สร้างแบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้าเพื่อความสำเร็จในการเริ่มต้นใช้งานอย่างราบรื่น

แบบฟอร์มการรับลูกค้าเป็นเครื่องมืออันล้ำค่าสำหรับการตรวจสอบผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและการเริ่มต้นใช้งานลูกค้า หากเอเจนซี่ดิจิทัลของคุณเป็นสตาร์ทอัพ คุณอาจไม่ได้ใช้เวลามากเกินไปในการตรวจสอบและเริ่มต้นใช้งาน แต่เมื่อเอเจนซี่ของคุณเติบโต คุณค่าของกระบวนการรับลูกค้าที่ราบรื่นก็จะปรากฏชัดเจนอย่างรวดเร็ว

เริ่มต้นใช้งานลูกค้าเอเจนซี่ด้วยวิธีที่ปรับขนาดได้และทำซ้ำได้ ดาวน์โหลดคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าเลยวันนี้!

ด้วยแบบฟอร์มการรับลูกค้า คุณอาจพบว่าตัวเองลืมคำถามสำคัญ สูญเสียข้อมูลภายใต้กองอีเมลดิจิทัลและการสื่อสารอื่นๆ และสร้างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ยุ่งยากสำหรับทั้งคุณและลูกค้าของคุณ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับในการสร้างแบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้าที่สมบูรณ์แบบ ซึ่งจะทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของคุณราบรื่นราวกับเนย

แบบฟอร์มการรับลูกค้าคืออะไร?

แบบฟอร์มการรับลูกค้าคือแบบสอบถามที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่เอเจนซี่ดิจิทัลของคุณต้องการ แบบฟอร์มเหล่านี้จะกำหนดว่าลูกค้าเหมาะสมกับบริการของคุณหรือไม่ และเพื่อให้เข้าใจความต้องการของพวกเขาได้ดีขึ้นในช่วงเริ่มต้นความสัมพันธ์ของคุณ

พูดง่ายๆ ก็คือ แบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้าถือเป็นเอกสารการเริ่มต้นใช้งาน ทุกวันนี้ โดยปกติจะเป็นเอกสารดิจิทัล เช่น PDF ที่ลูกค้าสามารถกรอกได้ หรือแบบฟอร์มดิจิทัลเชิงโต้ตอบที่ช่วยให้ลูกค้าป้อนคำตอบ คลิกถัดไป และบันทึกข้อมูลอัตโนมัติซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายทุกเมื่อ . หากคุณมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เช่น เอเจนซี่การตลาดดิจิทัลป้ายขาวที่คุณเป็นพันธมิตรด้วย พวกเขาควรจะสามารถเข้าถึงแบบฟอร์มได้อย่างง่ายดายเช่นกัน

แบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้าส่วนใหญ่มีลักษณะอย่างไร?

ไม่ว่าแบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณจะเป็นรูปแบบใดก็ตาม จุดประสงค์พื้นฐานคือการรวบรวมข้อมูลสำคัญสำหรับลูกค้าเพื่อทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานราบรื่นและราบรื่น ข้อมูลเฉพาะของแบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณจะขึ้นอยู่กับบริการที่เอเจนซี่ดิจิทัลของคุณเสนอเป็นส่วนใหญ่ แต่โดยทั่วไปแล้วจะรวบรวมรายละเอียดการติดต่อสำหรับลูกค้าที่กำลังรับสมัครและข้อกำหนดเฉพาะสำหรับโครงการหรือบริการที่ต้องการ

เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน ข้อดีของการสร้างแบบฟอร์มการรับลูกค้าสำหรับเอเจนซี่ดิจิทัลของคุณก็คือ คุณสามารถปรับแต่งให้รวมข้อมูลใดก็ตามที่ช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าได้ดีที่สุด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเริ่มต้นการเป็นหุ้นส่วนทางวิชาชีพของคุณให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน และปราศจากการสื่อสารที่ผิดพลาด ผลลัพธ์? กระบวนการรับเข้าที่ราบรื่น คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้บริการและเพิ่มรายได้ให้กับเอเจนซี่ของคุณได้

เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถจัดเก็บไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ง่าย เช่น CRM ของคุณ นี่คือภาพรวมของวิธีการทำงานของเรา:

ส่วนประกอบสำคัญของแบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้า

แบบฟอร์มการรับลูกค้าที่สร้างมาอย่างดีช่วยให้คุณ ทีมของคุณ และผู้ร่วมงานของคุณมีความเข้าใจที่คุณต้องการในการนำเสนอโซลูชันที่ปรับให้เหมาะกับลูกค้าใหม่ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มการรับเข้าของคุณมีส่วนประกอบที่จำเป็นเหล่านี้

ข้อมูลส่วนบุคคล

เมื่อเริ่มต้นใช้งานลูกค้าใหม่ คุณต้องการทราบว่าคุณกำลังติดต่อกับใคร วิธีจัดการกับพวกเขา พวกเขาอยู่ที่ไหน และข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ การรวบรวมรายละเอียดส่วนบุคคลเหล่านี้เป็นขั้นตอนแรกในการสร้างโปรไฟล์ลูกค้า ฟิลด์เหล่านี้รวมถึง:

• ชื่อ
• ที่อยู่หรือที่ตั้งธุรกิจ
• รายละเอียดการติดต่อ
• การตั้งค่าการติดต่อ เช่น โทรศัพท์ อีเมล SMS หรือข้อความโต้ตอบแบบทันที

ข้อมูลพื้นฐาน

เมื่อเริ่มต้นโปรเจ็กต์ใหม่ การทำความเข้าใจประวัติของลูกค้าและที่มาของลูกค้าจะเป็นประโยชน์เสมอ รวมบางช่องเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความท้าทาย ความพยายามทางการตลาดดิจิทัลในอดีต และปัญหาในปัจจุบัน:

• ประวัติธุรกิจ: สิ่งต่างๆ เช่น จำนวนปีในการดำเนินธุรกิจ สินค้าหรือบริการที่สำคัญที่สุดที่ขายไป เป็นต้น
• ประสบการณ์การตลาดก่อนหน้านี้: ค้นหาว่าลูกค้าเคยชำระค่าบริการการตลาดดิจิทัลในอดีตหรือไม่ หรือมาจากพื้นฐาน DIY หากพวกเขาชำระค่าบริการดิจิทัลแล้ว ให้ค้นหาประสบการณ์ดังกล่าว
• ความท้าทายในปัจจุบัน: พวกเขากำลังดิ้นรนกับอะไรในวันทำการจากมุมมองการตลาดดิจิทัล

รายละเอียดโครงการ

กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการโดยให้ลูกค้าของคุณให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสาขาเหล่านี้:

• เป้าหมาย: ให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้าใหม่ของคุณสรุปสิ่งที่พวกเขาหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จจากการทำงานร่วมกับคุณอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากพวกเขาต้องการสร้างเว็บไซต์ใหม่ ก็ให้พวกเขาระบุรายละเอียดเกี่ยวกับฟีเจอร์ที่เว็บไซต์จำเป็นต้องมี
• ไทม์ไลน์: ไทม์ไลน์ของลูกค้าสำหรับโครงการคืออะไร? จำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องผูกมัดกับไทม์ไลน์นี้ วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มการรับลูกค้าคือการรวบรวมข้อมูลและมุมมองของพวกเขา ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสนทนาในภายหลัง

งบประมาณและทรัพยากร

ข้อจำกัดทางการเงินของลูกค้าและทรัพยากรที่มีอยู่จะกำหนดความเป็นไปได้ของโครงการของคุณ ดังนั้นสาขาเหล่านี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทราบตั้งแต่เริ่มต้นการทำงานร่วมกัน:

• งบประมาณ: ค้นหาว่าลูกค้าของคุณคาดว่าจะใช้จ่ายสำหรับโครงการที่กำหนดหรือบริการเฉพาะเจาะจงในช่วงเวลาหนึ่งๆ เป็นจำนวนเงินเท่าใด หากพวกเขาสนใจโซลูชันการตลาดดิจิทัลที่หลากหลาย ให้ของบประมาณการตลาดจำนวนมากจากพวกเขา
• ทรัพยากร : ลูกค้าของคุณมีทรัพยากรอยู่แล้วที่คุณสามารถใช้ในโครงการของคุณหรือไม่? ตัวอย่างเช่น หากพวกเขากำลังมองหาบริการโฆษณาดิจิทัล พวกเขามีนักออกแบบภายในที่พวกเขาต้องการให้คุณร่วมงานด้วยในการสร้างสรรค์โฆษณา

ข้อพิจารณาทางกฎหมาย

ก่อนที่จะรับลูกค้ารายใหม่ เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานทางกฎหมายของคุณได้รับการคุ้มครองเพื่อปกป้องคุณทั้งคู่ในกรณีที่เกิดความขัดแย้ง ข้อผิดพลาด หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่นๆ ซึ่งรวมถึง:

• ข้อตกลงการรักษาความลับ: ขอให้ลูกค้าของคุณตกลงว่าข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับเอเจนซี่ของคุณจะไม่ถูกเปิดเผย และตกลงที่จะรักษาความลับของข้อมูลทางธุรกิจของตนในทางกลับกัน
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข: สรุปความสัมพันธ์ในการทำงานและความคาดหวัง

ตัดเย็บตามความต้องการเฉพาะ

คุณอาจมีข้อพิจารณาพิเศษที่จะรวมไว้ในแบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณ เช่น ข้อพิจารณาทางกฎหมายเฉพาะทางหรือคำถามที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกลุ่มเฉพาะของเอเจนซี่ของคุณ พิจารณาใช้ส่วนโครงการที่ปรับเปลี่ยนได้ในแบบฟอร์มการรับเข้าของคุณเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นสำหรับโครงสร้างโครงการที่หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากหน่วยงานของคุณมีเครื่องมือและบริการที่หลากหลาย

วิธีสร้างแบบฟอร์มการรับลูกค้า

ดำเนินการตามคำแนะนำทีละขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณอยู่ในรูปแบบที่รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับกระบวนการเริ่มต้นใช้งานอย่างมืออาชีพและราบรื่น

1. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของแบบฟอร์มของคุณ

ก่อนที่จะเจาะลึกรายละเอียด ให้ระบุวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณให้ชัดเจน ความชัดเจนในเรื่องนี้จะช่วยให้คุณถามคำถามที่ถูกต้องโดยไม่ต้องเสียเวลากับลูกค้า ในขั้นตอนนี้ คุณอาจพบว่าการมีตัวเลือกแบบฟอร์มการรับลูกค้าไม่กี่แบบ หรือแบบฟอร์มที่ยืดหยุ่นซึ่งรองรับโครงการประเภทต่างๆ นั้นเหมาะสมที่สุดสำหรับเอเจนซี่ของคุณ

2. ระบุข้อมูลที่จำเป็น

ถามตัวเองว่าข้อมูลใดบ้างที่คุณต้องการเพื่อเริ่มให้บริการในช่วงเริ่มต้นการเป็นหุ้นส่วนกับลูกค้าใหม่: คำถามที่คุณมักจะถามผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเมื่อตรวจสอบความเหมาะสมของพวกเขา หรือลูกค้าใหม่เมื่อเริ่มต้นใช้งานพวกเขา เมื่อนึกถึงโครงการของลูกค้าที่ผ่านมา มีข้อมูลที่คุณจะได้รับประโยชน์จากการมีความสัมพันธ์กันก่อนหน้านี้หรือไม่? ซึ่งอาจรวมถึงรายละเอียดส่วนบุคคลหรือธุรกิจ ข้อมูลจำเพาะของโครงการ การจัดสรรงบประมาณ และการพิจารณาทางกฎหมาย

3. ออกแบบเค้าโครงและโครงสร้างของแบบฟอร์มของคุณ

จุดติดต่อลูกค้าทั้งหมดของคุณควรดึงดูดสายตาและน่าพึงพอใจ และรูปแบบการรับลูกค้าของคุณก็ไม่แตกต่างกัน เนื่องจากนี่อาจเป็นการโต้ตอบอย่างเป็นทางการครั้งแรกกับเอเจนซี่ของคุณ การถ่ายทอดความเป็นมืออาชีพ ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ที่ดีของผู้ใช้จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

แบ่งแบบฟอร์มของคุณออกเป็นส่วนต่างๆ โดยแต่ละส่วนจะกล่าวถึงหมวดหมู่ข้อมูลเฉพาะ ใช้ส่วนหัว หัวข้อย่อย และสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้ง่ายต่อการนำทางและทำความเข้าใจกับสิ่งที่ถูกถาม

4. ใช้ภาษาที่ชัดเจนและคุ้นเคย

ลูกค้าเอเจนซี่ของคุณอาจไม่รู้สิ่งแรกเกี่ยวกับการตลาดดิจิทัล ดังนั้น การเลือกใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและปราศจากศัพท์เฉพาะทางจึงเป็นสิ่งสำคัญ ระบุวัตถุประสงค์ของแต่ละส่วนอย่างชัดเจน และให้คำแนะนำหรือตัวอย่างตามความจำเป็น สิ่งนี้ไม่เพียงแค่ทำให้การรับลูกค้าเสร็จสิ้นง่ายขึ้นและน่าพึงพอใจมากขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณได้รับเนื่องจากผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะเข้าใจคำถามผิดและทำผิดพลาดน้อยลง

5. ทดสอบแบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณเพื่อการใช้งานและประสิทธิผล

ก่อนที่จะเผยแพร่แบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณ ให้ดำเนินการทดสอบการใช้งานอย่างละเอียดก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มทำงานอย่างถูกต้อง คำถามทั้งหมดชัดเจน และไม่มีข้อผิดพลาดทางเทคนิค อย่าเพิ่งพึ่งพาการทดสอบของผู้ใช้: หากคุณเป็นผู้จัดทำแบบฟอร์ม คุณจะไม่ใช่ผู้ตัดสินที่ดีที่สุดสำหรับความชัดเจนของแบบฟอร์ม ให้ขอคำติชมจากผู้ใช้ตัวอย่างที่ไม่เคยเห็นแบบฟอร์มนี้มาก่อน

6. รวมองค์ประกอบการสร้างแบรนด์

สร้างแบรนด์ให้กับแบบฟอร์มการรับลูกค้าของคุณด้วยโลโก้ แบรนด์ สี และความแข็งแกร่งของเอเจนซี่ของคุณ เช่นเดียวกับจุดติดต่ออื่นๆ แบบฟอร์มของคุณคือโอกาสในการเสริมสร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์และนำเสนอภาพลักษณ์ที่สม่ำเสมอและเป็นมืออาชีพต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าของคุณ

เทมเพลตแบบฟอร์มการรับลูกค้าสำหรับเอเจนซี่การตลาด

ใช้แบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้าตัวอย่างนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการสร้างแบบฟอร์มการรับเข้าของเอเจนซี่ของคุณ คุณสามารถปรับแต่งส่วนต่างๆ ย้ายส่วนต่างๆ และเพิ่มคำถามเพิ่มเติมที่เหมาะกับข้อเสนอบริการของคุณได้ตามใจชอบ

ส่วนที่ 1: ข้อมูลส่วนบุคคล

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้า ธุรกิจของพวกเขา และบทบาทของพวกเขาในการตัดสินใจ

• ชื่อ: ชื่อของคุณและชื่อเล่นที่ต้องการ
• บริษัท: ชื่อธุรกิจหรือองค์กรของคุณ
• บทบาท: บทบาทของคุณในธุรกิจ
• รายละเอียดการติดต่อ: หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และวิธีการติดต่อที่ต้องการ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ: จะมีใครอีกในธุรกิจของคุณมีส่วนร่วมในการตัดสินใจสำหรับโครงการนี้หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ให้กรอกชื่อ บทบาท และรายละเอียดการติดต่อ

ส่วนที่ 2: ภาพรวมธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อให้เกิดความเข้าใจในระดับสูงเกี่ยวกับกลุ่มลูกค้าเฉพาะและแนวการแข่งขัน

• อุตสาหกรรม: อุตสาหกรรม เฉพาะกลุ่ม หรือภาคธุรกิจของคุณคืออะไร?
• คู่แข่ง: ใครคือคู่แข่งหลักของคุณ? ธุรกิจของคุณทับซ้อนกันอย่างไร และแตกต่างกันอย่างไร?
• กลุ่มเป้าหมาย: ใครคือกลุ่มเป้าหมายของคุณ? คุณมีโปรไฟล์ลูกค้าในอุดมคติหรือไม่?

ส่วนที่ 3: เป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางการตลาด

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อจัดกลยุทธ์หรือข้อเสนอโครงการของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายของลูกค้า

• เป้าหมายระยะสั้น: วัตถุประสงค์เร่งด่วนของคุณสำหรับโครงการหรือแคมเปญนี้คืออะไร
• เป้าหมายระยะยาว: เป้าหมายทางการตลาดระยะยาวสำหรับธุรกิจของคุณคืออะไร?
• KPI: มี KPI หรือตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับคุณเป็นพิเศษหรือไม่?

ส่วนที่ 4: ความพยายามทางการตลาดในปัจจุบัน

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อให้ได้เกณฑ์มาตรฐานสำหรับกลยุทธ์ทางการตลาดปัจจุบันของลูกค้า และทำความเข้าใจว่าสิ่งใดที่ได้ใช้และไม่ได้ผลในอดีต

• กลยุทธ์ปัจจุบัน: ตอนนี้คุณกำลังทำอะไรเพื่อทำการตลาดธุรกิจออนไลน์อยู่หรือเปล่า?
• แพลตฟอร์ม บริการ หรือเครื่องมือที่ใช้: คุณใช้เครื่องมือหรือบริการทางการตลาดใดๆ หรือเคยใช้มาก่อนหรือไม่
• ผลลัพธ์: คุณพอใจกับแพลตฟอร์ม บริการ หรือเครื่องมือที่ใช้ในอดีตหรือไม่ คุณได้รับผลลัพธ์จากกลยุทธ์การตลาดปัจจุบันของคุณหรือไม่?

ส่วนที่ 5: บริการที่จำเป็น

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อทำความเข้าใจขอบเขตความต้องการของลูกค้าและข้อจำกัดของโครงการ

• บริการที่จำเป็น: บริการใดที่คุณกำลังมองหาหรือโครงการใดที่คุณต้องการให้เราทำงานให้กับธุรกิจของคุณ? ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ใหม่, SEO, การสร้างเนื้อหา ฯลฯ
• งบประมาณ: คุณมีงบประมาณเท่าใดสำหรับแต่ละโครงการ/บริการ?
• ไทม์ไลน์: โครงการของคุณจะต้องจัดส่งภายในวันที่กำหนดหรือไม่?

ส่วนที่ 6: กฎหมาย

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่โปร่งใส

• ข้อตกลงการรักษาความลับ: โปรดตรวจสอบและลงนามในข้อตกลงที่แนบมา
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข: โปรดตรวจสอบและลงนามในข้อกำหนดและเงื่อนไขที่แนบมาด้วย

ส่วนที่ 7: หมายเหตุเพิ่มเติม

วัตถุประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อให้ลูกค้ามีโอกาสแบ่งปันสิ่งสำคัญที่พวกเขารู้สึกว่าพลาดไปในแบบฟอร์มการรับเข้าของลูกค้า

• ข้อมูลเพิ่มเติม: โปรดเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการให้เราทราบ