ความสำคัญของสุขอนามัยข้อมูลสำหรับการใช้งาน CRM ของคุณ

ในโลกของธุรกิจ ข้อมูลคือทุกสิ่ง นี่คือสิ่งที่เราใช้ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล กำหนดเป้าหมายการโฆษณาของเรา และติดตามความคืบหน้าของเรา ซึ่งทั้งหมดนี้ CRM สามารถช่วยเราได้

ข้อมูลของเราจะต้องสะอาดและถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ

ขออภัย ธุรกิจจำนวนมากไม่ใช้เวลาในการดูแลรักษาข้อมูลของตนอย่างเหมาะสม ซึ่งเป็นความผิดพลาดที่อาจนำไปสู่รายงานที่ไม่ถูกต้อง สูญเสียโอกาสในการขาย และแม้กระทั่งผลกำไรที่ลดลง และเมื่อถึงเวลาที่จะใช้ CRM หรือรักษา CRM ที่เป็นปัจจุบัน สุขอนามัยของข้อมูลที่ไม่ดีสามารถขัดขวางวัตถุประสงค์ของธุรกิจของคุณได้

สุขอนามัยของข้อมูลคืออะไร?

สุขอนามัยของข้อมูลเป็นคำศัพท์ในร่มที่ครอบคลุมขั้นตอนต่างๆ ของการแสดงชุดข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น สมบูรณ์ยิ่งขึ้น และเหมาะสมกับวัตถุประสงค์

ซึ่งหมายความว่าต้องแน่ใจว่าป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง ปราศจากข้อมูลซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาด และจัดรูปแบบอย่างเหมาะสม

สุขอนามัยของข้อมูลที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ ที่อาศัยข้อมูลในการตัดสินใจ หากไม่มีข้อมูลที่ชัดเจน การติดตามความคืบหน้า ระบุแนวโน้ม และตัดสินใจอย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องยาก

สุขอนามัยของข้อมูลยังช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เช่น ข้อมูลรั่วไหล องค์กรของคุณสามารถช่วยให้แน่ใจ ว่า ข้อมูลมีความน่าเชื่อถือและปลอดภัยโดยการขัดฐานข้อมูลของคุณเป็นประจำ

ทำไมเราต้องมีสุขอนามัยของข้อมูลที่ดี?

"ทำไม" เป็นเรื่องง่าย ข้อมูลถูกใช้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ หากข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์ หรืออ่านไม่ออก (สำหรับบุคคลหรือคอมพิวเตอร์) จะไม่สามารถนำมาใช้เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์นั้น ดังที่มักกล่าวไว้ในด้านการคำนวณ:

"ขยะเข้า ขยะออก"

การกำหนดคำศัพท์ในองค์กรของคุณ

คำเช่น "สะอาด", "ดี", "ถูกต้อง" และ "ตรวจสอบแล้ว" มักใช้แทนกันได้ อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ สิ่งเหล่านี้แตกต่างกันมาก

ในองค์กรของคุณ เป็นการดีที่สุดที่จะมีความรู้สึกทั่วไปเกี่ยวกับกระบวนการที่มีอยู่ และตระหนักว่าบางคนอาจมี - ในหัวของพวกเขา - คำจำกัดความที่แตกต่างกันเล็กน้อยเมื่อพูดถึงข้อมูลที่ "สะอาด"

แต่ดังที่กล่าวไปแล้ว ต่อไปนี้เป็นคำจำกัดความมาตรฐานบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน

การกำหนดข้อมูล "สะอาด":

ชุดข้อมูลที่ "สะอาด" คือชุดข้อมูลที่เตรียมไว้เพื่อให้พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ ซึ่งมักจะหมายถึงการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่ถูกต้อง รวมทั้งการจัดรูปแบบข้อมูลในลักษณะที่ทำให้ง่ายต่อการใช้งาน

การกำหนดข้อมูล "ถูกต้อง":

ข้อมูลที่ "ถูกต้อง" มีความถูกต้องและครบถ้วน และได้รวบรวมโดยใช้วิธีการที่เหมาะสม

การกำหนดข้อมูล "ยืนยันแล้ว":

ข้อมูลที่ "ยืนยันแล้ว" คือข้อมูลที่ตรวจสอบความถูกต้องโดยแหล่งข้อมูลอิสระ

การรักษาสุขอนามัยของข้อมูลสำหรับการใช้งาน CRM ของคุณ

น่าเสียดาย ง่ายเกินไปที่จะถูกกองข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งควบคุมไม่ได้และเติบโตขึ้นเรื่อยๆ ที่ทับศัพท์ CRM ของคุณ

