8 วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และการทำงานเป็นทีม

หากคุณนั่งคุยกับผู้นำทางธุรกิจจากทั่วประเทศและถามถึงกุญแจสู่ความสำเร็จของพวกเขา โอกาสที่การทำงานร่วมกันในที่ทำงานจะถูกพูดถึงซ้ำๆ การทำงานร่วมกันในที่ทำงานมักถูกอ้างถึงว่าเป็นตัวบ่งชี้ความสำเร็จ แต่ก็ไม่ชัดเจนว่าคำนี้หมายถึงอะไร

การทำงานร่วมกันในที่ทำงานคืออะไร?

การทำงานร่วมกันในที่ทำงานคือเมื่อบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมาร่วมกันเพื่อแก้ปัญหาร่วมกัน การทำงานร่วมกันในที่ทำงานจะมีประสิทธิภาพอย่างมาก บุคคลที่มีความเชี่ยวชาญ มุมมอง และแนวคิดที่แตกต่างกันสามารถระดมสมองเพื่อหาทางออกที่เป็นนวัตกรรมและนำแนวคิดของตนไปใช้ได้ เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากช่วยให้บริษัทสามารถแก้ปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การขาดความร่วมมือในที่ทำงานอาจเป็นสัญญาณว่าบริษัทไม่ได้เพิ่มศักยภาพสูงสุด 86% ของผู้ตอบแบบสอบถามจากการศึกษาของ Fierce Inc. รายงานว่าการขาดความร่วมมือหรือการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดความล้มเหลวในที่ทำงาน

การทำงานร่วมกันมีหลายรูปแบบ เช่น ความจริงเสริมซึ่งช่วยให้ผู้ซื้อสามารถ "ลอง" อุปกรณ์เสริม เช่น นาฬิกาและแว่นตาโดยไม่ต้องไปที่ร้านค้า ในที่ทำงาน แม้แต่เรื่องง่ายๆ อย่างการถอดที่นั่งที่ได้รับมอบหมายก็สามารถเพิ่มปฏิสัมพันธ์ของพนักงานและกระตุ้นการทำงานร่วมกันได้

บริษัทของคุณกำลังเพิ่มผลผลิตสูงสุดด้วยการสนับสนุนการทำงานร่วมกันหรือไม่? เราได้รวบรวมเคล็ดลับแปดประการที่คุณสามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานได้อย่างไร

8 เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณ

1. ใช้ประโยชน์จากช่องทางการสื่อสารทางเลือก

อีเมลอาจยังคงเป็นวิธีหลักในการสื่อสารเรื่องงานออนไลน์ แต่มีหลักฐานมากมายที่แสดงว่าจริงๆ

ด้วยตัวเลขที่น่าท้อใจเช่นนี้ จึงไม่น่าแปลกใจที่ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานจะได้รับผลกระทบ:

Slack เป็นระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับทีมงาน Slack ตัดข้อมูลส่วนเกินออกในลักษณะที่อีเมลทำไม่ได้โดยใช้ช่องทาง ข้อความโดยตรง และการแจ้งเตือน พนักงานสามารถตั้งค่า Slack เพื่อให้ได้รับเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ต้องการเท่านั้น ทำให้กระบวนการกลั่นกรองข้อความจำนวนมากใช้เวลาน้อยลง

Slack ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาเนื่องจากเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพสำหรับอีเมล การสำรวจผู้ใช้ Slack พบว่าทีมที่ใช้บริการมีประสิทธิผลมากขึ้น 32% เหตุผลสำคัญประการหนึ่งคือทีมต่างๆ ลดการใช้อีเมลลง 48.6 %

2. ลดความซับซ้อนของกระบวนการแชร์ไฟล์

หากคุณเคยต้องส่งไฟล์แนบอีเมลกลับไปกลับมาเพื่อแก้ไข คุณจะเข้าใจว่ากระบวนการนี้น่าหงุดหงิดและเสียเวลาเพียงใด เอกสารที่มีผู้ร่วมให้ข้อมูลจำนวนมากสามารถส่งกลับไปกลับมาได้หลายสิบครั้ง และการได้รับเอกสารเวอร์ชันเก่าอาจทำให้กระบวนการทั้งหมดย้อนกลับไปเป็นวันหรือเป็นสัปดาห์ได้

แอปพลิเคชันพื้นที่จัดเก็บไฟล์อย่าง Dropbox และ Box ปฏิวัติกระบวนการนี้ เนื่องจากทำให้บริษัทต่างๆ สามารถเก็บไฟล์ไว้ในระบบคลาวด์และแชร์เอกสารเพียงฉบับเดียว — ขจัดปัญหา เวอร์ชันเก่าของไฟล์

คุณลักษณะการซิงค์ไฟล์ของ Dropbox จะอัปเดตไฟล์ที่แชร์ทันที จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันจากสถานที่ต่างๆ ได้ โดยจะมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ และถ้าคุณต้องการอ้างถึงเวอร์ชั่นที่เก่ากว่า ผู้ใช้สามารถกู้คืนไฟล์เวอร์ชั่นที่เก่ากว่าได้เป็นเวลา 30 วัน

เช่นเดียวกับ Dropbox Box ยังอนุญาตให้ผู้ใช้มิเรอร์ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์บนเดสก์ท็อปเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย หากคุณเปลี่ยนไฟล์ในเครื่องบนเดสก์ท็อป ไฟล์นั้นจะซิงค์กับระบบคลาวด์และอัปเดตไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในบัญชี Box ของคุณ

TrackVia พบว่าบริษัทต่างๆ ที่ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เชื่อว่าบริการดังกล่าวส่งผลดีต่อประสิทธิภาพของพวกเขา 47% ของบริษัทที่ทำแบบสำรวจกล่าวว่าระบบคลาวด์ทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และ 40% ระบุว่าทำให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น:

ระบบคลาวด์ทำให้กระบวนการแชร์ไฟล์ง่ายขึ้น และบริษัทจำนวนมากขึ้นใช้บริการอย่าง Dropbox และ Box ในแต่ละปี ด้วยการขจัดปัญหาไฟล์เก่าและไฟล์แนบในอีเมล ระบบคลาวด์จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับการทำงานร่วมกัน

3. ปรับปรุงความปลอดภัยของเครือข่าย

เมื่อคุณนึกถึงการทำงานร่วมกัน สิ่งแรกที่นึกถึงอาจไม่ใช่ความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์ของคุณ แต่ปริมาณไฟล์ที่อัปโหลด/ดาวน์โหลดจากระบบคลาวด์มีจำนวนมาก และพนักงานจำนวนมากขึ้นนำอุปกรณ์ของตนเองมาทำงาน ปริมาณการใช้งานเครือข่ายที่แท้จริงทำให้แฮ็กเกอร์และมัลแวร์มีโอกาสมากขึ้นในการเข้าถึงระบบของคุณ

การโจมตีทางไซเบอร์มีขนาด ขอบเขต และการหยุดชะงักที่เพิ่มมากขึ้น การโจมตีบริการเครือข่ายเหล่านี้อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่กับพนักงานและลูกค้าของคุณ การโจมตีด้วยแรนซัมแวร์ที่โจมตีกว่า 150 ประเทศเมื่อต้นปีนี้ ทำให้อุปกรณ์หลายพันเครื่องออฟไลน์ และทำให้บริษัทเสียหายหลายหมื่นดอลลาร์ รายงานปี 2016 จาก Ponemon Institute สำหรับ HPE พบว่าค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของการละเมิดข้อมูลต่อวันอยู่ที่ 21,155 ดอลลาร์!

การสร้างความปลอดภัยเครือข่ายที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากพนักงานของคุณมักไม่ทราบถึงความเสี่ยงของมัลแวร์ การศึกษาจากมหาวิทยาลัยฟรีดริช-อเล็กซานเดอร์ระบุว่าแม้ผู้คน 78% อ้างว่าพวกเขาตระหนักถึงความเสี่ยงของลิงก์ที่ไม่รู้จักในอีเมล แต่ 45% ก็คลิกลิงก์เหล่านั้นอยู่ดี:

การรักษาไฟล์ของบริษัทของคุณให้เข้ารหัสและปลอดภัยจากการแฮ็คเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาการทำงานร่วมกัน ที่ปลอดภัย อย่าปล่อยให้โครงการหรือข้อมูลของบริษัทของคุณเสี่ยงต่อภัยคุกคามโดยใช้มาตรการป้องกันที่จำเป็นเพื่อรักษาความปลอดภัย

4. โซนที่ทับซ้อนกัน

นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยมิชิแกนพบว่าการใช้การออกแบบเชิงพื้นที่เพื่อส่งเสริมปฏิสัมพันธ์ที่ไม่ได้วางแผนไว้นั้น แท้จริงแล้วช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของนักวิทยาศาสตร์ นักออกแบบที่ต้องการส่งเสริมการทำงานร่วมกันกำลังสร้างสิ่งที่เรียกว่า “โซนทับซ้อน” ซึ่งโอกาสสำหรับการโต้ตอบโดยไม่ได้วางแผนระหว่างพนักงานจะเพิ่มขึ้น

ปฏิสัมพันธ์ที่ไม่ได้วางแผนเหล่านี้สามารถจุดประกายการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม ซึ่งเป็นสิ่งที่สตีฟ จ็อบส์คิดไว้เสมอเมื่อเขาวางแผนการออกแบบสำนักงานใหญ่ของ Pixar:

จ็อบส์ย้ายกล่องจดหมาย ห้องประชุม และโรงอาหารไปที่โถงใหญ่ เพื่อให้ผู้เขียนบท ศิลปิน และแอนิเมเตอร์โต้ตอบกันมากกว่าที่พวกเขาจะทำ Pixar เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุดของการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน บังคับให้พนักงานต้องข้ามเส้นทางบ่อยๆ หารือเกี่ยวกับโครงการและแบ่งปันแนวคิด

โซนที่ทับซ้อนกันไม่จำเป็นต้องซับซ้อนเหมือนสำนักงานใหญ่ของพิกซาร์ สามารถทำได้ง่ายๆ เช่น บันไดที่ใช้ร่วมกันหรือพื้นที่กลางแจ้งที่ใช้ร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ เป้าหมายคือเพื่อให้พนักงานที่ไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กันอย่างสม่ำเสมอเพื่อพูดคุยกันได้ง่ายขึ้น

5. โต๊ะทำงานร้อน

การทำงานไม่เหมือนกับโรงเรียนมัธยมอีกต่อไป ซึ่งกฎตายตัวจะกำหนดว่าคุณต้องนั่งข้างใคร การทำงานร่วมกันในที่ทำงานกำลังเกิดขึ้นในพื้นที่เลานจ์ โซฟา และโรงอาหาร เป็นต้น เทรนด์การทำงานใหม่แสดงให้เห็นว่าคุณไม่จำเป็นต้องผูกติดกับโต๊ะทำงานเป็นเวลา 8 ชั่วโมงจึงจะถือว่าเป็นพนักงานที่มีประสิทธิผล เข้าสู่โต๊ะทำงานร้อน

โต๊ะทำงานส่วนกลางเป็นเทรนด์ใหม่ที่พนักงานไม่จำเป็นต้องกำหนดที่นั่งอีกต่อไป แทนที่จะเป็นโต๊ะทำงานที่ได้รับมอบหมาย พนักงานหมุนเวียนไปตามพื้นที่สาธารณะและเปิดโล่ง การทำงานร่วมกันในที่ทำงานสมัยใหม่มีความลื่นไหลและกระตุ้นให้พนักงานมีปฏิสัมพันธ์กับคนอื่นๆ ที่ปกติแล้วพวกเขาอาจไม่ได้สนทนาด้วยนอกแผนก

นอกเหนือจากการเพิ่มโอกาสในการทำงานร่วมกันแล้ว โต๊ะทำงานส่วนกลางยังช่วยประหยัดเงินของบริษัทอีกด้วย บริษัทที่ปรึกษาและออกแบบ Strategy Plus ประมาณการว่าการใช้สำนักงานสูงสุดที่ 42% ในแต่ละวัน Condeco บริษัทจัดการพื้นที่ทำงานในสหราชอาณาจักรพบว่าธุรกิจส่วนใหญ่ถือว่าพวกเขามีการใช้พื้นที่ทำงาน 60-70%:

โต๊ะทำงานส่วนกลางช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถนำพื้นที่ส่วนเกินบางส่วนออกได้ นอกจากนี้ ยังผลักดันให้พนักงานโต้ตอบและทำงานร่วมกันบ่อยขึ้น เงินที่ประหยัดได้จากการใช้โต๊ะทำงานส่วนกลางสามารถเพิ่มขึ้นได้จริงๆ — การวิจัยจาก Vodafone ระบุว่าวิธีปฏิบัตินี้สามารถช่วยบริษัทในสหราชอาณาจักรได้ 34 พันล้านปอนด์ต่อปี (หรือ 43 ล้านล้านดอลลาร์)

6. อย่าชำระซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณ

การปรับปรุงการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันในที่ทำงานหมายถึงการมองหาวิธีแก้ไขปัญหาของบริษัทคุณอย่างสม่ำเสมอ เทคโนโลยีอย่างเช่น Google เอกสารสามารถทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงาน ทีม และลูกค้าของคุณ

การออกแบบหน้า Landing Page ภายหลังการคลิกเป็นกระบวนการที่การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ แต่ปัญหาด้านการสื่อสารอาจทำให้ความพยายามไม่มีประสิทธิภาพและใช้เวลานาน กระบวนการสร้างหน้า Landing Page หลังการคลิกอาจเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก เช่น นักเขียนคำโฆษณาที่เขียนเนื้อหา นักออกแบบที่สร้าง Wireframe และปรับแต่งหน้า ผู้จัดการที่ดูแลกระบวนการ และลูกค้าที่ต้องการรับฟังความคิดเห็นของตน

เห็นได้ชัดว่าไม่ใช่วิธีสื่อสารที่ราบรื่น

หากทุกคนสื่อสารกันผ่านช่องทางต่างๆ กัน อาจทำให้เสียเวลาและเกิดปัญหาใหญ่ตามมาได้ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้เขียนคำโฆษณาส่งไฟล์แนบในอีเมล ผู้จัดการโครงการกำลังสื่อสารใน Slack และลูกค้ากำลังใช้ Google เอกสาร คุณจะหงุดหงิดเพราะไม่มีศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารและประสบกับความล่าช้าในการเผยแพร่

โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage ถูกสร้างขึ้นเพื่อต่อสู้กับเวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพนี้ โดยปรับปรุงกระบวนการออกแบบหน้า Landing Page หลังการคลิก นักเขียนคำโฆษณา บรรณาธิการ ผู้จัดการ และลูกค้าสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยตรง บนเพจ และรับคำติชมแบบเรียลไทม์

แพลตฟอร์ม Instapage ยังอนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันเพจของตนและเพิ่มชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติม เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจบางรายเท่านั้นที่เข้าถึงได้ นอกจากนี้ ฟีดความคิดเห็นยังช่วยให้การสนทนาดำเนินไปโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์มด้วยซ้ำ

7. การประชุมทางวิดีโอช่วยให้พนักงานทางไกลมีส่วนร่วม

ในปีนี้ Gallup เปิดเผยการสำรวจว่า 43% ของพนักงานชาวอเมริกันใช้เวลาอย่างน้อยในการทำงานจากระยะไกล (เพิ่มขึ้น 4 จุดจากปี 2012) พนักงานจำนวนมากขึ้นใช้ประโยชน์จากตารางเวลาที่ยืดหยุ่น บริษัทต่างๆ กำลังจ้างฟรีแลนซ์จำนวนมากขึ้นที่ทำงานจากระยะไกลเพื่อทำงานพิเศษให้เสร็จด้วยงบประมาณที่จำกัด

แต่เนื่องจากพนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่ได้อยู่ในสำนักงาน พวกเขาจึงมักพลาดการสื่อสารด้วยภาษากายและอวัจนภาษา การสื่อสารส่วนใหญ่เป็นอวัจนภาษา และพนักงานที่ไม่มีปฏิสัมพันธ์ทางสายตากับเพื่อนร่วมงานอาจรู้สึกโดดเดี่ยวและมีประสิทธิผลน้อยลง นั่นคือสิ่งที่การประชุมทางวิดีโอสามารถลดช่องว่างนั้นได้

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการประชุมทางวิดีโอสามารถทำให้พนักงานทางไกลรู้สึกผูกพันกับทีมมากขึ้น Polycom ระบุว่าธุรกิจเชื่อว่าการประชุมทางวิดีโอให้ประโยชน์ทั่วกระดาน:

• 94% ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่ามันช่วยเพิ่มผลผลิต
• 87% อ้างว่าช่วยเร่งความเร็วในการตัดสินใจ
• 87% ยืนยันว่าช่วยลดต้นทุนการเดินทางได้อย่างมาก

ด้วยจำนวนธุรกิจที่เพิ่มขึ้นที่ดำเนินการในสถานที่และเขตเวลาที่หลากหลาย จึงไม่น่าแปลกใจที่แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันและเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

8. ลดความไร้ประสิทธิภาพในการประชุม

ผู้บริหารถือว่า 67% ของการประชุมล้มเหลว ความไร้ประสิทธิภาพเหล่านั้นทำให้เสียเวลาและเงินทางธุรกิจของคุณ

ในแต่ละปี บริษัทต่างๆ เสียเวลามูลค่ากว่า 37,000 ล้านดอลลาร์ไปกับการประชุมที่ไม่ได้ผล ผู้จัดการระดับกลางใช้เวลาประมาณ 1 ใน 3 ของเวลาในการประชุม พนักงานใช้เวลามากถึงสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมอัพเดตสถานะ:

ตามกราฟิกด้านบน 15% ของเวลารวมขององค์กรใช้ในการประชุม นี่เป็นส่วนสำคัญของเวลาของบริษัท และการเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์นั้นกำลังลดทั้งประสิทธิภาพการทำงานและโอกาสในการทำงานร่วมกัน ธุรกิจควรพิจารณาปัญหาต่างๆ เช่น การทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการแยกผู้ปฏิบัติงานระยะไกลออกจากกัน ซึ่งเป็นสองสิ่งที่อาจทำให้การประชุมขาดประสิทธิภาพอย่างมาก

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของการประชุมที่ไม่เกิดผล โดยพนักงานประมาณครึ่งหนึ่งยอมรับว่าทำงานในโครงการที่ไม่เกี่ยวข้อง และเกือบ 70% กำลังเช็คอีเมล พนักงานที่ทำงานทางไกลมักจะรู้สึกโดดเดี่ยวในการประชุมทางโทรศัพท์ เนื่องจากการสื่อสารส่วนใหญ่มาจากภาษากายและสัญญาณอวัจนภาษาที่พวกเขาไม่สามารถรับได้ทางโทรศัพท์

บริษัทที่ต้องการปรับปรุงคุณภาพการประชุมควรทำให้การประชุมสั้นลงและเน้นที่การลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ผู้ปฏิบัติงานทางไกลควรสื่อสารผ่านการประชุมทางวิดีโอเมื่อเป็นไปได้ พวกเขาสามารถรับความหมายแบบอวัจนภาษาและมีส่วนร่วมทางสายตากับคนอื่นๆ ในกลุ่ม การตั้งความคาดหวังและกำหนดการที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ

เริ่มปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณวันนี้

การประชุมทางวิดีโอ การแบ่งปันข้อมูล และโซนที่ทับซ้อนกันเป็นเพียงไม่กี่วิธีที่บริษัทต่าง ๆ กำลังดำเนินการเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณ ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้