10 การรวมศูนย์ติดต่อที่ต้องมี

เผยแพร่แล้ว: 2024-04-06

การรวม ศูนย์การติดต่อ ของคุณเข้ากับแอปสายงานธุรกิจของคุณเป็น สิ่งจำเป็น สำหรับประสิทธิภาพการทำงาน หากคุณต้องการปรับปรุงการจัดการเวิร์กโฟลว์

ความล้มเหลวในการผสานรวมแอปของคุณนำไปสู่กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ซ้ำกัน และความพึงพอใจของลูกค้าที่ไม่ดี ซึ่งส่งผลให้มีต้นทุนที่สูงขึ้นและการรักษาลูกค้าที่ลดลง มันวาดภาพที่ค่อนข้างเยือกเย็นใช่ไหม?

มาเริ่มต้นด้วยการผสานรวมศูนย์ติดต่อที่ได้รับความนิยมสูงสุดกัน

1. บูรณาการการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

ผสานรวมข้อมูลลูกค้าและประวัติการโต้ตอบที่บันทึกไว้ในระบบ CRM ของคุณเข้ากับแพลตฟอร์มศูนย์ติดต่อของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้ตัวแทนศูนย์ติดต่อได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้าอย่างครอบคลุมทุกครั้งที่รับสายหรือเริ่มอีเมล การแชทบนเว็บ หรือการโต้ตอบบนโซเชียลมีเดีย

หมายเหตุ: การแนะนำช่องทางการสื่อสารดิจิทัลเพิ่มเติมให้กับศูนย์บริการทางโทรศัพท์ของคุณเรียกว่า omnichannel และขยายขอบเขตของการบูรณาการ CRM

ประโยชน์

การโต้ตอบกับลูกค้ากลายเป็นแบบส่วนตัวด้วยมุมมองแบบองค์รวมของสิ่งที่เกิดขึ้นในบัญชีของลูกค้าของคุณ

คาดว่าจะเห็นการลดเวลาในการจัดการโดยเฉลี่ย ( AHT ) เนื่องจากตัวแทนไม่จำเป็นต้องขอให้ลูกค้าอธิบายตัวเองซ้ำแล้วซ้ำอีก ทุกการโทร อีเมล เอกสาร และธุรกรรมจะถูกนำเสนอต่อตัวแทน เพื่อให้พวกเขามีทุกสิ่งที่จำเป็นในการแก้ไขข้อสงสัยได้ทันท่วงที

ธุรกิจจำนวนมากรายงานอัตราความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้นเมื่อรวมระบบ CRM เข้ากับโซลูชันซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อด้วยเช่นกัน ผลโดยตรงจากการเสริมศักยภาพให้กับตัวแทนด้วยข้อมูลเพิ่มเติม ลูกค้าจึงได้รับสิ่งที่ต้องการเร็วกว่าที่เคย

ตัวอย่างผู้ขาย

  • พนักงานขาย
  • ฮับสปอต
  • โซโห CRM
  • ไมโครซอฟต์ ไดนามิกส์
  • เน็ตสวีท
  • โทรโข่ง
  • CRM น้ำตาล
  • กระทำ! ซีอาร์เอ็ม

2. บูรณาการการจัดการแรงงาน

ผสานรวมเครื่องมือการจัดกำหนดการกำลังคน การคาดการณ์ และการจัดการประสิทธิภาพเข้ากับศูนย์ติดต่อของคุณ เพื่อให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว ให้กำหนดค่าทริกเกอร์เพื่อให้เมื่อตรงตามเกณฑ์หนึ่ง การดำเนินการจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ

ประโยชน์

คุณสามารถเริ่มเพิ่มประสิทธิภาพระดับพนักงานและการจัดสรรทรัพยากรได้โดยไม่ต้องสลับระหว่างแอปโดยต้องแลกกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง

เมื่อตัวแทนเปลี่ยนสถานะ ถูกทำเครื่องหมายว่าไม่อยู่ หรือลาออกจากธุรกิจ ทรัพยากรใหม่ คิวการโทร หรือการกำหนดค่าแบบกำหนดเองจะได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าคุณกำลังปรับเปลี่ยนแบบไดนามิกโดยไม่จำเป็นต้องวางแผนใหม่อย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่างผู้ขาย