ข้อมูลล้าสมัย หลักการตั้งชื่อไม่ยึดถือ สแต็คเทคโนโลยีได้รับการอัปเดต และชุดข้อมูลของคุณไม่มีโครงสร้าง

ดังนั้นคุณจะหลีกเลี่ยงความหายนะของข้อมูลที่ไม่ดีที่ใกล้จะเกิดขึ้นนี้ได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบ

คำชี้แจงปัญหา:

มีชุดข้อมูลที่มีอยู่ (ใน CRM ของเราหรือกำลังจะป้อนลงใน CRM ของเรา) ที่เราไม่ทราบขนาด รูปร่าง หรือความสะอาดของ

ขั้นตอนที่เราดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา:

หรือที่เรียกว่า 'การสำรวจข้อมูล' การตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวข้องกับการดูข้อมูลในสถานะปัจจุบัน สร้างความเข้าใจในข้อมูล ความเกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลอื่นๆ การค้นหาข้อผิดพลาด และการประเมินกับมิติข้อมูลคุณภาพข้อมูล

สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคของเรา ขั้นตอนการตรวจสอบประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้:

การทำโปรไฟล์:

สถิติสรุปที่แสดงประเภทคอลัมน์ ความสมบูรณ์ เลขที่ ของค่าที่ไม่ซ้ำกัน การกระจายทางคณิตศาสตร์ และความสัมพันธ์ที่เป็นไปได้กับแหล่งข้อมูลอื่นๆ

การจัดเก็บ:

การจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นมาตรฐานทำให้การดำเนินการต่างๆ ที่ตามมาทั้งหมดทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึงการแสดงภาพและการล้างข้อมูล

การทำแผนที่:

ข้อมูลที่มาจาก ภายนอก CRM ต้องตรงกับฟิลด์ ภายใน CRM การทำแผนที่เป็นกระบวนการที่คร่อมทั้งขั้นตอน Inspect และ Clean; มันเกี่ยวข้องกับการจัดแนวข้อมูลใหม่ให้เข้ากับโครงสร้างที่มีอยู่และเพิ่ม/ลบคุณสมบัติเพื่อตอบสนองความต้องการของเจ้าของ CRM สามารถทำได้ง่ายเพียงระบุการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ (แยกฟิลด์ชื่อเต็มให้ตรงกับโครงสร้างชื่อและนามสกุลของ HubSpot) หรือซับซ้อนพอๆ กับการสร้าง Custom Objects ใหม่ทั้งหมด ด้วยความสัมพันธ์เฉพาะของตนเอง

ขั้นตอนที่ 2: ทำความสะอาด

คำชี้แจงปัญหา:

มีชุดข้อมูลที่มีอยู่ (ใน CRM ของเราหรือกำลังจะป้อนลงใน CRM ของเรา) ที่ขาดหายไปและ/หรือมีรูปแบบที่ไม่เหมาะสม สิ่งนี้ส่งผลเสียต่องานที่มีอยู่ของเราภายใน CRM หรือความสามารถของเราในการนำเข้าชุดข้อมูล ไป ยัง CRM

ขั้นตอนที่เราดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา:

ข้อมูลการทำความสะอาดยังเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่หลากหลาย ซึ่งเหมาะสมกับชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน โดยทั่วไป ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกลบออก แก้ไข หรือใส่ข้อมูลผ่านการผสมผสานระหว่างการแทรกแซงด้วยตนเองและเครื่องมือการโต้แย้งข้อมูลอัจฉริยะ ในระหว่างขั้นตอนการทำความสะอาด เราดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงตามมิติที่เกี่ยวข้องของคุณภาพข้อมูล สิ่งที่ควรมองหา ได้แก่:

การทำแผนที่ ดำเนินการต่อ:

หลังจากกำหนดแนวความคิดว่าฟิลด์ใดตรงกัน เราต้องจัดรูปแบบข้อมูลใหม่ให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับ CRM ซึ่งอาจรวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างง่าย เช่น การเปลี่ยนชื่อคอลัมน์เพื่อทำให้กระบวนการนำเข้าง่ายขึ้น หรือการดำเนินการที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การแยกวัตถุต่างๆ ที่เคยมีอยู่ในตารางเดียวกัน (เช่น การแท็ก "สำนักงานใหญ่" แยกจากที่ตั้งร้าน หรือการแยกผู้ติดต่อภายในออกจากผู้ติดต่อทางการตลาด . เป็นต้น)

ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง:

