วิธีจัดหมวดหมู่งานและนำเสนอต่อลูกค้า

ในขณะที่เราทุกคนมีวิธีในการจัดหมวดหมู่งานของเรา และวิธีที่เรากำหนดเวลาสำหรับโครงการใหม่แต่ละโครงการ ถึงเวลาที่เราต้องนำเสนอความคืบหน้าให้กับลูกค้า ส่วนใหญ่แล้ว เราจะสร้างรายงานตามข้อมูลที่เราเชื่อว่าพวกเขาต้องการดู อย่างไรก็ตาม เรากำลังจะแสดงให้คุณเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงง่ายๆ สองสามวิธีในวิธีการรายงานของคุณสามารถสร้างมูลค่ามหาศาลให้กับทั้งสองฝ่าย ตลอดจนเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและเพิ่มโอกาสในการได้รับผลตอบแทน

แชทกับลูกค้าใหม่ทุกคน

คุณต้องค้นหาว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับข้อมูลประเภทใด ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าสายสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขายังคงมีความเกี่ยวข้อง และคุณทั้งคู่รู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากกันและกัน โบนัสที่เพิ่มเข้ามาได้แก่:

• เป้าหมายที่ตั้งไว้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• ทำความเข้าใจว่าลูกค้าของคุณเป็นอย่างไรในฐานะนักธุรกิจ
• รู้ว่าชอบรายงานประเภทใดและเจรจากำหนดเวลา
• ความโปร่งใสด้วยการประมาณเวลาและค่าใช้จ่าย

ยิ่งคุณแลกเปลี่ยนข้อมูลมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งเตรียมพร้อมมากขึ้นเมื่อคุณจำเป็นต้องรวบรวมรายงานจริงๆ จะมีการคาดเดาเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย เนื่องจากคุณจะรู้ว่าพวกเขาต้องการดูข้อมูลใด

อย่าลืมบันทึกการประชุมนี้ (แน่นอนว่าต้องได้รับอนุญาตจากลูกค้า) หรือจดบันทึกอย่างละเอียด ทำให้การจัดประเภทข้อมูลและการรายงานเป็นเรื่องง่ายเหมือนการระบายสีทีละตัวเลข

วิธีจัดหมวดหมู่งานของคุณ

เมื่อคุณจัดประเภทงานของคุณ มันสะท้อนถึงผลงานและวิธีจัดการงานของคุณ อย่างไรก็ตาม ในการรายงาน โปรดเตรียมพร้อมสำหรับคำถามของลูกค้าเพื่ออธิบายการตัดสินใจเหล่านั้น รายงานส่วนใหญ่ใช้วิธีการจัดหมวดหมู่หลายวิธี

แบ่งตามลำดับความสำคัญ

ลำดับความสำคัญเป็นวิธีหนึ่งที่ใช้บ่อยที่สุด มันใช้ได้กับทั้งลูกค้าและผู้รับเหมาเพราะเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกโครงการ เมื่อทุกอย่างตรงเวลา คุณจะประหยัดเงินของลูกค้า ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

กำหนดว่าส่วนใดของโครงการที่สำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่น ในฐานะนักเขียน หากลูกค้าให้ชุดหัวข้อที่จะทำงานด้วย ฉันจะพิจารณาว่าพวกเขาต้องการการวิจัย การสัมภาษณ์ เอกสารข้อมูล หรืออย่างอื่นเป็นหลักหรือไม่ เพราะประเภทของข้อความและเป้าหมายจะเป็นตัวกำหนดว่าฉันต้องเตรียมตัวอย่างไร บทความที่อิงจากการสัมภาษณ์ต้องมีการประสานงานกับผู้อื่น ดังนั้นฉันอาจจะใส่สิ่งนั้นเป็นวัตถุประสงค์แรกของฉันและจัดระเบียบงานรอบๆ

ในทำนองเดียวกัน ฉันจะอธิบายแผนและการตัดสินใจของฉันให้กับลูกค้า และวิธีที่กลยุทธ์ของฉันช่วยโครงการในระยะยาว

จำแนกตามประเภทงานหรือเทคโนโลยีที่ใช้

วิธีถัดไปขึ้นอยู่กับการแยกย่อยของโปรเจ็กต์ เมื่อคุณมีเป้าหมายที่ใหญ่กว่าที่แยกออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ แล้ว คุณก็เริ่มรวมเข้าด้วยกันเป็นประเภทต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น การวิจัย การออกแบบ บทวิจารณ์ คำติชม เป็นต้น

นอกจากนี้ ประเภทงานอาจรวมถึงแพลตฟอร์มหรือซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถจัดหมวดหมู่งานตามแพลตฟอร์มที่พวกเขาใช้ในการพูด โปรโมตแคมเปญ และสามารถติดตามเวลาที่ใช้ไปในแต่ละครั้งเพื่อนำเสนอต่อลูกค้าในภายหลัง ด้วยเหตุผลและกลยุทธ์ของตนเอง บุคคลนั้นจะสามารถอธิบายได้ดีขึ้นว่าโครงการดำเนินไปอย่างไร และมีตัวเลือกใดบ้างที่จะช่วยผลักดันให้โครงการดำเนินไปได้ดีที่สุด