  • แบมบูเอชอาร์
  • วันทำงาน
  • คลิกขึ้น
  • มะละกอ

3. การบูรณาการการจัดการความรู้

เชื่อมต่อแหล่งข้อมูลลูกค้าที่ตัวแทนของคุณพึ่งพามากที่สุดกับระบบที่พวกเขาใช้บ่อยที่สุด (ศูนย์ติดต่อของคุณ) เจ้าหน้าที่สามารถเข้าถึงฐานความรู้แบบรวมศูนย์ รวมถึงคำถามที่พบบ่อย คำแนะนำ และนโยบาย

ประโยชน์

เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องไปที่แอปภายนอก เข้าสู่ระบบ และทำการค้นหาใหม่ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาแก้ไขข้อสงสัยได้เร็วขึ้น โดยปรับปรุงอัตรา การแก้ไขปัญหาการโทรครั้งแรก (FCR)

ลูกค้าไม่เพียงแต่จะได้รับการตอบข้อซักถามเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องกันไม่ว่าพวกเขาจะใช้ตัวแทนคนใดก็ตาม ทุกคนในบริษัทของคุณร้องเพลงสวดแผ่นเดียวกันและรับประกันแนวทางที่เป็นหนึ่งเดียว

ตัวอย่างผู้ขาย

  • เซนเดสก์
  • เตตตร้า
  • บริการตอนนี้

4. บูรณาการโซเชียลมีเดีย

นำ การจัดการโซเชียลมีเดีย มาสู่ศูนย์ติดต่อของคุณ และอนุญาตให้ตัวแทนติดตามและตอบสนองต่อปฏิสัมพันธ์ทางโซเชียลมีเดียในอินเทอร์เฟซตัวแทนของพวกเขา

คุณสามารถจัดการ Twitter, Facebook, Instagram และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอื่นๆ ภายในซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อของคุณได้

ประโยชน์

แทนที่จะต้องการให้ตัวแทนเข้าสู่ระบบบัญชีโซเชียลมีเดียหลายบัญชีและตรวจสอบข้อความแต่ละบัญชี คุณจะได้รับบานหน้าต่างเดียวสำหรับคำถามทางโซเชียลมีเดียทั้งหมด

ยิ่งไปกว่านั้น ตัวแทนคนเดียวกันที่จัดการการโทร อีเมล และแชทบนเว็บของลูกค้าสามารถดูและอัปเดตการโต้ตอบทางโซเชียลมีเดียขาเข้าได้

ทีมสนับสนุนลูกค้าสามารถจัดการคำขอทางโซเชียลมีเดียได้อย่างมีประสิทธิภาพและปกป้องชื่อเสียงแบรนด์ของคุณ เป็นผลให้การสื่อสารกับลูกค้า ทุก ประเภทได้รับการดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลลูกค้า

ตัวอย่างผู้ขาย

  • ทวิตเตอร์ (ปัจจุบันรู้จักกันในชื่อ X)
  • เฟสบุ๊ค
  • อินสตาแกรม

5. การรวมแพลตฟอร์มการส่งข้อความ

นำแอปส่งข้อความที่ลูกค้าชื่นชอบมาไว้ในศูนย์การติดต่อของคุณ ทุกครั้งที่พวกเขาสื่อสารผ่านแพลตฟอร์ม เช่น WhatsApp หรือ Messenger ข้อความของพวกเขาจะมาถึงอินเทอร์เฟซตัวแทนเดียวกันกับการโทรเข้า อีเมล ฯลฯ

บูรณาการแพลตฟอร์มการส่งข้อความ

ประโยชน์

ลูกค้าสามารถติดต่อคุณผ่านวิธีการสื่อสารที่ต้องการ เช่น คนรุ่นมิลเลนเนียลไม่อยากโทรไปรอตัวแทน

ในความเป็นจริง 75% ของคนรุ่นมิลเลนเนียล จะเลือกใช้โทรศัพท์แบบข้อความเท่านั้น แทนที่จะเป็นโทรศัพท์แบบเสียงเท่านั้น การตอบสนองความต้องการเหล่านี้หมายความว่าคุณเสนอช่องทางที่ต้องการและเพิ่มการมีส่วนร่วม คุณกำลังให้สิ่งที่พวกเขาคาดหวังแก่ลูกค้า

ตัวอย่างผู้ขาย

  • วอทส์แอพพ์
  • ข้อความ
  • เฟซบุ๊กแมสเซนเจอร์

6. บูรณาการการจัดการอีเมล

นำอีเมลมาไว้ในโมดูลศูนย์ติดต่อของคุณ แทนที่จะต้องจัดการช่องทางต่างๆ ในไซโล อีเมลลูกค้าขาเข้าทั้งหมดสามารถตอบกลับโดยตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่ได้รับการฝึกอบรม คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาแผนกต่างๆ ในการรับ (และมักจะพลาด) อีเมลสำคัญ

