10 ตัวอย่างอีเมลบริการลูกค้ายอดนิยมและเคล็ดลับในการเขียน

อีเมลบริการลูกค้าของคุณส่งผลเสียมากกว่าผลดีหรือไม่?

อีเมลเหลือพื้นที่มากมายสำหรับการตีความ นี่คือเหตุผลว่าทำไมการสื่อสารทางอีเมลที่ดีจึงเป็นทักษะการบริการลูกค้าที่เป็นที่ต้องการ

อีเมลเป็นหนึ่งใน ช่องทางการสื่อสาร ยอดนิยมสำหรับการหารือเรื่องราคาผลิตภัณฑ์ รายงานปัญหา และการขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

เหตุผลก็คือเพื่อเพิ่มความภักดีของลูกค้า คุณต้องทำให้อีเมลของคุณมีความชัดเจน มีสง่า และเป็นประโยชน์อย่างแท้จริง และในปี 2024 การรักษาลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ

คู่มือนี้จะรวมคำแนะนำ กลยุทธ์ และเทมเพลตอีเมลที่สามารถนำไปใช้ได้จริงเพื่อยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

อีเมลบริการลูกค้าคืออะไร?

อีเมลฝ่ายบริการลูกค้าคืออีเมลตอบกลับจากบริษัทของคุณที่ตอบคำถาม ข้อร้องเรียน หรือคำติชมของลูกค้า

แม้ว่าจะได้รับการจัดการโดยทีมสนับสนุนลูกค้าเป็นหลัก แต่ทีมอื่นๆ ก็สามารถจัดการข้อความอีเมลเหล่านี้ได้ เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย หรือแม้แต่ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม โดยขึ้นอยู่กับข้อมูลหรือโซลูชันที่ร้องขอ

ประเภทของอีเมลบริการลูกค้า

• อีเมลขาเข้า: ลูกค้าสามารถส่งอีเมลถึงกล่องจดหมายของบทบาท เช่น support@, help@ หรือ contact@ เพื่อขอความช่วยเหลือ จุดติดต่อเหล่านี้ขาดบริบททางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับคำขอของพวกเขา และบ่อยครั้งที่สแปมจำนวนมากเข้ามาทางกล่องจดหมายสนับสนุนเหล่านี้
• อีเมลขาออก: ทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณอาจต้องการส่งการติดตามผลหลังจากการโทรศัพท์ ตั๋วโปรแกรมช่วยเหลือ หรือคำขอภายในที่ส่งต่อ โดยทั่วไปสิ่งเหล่านี้จะเชื่อมโยงกับลูกค้าและส่งผ่าน CRM หรือแพลตฟอร์มการสนับสนุน
• อีเมลธุรกรรม: ทีมการตลาดของบริษัทอาจส่งจดหมายข่าวหรือข้อเสนอพิเศษให้กับลูกค้า ลูกค้าที่ต้องการความช่วยเหลือทันทีตอบกลับอีเมลเหล่านั้นเพื่อขอความช่วยเหลือส่วนบุคคล โดยไม่รู้ว่าอีเมลนั้นถูกส่งโดย "ไม่มีการตอบกลับ"

ลูกค้าสามารถติดต่อกับบริษัทของคุณได้หลายวิธี ซึ่งรวมถึงแบบฟอร์มติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์ แชทบอท ฝ่ายช่วยเหลือ และที่อยู่อีเมลที่กล่าวถึงบนเว็บไซต์ของบริษัทหรือข้อความโซเชียลมีเดีย

เราได้รวบรวมเทมเพลตอีเมลบริการลูกค้าไว้ 10 แบบเพื่อให้คุณไม่ต้องเขียนแต่ละข้อความแบบเย็น สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถช่วยเหลือลูกค้าได้มากขึ้นในวงกว้าง

10 ตัวอย่างอีเมลบริการลูกค้า

ตอนนี้เราได้เห็นแล้วว่าอะไรคือปัจจัยในการสร้างอีเมลสนับสนุนลูกค้าที่ดี เรามาเจาะลึกเทมเพลตอีเมลบริการลูกค้าบางส่วนกัน

