัมภาษณ์ตามสถานการณ์โดยพิจารณาจากสถานการณ์จริงที่คุณเคยประสบในงาน

การมีรายละเอียดงานที่สมบูรณ์และละเอียดเพื่อทบทวนระหว่างการสัมภาษณ์ยังช่วยให้คุณและผู้สมัครสามารถหารือเกี่ยวกับงานและยืนยันถึงความสามารถของพวกเขาที่จะทำตามที่นำเสนอ

หลังจากได้สมาชิกใหม่ในทีม

รายละเอียดงานอย่างละเอียดจะกลายเป็นแนวทางการฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมและเครื่องมือประเมินผลการปฏิบัติงาน

โครงร่างความรับผิดชอบของงานจากมุมมองรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส และรายปี หมายความว่าคุณระบุลำดับที่บุคคลต้องการเรียนรู้งาน ตอนนี้ พัฒนารายการตรวจสอบการฝึกอบรมเพื่อเสริมกำลังงานการฝึกอบรมและลำดับความสำเร็จ ซึ่งมักจะลดเวลาที่ต้องใช้เพื่อให้พนักงานทำงานและสร้างรายได้ให้กับธุรกิจของคุณ

รีวิวประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ ที่จุดประเมินที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของคุณ คุณสามารถทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายกาเครื่องหมายหรือเครื่องหมายลบที่อยู่ถัดจากความรับผิดชอบแต่ละอย่างได้อย่างง่ายดายว่าพนักงานใหม่ทำงานสำเร็จหรือไม่ สำหรับงานเหล่านั้นที่ยังจำเป็นต้องเรียนรู้หรือปรับปรุง ให้จัดทำและแนบเอกสารเป้าหมายและใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการอภิปรายด้านประสิทธิภาพในภายหลัง คุณเพิ่งเสร็จสิ้นการตรวจสอบประสิทธิภาพและเอกสารประกอบในขั้นตอนเดียว!

การควบคุมความรับผิดชอบทั้งหมดของรายละเอียดงานเป็นเครื่องบ่งชี้ว่าเมื่อใดที่ถึงเวลาต้องเลื่อนตำแหน่งหรือขยายหน้าที่ สิ่งนี้จะส่งผลต่อการพัฒนาอาชีพของบุคลากรของคุณ โอกาสในการพัฒนาอาชีพช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและลดอัตราการลาออก

เมื่อสิ่งต่าง ๆ ไม่ได้ผล

คุณอาจพบว่าพนักงานใหม่ของคุณไม่บรรลุความรับผิดชอบหลักสองประการ ไม่ว่าคุณจะกำหนดเป้าหมายใดหรือการฝึกอบรมเพิ่มเติมที่คุณให้ไว้ (ตามที่ระบุไว้ในเอกสารการตรวจทานของคุณด้านบน) อาจถึงเวลาที่ต้องแยกจากพนักงาน

การตรวจสอบรายละเอียดงานและการตรวจสอบประสิทธิภาพและเอกสารการตั้งเป้าหมายจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าถึงเวลาแยกทางหรือไม่

การลงทุนของคุณในส่วนหน้าของการวิเคราะห์งานอย่างละเอียด ร่างเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจทานกับผู้ฝึกงานใหม่ จากนั้นใช้รายละเอียดงานเป็นเครื่องมือในการประเมินประสิทธิภาพ สร้างกระดาษที่จะช่วยคุณได้ ต่อสู้กับการเรียกร้องการเลิกจ้างโดยมิชอบ หากมีคนมาฟ้องคุณ

เมื่อโปรโมชั่นอยู่ในการสั่งซื้อ

ความคิดแบบเดียวกันเบื้องหลังการจ้างคนใหม่และการเลื่อนตำแหน่งคนใหม่ก็มีผลใช้อย่างเท่าเทียมกัน การลงทุนเวลาพิเศษในการพัฒนารายละเอียดงานล่วงหน้าช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามตลอดการดำรงตำแหน่งในการฝึกอบรม การพัฒนา เอกสาร และรางวัล

หากสมาชิกในทีมมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์และเกินเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานเดิม อาจถึงเวลาพิจารณาเลื่อนตำแหน่งภายในบริษัทของคุณ