7 ความเสี่ยงทั่วไปของโครงการและวิธีการบรรเทา (รวมคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ)

ทุกโครงการไม่ว่าจะมีการวางแผนมาอย่างดีเพียงใด ก็มีความเสี่ยงที่อาจทำให้โครงการตกรางและทำให้เกิดความพ่ายแพ้ได้ หากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ความเสี่ยงเหล่านี้อาจทำให้สูญเสียเวลา เงิน และลูกค้าได้

นั่นคือเหตุผลที่บริษัทในปัจจุบันมองหาผู้จัดการโครงการที่มีทักษะที่จำเป็นในการจัดการความเสี่ยง ตามความฉลาดทางอารมณ์ของ Capterra ในการสำรวจสถานที่ทำงาน 52% ของผู้จัดการโครงการเห็นด้วยว่าการจัดการความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของผลการปฏิบัติงานและรวมอยู่ในการตรวจสอบประจำปี (ดูวิธีการสำรวจที่นี่)

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบในการส่งมอบโครงการตรงเวลา คุณควรทราบเกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการประเภทต่างๆ และวิธีบรรเทาความเสี่ยงเหล่านี้ บล็อกนี้แสดงรายการความเสี่ยงทั่วไปของโครงการ 7 ประการและวิธีป้องกันที่พิสูจน์แล้วบางส่วน อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม.

ขอบเขตการคืบคลานเป็นหนึ่งในความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ มักเกิดขึ้นเมื่อโครงการที่ส่งมอบมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ได้กำหนดไว้แล้ว สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น ข้อจำกัดด้านงบประมาณหรือข้อกำหนดใหม่ที่เพิ่มโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ขอบเขตการคืบคลานมักทำให้เกิดความล่าช้าของโครงการและค่าใช้จ่ายเกิน

อ่านเพิ่มเติม: 3 เคล็ดลับในการจัดการขอบเขตการคืบคลานสำหรับโครงการของคุณ

ความเสี่ยงนี้เกิดขึ้นเมื่อการสื่อสารระหว่างทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีการแยกย่อย ตัวอย่างเช่น ทีมงานโครงการอาจไม่เข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจไม่ทันสมัยกับความคืบหน้าของโครงการ อาจนำไปสู่การสื่อสารผิดพลาดหรือความเข้าใจผิด เพิ่มโอกาสที่โครงการจะล้มเหลว

ตรวจสอบรายชื่อซอฟต์แวร์การสื่อสารในทีมที่ดีที่สุดจาก Capterra เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์

อย่างที่คุณอาจเดาได้อยู่แล้ว ความเสี่ยงเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อมีปัญหากับเทคโนโลยีที่ใช้สำหรับโครงการ มันสามารถเป็นอะไรก็ได้—ตั้งแต่ซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยและฮาร์ดแวร์ที่เข้ากันไม่ได้ ไปจนถึงการรวมระบบหรือปัญหาความเข้ากันได้ ความเสี่ยงด้านเทคโนโลยีอาจทำให้ความคืบหน้าของโครงการหยุดชะงักหรือแม้แต่นำไปสู่ความล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

ตรวจสอบตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดจาก Capterra เพื่อปรับปรุงการดำเนินการโครงการ

ความเสี่ยงในการจัดกำหนดการมักเกิดขึ้นเมื่อไทม์ไลน์ของโครงการไม่เป็นจริงหรือเมื่อมีความล่าช้าในกำหนดการของโครงการ ตัวอย่างเช่น ทีมงานโครงการอาจคำนวณเวลาที่ต้องใช้ในการทำโครงการผิด หรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น ปัญหาด้านเทคโนโลยีหรือขอบเขตที่คลาดเคลื่อนอาจทำให้เกิดความล่าช้า

ตรวจสอบตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ดีที่สุดของ Capeterra เพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งเวลาโครงการจะมีประสิทธิภาพ

