การโทรเข้าโดยตรง (DID) คืออะไร และทำงานอย่างไร

ต้องการหมายเลขโทรศัพท์สายตรงสำหรับสมาชิกในทีมของคุณหรือไม่? จากนั้นคุณต้องการหมายเลขโทรเข้าโดยตรงหรือที่เรียกว่า DID

DID ช่วยให้ผู้โทรสามารถติดต่อพนักงานของคุณได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านพนักงานต้อนรับอัตโนมัติ พนักงานต้อนรับ หรือศูนย์บริการทางโทรศัพท์ สิ่งนี้แตกต่างจากส่วนขยายโทรศัพท์ภายใน ซึ่งจะใช้ได้กับการโทรจากภายในระบบโทรศัพท์ของบริษัทของคุณเท่านั้น

การใช้หมายเลข DID สำหรับสมาชิกในทีมคนสำคัญจะช่วยเพิ่มการเชื่อมต่อและประสิทธิภาพในขณะที่ธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าหลัก หรือองค์กรที่เสริมสร้างความสัมพันธ์ที่มีอยู่ หรือรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพเอาไว้

ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกเกี่ยวกับการโทรเข้าโดยตรง วิธีการทำงาน และคุณประโยชน์ต่อธุรกิจในปัจจุบัน

การโทรเข้าโดยตรงคืออะไร?

การโทรเข้าโดยตรง (DID) เป็นคุณลักษณะของระบบโทรศัพท์ที่ช่วยให้ผู้โทรภายนอกสามารถโทรไปยังหมายเลขต่อภายในได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านสวิตช์บอร์ดหรือผู้ดูแล โดยจะกำหนดหมายเลขโทรศัพท์ภายนอกที่ไม่ซ้ำกันให้กับผู้ใช้/ส่วนขยายในองค์กร ดังนั้นผู้โทรจากภายนอกจึงสามารถโทรหาบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้โดยตรง แทนที่จะโทรผ่านพนักงานต้อนรับ

เพื่อช่วยให้คุณใช้ DID ผู้ให้บริการโทรศัพท์จะเชื่อมต่อบล็อกหมายเลขโทรศัพท์เข้ากับระบบโทรศัพท์ Private Branch Exchange (PBX) ของบริษัทของคุณ

ด้วย DID ธุรกิจต่างๆ สามารถตั้งค่าหมายเลขเสมือนที่ข้ามสายแผนกต้อนรับหลักและตรงไปยังส่วนขยายโต๊ะหรือกลุ่มส่วนขยายได้โดยตรง DID สามารถใช้ได้กับหมายเลขท้องถิ่น อัตราพิเศษ หรือหมายเลขโทรฟรี

ชื่อทั่วไปอื่นๆ สำหรับ DID ได้แก่ หมายเลขสายตรง สายตรง และสายตรง โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อมีคนพูดว่า “ติดต่อฉันที่หมายเลขโดยตรงของฉัน” นี่คือสิ่งที่พวกเขาหมายถึง

DID มอบความสะดวกสบายให้กับธุรกิจ การกำหนดเส้นทางการโทรที่ปรับแต่งได้ และภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น

หมายเลข DID คืออะไร?

จากมุมมองของลูกค้า หมายเลขโทรตรงดูเหมือนหมายเลขโทรศัพท์มาตรฐานใดๆ อย่างไรก็ตาม DID คือ หมายเลขโทรศัพท์เสมือน ที่เชื่อมโยงโดยตรงไปยังส่วนขยายหรือสถานที่ตั้งในบริษัทของคุณ คิดว่าเป็นสายโทรศัพท์ทางลัด

หมายเลขโทรศัพท์สายตรงเหล่านี้จะชี้สายเรียกเข้าไปยังระบบโทรศัพท์ขององค์กร ฟังก์ชั่นการส่งต่อผู้โทรไปยังผู้ใช้แต่ละรายทำให้หมายเลขนั้น "โดยตรง" การกำหนดเส้นทางการโทรเฉพาะนี้ได้รับการจัดการโดยระบบโทรศัพท์ VoIP

ต่างจากโทรศัพท์บ้าน (หรือ POTS line ) หมายเลขเหล่านี้จะถูกส่งตรงผ่านระบบโทรศัพท์ของบริษัทของคุณ

การโทรเข้าโดยตรงทำงานอย่างไร?