ข้อมูลที่ไม่จำเป็นภายใต้บริบทของปัญหาที่เรากำลังแก้ไข บ่อยครั้ง เมื่อโยกย้ายจาก CRM หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง จะมีข้อมูลในอดีตหลายปีที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป (เช่น ฟิลด์ที่ระบุว่าผู้ใช้ “เข้าร่วมการประชุมเมษายน 2558”)

ซ้ำ:

โดยที่ข้อมูลทั่วทั้งแถวปรากฏขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้ง ใน CRM โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ในรูปแบบของบุคคลหรือบริษัทที่ปรากฏแยกจากที่อยู่อีเมลที่แยกจากกัน ขึ้นอยู่กับบริบท รายการที่ซ้ำกันสามารถถอดออกหรือยุบเป็นระเบียนเดียวได้

ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์:

ควรลบช่องว่างนำหน้าหรือต่อท้าย และชื่ออื่นควรเป็นมาตรฐาน (USA Vs. US)

มาตรฐาน:

การจัดรูปแบบสำหรับข้อความและตัวเลขควรสอดคล้องกัน ไม่ว่าคุณจะเลือกรูปแบบใดก็ตาม (ตัวพิมพ์ใหญ่ที่เหมาะสม ตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก camelCase ฯลฯ)

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยัน

คำชี้แจงปัญหา:

เราสามารถยืนยันได้หรือไม่ว่าข้อมูลของเราถูกต้อง (เช่น ถูกต้อง เท่าที่เราทำได้) และล้างข้อมูลแล้ว

ขั้นตอนที่เราดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา:

การตรวจสอบ:

การยืนยันเป็นกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องของชุดข้อมูล ซึ่งมักเกิดขึ้นตลอดกระบวนการสำรวจและทำความสะอาด ตลอดจนหลังจากนั้น

การยืนยันข้อมูลอาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบกับบันทึกอื่นๆ ที่มีอยู่เพื่อประเมินความถูกต้อง ตลอดจนการดำเนินการเพื่อตรวจสอบว่าการทำความสะอาดประสบความสำเร็จ กฎเกณฑ์และข้อจำกัดทางตรรกะ (เช่น วันที่เริ่มต้นมาก่อนวันหมดอายุ) มีไว้หรือไม่ มีข้อผิดพลาดเล็ดลอดผ่าน? มีชุดข้อมูลอื่นที่เราอ้างอิงโยงได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น หาก CRM ของเรามีการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล เราเห็นข้อมูลเดียวกันในทั้งสองระบบหรือไม่

สุขอนามัยของข้อมูลที่ไม่ดีใน CRM ของคุณมีผลกระทบอย่างไร

เราได้พูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับการมีข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับการใช้งาน CRM ของคุณ

แต่จะเป็นอย่างไรถ้าคุณมี CRM มาซักพักแล้ว จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณมีข้อมูล CRM ที่ไม่ดี

ในแง่ง่ายๆ - การโต้ตอบและการรายงานจะมีข้อบกพร่อง

ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณคือทุกสิ่ง เราปรับแต่งอีเมลอัตโนมัติของเรา เนื้อหาที่ผู้เยี่ยมชมเห็นบนเว็บเพจ และวิดีโอที่เราส่ง จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณโทรหาคุณหญิงหรือส่งอีเมลถึงใครก็ตามที่พวกเขาไม่ควรได้รับ

คุณสูญเสียความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ

เป้าหมายของ CRM ของคุณคือการทำหน้าที่เป็น "แหล่งความจริงเดียว" สำหรับการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณต้องได้รับการทำความสะอาดและถูกต้อง เพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องพร้อมสำหรับบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

ทางที่ดีควรทำการล้างข้อมูลอย่างน้อยปีละครั้ง

และเมื่อคุณไม่ได้ล้างข้อมูลของคุณ ให้รักษากฎมาตรฐานเหล่านั้นที่คุณกำหนดในการปรับใช้ CRM ดั้งเดิมของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขอนามัยของข้อมูลสำหรับการใช้งาน CRM ของคุณ

เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่องค์กรของคุณสามารถนำไปใช้เพื่อรักษาสุขอนามัยของข้อมูล:

1. ใช้หลักการตั้งชื่อ
2. สร้างมาตรฐานกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล
3. แนะนำระบบอัตโนมัติเพื่อลบผู้ติดต่อเก่าที่ไม่ได้มีส่วนร่วม
4. กำหนดตารางการบำรุงรักษา
5. แนะนำกฎของผู้ดูแลระบบและการอนุญาตผู้ใช้สำหรับการป้อนข้อมูล