การใช้จ่ายเกินงบประมาณ ซึ่งเป็นความเสี่ยงทั่วไปของโครงการ เกิดขึ้นเมื่อค่าใช้จ่ายตามจริงของโครงการเกินงบประมาณโครงการที่ประมาณการไว้ การใช้จ่ายเกินงบประมาณอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ทีมงานโครงการ เช่น อาจประเมินค่าวัสดุต่ำเกินไป หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นในระหว่างโครงการ

ตรวจสอบตัวเลือกซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณที่ดีที่สุดของ Capterra เพื่อจัดสรร ติดตาม และจัดการงบประมาณโครงการโดยไม่ต้องยุ่งยาก

ความไม่แน่นอนของตลาดคือความเสี่ยงด้านตลาดที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนที่อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างโครงการ สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อความไม่แน่นอนในตลาดหรือสภาวะเศรษฐกิจส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของโครงการ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบของรัฐบาลหรือความต้องการของลูกค้าที่ลดลง อาจทำให้โครงการล่าช้าหรือยกเลิกได้

อันตรายภายนอกคือความเสี่ยงที่มาจากภายนอกบริษัทของคุณและอยู่นอกเหนือการควบคุมของทีมโครงการ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น ภัยธรรมชาติ ความไม่มั่นคงทางการเมือง หรือแม้แต่โรคระบาด คุณไม่สามารถคาดเดาหรือป้องกันเหตุการณ์ประเภทนี้ได้ ความเสี่ยงภายนอกอาจทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรงต่อโครงการและอาจนำไปสู่ความล้มเหลวได้

คำแนะนำในการลดความเสี่ยงของโครงการจากผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม

เราได้พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมสองสามรายเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการที่พวกเขาพบบ่อยๆ และสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อบรรเทาผลกระทบเหล่านั้นเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ

Kevin Daly หัวหน้าฝ่ายการตลาดที่ Zevo Health แชร์ว่าเขาและทีมจัดการความเสี่ยงของโครงการอย่างไร

“คนที่สื่อสารความเสี่ยงน้อยลงและประสบความสำเร็จมากขึ้น”

Josh Nelson ซีอีโอของ Seven Figure Agency พูดถึงการขาดความชัดเจน ผลกระทบต่อโครงการทั้งหมด และวิธีที่เขาจัดการความเสี่ยงประเภทนี้

“วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนและมีร่วมกันมักจะช่วยให้ทีมหลีกเลี่ยงปัญหาของโครงการและมีแรงจูงใจในการบรรลุความสำเร็จของโครงการ”

เคล็ดลับในการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นของโครงการตั้งแต่เนิ่นๆ

สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีระบุความเสี่ยงของโครงการตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อลดผลกระทบ ต่อไปนี้เป็นเทคนิคการระบุความเสี่ยงบางประการให้คุณลอง:

• ดำเนินการประเมินความเสี่ยง กระบวนการนี้ช่วยระบุและประเมินความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของโครงการของคุณ
• ติดตามโครงการอย่างใกล้ชิด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการติดตามความคืบหน้าของโครงการและมองหาธงสีแดงหรือสัญญาณเตือนที่อาจบ่งบอกถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
• ติดตามการเปลี่ยนแปลงในตลาด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรักษาสภาพตลาดและแนวโน้มในปัจจุบันเพื่อระบุผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อโครงการ
• สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
• มีความยืดหยุ่น: นี่หมายถึงการเปิดกว้างหรือเต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลงแผนโครงการ หากจำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงปัจจัยเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

มีอีกวิธีหนึ่งที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการระบุและจัดการความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ—โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยง ตรวจสอบข้อดีและข้อเสียของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงสำหรับโครงการของคุณ

วิธีการสำรวจ

ความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานของ Capterra ดำเนินการในเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 ท่ามกลางผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงาน 2 ถึง 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ (เกี่ยวข้องอย่างยิ่ง)