เรื่องใหญ่เกี่ยวกับสุขอนามัยของข้อมูล: มันคืออะไรและ 6 ขั้นตอนในการบรรลุเป้าหมาย

เผยแพร่แล้ว: 2018-10-16

ข้อมูลขับเคลื่อนกลยุทธ์การตลาดที่มีประสิทธิภาพ ไม่มีคำพูดที่เป็นจริง ในความเป็นจริง McKinsey รายงานว่ามากกว่า 50% ของบริษัทที่มีประสิทธิภาพสูงใช้ข้อมูลเพื่อเพิ่มรายได้

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลดิบเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ—ข้อมูลที่สะอาดคือสิ่งที่แปลไปสู่ความสำเร็จ นี่คือที่มาของแนวทางปฏิบัติ ด้านสุขอนามัยของข้อมูล อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง

นักการตลาดใช้จุดสัมผัสข้อมูลที่แตกต่างกันเพื่อสร้างบุคลิกของลูกค้า กำหนดเป้าหมายกลุ่มผู้ชมที่แตกต่างกัน และวิเคราะห์แนวโน้มและข้อมูลเชิงลึกของผู้บริโภค ทุกอย่างชี้กลับไปที่การใช้ข้อมูล

แต่ในขณะที่นักการตลาดเข้าใจถึงความจำเป็นของข้อมูล ความสำคัญของข้อมูลที่สะอาดยังไม่เป็นที่ทราบกันดีนัก คู่มือนี้จะอธิบายพื้นฐานของสุขอนามัยของข้อมูลและวิธีที่ธุรกิจสามารถทำได้

สุขอนามัยของข้อมูลคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ

สุขอนามัยของข้อมูลหมายถึงกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำให้แน่ใจว่าข้อมูลสะอาด

ข้อมูลที่สะอาดปราศจากข้อผิดพลาด สม่ำเสมอ และแม่นยำ ในทางกลับกัน ข้อมูลสกปรกคือข้อมูลที่มีข้อมูลซ้ำกัน รายละเอียดที่ไม่ครบถ้วน หรือแม้แต่ข้อมูลที่ล้าสมัย ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถเข้าสู่ระบบของคุณได้ทุกเมื่อ ไม่ว่าที่จุดเข้าใช้งานหรือเมื่ออัปเดตด้วยตนเอง

ข้อมูลธุรกิจมาจากแหล่งที่มามากมาย ดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีข้อผิดพลาดบางประการ

แหล่งข้อมูลบางส่วนเหล่านี้ได้แก่:

แบบสำรวจ
นี่คือคำถามหรือแบบฟอร์มที่ผู้ตอบสามารถตอบได้ภายในไม่กี่นาที โดยปกติ แบบสำรวจจะถูกวางบนเว็บไซต์หรือแชร์ผ่านโซเชียลมีเดีย

ธุรกรรม
ข้อมูลประเภทนี้ประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ตำแหน่งที่แน่นอน ผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาซื้อ และระดับการมีส่วนร่วม ข้อมูลธุรกรรมจะถูกรวบรวมเมื่อผู้ซื้อออนไลน์สร้างบัญชีหรือทำการซื้อครั้งแรกจากร้านค้าออนไลน์

ฐานข้อมูล
มีผู้ให้บริการนำหลายรายสำหรับธุรกิจ และพวกเขาทั้งหมดใช้ฐานข้อมูลเพื่อเข้าถึงข้อมูลติดต่อ นี่คือแหล่งข้อมูลและฐานข้อมูลลูกค้าเป้าหมายที่ดีที่สุดบางส่วน
แคมเปญการตลาด
เป็นเรื่องปกติที่จะนำเสนอสิ่งที่มีค่าให้กับผู้ที่อาจเป็นลูกค้าเป้าหมายเพื่อแลกกับข้อมูลการติดต่อ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการสมัครรับจดหมายข่าว โปรแกรมสมาชิก การทดลองใช้ฟรี หรือแม้แต่หนังสือแนะนำ

ประโยชน์ของสุขอนามัยข้อมูล

การล้างข้อมูลทำให้บริษัทไม่ต้องจัดการกับผลที่ตามมาของปัญหาที่เกิดจากข้อมูลสกปรก ตามหลักการแล้ว ทีมขายและการตลาดสามารถใช้ข้อมูลเพื่อเลือกบัญชีและอุตสาหกรรมที่ต้องการกำหนดเป้าหมาย แต่ถ้าข้อมูลนั้น "สกปรก" ทีมขายและการตลาดจะไม่สามารถดำเนินกลยุทธ์อย่างสุดความสามารถ

ประโยชน์อื่นๆ ของสุขอนามัยของข้อมูล ได้แก่:

เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล
คุณรู้หรือไม่ว่าข้อมูลสกปรกทำให้บางธุรกิจสูญเสียรายได้มากถึง 12% นอกจากนี้ยังสามารถนำไปสู่ความพยายามทางการตลาดในทิศทางที่ผิดเนื่องจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ด้วยข้อมูลที่สะอาด คุณจะมีทิศทางที่แม่นยำยิ่งขึ้นโดยไม่เปลืองการเงินและทรัพยากรอื่นๆ

ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ
ข้อมูลที่สะอาดหมายถึงการวิเคราะห์ที่สะอาด การวิเคราะห์ที่สะอาดหมายถึงการตัดสินใจที่ดีขึ้นและมีข้อมูลมากขึ้นเมื่อพูดถึงการคาดการณ์และการวัดการขายและการตลาดอื่นๆ
ประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น
ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับลูกค้าเป้าหมายหรือลูกค้าช่วยให้มั่นใจว่าคุณสามารถส่งข้อความที่ถูกต้องไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้ ซึ่งจะส่งผลให้ประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวมดีขึ้นและเป็นส่วนตัวมากขึ้น

การกำหนดเป้าหมายและการแบ่งกลุ่มลูกค้าที่แม่นยำยิ่งขึ้น
การมีข้อมูลที่ชัดเจนจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าความพยายามในการแบ่งกลุ่มลูกค้าของคุณจะไม่สูญเปล่า ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับผู้ติดต่อบางรายจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเป้าหมายลูกค้าเป้าหมายที่ผ่านการรับรองได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การวิเคราะห์ที่แม่นยำ
หากข้อมูลของคุณสกปรก การวิเคราะห์และข้อมูลเชิงลึกมักจะผิดพลาด ข้อมูลที่สะอาดช่วยให้คุณมั่นใจถึงผลลัพธ์เชิงปริมาณที่ถูกต้อง คุณจึงสามารถดึงข้อมูลเชิงลึกเชิงคุณภาพที่เหมาะสมได้

6 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับสุขอนามัยของข้อมูล

ไม่ได้เป็นเพียงการเข้าถึงข้อมูลและข้อมูลอีกต่อไปเท่านั้น แต่ยังต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องอีกด้วย ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติด้านสุขอนามัยข้อมูลหกประการที่ธุรกิจของคุณต้องกำหนดไว้

#001: สร้างมาตรฐานข้อมูล ณ จุดเริ่มต้น

ข้อมูลสามารถเข้าสู่ระบบของคุณได้ด้วยช่องทางและช่องทางต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้น

ขณะนี้ การป้อนข้อมูลผิดพลาดมักเป็นหนึ่งในสาเหตุแรกของข้อมูลสกปรก ยังไง? สมมติว่าคุณมีแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดกรณีศึกษา แล้วคุณมีแบบฟอร์มอื่นสำหรับผู้ที่ต้องการกำหนดเวลาการโทรโดยตรง ทั้งสองแบบฟอร์มมีช่องสำหรับหมายเลขโทรศัพท์

ฟอร์มหนึ่งใช้ฟิลด์ข้อความ และอีกฟอร์มหนึ่งใช้ดรอปดาวน์สำหรับรหัสพื้นที่และฟิลด์ข้อความสำหรับตัวเลขที่เหลือ ซึ่งหมายความว่าหมายเลขโทรศัพท์ในระบบของคุณปรากฏแตกต่างกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ใช้กรอกฟิลด์ข้อความและทิ้งรหัสพื้นที่ไว้ นั่นทำให้ข้อมูลใช้ไม่ได้แล้ว

นอกจากนี้ หากแบบฟอร์มหนึ่งต้องการหมายเลขโทรศัพท์และอีกรูปแบบหนึ่งไม่ต้องการ ก็มีโอกาสสูงที่ข้อมูลบางรายการจะมีรายละเอียดการติดต่อที่ไม่สมบูรณ์

ประเด็นสำคัญ: จุดข้อมูลแต่ละจุดควรเข้าสู่ระบบของคุณในลักษณะมาตรฐานโดยไม่คำนึงถึงช่องทางที่มาจาก

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้:

ตรวจสอบเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีและจุดเข้าใช้งานทั้งหมด
ตรวจสอบรูปแบบอีเมล ตัวย่อ ที่อยู่ และหมายเลขติดต่อ
- สร้างมาตรฐานทุกรูปแบบในทุกจุดเริ่มต้น
สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) หรือคำแนะนำทีละขั้นตอน
เผยแพร่ SOP ให้กับทั้งทีม

เพียงเพราะว่าข้อมูลสะอาดเมื่อป้อน ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะสะอาดตลอดไป เมื่อเวลาผ่านไป รายละเอียดการติดต่อบางส่วนอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข หากลูกค้าเป้าหมายย้ายบริษัทหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา

#002: ลบข้อมูลที่ไร้ประโยชน์

มากกว่านั้นไม่ได้ดีเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงข้อมูล

หากคุณไม่ได้ใช้หลักปฏิบัติด้านสุขอนามัยของข้อมูลเป็นประจำ ในที่สุดคุณก็จะมีข้อมูลที่ใช้ไม่ได้จำนวนมาก อันที่จริง องค์กรต่างๆ เชื่อว่าข้อมูล 25% ของพวกเขาไม่ถูกต้อง

ข้อมูลที่ไร้ประโยชน์อาจเป็นสิ่งต่อไปนี้:

ลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อที่อยู่ในบัญชีดำของคุณจะต้องถูกลบออก
ผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานหรือถูกเลิกจ้างในช่วงหลายเดือนที่ผ่านมา
ที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่อีกต่อไปเนื่องจากผู้ติดต่อลาออกจากบริษัทเดิม
บันทึกซ้ำ

การเก็บข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์ไว้ใน CRM ของคุณอาจนำไปสู่ความเสียหายมากกว่าที่ทำได้

ตัวอย่างเช่น การส่งแคมเปญอีเมลไปยังที่อยู่ที่ไม่มีอยู่แล้วจะทำให้อัตราตีกลับของคุณเพิ่มขึ้น การส่งการเตือนความจำไปยังผู้ติดต่อที่ซ้ำกันยังสามารถทำลายความพยายามในการตั้งค่าส่วนบุคคลเมื่อคุณต้องส่งอีเมลสองครั้ง

#003: ใช้ประโยชน์จาก CRM ของคุณและอัปเดตเป็นประจำ

คุณรู้หรือไม่ว่า 71% ของตัวแทนฝ่ายขายบอกว่าพวกเขาเสียเวลากับการป้อนข้อมูลมากเกินไป? เป็นเวลาที่สามารถนำไปใช้ในการขยายงานหรือการเสนอขายได้

นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจการปรับขนาดมักจะลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)—เพื่อจัดการทั้งไปป์ไลน์และลูกค้าที่มีอยู่ได้ดียิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม CRM นั้นทรงพลังพอๆ กับความสะอาดของข้อมูลเท่านั้น

ข้อมูลทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้นการขัดถู CRM ของคุณเป็นระยะโดยเป็นส่วนหนึ่งของหลักปฏิบัติด้านสุขอนามัยของข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้โดยเป็นส่วนหนึ่งของสุขอนามัย CRM ของคุณ:

กำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบว่า CRM นั้นสะอาด
กำหนดตารางเวลาคงที่และสม่ำเสมอสำหรับการล้างข้อมูลใน CRM
ใช้การผสานรวมและการทำงานอัตโนมัติที่ CRM ของคุณอาจมี ตัวอย่างเช่น เครื่องมือ CRM บางตัวอนุญาตให้คุณแบ่งกลุ่มที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

#004: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ให้รวมเครื่องมือที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ข้อมูลทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ สิ่งนี้หมายความว่า? หมายความว่าคุณจะต้องใช้การตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำ—และด้วยเหตุนี้จึงต้องตรวจสอบความถูกต้อง

ทดลองใช้งานในส่วนข้อมูลขนาดเล็กและระวังการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเช่น:

ซ้ำ
ไม่มีข้อมูล
ค่าข้อมูลที่เสียหาย

เคล็ดลับสุดท้ายสำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดนี้: กำหนดตารางเวลาปกติสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลังจากตรวจสอบ CRM ของคุณ

#005: ปฏิบัติตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ทั้งกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และกฎหมายควบคุมการจู่โจมภาพอนาจารที่ไม่ได้ร้องขอและการตลาด (CAN-SPAM) มีวัตถุประสงค์เพื่อปกป้องผู้ใช้ออนไลน์จากการรับอีเมลที่ไม่พึงประสงค์

มาตรฐานเหล่านี้กำหนดให้ธุรกิจต้องพิจารณาแนวทางการจัดการข้อมูลของตน เป้าหมายสุดท้ายคือการทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้ออนไลน์สามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของตนได้มากขึ้น

สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณเป็นไปตาม:

ตรวจสอบและประเมินระบบและกระบวนการป้อนข้อมูลทั้งหมดของคุณ
หยุดรวบรวมข้อมูลเล็กน้อยที่ไม่เกี่ยวข้อง ยิ่งคุณทำเช่นนี้มากเท่าใด โอกาสในการรวบรวมข้อมูลสกปรกก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น มุ่งเน้นการรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่สามารถช่วยด้านการขายและการตลาด
ตรวจทานฟิลด์ข้อมูลที่ใช้ในการสร้างลูกค้าเป้าหมาย ย้ายรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนมากขึ้นไปยังขั้นตอนหลังของกระบวนการขาย
ทำลายหรือเก็บถาวรข้อมูลใด ๆ เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมอีกต่อไป
เก็บข้อมูลโดยการปลูกฝังมาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมใน CRM และฐานข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณเข้าถึงเป็นประจำ
ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่านโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ออนไลน์

