ความสำคัญของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติข้อตกลง (และวิธีการสร้าง)

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นกระบวนการที่เป็นทางการซึ่งมีรายละเอียดแนวทางขององค์กรในการอนุมัติเอกสารหรือข้อมูล ในบริบทการขาย เป็นวิธีที่ทีมของคุณจัดการกับการลงชื่อออกจากเอกสารต่างๆ ตลอดวงจรการขาย ช่วยให้มั่นใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถดูและอนุมัติเอกสารการขายที่จำเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ตัวแทนสามารถมุ่งเน้นที่การสร้างความสัมพันธ์มากขึ้นและน้อยลงในการไล่ตามการอนุมัติภายใน ถูกต้อง กระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ได้รับการปรับปรุงอย่างดีจะทำให้ได้รับข้อตกลงได้เร็วยิ่งขึ้น และช่วยให้คุณสร้างแรงผลักดันในการขาย

ประเภทของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

การอนุมัติมีความจำเป็นตลอดกระบวนการขายทั้งหมด แต่การอนุมัติเอกสารแบบครอบคลุมนั้นไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ ด้วยซอฟต์แวร์การอนุมัติเอกสารการขายที่เหมาะสม คุณสามารถมอบหมายบทบาทและสิทธิ์เพื่อให้ผู้ตรวจสอบนำเสนอเฉพาะเอกสารที่จำเป็นต้องลงชื่อออกเท่านั้น เพื่อไม่ให้เสียเวลากับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ

• การจัดการนำ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการลูกค้าเป้าหมายช่วยให้หัวหน้าทีมตรวจสอบและลงนามในลูกค้าเป้าหมายเพื่อให้ตัวแทนขายใช้เวลาน้อยลงและใช้พลังงานในการไล่ตามผู้มีแนวโน้มที่ไม่มีคุณสมบัติเหมาะสม

• คำอ้างอิง. การรับใบเสนอราคาที่ถูกต้องไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าไม่ใช่เรื่องยาก ด้วยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบเสนอราคา ตัวแทนขายสามารถมอบสิทธิ์การอนุมัติให้กับหัวหน้าทีม ทีมผลิตภัณฑ์ หรือการปฏิบัติงาน เพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดราคาถูกต้องและสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ

• ค่าเอกสาร มีบางครั้งที่ดีลที่ต่ำกว่าขนาดที่กำหนดไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติด้วยซ้ำ กระบวนการอนุมัติมูลค่าเอกสารช่วยให้ผู้ตรวจทานมีตัวเลือกในการเลือกเอกสารที่ต้องการตรวจสอบตามมูลค่า เพื่อให้ทีมใช้เวลาน้อยลงในการอนุมัติ

• การลดราคา. ส่วนลดราคาสามารถช่วยปิดผนึกข้อตกลง แต่ส่วนลดทั้งหมดมีค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจของคุณ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติส่วนลดช่วยให้ตัวแทนสามารถขออนุมัติส่วนลดตามมูลค่าได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการลดราคาที่ส่งผลต่อผลกำไรของคุณได้

• ข้อตกลงและเงื่อนไข. เงื่อนไขข้อตกลงกำหนดขั้นตอนสำหรับโครงการและสัญญาของคุณ ดังนั้นเงื่อนไขเหล่านี้จึงจำเป็นอย่างยิ่ง ด้วยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติข้อกำหนดและเงื่อนไข หัวหน้าทีมสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการปรับปรุงหรือข้อผิดพลาดในนาทีสุดท้ายก่อนที่จะถูกส่งไปยังลูกค้า

อุปสรรคเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั่วไป

หากไม่มีกระบวนการที่เป็นทางการ ทีมขายต้องเผชิญกับอุปสรรคเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจำนวนมาก ซึ่งอาจทำให้ข้อตกลงตกอยู่ในความเสี่ยง:

คอขวด

กระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ออกแบบมาไม่ดีทำให้เกิดปัญหาคอขวดขนาดใหญ่สำหรับตัวแทนขาย เมื่อพวกเขารอการอนุมัติเอกสาร มีเอกสารมากมายที่สามารถออกไปได้โดยไม่ต้องขออนุมัติ แต่ถ้าไม่มีกระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการ ตัวแทนมักจะรอการลงชื่อออกจากเอกสารทั้งหมดก่อนที่จะสามารถดำเนินการต่อไปได้ การดำเนินการนี้จะทำให้ข้อตกลงหยุดชะงักลงและทำให้ผู้ตรวจทานมีภาระมากขึ้น ซึ่งอาจไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วยซ้ำหากพวกเขาไม่ได้อยู่ที่คอมพิวเตอร์

ข้อผิดพลาดและการละเว้น

เนื่องจากเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารอาจใช้เวลานาน จึงมีความจำเป็น หากไม่มีวัสดุเหล่านี้ สื่ออาจเกิดข้อผิดพลาดในด้านราคา ส่วนลด ข้อกำหนดและเงื่อนไข การส่งมอบ และข้อผิดพลาดในข้อเสนอทางธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายสูงอื่นๆ กระบวนการอนุมัติมีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดถูกต้องและเป็นปัจจุบันก่อนที่จะส่งไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าหรือลูกค้า

ความระส่ำระสาย

การขาดกระบวนการอนุมัตินำไปสู่การขาดองค์กร หากไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจนซึ่งสรุปว่ามีการหมุนเวียน ตรวจสอบ และอนุมัติเอกสารภายในอย่างไร ก็มีโอกาสที่จะเกิดความล่าช้า ถูกลืม หรือวัสดุที่ไม่ถูกต้องมากขึ้น ไม่ใช่เรื่องดีที่จะสูญเสียข้อตกลงเพราะคำขออนุมัติถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของผู้จัดการ

ขาดความโปร่งใส

เส้นทางการตรวจสอบสามารถช่วยให้คุณเข้าใจว่าการอนุมัติจะถูกวางสายไปที่ไหน และใครมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการต่างๆ ตลอดไปป์ไลน์ แต่หากไม่มีกระบวนการอนุมัติที่เป็นทางการและเครื่องมือข้อเสนอที่เหมาะสม ก็ยังขาดความโปร่งใสอย่างร้ายแรง ซึ่งทำให้คุณไม่สามารถรับข้อมูลเชิงลึกที่คุณต้องการได้

วิธีสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่มีประสิทธิภาพ

กระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทำได้ง่ายหรือซับซ้อนเท่าที่คุณทำ โดยไม่คำนึงถึงแนวทางของคุณ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติทุกรายการควรบรรลุวัตถุประสงค์สองประการ: รักษาความถูกต้องในเอกสารการขายทั้งหมด และให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการตรวจสอบและอนุมัติอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงการขัดขวางกระบวนการขาย

1. สร้างเอกสารการขาย

ใช้ทุกสิ่งที่เราสอนเกี่ยวกับการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ สร้างข้อเสนอหรือเอกสารการขายอื่นๆ เพื่อสร้างกระบวนการอนุมัติของคุณ

2. กำหนดความรับผิดชอบ

ระบุบุคคล (หรือบุคคล) ที่อนุมัติเอกสารและด้านใดที่พวกเขารับผิดชอบ ระบุสิ่งที่ต้องการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ก่อนที่เอกสารจะสามารถย้ายไปยังขั้นตอนถัดไปของกระบวนการขาย

3. ตั้งค่าการอนุญาต

กำหนดระดับอำนาจที่ผู้ใช้แต่ละคนควรมี การกำหนดผู้ใช้เป็นผู้ดู ผู้แก้ไข หรือผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถแก้ไข ปฏิเสธ หรืออนุมัติเอกสาร และทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมที่เหมาะสมสามารถมองเห็นและเข้าถึงได้ตามต้องการ

