วิธีปรับปรุงการทำงานร่วมกันข้ามสายงานในองค์กรของคุณ

บทความนี้เป็นผลจากความร่วมมือข้ามสายงานระหว่างทีมการตลาดและทีมออกแบบของเราในปริมาณที่พอเหมาะ Rohit ซึ่งเป็นวิซาร์ด SEO ของเราคิดว่าการทำงานร่วมกันข้ามสายงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับชั่วโมงนี้ และทำเครื่องหมายว่าเป็นหัวข้อที่เราควรเขียนถึง ฉันเป็นคนเขียน Sarah แก้ไข และ Tessa กำลังตรวจสอบขั้นสุดท้าย ในขณะเดียวกัน เราได้สรุปทีมออกแบบเกี่ยวกับครีเอทีฟโฆษณาที่จำเป็น และให้เวลาพวกเขาใช้เวทย์มนตร์ จากนั้น เราใช้เทมเพลตบล็อกที่ปรับแต่งโดย Sachin ผู้พัฒนาของเรา และในที่สุดฉันก็สามารถกดปุ่มเผยแพร่ได้

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานไม่ใช่แนวคิดใหม่ ธุรกิจต่าง ๆ ได้ใช้ประโยชน์จากแนวคิดนี้เพื่อทำลายระบบงาน จุดประกายนวัตกรรม และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับทุกเพศทุกวัย อย่างไรก็ตาม ในขณะที่บริษัทต่างๆ ทั่วโลกเปลี่ยนไปใช้การจัดเตรียมการทำงานทางไกลและมีความยืดหยุ่น จึงกลายเป็นทั้งเรื่องที่สำคัญและยากขึ้นที่จะรับประกันการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลระหว่างแผนกต่างๆ

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานคืออะไร?

โดยสรุป การทำงานร่วมกันข้ามสายงานคือการที่ผู้คนจากแผนกหรือทีมต่างๆ ภายในบริษัทร่วมมือกันเพื่อทำงานตามเป้าหมายหรือโครงการเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์ การขาย และการตลาดที่ร่วมมือกันเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ทีมสนับสนุนและผลิตภัณฑ์ที่ทำงานร่วมกันเพื่อพัฒนาคุณลักษณะที่ลูกค้าร้องขอ หรือทีมการตลาดและสนับสนุนที่ตอบสนองต่อความคิดเห็นบนโซเชียลมีเดีย—การทำงานร่วมกันข้ามสายงานเกิดขึ้นทุกวันภายในบริษัท

^{การทำงานเป็นทีมทำให้ฝันเป็นจริง!}

เหตุใดการทำงานร่วมกันข้ามสายงานจึงมีความสำคัญ

นี่ไม่ใช่เกมง่ายๆ คุณจะดำเนินธุรกิจอย่างไร การสร้างบริการหรือผลิตภัณฑ์ การค้นหาลูกค้า และการขายให้กับพวกเขาทั้งหมดจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน เช่นเดียวกับที่เราเพิ่งพูดถึง การสนับสนุนลูกค้าของคุณอาจเกี่ยวข้องกับการตลาดและทีมสนับสนุนที่ทำงานร่วมกันเพื่อแสดงความคิดเห็น/พูดถึง/ข้อความบนโซเชียลมีเดีย

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานทำให้แผนกแตก กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น ช่วยรักษาระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานและสร้างโอกาสในการเรียนรู้ การให้คำปรึกษา และการเติบโตข้ามบทบาทและลำดับชั้น เหนือสิ่งอื่นใด การทำงานร่วมกันข้ามสายงานที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้นำได้รับประโยชน์จากความหลากหลายของพนักงาน สร้างวัฒนธรรมทีมที่แข็งแกร่ง และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีมข้ามสายงาน

สร้างการสื่อสารแบบรวมศูนย์

การสื่อสารที่ชัดเจนและทันเวลาเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้การทำงานร่วมกันข้ามสายงาน เมื่อการสนทนากระจายไปทั่วอีเมล ความคิดเห็นใน Google เอกสาร และบันทึกย่อใน Asana จะทำให้สิ่งต่างๆ ผ่านช่องโหว่ได้ง่ายขึ้น การรวมศูนย์การสื่อสารของทีมทำให้ทุกคนจดจ่อกับเป้าหมายร่วมกันและความคืบหน้าล่าสุดได้ง่ายขึ้น

หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ให้นำเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมอย่าง Flock มาใช้เพื่อลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ข้ามสายงาน และนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การสนทนา ไฟล์ การประชุม และงานทั้งหมดมารวมกันบนแพลตฟอร์มส่วนกลางเดียว นอกจากนี้ การผสานรวมสำหรับเครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น North, Asana และ Jira ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะไม่พลาดการติดต่อ รับข่าวสาร และสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ถือเป็นประสบการณ์ที่เจ็บปวดน้อยกว่ามาก