ประโยชน์

เมื่ออีเมลถูกส่งไปยังตัวแทนฝ่ายสนับสนุนออนไลน์ คาดว่าจะมีเวลาตอบกลับเร็วขึ้น เนื่องจากพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนเชิงรุกแทนที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายด้วยตนเอง

การติดตามอีเมลที่ดีขึ้นเกิดขึ้นตามธรรมชาติ เนื่องจากศูนย์ติดต่อของคุณจะรายงานทุกการโต้ตอบขาเข้าและขาออกโดยอัตโนมัติ

โอกาสที่จะพลาดอีเมล (และลุกลามต่อไป) แทบจะเป็นศูนย์ เนื่องจากเจ้าหน้าที่จำเป็นต้องทำงานให้เสร็จตามคิวเพื่อให้อีเมลถูกไล่ออก

ตัวอย่างผู้ขาย

  • ด้านหน้า
  • เมลชิมแปนซี
  • เฟรชเดสก์
  • แนวโน้ม

7. การรวมการวิเคราะห์และการรายงาน

แม้ว่า การรายงานของศูนย์ติดต่อ จะพร้อมใช้งานจำนวนมากในแพลตฟอร์มสมัยใหม่ แต่คุณสามารถเลือกนำเข้าเครื่องมือการรายงานและฐานข้อมูลภายนอกเพื่อให้การวิเคราะห์โดยผู้เชี่ยวชาญได้

สิ่งเหล่านี้นำเสนอข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโต้ตอบกับลูกค้า ประสิทธิภาพของตัวแทน และประสิทธิภาพการดำเนินงาน คุณอาจตัดสินใจตีความข้อมูลที่ซ่อนอยู่และนำเสนอใน รูปแบบกราฟิก ที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ของศูนย์ติดต่อ

ประโยชน์

การนำเข้าเครื่องมือการรายงานและฐานข้อมูลภายนอกช่วยให้สามารถตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลแบบเรียลไทม์และในอดีต ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง และช่วยติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

แพลตฟอร์มการวิเคราะห์บางแพลตฟอร์มอาจดึงสัญญาณความรู้สึกและอารมณ์จากสำเนาเสียงและบันทึกการโทรได้ ซึ่งช่วยเพิ่มศักยภาพให้กับกระบวนการ ประกันคุณภาพ ของคุณ

การรายงานนี้ประกอบด้วยการวัดผลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสายเรียกเข้า สายโทรออก พฤติกรรมลูกค้า และประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่

ตัวชี้วัดที่แนะนำในการติดตาม ได้แก่:

ตัวอย่างผู้ขาย

  • ฉาก
  • พาวเวอร์บีไอ
  • คลิก

8. บูรณาการการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ

ศูนย์ติดต่อทุกแห่งต้องการโซลูชันการโทรที่สนับสนุน นั่นคือสิ่งที่ทำให้การโทรเป็นไปได้ในทางเทคนิค สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นได้ทั้งโทรศัพท์และแฮงเอาท์วิดีโอแบบดั้งเดิม

คุณอาจเลือกใช้ผู้จำหน่ายรายเดียวกันสำหรับโซลูชันการโทรและศูนย์ติดต่อของคุณ (เช่น Nextiva ซึ่งให้บริการทั้งสองอย่าง) หรือคุณอาจตัดสินใจใช้ผู้ให้บริการการโทร VoIP ที่มีอยู่เพื่อเปิดใช้งานการโทร เปิดใช้งาน การรวมระบบโทรศัพท์คอมพิวเตอร์ และสนับสนุนการโทรฟรี กำลังโทรออก

ประโยชน์

การรับรองว่าการผสานรวมการโทรที่เข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ศูนย์การติดต่อของคุณหมายถึงคุณภาพการโทรในระดับสูงที่ได้รับการสนับสนุนจากข้อตกลงระดับการบริการ

การผสมผสานที่ลงตัวระหว่างผู้ให้บริการโทรศัพท์และผู้จำหน่ายศูนย์ติดต่อสามารถนำไปสู่การลดราคาการโทรได้เช่นกัน การกำหนดเส้นทางโทรศัพท์ระหว่างแผนกต้อนรับส่วนหน้าและฝ่ายหลังทำให้มั่นใจได้ว่าตัวแทนสามารถเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ผ่านการแชทและโทรศัพท์ ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องโทรกลับหาลูกค้าในขณะที่ค้นหาความช่วยเหลือ