1. ยินดีต้อนรับและเริ่มต้นใช้งาน
2. ติดตาม
3. การยืนยันคำสั่งซื้อและการอัปเดต
4. มติเรื่องร้องเรียน
5. การแก้ไขปัญหาและการสนับสนุนทางเทคนิค
6. ข้อเสนอแนะและการสำรวจ
7. การตอบรับเชิงลบ
8. การรับทราบการยกเลิก
9. การขยายงานด้านการศึกษา
10. โอกาสพิเศษ

1) การต้อนรับและการเริ่มต้นใช้งาน

การสื่อสารอย่างเป็นทางการครั้งแรกระหว่างคุณกับลูกค้าใหม่ของคุณมักจะมาในรูปแบบของอีเมลต้อนรับ อีเมลเหล่านี้มีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะเริ่มต้นใช้งานได้อย่างถูกต้อง

โดยทั่วไปแล้วอีเมลแนะนำเหล่านี้จะเป็นแบบอัตโนมัติ แต่ไม่ได้หมายความว่าอีเมลเหล่านั้นจำเป็นต้องฟังดูเหมือนมาจากหุ่นยนต์ ยิ่งเป็นส่วนตัวมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น วิธีหนึ่งในการปรับแต่งอีเมลต้อนรับในแบบของคุณคือการส่งอีเมลจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง เช่น CEO

นี่คือตัวอย่างเทมเพลตอีเมล:

แม่แบบ

2) การติดตามผล

การบริการลูกค้าที่โดดเด่นไม่ได้เป็นเพียงอีเมลฉบับแรกเท่านั้น การติดตามผลในเชิงรุกอาจมีความสำคัญมากกว่า เว้นแต่ลูกค้าจะระบุไว้อย่างชัดเจนว่าคุณไม่ควรติดต่อพวกเขาอีก ให้ติดตามผลจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข

อีเมลติดตามผลอาจเป็นกุญแจสำคัญต่อความพึงพอใจของลูกค้า พวกเขาแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณไม่ได้ทิ้งปัญหาไว้เบื้องหลัง แต่กำลังดำเนินการแก้ไขปัญหาอย่างแข็งขัน

นี่เป็นตัวอย่างที่ดี:

แม่แบบ

3) การยืนยันคำสั่งซื้อและการอัปเดต

ลูกค้าส่วนใหญ่พอใจกับการอัปเดตเป็นประจำเกี่ยวกับความคืบหน้าของคำสั่งซื้อตั้งแต่จุดซื้อจนถึงการจัดส่ง

อย่างไรก็ตาม การรักษาสมดุลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ — อีเมลมากเกินไปอาจสร้างความรำคาญได้ ตามลักษณะของบริษัทของคุณ ให้ระบุเหตุการณ์สำคัญในกระบวนการที่รับประกันการอัปเดตทางอีเมล อย่าลืมรักษาโทนเสียงของอีเมลให้สนุกสนานและเนื้อหากระชับ

ลองดูเทมเพลตนี้เพื่อใช้อ้างอิง:

แม่แบบ

4) การระงับข้อร้องเรียน

การจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้าผ่านทางอีเมลต้องใช้ความประณีต ความเห็นอกเห็นใจ และความคิดสร้างสรรค์ ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าต้องสามารถคิดด้วยตนเองเพื่อเสนอค่าตอบแทนและสิ่งจูงใจเพื่อปลอบใจลูกค้าที่ไม่มีความสุข

จุดมุ่งหมายคือการเปลี่ยนความไม่พอใจให้เป็นโอกาสและแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณใส่ใจ การแสดงไมตรีจิตเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ลูกค้าออกจากการสนทนาอย่างมีความสุขและพึงพอใจ

เทมเพลตนี้สามารถช่วย:

แม่แบบ

5) การแก้ไขปัญหาและการสนับสนุนทางเทคนิค

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาทางเทคนิค อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องขอข้อมูลดังกล่าวในลักษณะที่ลูกค้าเข้าใจ อีเมลของคุณไม่ควรตำหนิลูกค้าที่ไม่ได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นตั้งแต่แรก

