วิธีสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพและเหตุผลที่คุณต้องการ

เนื้อหาที่คุณเผยแพร่ทางออนไลน์พูดถึงแบรนด์และธุรกิจของคุณ หากไม่พยายามบรรลุความสม่ำเสมอของแบรนด์ อาจเป็นเรื่องยากที่จะชนะความไว้วางใจจากผู้ชมและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเนื้อหาของคุณ มีเนื้อหามากมายที่ถ้าคุณไม่แนะนำผู้เขียนเนื้อหาของคุณให้ใส่บุคลิกภาพของแบรนด์เข้าไปในงานเขียน บล็อกหรือเว็บไซต์ของคุณอาจหลงทางในท้องทะเล นี่คือที่มาของคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบเนื้อหา

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ทีมของคุณก็เติบโตขึ้นเช่นกัน ความต้องการเนื้อหาของคุณก็เช่นกัน ผู้คนจำนวนมากไม่ใช่แค่ผู้เขียนเนื้อหาเท่านั้นที่มีส่วนร่วมในกระบวนการเนื้อหา สิ่งนี้ทำให้การจัดทำเอกสารแนวทางแบรนด์สำหรับเนื้อหามีความสำคัญมากขึ้น ทุกธุรกิจมีเสียงของแบรนด์ที่ควรสะท้อนในเนื้อหาทั้งหมดที่พวกเขาผลิตในทุกช่องทาง ตั้งแต่ภาษา โทน ไวยากรณ์ ไปจนถึงเครื่องหมายวรรคตอน ทุกอย่างมารวมกันเพื่อสร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์ให้กับคุณ

ดังนั้นเมื่อผู้อ่านมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณ พวกเขาจะได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องกันโดยไม่คำนึงว่าใครเป็นคนสร้าง

• คู่มือสไตล์เนื้อหาคืออะไร
• จุดประสงค์ของการสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาคืออะไร?
• คุณควรรวมอะไรไว้ในคู่มือสไตล์เนื้อหา
• คุณจะสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาได้อย่างไร
• คุณจัดโครงสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาอย่างไร
• ควรใช้เสียงแบรนด์ของคุณในโซเชียล ข่าวประชาสัมพันธ์ อีเมลการตลาด หรือคำอธิบายผลิตภัณฑ์อย่างไร
• คู่มือสไตล์เนื้อหาและสไตล์ชีตแตกต่างกันอย่างไร
• แนวทางการออกแบบและแนวทางสไตล์เนื้อหาแตกต่างกันอย่างไร

คู่มือสไตล์เนื้อหาคืออะไร

คู่มือสไตล์เนื้อหาคือเอกสารของหลักเกณฑ์เกี่ยวกับแบรนด์ของคุณที่ระบุรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดที่ต้องได้รับการดูแล เพื่อแสดงเสียงและบุคลิกภาพของแบรนด์ผ่านเนื้อหา คู่มือสไตล์เนื้อหาหรือแนวบรรณาธิการควรสามารถช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณเข้าใจว่าเนื้อหาที่พวกเขากำลังสร้างควรมีลักษณะอย่างไร

ต้องแชร์กับผู้สร้างเนื้อหาในองค์กรของคุณ นักแปลอิสระ หากคุณทำงานกับบริษัทใดๆ หรือหน่วยงานด้านเนื้อหาใดๆ ที่คุณกำลังจ้างงาน

คู่มือสไตล์บทบรรณาธิการควรสื่อความหมายตามที่ได้รับ ไม่ควรปล่อยให้มีการสันนิษฐานและความคลุมเครือ เพราะหากคุณต้องการสร้างมาตรฐานให้กับเนื้อหาของคุณ รายละเอียดเพียงเล็กน้อยก็มีความสำคัญ คู่มือสไตล์เนื้อหายังสามารถเป็นส่วนหนึ่งของบรีฟเนื้อหาทุกรายการที่คุณสร้างขึ้นสำหรับนักเขียนของคุณ

จุดประสงค์ของการสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาคืออะไร?

จุดประสงค์ในการสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาหรือคู่มือสไตล์แบรนด์สำหรับเนื้อหาของคุณนั้นง่ายมาก - เพื่อให้เนื้อหาของคุณอยู่ในแบรนด์ คุณอาจคาดหวังว่าผู้สร้างเนื้อหาจะสามารถเลือกรูปแบบบ้านของคุณโดยเพียงแค่อ้างถึงเนื้อหาเก่า แต่นั่นจะทำให้สิ่งต่างๆ มีโอกาสเกิดขึ้น ผู้สร้างเนื้อหาทุกคนมีสไตล์เป็นของตัวเอง และหากคุณไม่ได้กำหนดหลักเกณฑ์ด้านเนื้อหาที่เข้มงวดให้ปฏิบัติตาม ก็เป็นไปได้ที่พวกเขาอาจพลาดการจับภาพบุคลิกภาพของแบรนด์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มีคำใบ้ที่ละเอียดอ่อนมากในเสียงของแบรนด์ที่ผู้อ่าน (รวมถึงผู้สร้างเนื้อหาใหม่) อาจมองข้ามไปได้ง่าย แต่หากไม่มีองค์ประกอบเหล่านี้ เนื้อหาของคุณก็ไม่ได้ให้ความรู้สึกแบบเดียวกัน เหมือนกับการมีคู่มือสไตล์การออกแบบสำหรับเว็บไซต์ของคุณ เช่น โดยที่คุณอธิบายรายละเอียดว่าองค์ประกอบใดบ้างที่จะเข้าสู่เว็บไซต์ ใช้ชุดสีแบบใด ตำแหน่งที่จะวาง CTA และอื่นๆ

