ระบบอัตโนมัติของประสบการณ์ลูกค้า: CXA คืออะไร ตัวอย่าง ประโยชน์ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เผยแพร่แล้ว: 2024-03-19

ระบบอัตโนมัติได้เปลี่ยนโฉมวิธีการทำงานของเรา เมื่องานที่ซ้ำซากจำเจและใช้เวลานานสามารถทำได้ในทันทีโดยที่พนักงานไม่จำเป็นต้องทำมากกว่ากดปุ่ม ผลกระทบด้านการเปลี่ยนแปลงของระบบอัตโนมัติก็ไม่สามารถปฏิเสธได้

สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ ความพึงพอใจของพนักงาน และ การบริการลูกค้า ได้อย่างมาก แต่องค์กรจำเป็นต้องเข้าใจว่างานใดควรเป็นอัตโนมัติและอย่างไร

การใช้ระบบอัตโนมัติที่พบบ่อยและเป็นประโยชน์อย่างหนึ่งคือ การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ระบบอัตโนมัติช่วยได้แม้กระทั่งในสนามแข่งขัน ช่วยให้ทีมสนับสนุนขนาดเล็กที่คล่องตัวสามารถให้บริการลูกค้าในระดับเดียวกับองค์กรขนาดใหญ่ ดังนั้นเรามาดูกันว่าระบบอัตโนมัติสำหรับประสบการณ์ลูกค้า (CXA) คืออะไร ประโยชน์ที่จะได้รับ และตัวอย่างของ CXA ใน การกระทำ.

ระบบประสบการณ์ลูกค้าอัตโนมัติ (CXA) คืออะไร?

CXA หมายถึงการใช้โซลูชันซอฟต์แวร์เพื่อทำให้การโต้ตอบส่วนบุคคลระหว่างธุรกิจและลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติผ่านจุดสัมผัสต่างๆ

ลองนึกถึง CXA ด้วยวิธีนี้: คุณเดินเข้าไปในร้านค้าที่พนักงานขายรู้จักชื่อของคุณ จดจำการซื้อครั้งล่าสุดของคุณ และสามารถคาดเดาสิ่งที่คุณต้องการในวันนี้ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องพูดอะไรสักคำ

CXA ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถนำเสนอบริการส่วนบุคคลประเภทนี้ในวงกว้างผ่านทางเว็บไซต์ แอป โซเชียลมีเดีย และช่องทางอื่นๆ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร → ปลดปล่อยประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณด้วยความสามารถในการจัดการที่ใช้ร่วมกันของ Nextiva ให้ทีมเข้าถึงการโต้ตอบกับลูกค้า ประวัติ และการถอดเสียงการโทร ดูวิธีการทำงาน

ส่วนประกอบของ CXA

7 ตัวอย่างยอดนิยมของระบบอัตโนมัติสำหรับประสบการณ์ลูกค้า

แนวคิดของ CXA เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจ แต่การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ได้หลากหลายวิธี หมายความว่าองค์กรควรพิจารณาเครื่องมือและโซลูชันที่หลากหลาย

เราได้รวบรวมเจ็ดวิธีที่ยอดเยี่ยมที่ธุรกิจสามารถทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ และสรุปข้อดีที่ระบบอัตโนมัติมอบให้:

1. การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ

ระบบ ตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) คือระบบโทรศัพท์อัตโนมัติที่ใช้การผสมผสานระหว่างข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้าและการรู้จำคำพูดเพื่อมีส่วนร่วมกับผู้โทร จัดเตรียมและรวบรวมข้อมูล และโอนสายผู้โทรไปยังตัวแทนที่เหมาะสมหากจำเป็น

แผนภาพการตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR)

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นลูกค้าที่พูดภาษาสเปนและโทรขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ระบบ IVR สามารถแนะนำคุณไปยังตัวแทนที่พูดภาษาสเปนซึ่งพร้อมที่จะช่วยเหลือ

โดยทั่วไประบบ IVR จะดำเนินการผ่านซอฟต์แวร์ศูนย์การติดต่อบนคลาวด์ของคุณ จากนั้น คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกเมนูและการตอบกลับได้ตามความต้องการของลูกค้าและคำถามทั่วไป

การนำ IVR ไปใช้มีประโยชน์หลายประการ ได้แก่:

