การจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการซอฟต์แวร์: ทำอย่างไรให้ถูกต้อง

ทางออกที่ดีที่สุดคือ อย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อจัดการโครงการซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน ความต้องการ ทีมพัฒนา หรือแม้แต่ฟีเจอร์กลับหัวกลับหางอย่างกะทันหัน ทำให้คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันหรือกำหนดโครงการใหม่ทั้งหมด เสียงคุ้นเคย?

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเป็นเพียงค่าคงที่เดียวในโครงการระยะยาวดังกล่าว คุณจึงต้องเตรียมพร้อมอย่างเต็มที่สำหรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับคุณ

คุณสามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงกะทันหันในโครงการซอฟต์แวร์ได้หรือไม่? คุณควรจัดการการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นอย่างไร? บทความนี้จะให้คำตอบสำหรับคำถามที่เร่งด่วนที่สุดของคุณ!

การจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการซอฟต์แวร์คืออะไรกันแน่?

การจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการซอฟต์แวร์เป็นกระบวนการ เปลี่ยนจากสถานะที่บกพร่องในปัจจุบันไปเป็นสถานะที่ปรับปรุง แล้ว

ดูซับซ้อนเกินไป? มาดูตัวอย่างง่ายๆ ที่จะให้ภาพรวมทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการทำงานจริง ลองนึกภาพว่าคุณได้รับการจัดการโครงการซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน คุณมีทุกอย่างที่วางแผนไว้ โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น และไม่มีอะไรมาขวางทางคุณได้ ดูเหมือนว่าสถานการณ์ที่สมบูรณ์แบบใช่มั้ย? เมื่อถึงจุดหนึ่ง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตัดสินใจที่จะใช้โซลูชันทางเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ไม่เคยกล่าวถึงมาก่อน ข้อกำหนดใหม่ดังกล่าวบังคับให้คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในโครงการของคุณและพลิกผันทุกสิ่งทุกอย่าง

นั่นคือสิ่งที่กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงเข้ามาเล่น ด้วยการปฏิบัติตามกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดไว้อย่างสมบูรณ์ การเปลี่ยนจากสถานะปัจจุบัน (ก่อนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กล่าวถึงข้างต้นตัดสินใจใช้โซลูชันเทคโนโลยีใหม่) เป็นสถานะในอนาคต (สถานะที่ใช้โซลูชันใหม่) ได้อย่างง่ายดาย .

การเปลี่ยนแปลงในโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถเกิดขึ้นได้ด้วยเหตุผลหลายประการ อาจเกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ:

• ข้อกำหนดโครงการมีการเปลี่ยนแปลง
• ข้อบกพร่องบางอย่างจำเป็นต้องแก้ไข
• สมาชิกในทีมบางคนออกจากโครงการ
• บริษัทของคุณได้รับการจัดระเบียบใหม่
• ความต้องการของตลาดเปลี่ยนไป
• ประสิทธิภาพของโครงการต้องมีการปรับปรุงบางอย่าง

สามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในโครงการซอฟต์แวร์ได้หรือไม่?

ความจริงที่น่าเกลียดก็คือว่าเมื่อต้องจัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ คุณจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงขั้นสูงบางอย่างได้ แต่เชื่อฉันเถอะ นี่ไม่ใช่สิ่งเลวร้ายในหลายกรณี ค่อนข้างตรงกันข้าม – บางครั้งกะสามารถขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าและเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

การเปลี่ยนแปลง (หากจัดการอย่างรอบคอบ) จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการดังนี้