ตามเนื้อผ้า DID ทำงานด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี: ผ่านสาย Public Switched Telephone Network ( PSTN ) หรือ Voice over Internet Protocol ( VoIP ) เริ่มจาก PSTN กันก่อน

1. การโทรโดยตรงบน PSTN

ขั้นแรก ผู้ให้บริการโทรศัพท์จะเชื่อมต่อชุดสายสัญญาณหลักเข้ากับ PBX ที่โฮสต์ ของลูกค้า ถัดไป ผู้ให้บริการจะจัดสรรกลุ่มหมายเลขโทรศัพท์และกำหนดหมายเลขเหล่านี้ให้กับลูกค้าเป็นหมายเลขโทรสายตรง

เมื่อมีสายเรียกเข้าถึงหมายเลขโทรตรงหมายเลขใดหมายเลขหนึ่ง สายนั้นจะถูกโอนไปยัง PBX ของลูกค้าผ่านทางสายสัญญาณหลัก เมื่อมีสายเข้าที่ PBX ระบบจะแจ้งหมายเลขที่โทรออกและฝ่ายที่โทรมา

สุดท้ายนี้ PBX จะกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าโดยตรงไปยังหนึ่งในส่วนขยายโทรศัพท์ของธุรกิจ โดยไม่ต้องใช้โอเปอเรเตอร์หรือ การต่อสายตรงอัตโนมัติ

ในระบบโทรศัพท์รุ่นเก่า โทรตรงทำงานโดยใช้วงจรแอนะล็อก ซึ่งหมายความว่าอุปกรณ์ของลูกค้าต้องจัดเตรียมสัญญาณแรงดันต่ำเพื่อให้โทรศัพท์ในระบบทำงานได้

สำนักงานกลาง (CO) ของบริษัทโทรศัพท์จะตรวจสอบเพื่อดูว่าสายใช้งานได้หรือไม่ และจะปิดวงจรหากไม่ได้ยุติอย่างถูกต้อง

เมื่อเร็วๆ นี้ บริการโทรศัพท์แบบเดิมเสนอ DID ผ่านวงจร Primary Rate Interface (PRI) สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณต้องมีสายสัญญาณหลักที่เช่าจากบริษัทโทรศัพท์เพียงพอ

2. การโทรเข้าโดยตรงบน VoIP

VoIP เป็นวิธีที่ทันสมัยและยืดหยุ่นที่สุดในการใช้หมายเลขโทรตรงเสมือนด้วยความช่วยเหลือของ SIP trunking SIP ทำให้การเชื่อมต่อสายหลักพร้อมใช้งานตามความจำเป็น สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สายจริง แต่เป็นลิงก์เสมือนผ่านบรอดแบนด์เฉพาะเมื่อคุณต้องการเท่านั้น

ลิงก์เสมือนเหล่านี้ได้รับการกำหนดค่าภายใน และหมายเลขจะเชื่อมโยงกับส่วนขยายของคุณโดยแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองหรือให้ผู้ให้บริการ VoIP ทำแทนคุณก็ได้

DID บน VoIP สามารถปรับขนาดได้สูง ตัวอย่างเช่น หากคุณตัดสินใจว่าต้องการเปิดตัวแคมเปญการขายในเดือนหน้าซึ่งกำหนดให้คุณต้องมีสายหลักใหม่ 20 สาย คุณก็ทำเองได้ง่ายๆ

ไม่จำเป็นต้องติดต่อบริษัทโทรศัพท์ของคุณ รอให้พวกเขาจัดสรรกลุ่มหมายเลข จากนั้นจึงส่งช่างเทคนิคเพื่อเชื่อมต่อสายหลักเข้ากับ PBX ของธุรกิจของคุณ