2. Chatbots และผู้ช่วยเสมือน

แชทบอทและผู้ช่วยเสมือนก้าวไปไกลกว่าระบบ IVR ด้วยการจัดเตรียมบอทแบบโต้ตอบสำหรับการโต้ตอบกับลูกค้า

chatbot กับตัวแทนเสมือนอัจฉริยะ

ด้วยการใช้การเรียนรู้ของเครื่องและการประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อทำความเข้าใจคำถามที่เป็นลายลักษณ์อักษร แชทบอท AI จะให้ข้อมูลพื้นฐานและวิธีแก้ไขปัญหาแก่ลูกค้า ซึ่งช่วยให้ลูกค้าได้รับความช่วยเหลือหรือค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของตนโดยไม่จำเป็นต้องพูดคุยกับตัวแทนแบบเรียลไทม์

คุณสามารถปรับใช้แชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI บนเว็บไซต์ แอปมือถือ หรือแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เพื่อให้ลูกค้าได้รับความช่วยเหลือที่ต้องการเมื่อต้องการ

ประโยชน์ของแชทบอทและผู้ช่วยเสมือน ได้แก่:

3. การกระจายสายอัตโนมัติ

การกระจายสายอัตโนมัติ (ACD) เป็นคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่จะกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ระบบกระจายการโทรโดยใช้ปัจจัยต่างๆ เช่น หมายเลขผู้โทร เวลาทำการ และระดับการสนับสนุน

ธุรกิจที่ใช้ IVR ยังสามารถใช้ประโยชน์จาก ACD เพื่อระบุความต้องการของผู้โทรได้ คุณสามารถทำได้โดยการตั้งค่า ACD ในแพลตฟอร์มศูนย์ติดต่อบนคลาวด์ของคุณ และสร้างเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับ การกำหนดเส้นทางการโทร เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะได้รับความช่วยเหลือที่ต้องการ เกณฑ์อาจรวมถึงทักษะของตัวแทน ลำดับความสำคัญของลูกค้า หรือความพร้อมของตัวแทน

ประโยชน์ของ ACD ได้แก่:

4. พอร์ทัลบริการตนเองของลูกค้า

แบบสำรวจแสดงให้เห็นว่าลูกค้าต้องการแก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องพูดคุยกับตัวแทน โดย ลูกค้า 67% ชอบการบริการตนเอง นี่คือจุดที่พอร์ทัลการบริการตนเองของลูกค้าโดดเด่น เนื่องจากมีคลังข้อมูลและเครื่องมือเพื่อแนะนำลูกค้าตลอดการสอบถามตามจังหวะของตนเอง

การตั้งค่าพอร์ทัลบริการตนเองรวมถึงการพัฒนาเว็บเพจที่มีข้อมูลและเครื่องมือทั้งหมดที่ลูกค้าจะต้องใช้ในการจัดการกับคำถามทั่วไป เครื่องมือเหล่านี้ประกอบด้วยหน้าคำถามที่พบบ่อย ฐานความรู้ บทความการแก้ไขปัญหา และซอฟต์แวร์บริการลูกค้าแบบโต้ตอบ

พอร์ทัลบริการตนเองควรรวมเข้ากับศูนย์ติดต่อระบบคลาวด์เพื่อให้การอัปเดตแบบเรียลไทม์และติดตามข้อกังวลทั่วไป

ประโยชน์ของพอร์ทัลบริการตนเอง ได้แก่:

5. อีเมลอัตโนมัติ

อีเมลเป็นช่องทางสำคัญในการสื่อสารกับลูกค้า อย่างไรก็ตาม ใครก็ตามที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีอีเมลจำนวนมากจะรู้ว่า ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านสามารถกองรวมกัน ได้เร็วเพียงใด

ระบบอัตโนมัติของอีเมลสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้โดยการส่งตอบกลับโดยอัตโนมัติ สิ่งเหล่านี้มีตั้งแต่ข้อความพื้นฐาน "เราได้รับอีเมลของคุณ" ไปจนถึงการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับคำถามทั่วไป

อีเมลอัตโนมัติ ยังเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับแคมเปญการตลาดผ่านอีเมล สามารถส่งข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าสำหรับแคมเปญอีเมลไปยังลูกค้าที่เลือกได้อย่างรวดเร็ว ทำให้อีเมลอัตโนมัติเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การตลาด

คุณสามารถตั้งค่าอีเมลอัตโนมัติผ่านเครื่องมือการจัดการอีเมลในซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อบนคลาวด์ของคุณ

มีประโยชน์หลายประการสำหรับระบบอีเมลอัตโนมัติ ได้แก่:

6. เครื่องมือวิเคราะห์และการรายงาน

การทำความเข้าใจ ตัวชี้วัด และประสิทธิภาพของศูนย์ติดต่อของคุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่ ความพึงพอใจของลูกค้า และสภาพโดยรวมขององค์กรของคุณได้ ด้วยเหตุนี้ การมีเครื่องมือวิเคราะห์และการรายงานที่สามารถระบุเมตริกเหล่านี้และการโต้ตอบที่อยู่เบื้องหลังสิ่งเหล่านั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เครื่องมือที่วิเคราะห์ประสิทธิภาพโดยอัตโนมัติและจัดทำรายงานสามารถเป็นแนวทางในการตัดสินใจ ค้นหาข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ และระบุแนวโน้มที่เพิ่มขึ้น

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์เพื่อติดตามและวิเคราะห์การโต้ตอบของลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เหล่านี้สามารถใช้เพื่อปรับแต่งกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพของตัวแทน เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับบริการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

วิธีทำ cx-analytics-ลดการรักษาลูกค้า

7. ระบบการจัดการแรงงาน (WFM) อัตโนมัติ

วิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการรับรองประสิทธิภาพของศูนย์ติดต่อคือการดูแลให้ศูนย์ของคุณมีเจ้าหน้าที่อย่างเหมาะสม เครื่องมือการจัดการบุคลากร (WFM) ช่วยในเรื่องนี้โดยใช้แหล่งข้อมูลในอดีตและการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์เพื่อกำหนดเวลาอัตโนมัติ คาดการณ์ปริมาณการโทร และจัดการข้อกำหนดด้านพนักงาน

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ WFM ได้แก่:

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติสำหรับประสบการณ์ลูกค้า

ตอนนี้คุณเข้าใจแล้วว่า CXA คืออะไรและได้เรียนรู้หลายวิธีในการนำไปปฏิบัติแล้ว เราต้องมาดูประโยชน์โดยรวมของ CXA กัน CXA สามารถให้อะไรแก่ธุรกิจได้บ้าง?

ปรับปรุงประสิทธิภาพ

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของ CXA คือการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน มอบทางเลือกในการบริการตนเองให้กับลูกค้า และลดงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน

การปรับปรุงเหล่านี้ช่วยให้ตัวแทนสามารถจัดการกับกรณีที่ซับซ้อนมากขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพ ศูนย์ติดต่อ โดยรวม

เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ความพึงพอใจของลูกค้า เป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับศูนย์ติดต่อ และการทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าเป็นแบบอัตโนมัติสามารถช่วยปรับปรุงได้

เวลาตอบสนองที่เร็วขึ้น ประสบการณ์ส่วนบุคคล และตัวเลือกการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน (รวมถึงการบริการตนเอง) สามารถสร้างประสบการณ์โดยรวมที่ดีขึ้น ซึ่งปรับปรุงการรักษาลูกค้าและรักษาคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าให้อยู่ในระดับสูง

แบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า

ลดต้นทุนการดำเนินงาน

CXA คือการลงทุนที่จ่ายคืนอย่างรวดเร็วพร้อมเงินออมที่สร้างขึ้น การทำงานตามปกติโดยอัตโนมัติและการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมช่วยให้ศูนย์ติดต่อลดต้นทุนแรงงานและการดำเนินงานได้อย่างมาก ซึ่งส่งผลให้ธุรกิจของคุณมีต้นทุนลดลง

ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

ข้อมูลที่ดีมีความสำคัญสูงสุดสำหรับศูนย์ติดต่อ การวิเคราะห์และการรายงานอัตโนมัติสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้าและประสิทธิภาพของตัวแทนโดยการแสดงประสิทธิภาพของตัวแทนเป็นภาพและให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้เพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุง

เคล็ดลับระดับมืออาชีพ → รู้จักอารมณ์ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้า รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ตามการสนทนาที่ช่วยให้ทีมของคุณเห็นว่าลูกค้ารายใดต้องการความสนใจอย่างรวดเร็วและดำเนินการอย่างรวดเร็ว ลอง Nextiva ตอนนี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตั้งค่าระบบอัตโนมัติของประสบการณ์ลูกค้า

ขั้นตอนต่อไปคือการตั้งค่า CXA สำหรับศูนย์ติดต่อของคุณ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่ควรคำนึงถึงเมื่อเริ่มต้นใช้งาน

ปรับสมดุลอัตโนมัติและสัมผัสของมนุษย์

แม้ว่าเทคโนโลยี AI และระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่สัมผัสของมนุษย์ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ คุณต้องแน่ใจว่าระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มการโต้ตอบของมนุษย์ แทนที่จะแทนที่มัน

การรักษาสัมผัสของมนุษย์จะช่วยรับประกันประสบการณ์ของลูกค้าที่เป็นส่วนตัวและเห็นอกเห็นใจ ซึ่งมีความสำคัญต่อความพึงพอใจของลูกค้า

ออกแบบโดยคำนึงถึงผู้ใช้เป็นหลัก

ระบบอัตโนมัติต้องการความสะดวกในการใช้งาน อย่าลืมสร้าง ระบบอัตโนมัติ ที่ใช้งานง่ายซึ่งสามารถแนะนำลูกค้าเกี่ยวกับข้อมูลหรือความช่วยเหลือที่พวกเขาต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บูรณาการระบบได้อย่างลงตัว

ศูนย์ติดต่อของคุณจะต้องได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ และพนักงานควรสามารถเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุประสิทธิภาพสูงสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมืออัตโนมัติทั้งหมดได้รับการบูรณาการอย่างสมบูรณ์กับระบบธุรกิจอื่น ๆ ซึ่งจะสร้างประสบการณ์ที่เป็นหนึ่งเดียวและทำให้การดำเนินงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

Nextiva-บูรณาการ

รวมการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ

การสัมผัสที่เป็นส่วนตัวมีส่วนช่วยอย่างมากในการบริการลูกค้า ข้อมูลลูกค้าสามารถใช้เพื่อ ปรับแต่ง การโต้ตอบแบบอัตโนมัติได้ ซึ่งจะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับการยอมรับและมีคุณค่า

ทดสอบและทำซ้ำ

ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบตั้งแต่เริ่มต้น และการตั้งค่า CXA อาจต้องใช้เวลาสักระยะ การทดสอบและการปรับปรุงระบบอัตโนมัติถือเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นอย่าลืมรวมข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงและปรับแต่งประสิทธิภาพของระบบของคุณ

ดำเนินการกับข้อมูลคำติชมของลูกค้า

ลูกค้ารู้ว่าพวกเขาชอบอะไร หรืออย่างน้อยก็สามารถบอกคุณได้ว่าอะไรใช้ไม่ได้ผลสำหรับพวกเขา อย่าลืมขอ คำติชมจากลูกค้า เป็นประจำเพื่อรวมเข้ากับการออกแบบและการปรับแต่งระบบอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณปรับปรุงประสบการณ์การใช้งานได้

ความคิดเห็นของลูกค้า

ฝึกอบรมตัวแทนอย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวแทนจำเป็นต้องรู้วิธีใช้เครื่องมือที่มีอยู่ ขอแนะนำให้จัดการฝึกอบรมที่ครอบคลุมสำหรับตัวแทน เพื่อให้พวกเขาสามารถได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติของคุณ

ตรวจสอบประสิทธิภาพ

การวิเคราะห์ตามข้อมูลประสบการณ์ของลูกค้าให้ข้อมูลเชิงลึกที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของศูนย์ติดต่อของคุณ อย่าลืมติดตามการโต้ตอบแบบอัตโนมัติและการวัดผลการบริการของคุณเป็นประจำ เพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและรับรองว่าจะได้รับประสบการณ์เชิงบวกอย่างต่อเนื่อง

แดชบอร์ดประสบการณ์ลูกค้าที่ดีสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระดับความพึงพอใจ เพื่อช่วยให้คุณรักษาความภักดีและการรักษาลูกค้าไว้ได้

วางแผนอย่างรอบคอบ

การใช้โซลูชันระบบอัตโนมัติอาจมีความซับซ้อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนงานและจัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอ รวมถึงการฝึกอบรม เพื่อการเปิดตัวที่ราบรื่น

ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

การรักษา ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ให้ปลอดภัย ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อออกแบบระบบอัตโนมัติ คุณต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการปกป้องข้อมูลอย่างเคร่งครัด

นี่ไม่ใช่แค่ข้อกำหนดเท่านั้น แต่ยังช่วยรักษาความไว้วางใจของลูกค้าอีกด้วย

ระบบอัตโนมัติทำได้ง่ายด้วย Nextiva

ไม่อาจปฏิเสธได้ว่า CXA สามารถมีผลกระทบสำคัญต่อศูนย์ติดต่อได้ สามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน สร้างประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น และลดการปั่นป่วนของเจ้าหน้าที่

ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด CXA จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับศูนย์ติดต่อของคุณได้

และหากคุณต้องการ “เทคโนโลยีที่เหมาะสม” Nextiva ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุด โซลูชันศูนย์ติดต่อของ Nextiva มีคุณสมบัติครบครัน ใช้งานง่าย และราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจทุกขนาด มาพร้อมกับระบบอัตโนมัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อมอบประสบการณ์อันน่าทึ่งให้กับลูกค้า

ยกระดับทุกปฏิสัมพันธ์ของลูกค้า

มอบประสบการณ์พิเศษให้กับลูกค้าด้วยแพลตฟอร์ม CX ของ Nextiva

สำรวจมันตอนนี้