กระบวนการสร้างเนื้อหามีความสำคัญเท่าเทียมกัน ดังนั้น การสร้างคู่มือสไตล์บรรณาธิการโดยละเอียดสำหรับเนื้อหาทุกประเภทที่เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์เนื้อหาของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ มีคู่มือสไตล์บรรณาธิการมาตรฐานที่ใช้มาเป็นเวลานาน เช่น Associated Press หรือ AP Stylebook ที่มักใช้ในวารสารศาสตร์ คู่มือสไตล์ Modern Language Association (MLA) หรือคู่มือ Chicago Manual of Style สำหรับการเขียนเชิงวิชาการ คู่มือรูปแบบบรรณาธิการเหล่านี้ใช้โดยผู้เขียนธุรกิจและเนื้อหาด้วย แต่ถึงแม้จะทดลอง ทดสอบ และยอมรับในระดับสากลแล้ว แต่ก็ไม่เหมือนกับแนวทางแบรนด์ของคุณ

นี่คือเหตุผลที่คุณต้องก้าวต่อจากคู่มือสไตล์ AP และสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาสำหรับการตลาดเนื้อหา

1. เพื่อจัดเนื้อหาให้สอดคล้องกับบุคลิกของผู้ชม

ทุกธุรกิจมีบุคลิกของผู้ซื้อในอุดมคติ ดังนั้น บุคคลของกลุ่มเป้าหมาย และการตลาดเนื้อหาคือการเชื่อมต่อกับกลุ่มเป้าหมายนี้ โดยการทำความเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการ การปฏิบัติตามคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์ทั่วไป เช่น AP Stylebook อาจช่วยปรับปรุงคุณภาพของเนื้อหาได้ แต่ก็ไม่ได้ช่วยให้คุณตอบสนองความคาดหวังของผู้ชมได้เสมอไป

มีเนื้อหามากมายบนเว็บในปัจจุบัน ซึ่งหากคุณไม่สร้างความแตกต่างจากแนวทางของแบรนด์ที่เข้มงวด ในการสร้าง USP ก็ยากที่จะทำให้ผู้คนติดใจ การมีคู่มือสไตล์เนื้อหาที่สร้างขึ้นเองหมายความว่าเนื้อหาของคุณมีรูปแบบตามความต้องการ ความท้าทาย พฤติกรรม และความชอบของผู้ชม

2. เพื่อนำความสอดคล้องของแบรนด์ในเนื้อหาของคุณผ่านช่องทางต่างๆ

เหตุผลหลักประการหนึ่งที่ทำให้คู่มือสไตล์แบรนด์สำหรับการตลาดเนื้อหามีความสำคัญคือการรักษาความสม่ำเสมอ ความสอดคล้องของแบรนด์สามารถเพิ่มรายได้ได้จริง 10 ถึง 20% ตาม Lucidpress ตอนนี้ AP style guide หรือ Chicago Manual อาจเหมาะสำหรับเนื้อหาแบบยาวทั้งหมดของคุณ เช่น บล็อก e-books สมุดปกขาว ฯลฯ แล้วโพสต์ในโซเชียลมีเดียของคุณล่ะ แล้วเนื้อหาที่คุณโพสต์ในช่องอื่นๆ เช่น Quora หรือฟอรัม หรือแม้แต่การคัดลอกเว็บไซต์ของคุณล่ะ

การมีคู่มือสไตล์แบรนด์ที่ครอบคลุมเนื้อหาทุกประเภท ทำให้มั่นใจได้ว่าน้ำเสียงและเสียงแบรนด์ของคุณสอดคล้องกันในทุกช่องทางเหล่านี้ นี่เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความรู้สึกคุ้นเคยในหมู่ผู้ชมของคุณและเอาชนะความไว้วางใจของพวกเขา ลองใช้ผู้เผยแพร่โฆษณารายใหญ่ในพื้นที่การตลาดดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็น HubSpot, MailChimp, Ahrefs หรืออื่นๆ คุณจะสังเกตได้ว่าเนื้อหาของพวกเขาใช้น้ำเสียง โครงสร้าง และเสียงเดียวกันอย่างไรเพื่อสร้างบุคลิกภาพของแบรนด์ที่ผู้ชมสามารถระบุได้อย่างง่ายดาย แม้แต่จานสีและกราฟิกที่พวกเขาใช้ ไม่ว่าจะในบล็อก เว็บไซต์ หรือโพสต์โซเชียลมีเดีย มักจะมีความสอดคล้องกัน