3. DID สำหรับการส่งแฟกซ์

วิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้ DID เป็น บริการแฟกซ์ คือการเชื่อมต่อสายตรงของคุณเข้ากับเครื่องแฟกซ์ ฟังดูง่ายใช่มั้ย? อย่างไรก็ตาม คุณจะพลาดวิธีที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการกำหนดเส้นทางการโทรแฟกซ์ด้วย DID

แนวทางปฏิบัติที่ได้รับความนิยมคือการกำหนดบล็อกหมายเลขโทรตรงให้กับคอมพิวเตอร์ที่ใช้เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ ซึ่งอนุญาตให้มีหมายเลขแฟกซ์หลายหมายเลขสำหรับบริษัทของคุณที่เชื่อมโยงกับเครื่องใดเครื่องหนึ่งหรือแม้แต่อุปกรณ์หลายเครื่อง

เช่นเดียวกับสมาชิกในทีมแต่ละคนในบริษัทของคุณที่มีที่อยู่อีเมล คุณสามารถกำหนดหมายเลขแฟกซ์ให้พวกเขาได้ เมื่อมีแฟกซ์เข้ามาสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ก็สามารถกำหนดเส้นทางไปยังเครื่องพิมพ์ในพื้นที่ทำงานของพวกเขา หรือแม้แต่คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ของพวกเขาก็ได้

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต (ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ)

ประเภทของ DID

ข้อได้เปรียบหลักของ DID คือ ช่วยให้สามารถเข้าถึงพนักงานและแผนกจากภายนอกได้โดยตรงผ่านสายโทรศัพท์ที่ใช้ร่วมกันเพียงสายเดียว บริษัทสามารถจัดสรรหมายเลขได้ตามความต้องการด้านการสื่อสารและขั้นตอนการทำงาน

ต่อไปนี้เป็นหมายเลข DID ประเภททั่วไปที่มีให้เลือก:

• หมายเลข DID ส่วนบุคคล: พนักงานแต่ละคนจะได้รับหมายเลขโทรศัพท์ภายนอกเฉพาะของตนเองซึ่งจะกำหนดเส้นทางไปยังพวกเขาโดยตรง ช่วยให้ผู้โทรจากภายนอกสามารถเข้าถึงพนักงานที่ต้องการได้โดยไม่ต้องผ่านสวิตช์บอร์ด
• หมายเลข DID ของแผนก: ทั้งแผนกหรือกลุ่มงานใช้หมายเลข DID เดียวร่วมกัน หมายเลขดังกล่าวจะดังไปยังกลุ่มโทรศัพท์ในแผนกนั้น เพื่อให้หลายคนสามารถจัดการการโทรได้อย่างง่ายดาย
• หมายเลข DID ตามสถานที่ตั้ง: หมายเลข DID เฉพาะถูกกำหนดให้กับที่ตั้งสำนักงานหรือสาขาแต่ละแห่งของบริษัท โทรไปยังหมายเลขนั้นโทรเข้าโทรศัพท์ที่ไซต์นั้นเท่านั้น
• หมายเลข DID โทรฟรี: หรือที่เรียกว่าหมายเลข 800 ช่วยให้ผู้โทรภายนอกสามารถติดต่อพนักงาน/แผนกได้ฟรี หมายเลข 800 ถูกส่งไปยังส่วนขยายภายใน
• หมายเลข DID เสมือน: หมายเลขไม่ได้เชื่อมโยงกับสายโทรศัพท์จริง แต่โฮสต์แบบเสมือน การโทรจะถูกส่งไปยังโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ซอฟต์โฟน หรือโทรศัพท์มือถือใดก็ตามที่บริษัทระบุ
• หมายเลข DID ของการต่อสายอัตโนมัติ: ผู้โทรจะได้ยินเมนูตัวเลือกการโทรสำหรับบุคคล/แผนกต่างๆ เมื่อโทรไปยังหมายเลข DID ประเภทนี้ การกำหนดเส้นทางการโทรโดยไม่ต้องใช้เจ้าหน้าที่

ประโยชน์ของการใช้ DID

DID ให้ประโยชน์มากมายเมื่อเปรียบเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม ความสามารถในการโทรหาพนักงานโดยตรงมีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจยุคใหม่ส่วนใหญ่ ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ที่โดดเด่นบางประการ:

ต้นทุนและประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ด้วย DID คุณสามารถลดจำนวนสายหลักที่จำเป็นในการเชื่อมต่อธุรกิจของคุณได้ ด้วยระบบ VoIP คุณสามารถส่งต่อ DID ไปยังทวีปต่างๆ ได้ ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายทางไกล

VoIP ช่วยให้การติดต่อโดยตรงเกิดขึ้นในเครือข่ายโทรศัพท์ และคุณไม่จำเป็นต้องซื้อโทรศัพท์หรือฮาร์ดแวร์ใหม่ทั้งหมด

ความยืดหยุ่นและความคล่องตัวที่ดีขึ้น

ด้วย DID คุณสามารถควบคุมสถานที่และเวลาที่รับสายได้มากขึ้น พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่น การรวมพลังของ VoIP, DID และ SIP เข้ากับโทรศัพท์มือถือ อีเมล และ SMS เท่ากับระบบโทรคมนาคมที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณ

คุณยังสามารถโอนสายไปยังหมายเลขอื่นโดยอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนดได้ นี่เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสนับสนุนนอกเวลาทำการสำหรับเขตเวลาที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะสำหรับทีมระดับโลก

ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ลูกค้าสามารถเข้าถึงพนักงานได้เมื่อต้องการโดยไม่มีอุปสรรค นั่นอาจเป็นประสบการณ์ที่น่าทึ่งจากมุมมองของลูกค้า

โดยทั่วไปผู้คนนิยมโทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น ธุรกิจที่ดำเนินธุรกิจในนิวยอร์กสามารถตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ในไมอามีหรือลอนดอนให้กับลูกค้าในตลาดนั้นได้อย่างง่ายดาย

ด้วยการกำหนดหมายเลขที่แตกต่างกันให้กับแคมเปญการตลาดที่แตกต่างกัน คุณสามารถติดตามประสิทธิภาพของแต่ละแคมเปญได้อย่างแม่นยำ ค้นหาจุดที่ต้องปรับปรุง และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

ผลผลิต

การโอนสายไปยังบุคคลโดยตรงโดยไม่จำเป็นต้องมีพนักงานต้อนรับหรือเมนูโทรศัพท์ ช่วยประหยัดเวลา การติดตามผลจะง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าเมื่อตัวแทนมีหมายเลขเดียว

นอกจากนี้ยังส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้น พนักงานติดต่อสมาชิกในทีมผ่านส่วนขยายเฉพาะ แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ในอาคาร เมือง หรือแม้แต่ประเทศที่แตกต่างกันก็ตาม

คุณยังสามารถให้สายตรงของคุณโอนสายเรียกเข้าไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณหรือหมายเลขชั่วคราวอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ โดยที่ลูกค้าไม่ทราบหมายเลขส่วนตัวเหล่านี้

การใช้งาน DID แบบต่างๆ

DID มีประโยชน์มากมายนอกเหนือจากระบบโทรศัพท์ธุรกิจขั้นพื้นฐาน

ตัวอย่างวิธีที่ธุรกิจใช้ DID:

• ทีมขาย มักใช้ DID เฉพาะสำหรับแคมเปญการสร้างลูกค้าเป้าหมายเพื่อติดตามประสิทธิภาพของตัวเลขและการส่งเสริมการขายที่เฉพาะเจาะจง
• แผนกบริการลูกค้า สามารถตั้งค่า DID สำหรับคำถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน การสนับสนุนด้านเทคนิค หรือการสอบถามทั่วไป และกำหนดเส้นทางการโทรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ทีมการตลาด ใช้ DID ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำใครสำหรับแคมเปญโฆษณาหรือกิจกรรมบางอย่าง การใช้ DID เฉพาะช่วยให้สามารถวัดอัตราการตอบสนองได้
• องค์กรที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่ง สามารถตั้งค่า DID สำหรับแต่ละสถานที่ตั้งเพื่อให้สามารถถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสาขาได้อย่างราบรื่น
• หน่วยงานของรัฐ อาจใช้ DID เพื่อโทรไปยังหน่วยงานหรือบุคลากรที่เหมาะสมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อเสียของหมายเลขโทรศัพท์ DID

มีหลายกรณีที่หมายเลข DID อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณประสบกับการลาออกเมื่อเร็วๆ นี้ และมีการกำหนดหมายเลขโทรตรงให้กับอดีตพนักงาน ความพร้อมของพนักงานที่จำกัดอาจส่งผลต่อการตัดสินใจเลือก DID ของคุณด้วย

ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณในการพิจารณาความสำคัญของการมีลูกค้า ลูกค้า และผู้ขายเข้าถึงแผนกต่างๆ โดยตรง

ต่อไปนี้เป็นข้อจำกัดทั่วไปบางประการของ DID และวิธีแก้ไข:

1. เส้นทางการโทรที่จำกัด

เมื่อใช้ DID พื้นฐาน การโทรจะถูกส่งไปยังส่วนขยายที่กำหนดโดยตรง ซึ่งให้การควบคุมโฟลว์การโทรที่จำกัด ซึ่งอาจไม่มีประสิทธิภาพในการจัดการปริมาณการโทรที่สูงหรือกำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังแผนกเฉพาะ จ้างพนักงานต้อนรับเสมือน เมนู IVR หรือการจัดคิวการโทรเพื่อการกระจายสายที่มีประสิทธิภาพ

2. ข้อกังวลด้านความปลอดภัย

DID อาจเสี่ยงต่อการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหากไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม ป้องกัน DID ด้วยรหัสผ่านที่รัดกุม การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย และการมาสก์การโทร

3. ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการโทรที่ขาดหายไป

DID พื้นฐานมักจะขาดคุณสมบัติการติดตามการโทรโดยละเอียด ทำให้ยากต่อการวิเคราะห์ข้อมูลการโทรและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการการโทร เลือกผู้ให้บริการที่มีการติดตามการโทรและผสานรวมกับ CRM ของคุณเพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลที่ครอบคลุม

4. ต้นทุนสูง

ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานและคุณสมบัติที่เลือก DID อาจมีราคาแพงกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับสายโทรศัพท์แบบเดิม เจรจาต่อรองส่วนลดตามปริมาณ ใช้ตัวเลือกการจ่ายตามการใช้งาน หรือสำรวจโซลูชัน VoIP ทางเลือก

ฉันจะได้รับหมายเลข DID ได้อย่างไร

ช่วยให้ลูกค้าและผู้ขายของคุณมีวิธีในการเข้าถึงผู้คนและแผนกต่างๆ ในบริษัทของคุณด้วยหมายเลขโทรศัพท์สายตรงเข้าด้านใน DID อนุญาตให้ผู้โทรเข้าสามารถข้าม แผนผังโทรศัพท์ และเลี่ยงคิวการโทรได้

ขั้นตอนแรกคือการได้รับ หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ ตั้งแต่หนึ่งหมายเลขขึ้นไป เป็นไปได้ว่าคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจอยู่แล้ว

คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลเหล่านี้ได้ด้วยวิธีการที่เรียกว่า การย้าย จากนั้น คุณจะต้องกำหนดสิ่งเหล่านี้ให้กับผู้ใช้แต่ละคนในระบบโทรศัพท์ของคุณ ซึ่งสามารถทำได้จากแดชบอร์ดผู้ดูแลระบบได้อย่างง่ายดาย

การเพิ่มคุณสมบัติการโทรตรงที่ทีมของคุณต้องการนั้นทำได้ง่ายเมื่อคุณใช้บริการผู้ให้บริการ VoIP ที่มีประสบการณ์ เช่น Nextiva เราจะช่วยคุณพิจารณาว่าคุณต้องการหมายเลขโทรตรงจำนวนเท่าใด และโซลูชันใดที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อตั้งค่าบริการ DID ของคุณแล้ว ผู้โทรเข้าจะสามารถเข้าถึงทีมของคุณได้โดยมีอุปสรรคน้อย ในโลกที่การบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน หมายเลขโทรตรงเป็นเพียงอีกวิธีหนึ่งในการมอบประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการโทรเข้าโดยตรง