• การลดต้นทุน : บางครั้งการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสามารถนำไปสู่การจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้มีผลกำไรมากขึ้น
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ : การเปลี่ยนแปลงอาจส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมและส่งผลให้งานของพวกเขามีคุณภาพดีขึ้น
• แนวทางเชิงนวัตกรรม : การเปลี่ยนแปลงกระตุ้นให้เกิดนวัตกรรม ซึ่งในโครงการซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่หมายถึงการแนะนำการปรับปรุงทางเทคโนโลยีใหม่ๆ และโซลูชันที่มุ่งเน้นในอนาคต
• ความ เหมาะสมของตลาดผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น : ความต้องการของตลาดกำลังเปลี่ยนแปลงค่อนข้างเร็ว ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อโครงการระยะยาว เพื่อให้โครงการซอฟต์แวร์ของคุณเหมาะกับตลาดอยู่เสมอ อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงบางอย่าง

ประเภทของการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดขึ้นได้หลายรูปแบบและเกิดขึ้นด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง อย่างไรก็ตาม หลายประเภทมักจะเกิดขึ้นเมื่อจัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน เหล่านี้คือ:

• การเปลี่ยนแปลงที่คาดการณ์ไว้ : สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อเราทราบล่วงหน้าว่าการเปลี่ยนแปลงบางอย่างหรือชุดของการเปลี่ยนแปลงจะต้องเกิดขึ้น กะตามแผนดังกล่าวง่ายต่อการนำไปใช้อย่างมาก ผู้จัดการโครงการมีเวลาที่จะจัดการกับสถานการณ์ที่คาดหวัง
• การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น : การเปลี่ยนแปลงในโครงการที่เกิดขึ้นค่อนข้างบ่อยและค่อยเป็นค่อยไป พวกเขาไม่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ทำให้โครงการทั้งหมดต้องเผชิญ การเปลี่ยนแปลงจะถูกนำมาใช้อย่างค่อยเป็นค่อยไปและมักจะไม่สังเกตเห็นได้ในแวบแรก
• การเปลี่ยนแปลงฉุกเฉิน (หรือเร่งด่วน) : การเปลี่ยนแปลงที่จะต้องแนะนำทันที มิฉะนั้น โครงการอาจล้มเหลวหรือไม่สามารถดำเนินการได้
• การเปลี่ยนแปลงเชิงโต้ตอบ : กะที่เกิดขึ้นเนื่องจากเหตุการณ์หรือชุดของเหตุการณ์ มักเกิดขึ้นเมื่อคาดหวังน้อยที่สุด ด้วยเหตุผลดังกล่าว การเปลี่ยนแปลงเชิงรับจึงเป็นความท้าทายอย่างยิ่งในการจัดการ เนื่องจากในกรณีส่วนใหญ่ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่สามารถวางแผนล่วงหน้าได้
• การเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ : เกี่ยวข้องกับทั้งองค์กรและเป็นผลมาจากการตัดสินใจของผู้บริหารระดับ C

เปลี่ยนกระบวนการจัดการใน 5 ขั้นตอน

คุณได้เรียนรู้แล้วว่าการจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร ช่วยยกระดับโครงการของคุณได้อย่างไร และการเปลี่ยนแปลงประเภทใดที่คุณอาจเผชิญ ตอนนี้ได้เวลานำทฤษฎีไปปฏิบัติและค้นพบวิธีสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงทีละขั้นตอนที่สมบูรณ์แบบ

แต่โปรดทราบว่า ทุกโครงการซอฟต์แวร์มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว และกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงอาจแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี แผนด้านล่างนี้อาจให้แนวคิดทั่วไปแก่คุณเกี่ยวกับวิธีแนะนำการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ต้นจนจบ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการของโครงการได้อย่างอิสระ

1. ขอเปลี่ยนแปลง

เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงในโครงการเกิดขึ้น ต้องมีคนร้องขอ กล่าวคือ สมาชิกของโครงการ คนในองค์กรของคุณ หรือแม้แต่ลูกค้าระบุถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง

ที่สำคัญ คำขอเปลี่ยนแปลงควรมีการสำรองข้อมูลไว้และมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างทีมหรือการปรับเปลี่ยนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์ดิจิทัล ณ จุดนี้ บุคคลที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงควรจัดเตรียมรายการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง

หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงโครงการซอฟต์แวร์โดยไม่จำเป็นในทุกกรณี มันอาจทำอันตรายมากกว่าผลดี ทำให้เกิดความโกลาหลและความสับสนทั่วไป และนั่นคือสิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงอย่างแน่นอน!