เมื่อลูกค้าถามคำถามคุณ แสดงว่าพวกเขาก็ไม่แน่ใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณอยู่แล้ว อย่าสับสนพวกเขาไปมากกว่านี้ ให้คำตอบที่ชัดเจนโดยไม่มีศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรม เว้นแต่พวกเขาจะได้ใช้เองแล้ว

ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างอีเมลที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ:

แม่แบบ

6) ข้อเสนอแนะและการสำรวจ

คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากลูกค้าเป็นครั้งคราว ตัวอย่างที่สำคัญของกรณีนี้คือ เมื่อคุณกำลังมองหาคำติชมจากลูกค้าหรือค้นหาข้อมูลเพื่อช่วยให้คุณให้บริการได้ดียิ่งขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า อาจมีความสำคัญต่ออนาคตของบริษัทของคุณ ดังนั้นจึงสมเหตุสมผลที่จะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้น อีเมลที่เขียนอย่างดีสามารถช่วยได้

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคนจะใช้เวลากรอกแบบสำรวจหรือแสดงความคิดเห็น คุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากคุณสามารถเตือนลูกค้าถึงคุณค่าที่พวกเขาได้รับ และแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเหตุใดการตอบกลับถึงคุณจึงเป็นประโยชน์สูงสุดต่อพวกเขา เรียนรู้วิธีสร้าง ห่วงผลตอบรับของลูกค้าที่ปรับขนาดได้

ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนอีเมล:

แม่แบบ

7) การตอบสนองข้อเสนอแนะเชิงลบ

อารมณ์อาจบานปลายอย่างรวดเร็วเมื่อลูกค้าไม่พึงพอใจ อย่างไรก็ตาม สถานการณ์นี้ถือเป็นโอกาสในการแสดงคุณภาพที่ยอดเยี่ยมของการบริการลูกค้าของคุณ

ความคิดเห็นเชิงลบแม้จะท้าทาย แต่ก็เป็นผลดีต่อบริษัทของคุณ โดยทำหน้าที่เป็นตัวเร่งให้เกิดการปรับปรุง ช่วยให้ธุรกิจของคุณพัฒนาและโดดเด่นเหนือคู่แข่ง

นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถปรับแต่งได้:

แม่แบบ

8) การรับทราบการยกเลิก

เมื่อลูกค้าตัดสินใจลาออกเนื่องจากประสบการณ์เชิงลบ ให้ใช้อีเมลฝ่ายบริการลูกค้าเพื่อเจาะลึกยิ่งขึ้น พิสูจน์ให้ลูกค้าเห็นว่าบริษัทของคุณไม่ต้องการสูญเสียธุรกิจของลูกค้าและกระตือรือร้นที่จะแก้ไขสิ่งที่ผิดพลาด

หากไม่ได้ผลและลูกค้ายืนกรานที่จะออกไป โปรดขอคำติชมและใช้เพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ คุณอาจสามารถเอาชนะพวกเขากลับมาได้ในอนาคต

ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนอีเมลนี้:

แม่แบบ

9) การขยายงานด้านการศึกษา

เนื่องจากบริษัทและผลิตภัณฑ์ของคุณมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับบริการ คุณสมบัติ และการปรับปรุงใหม่ๆ จึงมีความสำคัญ

คุณสามารถใช้อีเมลฝ่ายบริการลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบถึงการพัฒนาใหม่ๆ ในขณะเดียวกันก็กระตุ้นให้เกิดการสนทนาและโอกาสในการขายต่อเนื่องและการขายต่อยอด

หากคุณสมบัติหรือการปรับปรุงบางอย่างเป็นสิ่งที่ลูกค้าขอมาก่อนหน้านี้ อย่าลืมอ้างอิงสิ่งนี้ในอีเมล

แม่แบบ

10) โอกาสพิเศษ

วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกมีคุณค่าอย่างแท้จริงคือการจดจำรายละเอียด คุณสามารถกำหนดให้อีเมลฝ่ายบริการลูกค้าส่งเข้ากล่องจดหมายในวันเกิด คริสต์มาส และโอกาสพิเศษอื่นๆ โดยอัตโนมัติได้

ท่าทางที่รอบคอบเหล่านี้ช่วยยกระดับประสบการณ์การสนับสนุน ทำให้การบริการลูกค้าของคุณน่าจดจำเป็นพิเศษ มันสามารถทำงานได้อย่างมหัศจรรย์สำหรับการรักษาลูกค้า การส่งเสริมการขายแบบปากต่อปาก และการอ้างอิง

นี่คือสิ่งหนึ่งที่จะแชร์ในวันเกิดของลูกค้าของคุณ

แม่แบบ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

การสนทนาเรื่องการบริการลูกค้ามักจะเป็นเรื่องยากเมื่อคุณจัดการกับข้อร้องเรียนจากลูกค้า อย่างไรก็ตาม การเขียนอีเมลบริการลูกค้าที่เป็นมิตร เหมาะสม และมีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ หากคุณคำนึงถึงสิ่งสำคัญบางประการ

แสดงความเห็นอกเห็นใจ

การเผชิญปัญหาเมื่อใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดสำหรับลูกค้า เมื่อคุณรับทราบสิ่งนี้ การเขียนคำตอบที่สมบูรณ์แบบเพื่อบรรเทาลูกค้าที่ไม่พึงพอใจจะเป็นเรื่องง่าย

ใส่ตัวเองในรองเท้าของลูกค้า ทำความเข้าใจกับปัญหาและผลกระทบที่เกิดขึ้น สิ่งนี้จะช่วยตรวจสอบความรู้สึกไม่พอใจหรือความโกรธ สร้างการเชื่อมโยงทางอารมณ์ และสร้างความไว้วางใจ พวกเขามีแนวโน้มที่จะเชื่อว่าคุณกำลังพยายามทุกวิถีทางเพื่อแก้ไขปัญหาและช่วยเหลือพวกเขา

การเอาใจใส่ลูกค้าที่หงุดหงิดแสดงถึงการบริการลูกค้าที่ดี ซึ่งทำให้ลูกค้ารู้สึกสบายใจ

ปรับแต่งอีเมลของคุณ

สิ่งสุดท้ายที่ลูกค้าไม่พอใจต้องการคืออีเมลทั่วไปที่อ่านได้ว่าไม่มีใครใช้เวลาเพื่อแก้ไขปัญหาของพวกเขา มันทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าไม่สำคัญและไร้คุณค่า — ตรงกันข้ามกับสิ่งที่อีเมลฝ่ายบริการลูกค้าควรทำเลย!

ดังนั้น หลีกเลี่ยงคำทักทายทั่วๆ ไป เช่น “เรียนลูกค้า” หากคุณไม่สามารถเข้าถึงชื่อลูกค้าไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม ให้ทักทายอย่างเป็นมิตร เช่น “สวัสดี” “สวัสดี” หรือ “สวัสดีจาก [ชื่อบริษัทของคุณ]”

เพิ่มความรู้สึกส่วนตัวโดยใช้ชื่อของพวกเขาและย้ำปัญหาของพวกเขาเพื่อแสดงให้คุณทราบและเข้าใจปัญหาของพวกเขา อีเมลส่วนบุคคลจะโดนใจลูกค้าและทำให้พวกเขารู้สึกสำคัญและมีคุณค่า ทำให้มั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณใส่ใจกับปัญหาของพวกเขา

บทความที่เกี่ยวข้อง

เคล็ดลับการบริการลูกค้า 30 ข้อ (พร้อมตัวอย่าง) ที่ต้องลอง

ใช้น้ำเสียงสนทนา

เป็นเรื่องง่ายที่จะตีความโทนเสียงของอีเมลผิด สิ่งที่ดูเหมือนเป็นมืออาชีพและเป็นประโยชน์ต่อคุณอาจมองว่าเป็นสิ่งที่ห้วนๆ สำหรับลูกค้า นอกจากนี้ภาษาทางเทคนิค คำหยาบ หรือประโยคที่ซับซ้อนอาจทำให้ลูกค้าสับสนและโกรธมากขึ้น

เมื่อสร้างอีเมลบริการลูกค้า โปรดใช้ภาษาที่ง่ายและกระชับ แบ่งปันข้อมูลที่ซับซ้อนในขั้นตอนที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะและคำศัพท์ทางเทคนิคเฉพาะกลุ่ม เว้นแต่คุณจะแน่ใจจริงๆ ว่าลูกค้ารู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

โปรดจำไว้เสมอ: หากประโยคฟังดูไม่เป็นธรรมชาติเมื่อคุณอ่านออกเสียง ให้หลีกเลี่ยงการใช้ในอีเมล

ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน

เนื่องจากมีการส่งอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน อีเมลที่มีหัวเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องหรือทำให้เข้าใจผิดอาจพลาดอีเมลในกล่องจดหมายได้อย่างง่ายดาย

เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะไม่พลาดการติดตามอีเมลบริการลูกค้าของคุณ โปรดเขียนหัวเรื่องที่ให้ข้อมูลที่ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องสะท้อนถึงเนื้อหาของอีเมลอย่างถูกต้อง

เขียนให้สั้นและใช้คำหลักเพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาอีเมลได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: บุคลากรทางการทหารใช้คำสำคัญ เช่น การดำเนินการ ข้อมูล การตัดสินใจ คำขอ ฯลฯ เพื่อระบุวัตถุประสงค์ของอีเมล คุณสามารถสร้างกรอบงานของคุณเองและใช้คำหลักที่คล้ายกันเพื่อกำหนดลักษณะของอีเมล ทำให้การสื่อสารตรงไปตรงมาและประหยัดเวลาของลูกค้า

ไปถึงจุดอย่างรวดเร็ว

เมื่อลูกค้าเปิดอีเมลของคุณแล้ว พวกเขาคาดหวังว่าจะพบวิธีแก้ปัญหาที่ด้านบนสุด

ถึงแม้จะต้องให้พื้นหลังหรือบริบทอย่างละเอียดแล้วนำเสนอวิธีแก้ปัญหาก็น่าดึงดูดใจ อย่าฝังตะกั่ว คุณอาจระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลสั้นๆ ในย่อหน้าแรกได้ แต่อย่าหักโหมจนเกินไป

ในกรณีส่วนใหญ่ ย่อหน้าต่อท้ายมีบริบทเกี่ยวกับการสนทนาของคุณมากเกินพอ และลูกค้าสามารถอ้างอิงถึงบริบทเหล่านั้นได้หากจำเป็น

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้วิธี Bottom Line Up Front ให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อนเพื่อให้คุณตรงประเด็นและไม่เสียเวลาของลูกค้า

ขอโทษเมื่อจำเป็น

ไม่มีอะไรบรรเทาลูกค้าที่โกรธเคืองได้เท่ากับคำขอโทษจากใจจริง

หากมีข้อผิดพลาดโปรดรับทราบและขออภัยอย่างจริงใจ ไม่เพียงแต่แสดงความอ่อนน้อมถ่อมตนเท่านั้น แต่ยังทำให้ลูกค้ามั่นใจว่าคุณให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของพวกเขาและมุ่งมั่นที่จะทำสิ่งที่ถูกต้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณขอโทษสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้น ไม่ใช่สำหรับการตอบกลับของลูกค้า ลองนึกถึงความแตกต่างระหว่าง “ฉันขอโทษที่เกิดขึ้น” และ “ฉันขอโทษที่คุณรู้สึกแบบนั้น” แสดงให้พวกเขาเห็นว่านี่เป็นมากกว่าการทำธุรกรรมทางธุรกิจตามปกติ

คำขอโทษจะทำให้ลูกค้ายอมรับขั้นตอนถัดไปหรือแนวทางแก้ไขในเชิงบวกมากขึ้น

นำเสนอโซลูชั่น

ไม่มีสิ่งใดทดแทนการแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างเต็มที่จนเป็นที่พึงพอใจ หากไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ คำขอโทษของคุณก็มีค่าเพียงเล็กน้อย

ดำเนินการเชิงรุกในอีเมลของคุณ แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณได้ระบุปัญหาของพวกเขาแล้วและมีทางแก้ไข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันถูกนำเสนอทีละขั้นตอน ในลักษณะที่เข้าใจง่าย โดยไม่ทำให้เกิดความสับสน

หากวิธีแก้ปัญหาไม่สะดวกในเวลาที่เหมาะสม ให้แนะนำทางเลือกอื่น ทรัพยากร หรือสิ่งอื่นใดที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้ หากคุณต้องการเวลามากขึ้น โปรดสื่อสารเรื่องนี้กับลูกค้าและรักษาคำพูดของคุณ

ใช้ระบบอัตโนมัติ

หากต้องการรับคำขอบริการลูกค้าเพิ่มเติมทางอีเมล คุณสามารถ ทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติได้ อย่างไรก็ตาม อีเมลอัตโนมัติของคุณจะต้องฟังดูเป็นมนุษย์และเป็นส่วนตัวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

คุณสามารถประหยัดเวลาและความพยายามในการทำซ้ำได้มากโดยใช้การตอบกลับสำเร็จรูปสำหรับปัญหาทั่วไป เพื่อป้องกันความล่าช้าหรือการกำกับดูแลการแจ้งเตือนตามเวลา ให้ลองตั้งค่าระบบตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ

คุณยังสามารถจัดหมวดหมู่อีเมลสำหรับการตอบกลับตามลำดับความสำคัญ และใช้เทมเพลตและทางลัดเพื่อปรับปรุงกระบวนการจัดองค์ประกอบอีเมลของคุณ

เครื่องมืออัตโนมัติเหล่านี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลา ลดเวลาตอบสนอง รับประกันความสม่ำเสมอในการสื่อสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการคำขอบริการลูกค้า

คำกระตุ้นการตัดสินใจ

คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ที่ชัดเจนและกระชับคือจุดเด่นของอีเมลบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม มันบอกลูกค้าอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรต่อไป

สร้าง CTA ของคุณให้เหมาะกับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถามลูกค้าว่าพวกเขามีคำถามเพิ่มเติมหรือต้องการสนทนาต่อหรือไม่

หากสามารถแก้ไขปัญหาได้ CTA สามารถแนะนำให้ลูกค้าคลิกลิงก์ไปยังฐานความรู้ของบริษัทของคุณ หรือให้พวกเขาติดต่อทีมบริการลูกค้าของคุณได้ทันที

CTA ที่ดีจะกระตุ้นให้ลูกค้าก้าวต่อไปโดยเกิดความขัดแย้งน้อยที่สุด ซึ่งจะช่วยยกระดับประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า

พิสูจน์อักษรและแก้ไข

การพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดบ่อนทำลายความน่าเชื่อถือของโซลูชันการบริการลูกค้าของคุณอย่างมาก พวกเขาทำให้คุณและบริษัทที่คุณเป็นตัวแทนดูไม่เป็นมืออาชีพ

ก่อนที่คุณจะกดส่งอีเมลฝ่ายบริการลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงประเด็น เช่น การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน ไวยากรณ์ ฯลฯ

ข้อความของคุณควรถูกต้องและชัดเจน มีรูปแบบที่เหมาะสม และอ่านง่าย หากต้องการลดข้อความที่เป็นก้อน ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

ตรวจสอบทุกอย่างสามครั้งเพราะไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาดเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนประสบการณ์เชิงลบของลูกค้าให้เป็นเชิงบวก

ปิดท้ายด้วยความซาบซึ้งใจ

สุภาษิตที่ว่า “ลูกค้าคือกษัตริย์” ยังคงอยู่ด้วยเหตุผลบางประการ ลูกค้าคาดหวังผลตอบแทนน้อยที่สุดคือการรู้สึกขอบคุณอย่างจริงใจต่อธุรกิจของพวกเขากับบริษัทของคุณ

ปิดอีเมลฝ่ายบริการลูกค้าของคุณด้วยข้อความที่สุภาพ แสดงความขอบคุณสำหรับความอดทนและความเข้าใจของพวกเขา นี่คือ เคล็ดลับจิตวิทยาการบริการลูกค้า ที่ยอดเยี่ยม!