จะทำอย่างไรในกรณีที่มีการร้องเรียนเรื่องความเป็นส่วนตัว

ครอบคลุมฐานของคุณ ดำเนินการตรวจสอบภายในอย่างละเอียดและละเอียด และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทั้งหมดได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร
การร้องเรียนเรื่องความเป็นส่วนตัวทั้งหมดควรได้รับการแก้ไขด้วยความสอดคล้องและระดับมาตรฐาน
แก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด
จัดทำเอกสารกระบวนการทั้งหมดนี้

#006: เกณฑ์ทีมข้อมูลเพื่อทำงาน

การรู้วิธีการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขอนามัยของข้อมูลเป็นสิ่งหนึ่ง การนำไปใช้จริงอย่างสม่ำเสมอและสม่ำเสมอเป็นอีกสิ่งหนึ่ง

คุณทราบความสามารถของทีมของคุณและถ้าพวกเขาสามารถจัดการกับงานที่จะเข้าสู่การล้างข้อมูล การจ้างทีมผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลอาจเป็นทางเลือกที่ดี ท้ายที่สุด พวกเขาสามารถทำงานทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้นจากการตรวจสอบ ลบข้อมูลสกปรก และการตรวจสอบความถูกต้อง

กระบวนการนี้ซับซ้อนและต้องใช้เวลาพอสมควรในมือของผู้คน ในขณะที่ทีมของคุณสามารถดำเนินการตามกระบวนการล้างข้อมูลได้อย่างแน่นอน คุณจะต้องประเมินใหม่ว่าการใช้เวลาของพวกเขาให้เกิดประโยชน์สูงสุดหรือไม่

ท้ายที่สุดแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลจะมีประสบการณ์มากขึ้นและจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่ทีมขายและการตลาดของคุณสามารถใช้เวลากับการเติบโตได้มากขึ้น

การล้างข้อมูลทำงานอย่างไร

นี่เป็นการดำเนินการอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับวิธีการทำความสะอาดข้อมูลโดยปกติ

โดยทั่วไปแล้วจะเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอย่างละเอียดโดยสมาชิกในทีมของคุณหรือโดยบริการจัดการข้อมูลอย่างมืออาชีพ ส่วนที่ต้องใช้แรงงานมากจะตามมา (การกรอกข้อมูลที่ขาดหายไป การลบรายการที่ซ้ำกัน การลบรายชื่อผู้ติดต่อที่ขึ้นบัญชีดำ ฯลฯ)

แม้ว่าการล้างข้อมูลอาจเป็นเรื่องยาก แต่การล้างข้อมูลก็มีความสำคัญมาก ไม่มีทางอื่นใดที่จะบรรลุระดับสุขอนามัยของข้อมูลที่ดีได้หากไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้

สรุป: สุขอนามัยของข้อมูลไม่ได้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว

นอกจากจะต้องใช้แรงงานมากแล้ว การรักษาสุขอนามัยของข้อมูลยังไม่ใช่สิ่งที่จะเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวอีกด้วย หากวันนี้ข้อมูลของคุณสะอาด วันพรุ่งนี้ก็อาจสกปรกได้อีกครั้ง

อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลที่อัปเดตและมีความเกี่ยวข้องมีความสำคัญต่อการริเริ่มด้านการขายและการตลาดที่ประสบความสำเร็จ ยิ่งข้อมูลของคุณแม่นยำมากเท่าไร โอกาสในการขายของคุณก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น และมีแนวโน้มที่พวกเขาจะแปลงมากขึ้นเท่านั้น

แต่อีกครั้ง หากคุณมีเวลาและกำลังคนไม่เพียงพอ การเอาท์ซอร์สเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ

ทีมงานภายนอกสามารถทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมของธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น TaskDrive สามารถเข้าไปใน CRM ของคุณ อัปเดตข้อมูลทั้งหมด ลบสิ่งที่จำเป็นต้องมี และยังให้รายละเอียดการติดต่อเพิ่มเติมที่สดใหม่ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้ทีมขายและการตลาดของคุณมีสมาธิกับการสร้างความสัมพันธ์และเตรียมจิตใจให้พร้อมสำหรับการสนทนาที่กำลังจะเกิดขึ้น

อย่าลังเลที่จะกำหนดเวลาโทรคุยกับเราหรือเขียนบันทึก มาพูดคุยกันเกี่ยวกับวิธีลดการสร้างลูกค้าเป้าหมายและการล้างข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ส่งผลกระทบอื่นๆ เช่น การริเริ่มการขาย