2. เปลี่ยนคำขอตรวจสอบ

ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือผู้จัดการผลิตภัณฑ์ (ขึ้นอยู่กับโครงสร้างองค์กรของคุณ) จะตรวจสอบคำขอเปลี่ยนแปลงและตัดสินใจว่าจะแนะนำหรือปฏิเสธความคิดริเริ่มนี้

ที่นี่ควรถามตัวเองเช่น:

• มันคุ้มค่าที่จะแนะนำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
• การเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อโครงการอย่างไร: ทีมงาน กระบวนการจัดส่ง และประสิทธิภาพโดยรวม
• การเปลี่ยนแปลงจะสร้างความแตกต่างอย่างมากหรือจะมีผลกระทบเพียงเล็กน้อยและไม่ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อโครงการหรือไม่?
• การเปลี่ยนแปลงนี้อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงหรือผลข้างเคียงหรือไม่?

คุณควร ปรึกษาเรื่องนี้กับทีมซอฟต์แวร์ของคุณด้วยก่อนตัดสินใจ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนมีความคิดเห็นของคุณเหมือนกัน

3. เปลี่ยนแผน

เนื่องจากทุกคนมีส่วนร่วมกับคุณและมีการตัดสินใจแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับกระบวนการวางแผน ในขั้นตอนนี้ ผู้มีอำนาจตัดสินใจจำเป็นต้องเตรียมแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยละเอียด ควรมีข้อมูลที่มีผลกระทบสูงที่สุด เช่น ข้อกำหนด ไทม์ไลน์ งบประมาณ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง ที่สำคัญ ในแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องระบุวิธีที่เป็นไปได้ในการถอนตัวจากการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น

ที่สำคัญที่สุด พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจทุกคนต้องทบทวนแผนนี้ ด้วย ดังนั้นอย่าลืมขออนุมัติจากพวกเขา!

4. เปลี่ยนการดำเนินการ

คุณได้สร้างแผนโดยละเอียดแล้ว คุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับอะไร อย่างไร และทำไม ตอนนี้คุณสามารถลงมือทำธุรกิจ นั่นคือการนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ อย่าลืมอัปเดตเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ ด้วยวิธีนี้ คุณจะติดตามความคืบหน้าและควบคุมทุกอย่างให้อยู่ภายใต้การควบคุม

5. เปลี่ยนการตรวจทานและการรายงาน

และสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด…

เมื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงแล้ว คุณต้องตรวจสอบ และหากทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณสามารถปิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้

ในขั้นตอนสุดท้าย คุณควรเตรียมรายงานที่นำเสนอกระบวนการทั้งหมด และที่สำคัญที่สุด ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้ ดังนั้น ให้ระบุรายละเอียดทั้งหมดว่าการเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จอย่างมากหรือล้มเหลวอย่างน่าใจหาย งบประมาณโดยรวมคืออะไร และใช้เวลาเท่าใดในการนำเสนอการเปลี่ยนแปลง

จัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณอย่างง่ายดาย!

ไม่ว่าคุณจะต้องการหรือไม่ก็ตาม การเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนสำคัญของโครงการเต็มรูปแบบ ส่วนที่น่าเศร้าคือคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่ส่วนที่ดีคือคุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับพวกเขาได้

ตรวจสอบโครงการที่จัดส่งเรียบร้อยแล้วของเรา

เยี่ยมชมผลงานของเรา

นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่จะใช้กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดไว้อย่างดีในตอนเริ่มต้นโครงการของคุณ ด้วยเหตุนี้ อุปสรรคใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมดจะไม่ก่อให้เกิดความเสียหายใดๆ