การขอบคุณลูกค้าถือเป็นข้อกำหนดขั้นต่ำ แต่คุณยังสามารถสร้างการเชื่อมต่อส่วนตัว เสนอความช่วยเหลือ และแม้แต่จัดหาทรัพยากรหลักบางประการเพื่อช่วยให้ลูกค้าประสบความสำเร็จได้

การลงท้ายด้วยความขอบคุณเป็นการแสดงความขอบคุณที่สละเวลาของลูกค้า เพื่อสร้างความมั่นใจในประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ดี นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการกระชับความสัมพันธ์กับลูกค้าอีกด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง

21 วลีการบริการลูกค้าที่สามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจของคุณได้

ประเด็นสำคัญเพื่อการสื่อสารทางอีเมลที่ดีขึ้นในการบริการลูกค้า

เมื่อเขียนอีเมลบริการลูกค้า โปรดจำไว้เสมอว่า:

• หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป : คำนึงถึงตัวกระตุ้นสแปม ภาษาที่ไม่เป็นมืออาชีพ และโอกาสที่พลาดไป
• ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: วัดตัวชี้วัด เช่น อัตราการเปิด อัตราการคลิก ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณโดนใจผู้ชมของคุณ
• การทดสอบ A/B และการทดสอบ: ทดสอบหัวเรื่องและข้อความเนื้อหาอีเมลที่แตกต่างกัน เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วมและการเชื่อมโยงแบรนด์อย่างต่อเนื่อง
• ทำงานที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ: เพิ่มประสิทธิภาพในขณะที่ช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่การโต้ตอบที่เป็นส่วนตัวและมีความหมาย
• ผสานรวม CRM และแพลตฟอร์มอีเมล: ปรับปรุงการจัดการลูกค้าโดยมอบมุมมองแบบรวมและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพข้ามช่องทางให้กับทีมของคุณ
• ใช้แนวทาง Omnichannel: สร้าง กลยุทธ์ประสบการณ์ลูกค้า แบบองค์รวมที่รับประกันความสม่ำเสมอและความต่อเนื่องในแพลตฟอร์มต่างๆ
• เสนอการสนับสนุนแชทสดและ โซเชียลมีเดีย : เพิ่มช่องทางในการสื่อสารโดยนำเสนอตัวเลือกที่หลากหลายและสะดวกสบายแก่ลูกค้าในการเชื่อมต่อกับบริษัทของคุณ

พิจารณาแพลตฟอร์มการสื่อสารกับลูกค้าแบบครบวงจร

การมีเทมเพลตอีเมลบริการลูกค้าเป็นเรื่องหนึ่ง และการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการสนับสนุนตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณคือการจัดเตรียมเครื่องมือที่เหมาะสมให้พวกเขา

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ให้ลองรวมการสื่อสารทางธุรกิจของคุณไว้ที่ศูนย์กลางด้วยแผนกช่วยเหลือลูกค้าแบบครบวงจรที่ปรับแต่งได้สูงของ Nextiva มีทุกสิ่งที่ทีมของคุณต้องการเพื่อมอบการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมผ่านช่องทางต่างๆ

ไม่ว่า เครื่องมือ CX และกลยุทธ์ในคลังแสงของคุณจะเป็นอย่างไร อีเมลบริการลูกค้าที่ดีที่สุดจะต้องตรงเวลาและเป็นมนุษย์ อีเมลที่ทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกว่าได้รับการรับฟัง ชื่นชม และเข้าใจอย่างแท้จริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลฝ่ายบริการลูกค้า