ตัวอย่างเช่น Nextiva ร่วมมือกับ Five9 เพื่อจัดหาแพลตฟอร์มการโทร และใช้แนวทางของผู้จำหน่ายเพียงรายเดียว แม้ว่า Five9 จะไม่เสนอความสามารถในการโทรแบบเนทีฟก็ตาม

ตัวอย่างผู้ขาย

  • ซูม
  • เว็ปเอ็กซ์
  • เน็กซ์ติวา
  • ทีมไมโครซอฟต์

9. บูรณาการการประมวลผลการชำระเงิน

ประมวลผลการชำระเงิน อย่างปลอดภัยภายในแพลตฟอร์มศูนย์ติดต่อของคุณ

มีสองวิธีในการรับการชำระเงินเมื่อคุณรวมระบบประมวลผลการชำระเงินเข้ากับศูนย์ติดต่อของคุณ:

  1. ใช้ IVR ขั้นสูง และการกำหนดเส้นทางการโทรเพื่อเปิดใช้งานการชำระเงินแบบบริการตนเอง
  2. อนุญาตให้ตัวแทนรับการชำระเงินในขณะที่ระงับเสียงสัญญาณโทรศัพท์

เมื่อการบูรณาการเสร็จสมบูรณ์ ผู้โทรไม่จำเป็นต้องพูดถึงหมายเลขบัตรเครดิตของตนด้วยเสียง และไม่มีโอกาสที่เจ้าหน้าที่จะจดบันทึกหรือบันทึกการโทรรั่วไหลรายละเอียดส่วนตัว

ประโยชน์

การผสานรวมการประมวลผลการชำระเงินช่วยให้สามารถทำธุรกรรมแบบไร้ตัวแทนได้ ลูกค้าจึงไม่ต้องรอคิว ช่วยให้เจ้าหน้าที่ใช้เวลากับงานที่มีมูลค่าเพิ่มได้มากกว่าการกดปุ่มตามปกติ และลูกค้าจะได้รับประโยชน์จากประสิทธิภาพของพวกเขา

ความไว้วางใจของลูกค้ายังถูกสร้างขึ้นและเสริมกำลังอีกด้วย เมื่อไม่มีโอกาสที่จะได้ยินหมายเลขบัตรของลูกค้าของคุณ จะเป็นการทำธุรกรรมที่ไร้กังวลและรับประกันความอุ่นใจ

ตัวอย่างผู้ขาย

  • ลายทาง
  • เพย์พาล
  • สี่เหลี่ยม

10. การรวม AI และ Chatbot

คุณสามารถเลือก โซลูชันศูนย์ติดต่อ ที่มีแชทบอทในตัว หรือคุณสามารถผสานรวมตัวแทนเสมือนอัจฉริยะ ( IVA ) ของบริษัทอื่นเพื่อทำให้การโต้ตอบกับลูกค้าและตัวแทนสนับสนุนเป็นแบบอัตโนมัติ

การผสานรวมศูนย์ติดต่อช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความค้นหาที่ Chatbot ของคุณจะได้รับการติดตามและรายงานภายใน ศูนย์ติดต่อบนคลาวด์ หรือระบบ CRM ของคุณ คุณยังสามารถยกระดับไปสู่ตัวแทนที่ใช้งานจริงได้เมื่อจำเป็น

หมายเหตุ: การผสานรวมศูนย์ติดต่อสำหรับการปรับใช้ภายในองค์กรก็เป็นไปได้เช่นกัน แต่มักจะต้องใช้ความพยายาม ต้นทุน และการบำรุงรักษาเพิ่มเติมอย่างมาก

ประโยชน์

การใช้แชทบอทหรือ IVA ช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ที่เป็นมนุษย์ ทำให้พวกเขามีเวลามากขึ้นในการอำนวยความสะดวกในการสอบถามที่ซับซ้อนและสะเทือนอารมณ์มากขึ้น

คุณสามารถให้การสนับสนุนลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันโดยไม่จำเป็นต้องใช้ตัวแทนข้ามคืนหรือแต่งตั้งบริการเอาท์ซอร์สกระบวนการทางธุรกิจ โดยเพิ่ม ค่าใช้จ่ายของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ เพิ่มเติม

ตัวเลือกการบริการตนเองกลายเป็นช่องทางติดต่อแรกสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่ เนื่องจากแชทบอทสามารถจัดการคำถามได้หลายรายการในคราวเดียว จึงไม่มีคิว และใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการประมวลผลคำถามและตอบกลับลูกค้า ทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างผู้ขาย

  • อินเตอร์คอม
  • ดริฟท์
  • ไอบีเอ็ม วัตสัน

การตัดสินใจระหว่างการผสานรวมของบุคคลที่สามและแบบกำหนดเอง

เมื่อคุณทราบว่าการผสานรวมศูนย์ติดต่อประเภทใดที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ คำถามหนึ่งยังคงอยู่: คุณปรับใช้บุคคลที่สามหรือสร้างเอง

มีปัจจัยหลักหกประการที่ต้องพิจารณาเมื่อทำการตัดสินใจครั้งนี้

การบูรณาการ ของบุคคลที่สาม บูรณาการ ที่สร้างขึ้นเอง
ค่าใช้จ่าย ค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกที่คาดการณ์ได้ ต้นทุนการพัฒนาเริ่มต้นสูง
ถึงเวลาปรับใช้ พร้อมออกจากกล่อง ปัจจัยในช่วงเวลาการพัฒนา
การปรับแต่งและความยืดหยุ่น การปรับแต่งที่จำกัด สร้างและเปลี่ยนแปลงตามความต้องการเฉพาะ
การสนับสนุนและการบำรุงรักษา รวมไว้ในค่าใช้จ่ายแล้ว ต้องการทรัพยากรภายในหรือตามสัญญา
ความสามารถในการขยายขนาด จำกัดโดยพันธมิตร สร้างและเปลี่ยนแปลงตามความต้องการเฉพาะ
ความปลอดภัย ขึ้นอยู่กับคู่ครอง สร้างและเปลี่ยนแปลงตามความต้องการเฉพาะ

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้บุคคลที่สามหรือสร้างขึ้นเอง ขึ้นอยู่กับความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจของคุณ

โดยทั่วไปแล้ว บุคคลที่สามจะปรับใช้ได้เร็วและถูกกว่า แพลตฟอร์มศูนย์ติดต่อบนคลาวด์มีการเข้าถึง API ชุดพัฒนาซอฟต์แวร์ และ การบูรณาการ ที่พร้อมใช้งานที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับแอปสายงานธุรกิจทั่วไป

ขอแนะนำให้เก็บการผสานรวมที่ซับซ้อนมากขึ้นหรือการดำเนินการตามข้อกำหนดหรือการขยายสาขาทางกฎหมายไว้ภายในองค์กร หากคุณมีทรัพยากรที่ได้รับการฝึกอบรมและพร้อมใช้งานเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านั้น

ทุกอย่างภายใต้ประทุนเดียวกับ Nextiva

การรวมแอปสายงานธุรกิจของคุณเข้ากับแพลตฟอร์มศูนย์ติดต่อของคุณหมายความว่าคุณมีบานหน้าต่างเดียวของแท้สำหรับตัวแทนในการจัดการการโต้ตอบกับลูกค้า

ประโยชน์ที่ชัดเจนได้แก่:

แม้ว่าแพลตฟอร์มศูนย์ติดต่อจะมีการผสานรวมในตัวที่หลากหลาย แต่ก็ยังมีกรณีที่ต้องทำการพัฒนาแบบกำหนดเอง ทุกธุรกิจจะแตกต่างกัน ปัจจัยต่างๆ เช่น ต้นทุน ความสามารถในการปรับขนาด และความปลอดภัย จะต้องนำมาพิจารณาในการตัดสินใจครั้งนี้

ด้วย Nextiva คุณจะได้รับการรวมระบบส่วนใหญ่เหล่านี้รวมไว้เป็นมาตรฐาน

นับตั้งแต่วินาทีที่คุณปรับใช้ คุณจะได้รับ:

ใบอนุญาต Nextiva ใบเดียวจะทำให้คุณสามารถเข้าถึงส่วนประกอบส่วนใหญ่ที่ตัวแทนจำเป็นต้องมีเพื่อมอบการเดินทางของลูกค้าที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน

เป็นผลให้ลูกค้าได้รับคำตอบในครั้งแรก โดยไม่ต้อง พูดซ้ำกับคนสามคน และตัวแทนจะได้รับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายเพื่อจัดการการโต้ตอบ คุณจะอุ่นใจได้เพราะได้รับการสนับสนุนจากเวลาทำงาน 99.999%, การแสดงตน 8 จุด และศูนย์ข้อมูลระดับผู้ให้บริการ

อัปเกรดศูนย์ติดต่อของคุณ

ดูว่าทำไมธุรกิจหลายพันรายจึงเปลี่ยนมาใช้ Nextiva

กำหนดเวลาการสาธิต