3. เพื่อรักษาความสม่ำเสมอในคุณภาพของเนื้อหา

นอกจากความสม่ำเสมอในการสร้างแบรนด์แล้ว การรักษาความสม่ำเสมอในคุณภาพเนื้อหาของคุณก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เมื่อคุณมีผู้เขียนเนื้อหาจำนวนมากที่สร้างเนื้อหาให้กับคุณหรือสร้างเนื้อหาจากภายนอก การตรวจสอบคุณภาพอาจเป็นเรื่องยาก

การมีคู่มือสไตล์บรรณาธิการช่วยให้แน่ใจว่าผู้เขียนเนื้อหามีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในแง่ของการตรวจสอบไวยากรณ์ ความสามารถในการอ่าน เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ ลองนึกภาพบล็อกที่ทุกบทความมีแบบอักษร การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของชื่อเรื่อง น้ำเสียงหรือโครงสร้างต่างกัน แม้แต่ความคิดถึงความโกลาหลเช่นนี้ก็ทำให้เราประจบประแจงใช่ไหม? นั่นอาจเป็นผลจากการไม่มีแนวทางแบรนด์ที่มั่นคง

คู่มือสไตล์บรรณาธิการยังแนะนำพวกเขาเกี่ยวกับประเภทของความรู้สึกที่พวกเขาควรจับและอารมณ์ที่พวกเขาต้องการเพื่อกระตุ้นด้วยเนื้อหาตามเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ

ดังนั้นการมีคู่มือสไตล์โดยละเอียดสำหรับนักเขียนจึงสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในคุณภาพของเนื้อหาที่คุณเผยแพร่

4. เพื่อตอบคำถามที่เป็นไปได้ทั้งหมดและประหยัดเวลา

เว้นแต่ว่าคุณมีเอกสารทุกอย่าง เป็นไปได้ว่าบางคนในทีมจะกลับมาหาคุณด้วยคำถามเดิม เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีคำตอบทั้งหมดที่ต้องการเกี่ยวกับหลักเกณฑ์ของแบรนด์ การมีคู่มือสไตล์เนื้อหาจึงเป็นสิ่งจำเป็น

เมื่อใดก็ตามที่มีคนถามคำถามใหม่ที่เกี่ยวข้องกับคุณ เป็นการดีที่สุดที่จะเพิ่มคำถามนั้นในคู่มือสไตล์ด้วย วิธีนี้จะช่วยคุณและทีมของคุณประหยัดเวลาได้มาก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเวลาตอบสนอง

5. พัฒนาไปตามกระแสเวลาและเนื้อหา

คู่มือรูปแบบ AP หรือคู่มือรูปแบบอื่น ๆ ที่จัดตั้งขึ้นมักจะเป็นไปตามมาตรฐานดั้งเดิมเดียวกัน แต่โลกของการตลาดเนื้อหากำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและแนวโน้มยังคงพัฒนาต่อไป เป็นสิ่งสำคัญที่เนื้อหาของคุณต้องพัฒนาไปพร้อมกับมันเช่นกัน เพื่อให้มีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับผู้ชมของคุณ

ตัวอย่างเช่น คู่มือรูปแบบ AP กำหนดให้คุณต้องเขียนคำให้ครบถ้วนเมื่อคุณอ้างถึงคำเหล่านั้นเป็นครั้งแรกในเนื้อหา แต่ผู้ฟังสมัยนี้คุ้นเคยและมักจะสบายใจกว่าด้วยเวอร์ชันย่อ ยกตัวอย่าง SERPs SEO หรือ CTR ผู้ชมต้องการให้คุณเข้าประเด็นโดยใช้คำไม่กี่คำเท่าที่เป็นไปได้ ดังนั้นการใช้กฎที่กำหนดโดยคู่มือรูปแบบการเขียนแบบดั้งเดิมอาจไม่เกี่ยวข้องเสมอไป

คุณควรรวมอะไรไว้ในคู่มือสไตล์เนื้อหา

คู่มือสไตล์แบรนด์หรือแนวบรรณาธิการสำหรับการตลาดเนื้อหาจำเป็นต้องระบุทุกอย่างภายใต้ดวงอาทิตย์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้สร้างเนื้อหาเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา ตามหลักการแล้ว ทุกแบรนด์หรือธุรกิจต้องตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการรวมอะไรไว้ในคู่มือรูปแบบเนื้อหาของตน แต่เพื่อให้คุณได้ทราบว่าเนื้อหาควรมีอะไรบ้าง ต่อไปนี้คือองค์ประกอบทั่วไปบางประการที่คู่มือสไตล์เนื้อหาทั้งหมดควรมี

บุคลิกภาพและตำแหน่งของแบรนด์

สิ่งแรกที่จะรวมไว้ในคู่มือสไตล์เนื้อหาของคุณคือคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับบุคลิกภาพของแบรนด์ของคุณ ในส่วนนี้ คุณต้องพูดถึงความหมายของแบรนด์ของคุณ ตำแหน่งแบรนด์มีความสำคัญในการตัดสินใจเลือกเนื้อหาประเภทใดที่แบรนด์ควรนำเสนอ

ตัวอย่างเช่น ในคู่มือสไตล์เนื้อหานี้โดย Mailchimp บริษัทบอกผู้เขียนถึงเรื่องราวเกี่ยวกับแบรนด์ว่าบริษัทเริ่มต้นอย่างไรและจุดยืนในตอนนี้ คู่มือนี้ยังบอกคุณว่าพวกเขาเขียนชื่อบริษัทอย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เขียนเนื้อหาเข้าใจตำแหน่งแบรนด์และปฏิบัติตาม

วัตถุประสงค์และหลักการของเนื้อหา

ทุกครั้งที่แบรนด์สร้างเนื้อหา มีเป้าหมายอยู่เบื้องหลัง อาจเป็นการสร้างโอกาสในการขาย ให้ความรู้แก่ผู้ชม เสนอวิธีแก้ปัญหา สร้างความบันเทิง ลดความซับซ้อนของแนวคิด หรืออย่างอื่น เนื้อหาทั้งหมดที่คุณเผยแพร่ในทุกช่องทางควรสนับสนุนจุดประสงค์นี้ในท้ายที่สุดและยึดถือหลักการเดียวกัน

ดังนั้น คู่มือสไตล์เนื้อหาแบรนด์ควรกำหนดหลักการของเนื้อหาอย่างชัดเจน หลักการด้านเนื้อหาของคุณอาจมีสิ่งต่างๆ เช่น ความครอบคลุม ความก้าวหน้า การมุ่งเน้นในอนาคต และอื่นๆ

เสียงและโทนเสียงของแบรนด์

เสียงแบรนด์ของคุณหมายถึงการที่คุณนำเสนอข้อความต่อหน้าผู้ชมของคุณ เสียงของแบรนด์มักจะสอดคล้องกันสำหรับธุรกิจและผู้เขียนเนื้อหาได้รับการคาดหวังให้จับภาพนี้ในเนื้อหาทุกชิ้นที่พวกเขาเขียน เสียงของแบรนด์ต้องสอดคล้องกับบุคลิกของแบรนด์

ดังนั้น คุณจึงสามารถจินตนาการว่าเสียงของแบรนด์ของคุณเป็นแบบที่คุณคิดได้หากคุณกำลังพูดคุยกับผู้ชมของคุณจริงๆ หากการวางตำแหน่งแบรนด์ของคุณเป็นเรื่องสนุกและเป็นกันเอง เสียงแบรนด์ของคุณสามารถผ่อนคลายและเป็นกันเองได้ หากบุคลิกของแบรนด์ของคุณอบอุ่นและเป็นกันเอง เสียงของแบรนด์ก็จะต้องทำให้มั่นใจและสงบด้วย

ในทางกลับกัน โทนสีมักจะไม่สอดคล้องกันสำหรับแบรนด์เสมอไป เช่นเดียวกับคำพูด ในการเขียน น้ำเสียงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ดังนั้น ตามหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึงหรือผู้ชมที่คุณกำลังเผชิญอยู่ น้ำเสียงของแบรนด์อาจแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น น้ำเสียงของคุณอาจจะผ่อนคลาย มีความสุข กังวล ห่วงใย หรือตลกขบขัน

แต่มักจะไม่ครอบคลุมสเปกตรัมทั้งหมด คุณต้องตัดสินใจว่าแบรนด์ของคุณควรยึดติดกับน้ำเสียงแบบใดในสถานการณ์ต่างๆ โดยไม่ละทิ้งดุลยพินิจของผู้เขียนมากนัก สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีความไม่สอดคล้องกันโดยสิ้นเชิงระหว่างตำแหน่ง เสียง และน้ำเสียงของแบรนด์ของคุณ

นี่คือตัวอย่างวิธีที่ Microsoft กำหนดเสียงของแบรนด์ในเอกสารแนะนำสไตล์ของบริษัท

ไวยากรณ์และสไตล์

ตอนนี้เรามาถึงส่วนสำคัญของการเขียนเนื้อหาซึ่งคุณต้องลงรายละเอียดปลีกย่อย เช่น ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน โครงสร้าง และการจัดรูปแบบ สิ่งเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นปัจจัยเล็กน้อย แต่เมื่อคุณสร้างเนื้อหาจำนวนมาก สิ่งเหล่านี้เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อเนื้อหาและความสอดคล้องของแบรนด์ ตัวอย่างเช่น แบรนด์ของคุณเขียน e-book, eBook หรือ E-books หรือไม่ สไตล์บ้านของคุณชอบหน้าเว็บหรือหน้าเว็บหรือไม่?

สิ่งนี้อาจสร้างความสับสนทั้งสำหรับผู้เขียนเนื้อหาและผู้อ่านของคุณ เว้นแต่คุณจะกำหนดแนวทางเนื้อหาที่ชัดเจนซึ่งกำหนดการใช้องค์ประกอบต่างๆ ของไวยากรณ์และสไตล์ไว้อย่างชัดเจน

องค์ประกอบทั่วไปภายใต้ส่วนนี้ของคู่มือสไตล์เนื้อหาของคุณควรเป็น –

• แบบอักษร
• การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ (ในหัวเรื่อง หัวเรื่อง หัวเรื่องย่อย และย่อหน้า)
• ตัวหนาและตัวเอียงในข้อความ
• การหดตัว (การย่อคำหรือการรวมคำสองคำเข้าด้วยกัน)
• เครื่องหมายวรรคตอน (การใช้เครื่องหมายจุลภาค ยัติภังค์ อัฒภาค ฯลฯ)
• รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลข
• ตัวเลข (เป็นตัวเลขและคำ)
• ตัวย่อ
• วันที่ เวลา และระบบเมตริก
• การสะกดคำ (US, UK, AU, ฯลฯ )
• เสียงที่ใช้งานและ passive
• คนแรก ที่สอง หรือบุคคลที่สาม/ สรรพนาม

อาจมีพารามิเตอร์อื่นๆ ที่คุณรวมไว้ในส่วนนี้ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นพารามิเตอร์สำคัญที่คุณไม่ควรพลาด ปัจจัยเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณส่งข้อความได้อย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ ตัวอย่างเช่น การใช้ข้อความตัวหนาโดยที่ไม่มีความจำเป็นอาจทำให้ผู้อ่านหันเหความสนใจจากข้อความหลักโดยไม่จำเป็น หรือการใช้รายการลำดับเลขโดยที่ลำดับของรายการไม่สำคัญ อาจให้แนวคิดที่ผิดพลาดเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ ซึ่งไม่ใช่ความตั้งใจของคุณ ดังนั้น คุณต้องมีความชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับแนวทางเนื้อหาของคุณในส่วนนี้ของคู่มือสไตล์

บางยี่ห้อยังแนะนำให้ใช้เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์เฉพาะและตัวตรวจสอบความสามารถในการอ่านเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาทุกชิ้นเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของแบรนด์เหล่านี้

คู่มือสไตล์เนื้อหา Shopify มีส่วนที่ละเอียดและซับซ้อนมากเกี่ยวกับไวยากรณ์และกลไก ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวอย่างที่ดี

ภาพและกราฟิก

แม้ว่าคุณจะต้องมีคู่มือสไตล์การออกแบบที่เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะสำหรับนักออกแบบกราฟิกของคุณทั้งหมด แต่สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดแนวทางเนื้อหาเกี่ยวกับการใช้ภาพและกราฟิกในคู่มือสไตล์บรรณาธิการของคุณ

หลักเกณฑ์เหล่านี้มักจะไม่กล่าวถึงรายละเอียดของข้อกำหนดในการออกแบบ แต่อย่างน้อยก็สามารถช่วยบอกสิ่งที่สำคัญบางประการแก่ผู้สร้างเนื้อหาของคุณได้ เช่น

• ยอมรับภาพแบบไหน?
• จะหาแหล่งที่มาจากที่ไหน?
• ข้อความล้อมรอบรูปภาพ สอดคล้องกับรูปภาพ หรืออยู่ด้านบนและด้านล่างหรือไม่
• รูปภาพควรอยู่ซ้าย ขวา หรือจัดกึ่งกลาง?
• จะเพิ่มคำบรรยายได้อย่างไร?
• จำเป็นต้องนับจำนวนภาพหรือไม่?

แนวทางการช่วยสำหรับการเข้าถึง

เมื่อคุณสร้างเนื้อหาสำหรับผู้ชมเป้าหมาย พวกเขาจะต้องเข้าถึงเนื้อหาเหล่านั้นได้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ดังนั้นหากกลุ่มเป้าหมายของคุณคือเด็กที่อายุต่ำกว่าชั้นประถมศึกษาปีที่ 5 คุณไม่สามารถคาดหวังผลลัพธ์จากการเขียนในรูปแบบที่เหมาะกับผู้สำเร็จการศึกษาระดับวิทยาลัย เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องกำหนดแนวทางเนื้อหาที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเข้าถึงเนื้อหาของคุณ

• คุณกำลังเขียนเพื่อใคร
• ระดับความเข้าใจ / ความรู้ในหัวข้อคืออะไร
• คุณควรใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมหรือหลีกเลี่ยงโดยสิ้นเชิง
• ผู้ชมของคุณจะสามารถสัมพันธ์กับสไตล์ที่คุณใช้อยู่ได้หรือไม่
• ภาษาของคุณครอบคลุมพอที่จะพูดกับผู้ชมที่หลากหลายหรือไม่ ถ้าคุณมี

คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้ผู้สร้างเนื้อหาของคุณมั่นใจว่าเนื้อหาได้รับการตอบรับ เข้าใจ และเพลิดเพลินจากผู้ชมในวงกว้าง

การอ้างอิงและการเชื่อมโยง

คุณต้องกำหนดแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีรับทราบแหล่งข้อมูล/ข้อมูลในเนื้อหาของคุณ หากคุณมักใช้ข้อมูล สถิติ หรือคำพูดจากแหล่งอื่น เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้เขียนของคุณต้องให้เครดิตแหล่งที่มาต้นฉบับ

บางยี่ห้อต้องการเพิ่มลิงก์ไปยังข้อความ ในขณะที่บางยี่ห้อเพิ่มการอ้างอิงที่ส่วนท้ายของบทความ ไม่ว่าสไตล์ของคุณจะเป็นอย่างไร การรักษาความสม่ำเสมอที่นี่เป็นสิ่งสำคัญ

คู่มือรูปแบบเอกสารสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Google ได้ระบุการตั้งค่าของบริษัทสำหรับการเชื่อมโยงและการอ้างอิงโยงไว้อย่างมีประสิทธิภาพ มันยังให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเชื่อมโยงภายในในหน้าเดียวกันหรือไปยังหน้าอื่นๆ ในเว็บไซต์เดียวกัน

คุณจะสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาได้อย่างไร

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าองค์ประกอบใดบ้างที่รวมอยู่ในคู่มือสไตล์เนื้อหาที่ดี ไปที่งานจริง – การสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหา นี่คือขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้อง

1. อ้างถึงคู่มือสไตล์ที่กำหนดไว้

ในการเริ่มต้นกระบวนการ เป็นการดีที่สุดที่จะอ้างอิงถึงหนึ่งในคู่มือแนะนำลักษณะที่มีอยู่แล้ว ธุรกิจส่วนใหญ่จะใช้ AP Stylebook เป็นหลัก สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีแนวคิดเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงคู่มือสไตล์แบรนด์ของคุณ รวมถึงส่วนใดบ้างที่จะรวมหรือละเว้น และวิธีทำให้คู่มือสไตล์เป็นมาตรฐาน

หากคุณกำลังใช้ส่วนหลักจากคู่มือสไตล์เหล่านี้ที่คุณอ้างถึง คุณควรรับทราบในตอนต้นของคู่มือสไตล์เนื้อหาของคุณเอง

2. สร้าง TOC . เสมอ

การมีสารบัญที่จุดเริ่มต้นของคำแนะนำสไตล์ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ประการแรก ผู้ใช้จะสแกนได้อย่างรวดเร็วและทำความเข้าใจว่าคู่มือสไตล์แบรนด์พูดถึงอะไรอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยให้นำทางไปยังส่วนต่างๆ ของคำแนะนำได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

ประการที่สอง ยังช่วยให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าคุณมีอะไรบ้างและยังไม่ได้รวมอะไร หากคุณวางแผนที่จะขยายขอบเขตของคู่มือสไตล์แบรนด์ของคุณสำหรับการตลาดเนื้อหาในอนาคต TOC จะทำให้คุณสามารถระบุช่องว่างและโอกาสได้ง่ายขึ้น

3. รวบรวมทีมเพื่อสร้างคู่มือรูปแบบเนื้อหา

การสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาขนาดใหญ่ไม่ใช่งานที่ทำคนเดียว คุณจะต้องมีทีมงานที่มีความคิดเหมือนๆ กันจากบริษัทของคุณที่เข้าใจเอกลักษณ์ของแบรนด์ กลยุทธ์เนื้อหา และความต้องการของการตลาดดิจิทัลโดยทั่วไป ทีมนี้อาจรวมถึงผู้สร้างเนื้อหาที่มีประสบการณ์ บรรณาธิการ บรรณาธิการบริหาร ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด หรือใครก็ตามที่คุณรู้สึกว่าสามารถเพิ่มมูลค่าได้

การมีความคิดมากกว่าหนึ่งความคิดจะช่วยค้นพบแนวคิดใหม่ๆ ที่คุณอาจไม่เคยนึกถึงมาก่อน

4. ตัดสินใจว่าจะบันทึกคู่มือรูปแบบเนื้อหาของคุณไว้ที่ใด เพื่อให้เข้าถึงและแก้ไขได้ง่าย

นี่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการที่เรามักมองข้าม คู่มือรูปแบบเนื้อหาของคุณจะพัฒนาอย่างต่อเนื่องและต้องมีการแก้ไขบ่อยๆ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องติดตั้งไว้ที่ไหนสักแห่งที่คุณและทีมของคุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดาย จะดีกว่าถ้าคุณสามารถแก้ไขคู่มือสไตล์บนแพลตฟอร์มเดียวกันได้

ตัวอย่างเช่น Narrato Workspace มีไลบรารี Style Guides ซึ่งคุณสามารถสร้างและบันทึกคู่มือสไตล์เนื้อหาได้หลายแบบ

คุณสามารถใช้คู่มือลักษณะเหล่านี้กับงานเนื้อหาแต่ละรายการ เพื่อให้ผู้เขียนสามารถอ้างอิงได้ในระหว่างการสร้างเนื้อหา

คุณยังสามารถแก้ไขและแก้ไขเส้นบอกแนวสไตล์เหล่านี้บน Narrato ได้เมื่อคุณต้องการ และไม่ใช่แค่คู่มือสไตล์เท่านั้น คุณยังสามารถสร้างและบันทึกเทมเพลตฟรีสำหรับเนื้อหาประเภทต่างๆ บน Narrato ได้อีกด้วย

การมีที่เก็บส่วนกลางในลักษณะนี้สำหรับไกด์สไตล์ของคุณทำให้กระบวนการทั้งหมดมีระเบียบมากขึ้น และหากพื้นที่เก็บข้อมูลอยู่ในการสร้างเนื้อหาและแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น Narrato การจัดการจะง่ายขึ้นมาก

5. สร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาแต่ยังคงทำงานต่อไป

เมื่อจัดเรียงอย่างอื่นแล้ว รวมถึงใครควรมีส่วนร่วมในคำแนะนำสไตล์ องค์ประกอบใดบ้างที่ควรมี และตำแหน่งที่คุณควรบันทึก ตอนนี้คุณพร้อมที่จะจดทุกอย่างลงในรูปแบบที่มีโครงสร้างแล้ว แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่างานไม่ได้จบที่นี่

คู่มือสไตล์เนื้อหาควรได้รับการทบทวนและปรับปรุงอย่างแข็งขันเป็นครั้งคราวเนื่องจากแนวโน้มการตลาดเนื้อหามีวิวัฒนาการและกลยุทธ์เนื้อหาของคุณพัฒนาไปพร้อม ๆ กัน ภาพลักษณ์และตำแหน่งของแบรนด์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามเวลา และคุณต้องพร้อมที่จะแก้ไขหลักเกณฑ์ด้านเนื้อหาของคุณให้สอดคล้องกับข้อกำหนดใหม่ด้วย

6. แบ่งปันคู่มือสไตล์เนื้อหาของคุณกับทุกคนที่สำคัญ

หากมีใครมีส่วนสนับสนุนการทำการตลาดเนื้อหาของคุณไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ให้แบ่งปันคู่มือสไตล์เนื้อหากับพวกเขา ไม่มีประโยชน์ในการสร้างแนวทางของแบรนด์หากทุกคนที่เป็นตัวแทนของแบรนด์ไม่รับรู้

แจ้งทีมของคุณเมื่อคู่มือสไตล์เนื้อหาพร้อม แจ้งให้พวกเขาทราบแม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในคู่มือรูปแบบ และทำให้เป็นพิธีกรรมในการปฏิบัติตามคู่มือรูปแบบเนื้อหาสำหรับเนื้อหาทุกชิ้นที่ทุกคนสร้างขึ้นสำหรับแบรนด์ของคุณ

คุณจัดโครงสร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาอย่างไร

คู่มือสไตล์เนื้อหาทุกรายการที่คุณเจอมักจะมีโครงสร้างที่คล้ายคลึงกัน ชื่อหรือคำศัพท์สำหรับแต่ละส่วนอาจแตกต่างกัน แต่แนวคิดเบื้องหลังเกือบจะเหมือนกัน ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น คู่มือสไตล์เนื้อหาส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยสารบัญ ตามด้วยภาพรวมของเป้าหมายเนื้อหาและคุณค่าของแบรนด์ และหลังจากนี้ คุณสามารถเพิ่มส่วนต่างๆ ที่คุณต้องการรวมได้

ลำดับจึงออกมาประมาณนี้ –

• TOC
• ภาพรวม/ เรื่องราวของแบรนด์/ เป้าหมายของเนื้อหา
• เสียงและโทนเสียงของแบรนด์
• ไวยากรณ์และกลศาสตร์
• แนวทางการช่วยสำหรับการเข้าถึง
• หลักเกณฑ์เฉพาะสำหรับกรณีการใช้งานต่างๆ เช่น เนื้อหาทางกฎหมาย เนื้อหาผลิตภัณฑ์ โซเชียลมีเดีย ฯลฯ

แต่ละส่วนเหล่านี้สามารถมีส่วนย่อยได้มากเท่าที่คุณต้องการ ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบที่คุณต้องการเน้น

ควรใช้เสียงแบรนด์ของคุณในโซเชียล ข่าวประชาสัมพันธ์ อีเมลการตลาด หรือคำอธิบายผลิตภัณฑ์อย่างไร

เสียงแบรนด์ของคุณไม่ควรเปลี่ยนระหว่างช่องทางต่างๆ ดังที่เราได้พูดคุยกันข้างต้น เสียงของแบรนด์มักจะมีความสอดคล้องกัน แต่น้ำเสียงของคุณสามารถเปลี่ยนได้ขึ้นอยู่กับผู้ฟัง หัวข้อ สื่อ และสถานการณ์ หากผู้ชมของคุณบนโซเชียลมีเดีย ข่าวประชาสัมพันธ์ อีเมลการตลาด และเว็บไซต์เหมือนกัน คุณสามารถใช้น้ำเสียงและน้ำเสียงของแบรนด์เดียวกันได้ทุกที่

แต่นั่นไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป มีแนวโน้มว่าผู้ที่อ่านรายละเอียดผลิตภัณฑ์ของคุณคือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่มีความตั้งใจสูง ในขณะที่คนที่ติดตามคุณบนโซเชียลมีเดียอาจไม่จำเป็นต้องมีความตั้งใจที่จะซื้อ ในทำนองเดียวกัน หากมีคนสมัครรับอีเมลการตลาดของคุณ พวกเขาอาจแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์ของคุณในอนาคต

คู่มือสไตล์เนื้อหาของคุณจะต้องพิจารณาสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี้และกำหนดวิธีการเปลี่ยนโทนของคุณสำหรับสื่อแต่ละประเภทเหล่านี้ นี่คือเหตุผลที่คู่มือสไตล์ที่ออกแบบมาอย่างดีส่วนใหญ่มีรายการแนวทางสำหรับประเภทเนื้อหาต่างๆ ที่พวกเขาสร้างขึ้น ตัวอย่างเช่น คู่มือรูปแบบเนื้อหาของ Mailchimp มีแนวทางเฉพาะสำหรับเนื้อหาด้านการศึกษา จดหมายข่าวทางอีเมล เนื้อหาโซเชียลมีเดีย และอื่นๆ

Style Guide กับ Style Sheet ต่างกันอย่างไร?

สไตล์ชีตเป็นเวอร์ชันที่สั้นกว่าของคู่มือสไตล์เนื้อหา อาจไม่ซับซ้อนเท่าคู่มือสไตล์เนื้อหา แต่ระบุประเด็นที่สำคัญที่สุดและเฉพาะเจาะจงที่ต้องดูแลในระหว่างการสร้างเนื้อหา

ในทางกลับกัน คู่มือสไตล์นั้นซับซ้อนกว่ามากและครอบคลุมทุกด้านของการสร้างแบรนด์และเอกลักษณ์ของแบรนด์

สไตล์ชีตสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงอย่างรวดเร็วและทำงานได้ดีเมื่อต้องรับมือกับนักเขียนที่มีประสบการณ์ซึ่งจำเป็นต้องทบทวนประเด็นสำคัญเพียงบางคราวเท่านั้น คุณสามารถตรึงสไตล์ชีตไว้บนโต๊ะทำงานหรือบนผนังห้องประชุมได้หากต้องการ

อย่างไรก็ตาม คู่มือแนะนำสไตล์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการเริ่มต้นสมาชิกใหม่ในทีม ผู้เขียนเนื้อหา ฟรีแลนซ์ หรือเอเจนซี่ ช่วยให้คุณจัดการนักเขียนอิสระ นักเขียนในบริษัท และนักเขียนในหน่วยงานด้านเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้นในแง่ของคุณภาพของเนื้อหาที่พวกเขาสร้างขึ้น

แนวทางการออกแบบและแนวทางสไตล์เนื้อหาแตกต่างกันอย่างไร

โดยทั่วไปจะใช้แนวทางการออกแบบในบริบทที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง สิ่งเหล่านี้ใช้กับนักออกแบบเว็บไซต์ นักออกแบบกราฟิก และผู้ชื่นชอบ แนวทางการออกแบบเป็นแนวทางที่กว้างขึ้นโดยอ้างอิงถึงหลักการออกแบบเพื่อสร้างกรอบการทำงานที่นักออกแบบสามารถทำงานและสร้างการออกแบบที่สอดคล้องกันซึ่งยึดองค์ประกอบทั้งหมดไว้ด้วยกันอย่างลงตัว

คู่มือสไตล์เนื้อหาอาจมีคำแนะนำเกี่ยวกับการใช้องค์ประกอบการออกแบบภาพ แต่คำแนะนำเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเนื้อหา พวกเขาไม่ได้กำหนดว่าคุณควรออกแบบกราฟิกอย่างไร แต่สามารถให้แนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับจานสีที่จะใช้ เค้าโครงใดที่จะใช้ และวิธีวางตำแหน่งภาพภายในเนื้อหา

บทสรุป

คู่มือสไตล์เนื้อหามักถูกละเลยแต่มีประโยชน์อย่างมากของทรัพยากร แบรนด์ส่วนใหญ่สร้างคู่มือสไตล์เนื้อหาที่ครอบคลุมซึ่งใช้ความพยายามและเวลาอย่างมาก แต่ในที่สุดก็ล้มเหลวในการนำไปใช้ แต่ทำให้ถูกต้อง และคุณจะเห็นการปรับปรุงอย่างมากในด้านประสบการณ์และการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ ความสอดคล้องที่คู่มือสไตล์เนื้อหาสามารถนำมาสู่เนื้อหาที่มีตราสินค้าของคุณและคุณภาพของเนื้อหานั้นเป็นรางวัลในตัวเอง ดังนั้นเพื่อไม่ให้เสียเวลาอีกต่อไป ให้ทีมของคุณปัดฝุ่นจากคำแนะนำรูปแบบเนื้อหานั้นแล้วเริ่มติดตาม