ใบเพิ่มหนี้ VS ใบลดหนี้ ต่างกันอย่างไร?

ใน โลกของธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) มูลค่าการสั่งซื้อและการทำธุรกรรมอาจมีขนาดใหญ่ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโดยไม่คาดคิด ความท้าทายทางการเงินอาจเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว

อินสแตนซ์ดังกล่าวอาจทำให้การดำเนินการประมวลผลใบแจ้งหนี้ซับซ้อน ซึ่งจะส่งผลในทางลบต่อกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสด (O2C)

โชคดีที่มีหลายสิ่งที่ธุรกิจสามารถทำได้เพื่อลดผลกระทบ ซึ่งรวมถึง ใบเพิ่มหนี้ และ ใบลดหนี้

ลองตรวจสอบตัวเลือกเหล่านี้รวมถึงความเหมือนและความแตกต่าง

ใบเพิ่มหนี้คืออะไร?

ใบเพิ่มหนี้ (หรือ ใบเพิ่มหนี้ ) เป็นเอกสารสำหรับทั้งแจ้งธุรกิจเกี่ยวกับเครดิตที่เป็นหนี้และขอชำระคืน

บันทึกเดบิตจัดทำคำขอสำหรับการคืนการซื้อเครดิต ผู้ซื้อออกให้ผู้ขายผ่านช่องทางเดียวกับใบแจ้งหนี้

นอกจากจำนวนหนี้ที่เป็นหนี้แล้ว ใบเพิ่มหนี้ยังแสดงรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมอีกด้วย ซึ่งรวมถึงรายละเอียดของรายการ วันที่ เหตุผลในการออก ฯลฯ

ใบเพิ่มหนี้เป็นใบแจ้งหนี้หรือเครดิต?

ใบเพิ่มหนี้ไม่ใช่ทั้งใบแจ้งหนี้หรือรูปแบบของเครดิต เป็นการ แจ้ง และ บันทึก ภาระหนี้

ใบลดหนี้คืออะไร?

ใบลดหนี้ (หรือ ใบลดหนี้ ) เป็นเอกสารที่ออกเป็นใบเสร็จรับเงินสำหรับใบแจ้งหนี้หรือคำสั่งซื้อที่ผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลง

ซัพพลายเออร์เป็นผู้ออกให้แก่ลูกค้าและสามารถครอบคลุมมูลค่าของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดหรือบางส่วนเท่านั้น

หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ การทำบัญชีและบันทึกเครดิตจะจัดการได้ยาก การลบใบแจ้งหนี้เก่าและการสร้างใบใหม่จะทำให้การจัดลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้และเส้นทางการตรวจสอบสับสน

ใบลดหนี้คืนเงินหรือไม่?

ใบลดหนี้ จะคล้ายกัน แต่ไม่เหมือนกับ เงินคืน แบบแรกคือการคืน มูลค่าเครดิต เฉพาะที่ล่าช้าให้กับผู้ซื้อ ในขณะที่แบบหลังเป็นการชำระคืนโดยตรงให้กับผู้ซื้อ

ใบลดหนี้ให้ผล เกือบจะเหมือนกับ การคืนเงินด้วยวิธีต่างๆ เกือบทั้งหมด เนื่องจากในขณะที่การคืนเงินและสินค้าและบริการในอนาคตอาจมี มูลค่าเครดิตเท่ากัน แต่ก็ยังไม่ใช่ สิ่งเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น บางที ธุรกิจมีความต้องการสินค้าหรือบริการบางอย่างน้อยลงเมื่อต้องแลกใช้ใบลดหนี้

ใบลดหนี้ยังถือว่าความสัมพันธ์ต่อเนื่องระหว่างซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ การคืนเงินไม่ได้

ใบลดหนี้และเครดิตร้านค้าคือสิ่งเดียวกันหรือไม่?

ใบลดหนี้ และ เครดิตร้านค้า มีความคล้ายคลึงกัน แต่ก็ไม่เหมือนกันอีก

คำจำกัดความ 'ใบลดหนี้' ใช้ใน B2B เพื่ออธิบายเอกสารที่ใช้เพื่อช่วยในการจัดทำบัญชียอดคงเหลือ

เครดิตร้านค้าเป็นคำที่ใช้เป็นหลักในบริบท B2C โดยครอบคลุมถึงบัตรกำนัลที่มอบให้เป็นของขวัญ โดยโครงการสมาชิก หรือเพื่อแลกเปลี่ยนกับผลิตภัณฑ์ที่ส่งคืน

ใบเพิ่มหนี้ vs ใบลดหนี้: ความคล้ายคลึงกันที่สำคัญ

1. วัตถุประสงค์: การแจ้งเตือน

ใช้ทั้งใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้เป็นรูปแบบการแจ้งเตือน

ผู้รับบันทึกทั้งสองประเภทอาจ (หรืออาจไม่) ทราบถึงปัญหา – หรือการเปลี่ยนแปลง – คำสั่งซื้อหรือธุรกรรม

หรือพวกเขาอาจไม่ทราบรายละเอียดทั้งหมด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ธนบัตรแต่ละประเภทให้ความกระจ่างเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ติดลบ (หรือจำนวนเงินที่เป็นบวก) ที่เป็นหนี้อยู่

2. วัตถุประสงค์: บันทึกบัญชี

ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้เป็นทั้งเอกสารที่จำเป็นสำหรับการบันทึกบัญชี หากไม่มีแนวทางการตรวจสอบก็จะขาดข้อมูลสำคัญไป

3. เหตุผลในการออก

มีเหตุผลหลักหลายประการที่ทำให้ต้องมีการออกใบลดหนี้และเครดิต

คำสั่งซื้ออาจ ผิดพลาด เสียหาย หรือไม่ได้รับตามที่อธิบายไว้หรือไม่ตรงเวลา อาจแตกต่างกันในปริมาณ ขนาด รูปแบบ คุณภาพ หรือระยะเวลา ผู้ซื้ออาจปฏิเสธพวกเขาหรือผู้ขายอาจตระหนักถึงข้อผิดพลาดของตน

คำสั่งซื้อ B2B อาจซับซ้อนและอาจมี การเปลี่ยนแปลงได้ หลังจาก ออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องแล้ว หากมูลค่าการสั่งซื้อลดลง ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ของซัพพลายเออร์จะออกใบลดหนี้ หากคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้นจะออกใบเพิ่มหนี้

ข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่เรื่องแปลก อาจมีตั้งแต่การคิดเงินมากเกินไปโดยไม่ตั้งใจไปจนถึงการลืมเพิ่มส่วนลดที่เสนอโดยทีมขาย บันทึกเดบิตและเครดิตช่วยแก้ไขรายการชำระเงินและบัญชีที่ไม่ถูกต้องแต่ละรายการที่เกิดจากข้อผิดพลาดเหล่านี้

4. ออกความยืดหยุ่น

สามารถส่งใบลดหนี้และเครดิตออกก่อนหรือหลังผู้ซื้อได้รับใบแจ้งหนี้

หากยังไม่มีการออกใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้จะถูกเพิ่มเข้าไปซึ่งจะหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดออก หากมีการออกใบลดหนี้แล้ว ใบลดหนี้จะรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ถัดไป

5. การออกช่อง

ทั้งใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ควรส่งผ่านช่องทางเดียวกับใบแจ้งหนี้ทั่วไป คือ ฝ่ายบัญชี

6. การจัดรูปแบบของบันทึกย่อ

รูปแบบทั้งใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้จะคล้ายกับใบแจ้งหนี้ พวกเขารวมถึง:

• ชื่อบริษัทที่ออกและผู้รับ ที่อยู่ รายละเอียดธนาคาร และรายละเอียดการติดต่อ
• วันที่ออกหมายเหตุ
• หมายเลขซีเรียลหรือรหัสประจำตัวหรือรหัสเฉพาะสำหรับบันทึกย่อ
• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับหมายเหตุ ได้แก่ ปริมาณ หมายเลขคำสั่งซื้อ วันที่สั่งซื้อ อัตราสินค้า ต้นทุนรวม ฯลฯ

ใบเพิ่มหนี้ vs ใบลดหนี้: ความแตกต่างที่สำคัญ

1. ผู้ออกธนบัตร

ใบลดหนี้ จะออกโดยซัพพลายเออร์ ในขณะที่ ใบเพิ่มหนี้ จะออกโดยผู้ซื้อหรือผู้ขาย

2. บัญชีเจ้าหนี้ vs บัญชีลูกหนี้

ใบเพิ่มหนี้แสดงถึง บัญชีลูกหนี้ ของผู้ซื้อ บันทึกลงในสมุดรับคืนสินค้า ใบลดหนี้แสดงถึง บัญชีเจ้าหนี้ ของผู้ซื้อ บันทึกไว้ในสมุดรับคืนการขาย

3. รับทราบ vs ร้องขอ

ใบลดหนี้หมายถึง การรับทราบ เครดิตของผู้ออก

ใบเพิ่มหนี้แสดงถึง การขอ สินเชื่อต่อผู้ขาย ในบางกรณีอาจโต้แย้งได้

ใบลดหนี้และเดบิตเทียบกับการเรียกเก็บเงิน

การติดตามหนี้เป็นส่วนหนึ่งของการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน B2B ครอบคลุมการแจ้งเตือนและการสื่อสารเกี่ยวกับการกู้คืนใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

เช่นเดียวกับใบเพิ่มหนี้ เป็นการเตือนถึงการชำระเงินที่ค้างชำระ และเช่นเดียวกับใบลดหนี้ ผู้ขายจะออกให้

อย่างไรก็ตาม จะเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ ไม่ใช่การแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่

วิธีลดการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้

ใบเพิ่มหนี้และเครดิตถือเป็นเรื่องปกติของความสัมพันธ์แบบ B2B และการชำระเงิน โดยหลักแล้วเป็นวิธีการรักษาบันทึกทางบัญชีที่ชัดเจน

อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ความต้องการอย่างต่อเนื่องในการออกใบลดหนี้หรือใบลดหนี้อาจเป็น อาการของปัญหาการเก็บเงินหรือกระแสเงินสดที่กว้างขึ้น สำหรับซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย

การปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินแบบ B2B หรือการใช้หรือการจัดหาเงินทุนแบบ B2B เป็นทางเลือกที่สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้

บทสรุป

ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการลงบัญชีธุรกิจ

ใบเพิ่มหนี้เป็นการแจ้งและขอให้มีภาระหนี้ที่ต้องชำระ ใบลดหนี้จะออกให้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งที่มีอยู่

การออกตั๋วเงินทั้งสองประเภทช่วยรักษาบันทึกทางบัญชีและให้ความชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนหนี้ที่เป็นลบหรือเป็นบวก

มีความคล้ายคลึงกัน เช่น วัตถุประสงค์และเหตุผลในการออก แต่ก็มีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการ เช่น ฝ่ายใดเป็นผู้ออกให้ และผลกระทบต่อบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ของผู้ซื้อหรือผู้ขายหรือไม่

ใบลดหนี้และเครดิตเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ตามปกติ อย่างไรก็ตาม หากบริษัทมีปัญหาเรื่องกระแสเงินสด บริษัทควรคิดถึงวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการภายใน เช่น การจัดหาทางเลือกทางการเงินแบบ B2B ให้กับลูกค้า นี่เป็นทางเลือกที่ใช้ได้จริงสำหรับการทำธุรกรรมด้วยเงินสดเท่านั้น