กำหนด SPOC สำหรับแต่ละฟังก์ชัน

โครงการข้ามสายงานมักเกี่ยวข้องกับพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญหลากหลายระดับในแผนกต่างๆ ความหลากหลายนี้เป็นจุดแข็ง แต่ก็สามารถนำไปสู่ความขัดแย้งและการสื่อสารที่ผิดพลาดได้เช่นกัน การกำหนดจุดติดต่อเดียว (SPOC) สำหรับแต่ละฟังก์ชันในโครงการดังกล่าวทำให้ง่ายต่อการจัดการความคาดหวัง จับตาดูความคืบหน้า และขจัดงานที่ทับซ้อนกัน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการข้ามสายงานขนาดใหญ่ การมอบหมาย SPOC สามารถช่วยลดปัญหาการสื่อสาร เนื่องจากทุกคนรู้ว่าจะต้องไปหาใครเมื่อมีคำถาม SPOC ยังช่วยรวมการสื่อสารจากหน้าที่ที่เกี่ยวข้องและแบ่งปันข้อมูลอัปเดตตามเวลากับผู้นำได้อีกด้วย

กำหนด OKRs สำหรับโครงการข้ามสายงาน

เช่นเดียวกับโครงการอื่นๆ การตั้ง วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก (OKR) สำหรับโครงการข้ามสายงานเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จ นี่หมายถึงการได้รับการตอบรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเกี่ยวกับเป้าหมาย ความคิดริเริ่ม ผลงาน ตัวชี้วัด และไทม์ไลน์ร่วมกัน การตั้งค่า OKRs เพิ่มความโปร่งใสภายในโครงการข้ามสายงาน เพื่อให้พนักงานสามารถเห็นสิ่งที่เพื่อนร่วมงานกำลังทำงาน แบ่งปันความคืบหน้ากับเป้าหมายที่วัดได้ และสอดคล้องกับเป้าหมายร่วมกัน จับคู่สิ่งนี้กับการกำหนด SPOC สำหรับแต่ละหน้าที่ และทุกคนในโครงการข้ามสายงาน/ทีมของคุณรู้ว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรและใครควรไปเมื่อพวกเขามีคำถามหรือต้องการความรู้เฉพาะ

^{OKR เช็คอิน & วางแผน}

พูดภาษาที่ใช้ร่วมกันเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม

แม้ว่า OKR ที่ชัดเจนและการเช็คอินเป็นประจำจะช่วยได้ แต่ก็ไม่มีอะไรมาขัดขวางการทำงานร่วมกันข้ามสายงานได้ เช่น การขาดภาษาที่ใช้ร่วมกัน เราทุกคนต่างเคยประสบกับช่วงเวลาที่ "ได้ยินทุกอย่าง ไม่เข้าใจอะไรเลย" เมื่อเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นๆ ใช้คำย่อเฉพาะกับงานของพวกเขา เชื่อมโยงช่วงเวลาดังกล่าวเข้าด้วยกันและระดับการมีส่วนร่วมลดลง ทำให้การสื่อสารผิดพลาดหลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้ภาษาองค์กรทั่วไปที่ทุกคนเข้าใจ (โดยย่อให้ทุกคนเกี่ยวกับศัพท์แสง หากมี) ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการหาคำชี้แจงและปรับปรุงการแบ่งปันความรู้ภายในทีมข้ามสายงานของคุณ

มุ่งเน้นด้านบวกเมื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง

ความขัดแย้งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในที่ทำงาน และยิ่งกว่านั้นในทีมข้ามสายงาน แต่ก็สามารถเป็น ตัวเร่งให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ ได้เช่นกัน แต่ละแผนกในองค์กรของคุณมีวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ ของตัวเอง และการรวมเข้าด้วยกันหมายถึงการจัดการกับรูปแบบการทำงานที่ขัดแย้งกัน ภูมิหลังที่หลากหลาย ระดับความรู้ที่แตกต่างกัน และความคิดเห็นที่แข็งแกร่ง การแก้ไขข้อขัดแย้งข้ามสายงานจะง่ายขึ้นเมื่อผู้นำมุ่งเน้นไปที่ข้อดี—บทเรียนที่เรียนรู้และ/หรือขั้นตอนที่นำไปปฏิบัติได้ซึ่งทีมสามารถทำได้—แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับข้อเสียของสถานการณ์ ดังที่โรเบิร์ต ทาวน์เซนด์กล่าวไว้ว่า "ผู้จัดการที่ดีจะไม่พยายามขจัดความขัดแย้ง เขาพยายามที่จะไม่ให้มันเปลืองพลังงานของประชาชน"

ส่งเสริมการตอบรับอย่างเปิดเผยจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

ข้อเสนอแนะแบบเปิดเป็นสิ่งสำคัญในสภาพแวดล้อมแบบข้ามสายงาน ไม่ใช่แค่การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น การสนับสนุนความคิดเห็นแบบเพียร์ทูเพียร์ที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาในทีมข้ามสายงานยังช่วยให้พนักงานสร้างความไว้วางใจและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะขับเคลื่อนนวัตกรรมเมื่อพนักงานรู้สึกปลอดภัยที่จะลองสิ่งใหม่ ๆ เพราะพวกเขาไว้วางใจให้เพื่อนร่วมงานคอยช่วยเหลือและให้ข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมา