การสื่อสารกับลูกค้าและการเรียกเก็บเงินแบบง่าย

ที่มาของภาพ: Unsplash

การสื่อสารกับลูกค้าและการเรียกเก็บเงินเป็นส่วนสำคัญของความสมบูรณ์ทางธุรกิจ แต่การทำให้กระบวนการเหล่านี้สมบูรณ์แบบไม่ใช่เรื่องง่าย ในความเป็นจริง 46% ของธุรกิจสูญเสียลูกค้าเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ดี และลูกค้า 77% ประสบปัญหาการเรียกเก็บเงินที่ส่งผลต่อความไว้วางใจในธุรกิจ

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการเป็นส่วนหนึ่งของสถิตินั้น คุณจะต้องลดความซับซ้อนของทั้งสองกระบวนการ คู่มือนี้จะช่วยคุณได้โดยใช้คำแนะนำจาก Joist และทีมงานเขียน Flock ของเราเอง

วิธีทำให้การเรียกเก็บเงินและกระบวนการสื่อสารกับลูกค้าของคุณง่ายขึ้น

การลดความซับซ้อนของกระบวนการเรียกเก็บเงินและการสื่อสารกับลูกค้าอาจต้องใช้เวลาและการปรับโครงสร้างเล็กน้อย แต่คุณจะได้รับประโยชน์จากผลกำไรที่เพิ่มขึ้นและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีขึ้น

สร้างวัฒนธรรมการเรียกเก็บเงิน

การสร้างวัฒนธรรมการเรียกเก็บเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องการให้โซลูชันที่เหลือในบทความนี้ใช้ได้ผลสำหรับคุณ หากคุณสร้างโครงสร้างที่ช่วยให้คุณสามารถเก็บค่าธรรมเนียมได้ และคุณไม่อายที่จะขอเมื่อจำเป็น คุณจะสามารถดำเนินธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้าได้

นี่ไม่ได้หมายถึงการไล่ล่าลูกค้าของคุณ Joist มี “ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน” อยู่ในระบบซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งคำขอข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าและสุภาพในใบแจ้งหนี้ได้

สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้การกลับไปกลับมาเป็นเรื่องง่าย แต่ยังแสดงให้คุณเห็นถึงธุรกิจที่มีความหมายอีกด้วย ข้อกำหนดสัญญาหรือค่าธรรมเนียมล่าช้าจะไม่คุกคามหากคุณไม่เน้นย้ำถึงความสำคัญ (เพิ่มเติมในภายหลัง) แต่เพื่อให้แน่ใจว่ามีการติดตามผล คุณจะต้องให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วม

อย่าลืมฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการทำงานของใบแจ้งหนี้และการติดตามผล อธิบายว่าการชำระเงินทันทีจากลูกค้าเท่ากับธุรกิจที่มั่นคงมากขึ้นและนั่นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเช็คเงินเดือนของพนักงาน

หารือเกี่ยวกับสิ่งที่ควรและไม่ควรอยู่ในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ควรใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารและไม่ใช่เป็นเอกสารแยกต่างหาก การนำเสนอสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังได้โดยไม่มีข้อผูกมัดสามารถขจัดความสับสนและกำหนดรูปแบบความคาดหวังได้

ที่ Flock เราขอแนะนำให้ใช้ผลิตภัณฑ์ของเราเพื่อสื่อสารสิ่งที่ควรและไม่ควรอยู่ในใบแจ้งหนี้ เนื่องจากสิ่งนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับลูกค้า คุณสามารถ สร้างช่องใน Flock เพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะ จากนั้น คุณสามารถแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้หรือไฟล์การเรียกเก็บเงินภายใน Flock เพื่อให้ผู้จัดการโครงการของคุณดูได้ เมื่อสรุปผลแล้ว คุณก็สามารถส่งมันออกไปให้ลูกค้าได้อย่างมั่นใจ

และหากคุณต้องการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับข้อมูลใบแจ้งหนี้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน:

• หากค่าธรรมเนียมเป็นเงินก้อนราคาก็ควรจะเพียงพอ
• หากคุณเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง ให้หารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทำไปในขณะนั้น

รายละเอียดใดๆ เช่น โครงสร้างค่าธรรมเนียม ค่าธรรมเนียมที่เหลือ งานที่ให้ หรือส่วนเสริมเพิ่มเติม ควรพูดคุยกันก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะผ่านทางสัญญาหรือข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร

เขียนสัญญาที่เป็นตัวเอกก่อนทำธุรกิจ

ปัญหาใหญ่ที่สุดประการหนึ่งที่ธุรกิจต้องเผชิญเมื่อพูดถึงการออกใบแจ้งหนี้คือความคาดหวังที่ไม่ตรงกัน หากคุณเคยมีลูกค้าเปลี่ยนขอบเขตของโครงการหรือสับสนว่าทำไมพวกเขาถึงถูกเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าชิ้นใดชิ้นหนึ่ง ผู้ร้ายที่ชัดเจนในที่นี้คือการขาดการสื่อสาร

Joist แนะนำให้ส่งใบแจ้งหนี้ Proforma ซึ่งเป็นใบเสนอราคาเบื้องต้นหรือประมาณการที่ระบุสินค้าและบริการที่ยังไม่มีให้ สิ่งนี้สามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำและสิ่งที่ลูกค้าคาดว่าจะจ่าย ในท้ายที่สุดสิ่งนี้จะช่วยขจัดความสับสนมากมาย

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากทีมบริการลูกค้า 93% บอกว่าลูกค้ามีความคาดหวังที่สูงกว่าเมื่อก่อน คุณจะต้องมีความชัดเจนอย่างไม่น่าเชื่อเกี่ยวกับสิ่งที่คุณนำเสนอเป็นลายลักษณ์อักษร

สัญญาของคุณเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องใช้ในการนำทุกคนขึ้นเครื่อง ใช้สัญญาของคุณเพื่อร่างแนวทางปฏิบัติในการเรียกเก็บเงิน คู่สัญญาคือใคร ความรับผิดชอบและบทบาทของพวกเขา ขอบเขตของงาน ตารางเวลาที่แนะนำ และโครงสร้างค่าธรรมเนียมของคุณ

การนำลูกค้าของคุณปฏิบัติตามสัญญาถือเป็นประโยชน์สูงสุดของคุณ หากพวกเขามีคำถามคุณสามารถตอบคำถามเหล่านั้นได้ หากพวกเขาพยายามเปลี่ยนขอบเขต คุณสามารถระบุว่าคุณจะต้องเรียกเก็บเงินจากพวกเขา

ให้ทางเลือกแก่ลูกค้า แต่ยังคงมั่นคง

ทุกธุรกิจย่อมมีลูกค้ารายนั้นที่ตกลงด้วยวาจาตามเงื่อนไขของคุณ ลงนามในสัญญา และยังคงสับสนกับสิ่งที่พวกเขาทำได้หรือทำไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นความไม่รู้หรือพฤติกรรมที่มีจุดมุ่งหมาย ผลลัพธ์ก็เหมือนกัน: เสียเวลาและเงินสำหรับทั้งสองฝ่าย และความล่าช้าครั้งใหญ่

เมื่อเกิดความล่าช้า ขั้นตอนแรกคือการอุทธรณ์ไปยังลูกค้า หากพวกเขาไม่พร้อมที่จะลงนามในการตัดสินใจ ให้บอกพวกเขาให้ขอให้บุคคลที่สามทำสิ่งนั้นแทนพวกเขา หากกำหนดเวลาการเรียกเก็บเงินไม่ได้ผลสำหรับลูกค้า ให้ถามพวกเขาว่าเวลาอื่นทำงานได้ดีกว่าหรือไม่ แต่ทำเพียงครั้งเดียวต่อโครงการ ลูกค้าบางรายจะใช้โอกาสนี้เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม ให้ย้อนกลับไปดูเงื่อนไขของข้อตกลงของคุณแทน

ดังที่ Joist ระบุไว้ คุณควรทำในสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ลูกค้าของคุณถูกต้อง แต่ไม่ใช่หากคุณต้องออกค่าใช้จ่ายเองอย่างสม่ำเสมอ คุณยังมีธุรกิจที่ต้องดำเนินการ และคุณมีสิทธิ์ที่จะขอค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือปฏิเสธคำขอของลูกค้าเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีมืออาชีพ

การออกใบแจ้งหนี้และการจัดการเงินที่เหมาะสมเป็นไปในทิศทางเดียวกัน หากคุณต้องการให้ความสำคัญกับการจัดการเงินสด การจัดการสินทรัพย์ถาวร และสินค้าคงคลัง ซึ่งทั้งหมดนี้มีส่วนช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้ดีขึ้น คุณจะต้องมีซอฟต์แวร์การบัญชีระดับมืออาชีพ แต่คุณควรเลือกวิธีแก้ปัญหาแบบใด?

บทความของเรา: “ คู่มือเครื่องมือและซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ” สามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด QuickBooks, FreshBooks และ Xero ล้วนเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม ไม่ใช่เพียงเพราะพวกเขาดูแลบัญชีเงินเดือนและการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ

เนื่องจากซอฟต์แวร์บัญชีทำให้องค์ประกอบสำคัญของธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณจึงมีเวลามากขึ้นในการสื่อสารกับลูกค้าและเรียกเก็บเงิน ซอฟต์แวร์บัญชีพิเศษยังสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้ ทำให้คุณติดตามกระแสเงินสดของธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น

สรุปแล้ว…

ทั้ง Joist และผู้เขียนที่ Flock เข้าใจดีว่าการรักษาการสื่อสารกับลูกค้าและกระบวนการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพหมายความว่าอย่างไร ด้วยคำแนะนำที่ผสมผสานกันจากผู้เชี่ยวชาญนี้ คุณจะสามารถสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ลดการเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระ และเพิ่มผลกำไรของคุณได้