4. สร้างไทม์ไลน์

ระบุกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับเอกสารการขาย ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดความคาดหวังและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเคลื่อนไหวได้ เพื่อป้องกันงานค้างสำหรับทั้งตัวแทนและผู้จัดการ

5. ตั้งค่าการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน

การแจ้งเตือนอัตโนมัติและการแจ้งเตือนสามารถช่วยให้คุณติดตามสถานะของเอกสารการขายของคุณผ่านไปป์ไลน์การขายทั้งหมด เลือกว่าจะให้ส่งการแจ้งเตือนเมื่อใด (เช่น การอนุมัติ การปฏิเสธ คำขออัปเดต การอัปเดตสถานะ ฯลฯ) และจะส่งถึงใคร

6. เอกสารและสื่อสาร

ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม เช่น Proposify คุณสามารถดูเอกสารและประวัติผู้ใช้ได้ตลอดทุกขั้นตอนของกระบวนการอนุมัติ ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณระบุและจัดการกับปัญหาต่างๆ เพื่อเร่งเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่คล่องตัว

ด้วยกระบวนการอนุมัติที่คล่องตัว ทีมงานของคุณจะมีความพร้อมในการจัดทำเอกสารการขายที่สม่ำเสมอและถูกต้องโดยไม่ต้องยึดติดกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ หรือการตัดมุมเพื่อปิดผนึกข้อตกลง

ความสม่ำเสมอ

ไม่ต้องแปลกใจอีกต่อไปว่าจะส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติหรือตีกลับในหลายแผนกจนกว่าจะได้รับการลงนาม กระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการหมายความว่าเวิร์กโฟลว์การขายจะมีลักษณะเหมือนกันทุกครั้ง นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดเกณฑ์สำหรับการปรับปรุงเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะไม่แตกต่างกันอย่างมากระหว่างลูกค้า

ความแม่นยำ

ด้วยบทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ ผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญทุกคนจะเห็นและลงนามในเอกสารก่อนที่จะส่ง สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายสามารถตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งทำให้มีพื้นที่สำหรับข้อผิดพลาดหรือการละเว้นน้อยกว่ามาก

ประสิทธิภาพ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่คล่องตัวทำให้การลงชื่อออกเป็นเรื่องง่ายโดยทำให้มั่นใจว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถตรวจสอบและอนุมัติเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะต้องได้รับการอนุมัติสำหรับเอกสารทั้งหมด ผู้จัดการสามารถเลือกสิ่งที่พวกเขาต้องอนุมัติเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นเฉพาะรายละเอียดที่สำคัญเท่านั้น

และด้วยการแจ้งเตือน การแจ้งเตือน และการเข้าถึงผ่านมือถือ ผู้ตรวจสอบมีอำนาจในการเข้าถึงเอกสารได้ทันทีและอนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องรอผู้จัดการกลับมาที่โต๊ะทำงานอีกต่อไป หรือหวังว่าเอกสารจะไม่ติดค้างอยู่ในงานในมืออีกต่อไป

ความโปร่งใส

บอกลากล่องดำในกระบวนการขายของคุณ ด้วยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่คล่องตัว คุณจะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับไปป์ไลน์ทั้งหมด เพื่อให้คุณระบุได้ว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและไม่ได้ผล รายละเอียดการอนุมัติที่ซับซ้อนสามารถช่วยให้คุณดูแลทีมและลดการกีดขวางทางถนน เพื่อให้กระบวนการขายของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

บทสรุป

การอนุมัติเป็นส่วนสำคัญของวงจรการขายที่มีประสิทธิภาพ แต่อาจทำให้กระบวนการช้าลงได้ ซอฟต์แวร์ข้อเสนอที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณ เพื่อลดปัญหาคอขวดในขณะที่ยังคงความสม่ำเสมอและเพิ่มความโปร่งใสไปพร้อมกัน นอกจากนี้ การเพิ่มประสิทธิภาพยังช่วยให้คุณลดเวลาของข้อเสนอเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