จำแนกตามการประมาณการเวลา

เมื่อโปรเจ็กต์แบ่งออกเป็นงานต่างๆ คุณอาจกำลังประเมินเวลาทางจิตสำหรับพวกเขาส่วนใหญ่อยู่แล้ว ดังนั้นวิธีการจัดหมวดหมู่งานอีกวิธีหนึ่งคือต้องใช้เวลาในการทำให้เสร็จ

แม้ว่าวิธีนี้จะมีประโยชน์มากที่สุดสำหรับกำหนดการประจำวันของคุณ แต่ก็สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์กับลูกค้าได้เช่นกัน การใช้การจัดหมวดหมู่นี้มีประโยชน์บางประการ เนื่องจากการประมาณเวลาเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีว่ามีการใช้ทรัพยากรและการเงินอย่างไร (สำคัญสำหรับลูกค้า) ตัวอย่างเช่น ใน Clockify คุณสามารถตั้งค่าการประมาณเวลาสำหรับแต่ละงานที่คุณทำ:

จากนั้นจึงเปรียบเทียบเวลาโดยประมาณกับเวลาที่ติดตามจริงในภายหลัง จากที่นั่น คุณสามารถสร้างรายงานลูกค้าที่มีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

ที่มา: ประมาณการเวลาทำงานที่แม่นยำ

Clockify มีระบบการรายงานที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถช่วยติดตามการประมาณการโครงการและการนำเสนอได้ง่ายขึ้นมาก

จำแนกตามระดับความยาก/ระดับพลังงาน

อันสุดท้ายนี้อาจฟังดูแปลกๆ หน่อย คุณจัดประเภทงานตามระดับพลังงานอย่างไร

เมื่อคุณแยกย่อยงานที่คุณยอมรับ โอกาสที่คุณจะเปลี่ยนงานตามกำหนดเวลาขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพการทำงานของคุณในระหว่างวัน สำหรับฉัน ตอนเช้าเริ่มต้นด้วยงานที่ง่ายกว่าและการตรวจสอบอีเมลในชั่วโมงแรก จากนั้นฉันจะเปลี่ยนไปทำงานที่ยากขึ้นจนถึงเวลาพักเที่ยง

คุณจะเปลี่ยนงานที่ต้องใช้สมาธิ ความพยายาม หรือการวิจัยมากขึ้นไปเป็นชั่วโมงที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในวันของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ ไม่ว่าจะเช้า บ่าย หรือเย็น แม้ว่าลูกค้าที่จะขอรายละเอียดประเภทนี้หายากมาก แต่ข้อมูลเชิงลึกอาจมีประโยชน์เมื่อรายงาน:

• หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณจะไม่กำหนดเวลา จะเป็นการดีที่จะใช้การจัดหมวดหมู่นี้เพื่อช่วยให้ลูกค้ามองเห็นงานจากมุมมองของคุณ แทนที่จะพูดว่า "งานต่างๆ ใช้พลังงานมากกว่า ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจจัดเรียงกำหนดเวลาใหม่" และคาดหวังว่าพวกเขาจะทำตามคำพูดของคุณ จริงๆ แล้วคุณมีข้อมูลสำรอง
• ข้อมูลที่รวบรวมนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคุณในการศึกษาขั้นตอนการทำงานของคุณเองเช่นกัน
• เผยให้เห็นความคืบหน้าของโครงการโดยรวมและอัตราส่วนของงานที่ยากและง่าย

ตอนนี้เราได้ครอบคลุมวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหาแล้ว มาดูกันว่าเมื่อใดที่คุณควรรายงานต่อลูกค้า

เมื่อใดควรรายงานลูกค้า

โชคดีที่ลูกค้าที่เอาแต่ใจกำลังกลายเป็นอดีตไปอย่างช้าๆ คนรุ่นใหม่มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นพร้อมรับฟังและเจรจาต่อรอง อย่างไรก็ตาม ยังต้องการความโปร่งใสและความยุติธรรมเป็นการตอบแทน นี่คือเหตุผลที่กระบวนการรายงานมักจะเป็นเรื่องของการเจรจาระหว่างคุณและพวกเขา

การเจรจากำหนดการรายงาน

มีลูกค้าสองประเภท – บรรดาผู้ที่ชอบการดูแลโครงการ (สุขภาพดี) บ้าง

• ลูกค้าที่ไม่มีความต้องการสายสัมพันธ์ - เตรียมเทมเพลตให้พร้อมในการประชุมครั้งแรก แม้ว่าพวกเขาจะบอกว่าไม่สนใจ (หรือไม่มีเวลาสำหรับวางแผน) ที่จะพบปะกับคุณจริงๆ แต่ก็เป็นการเป็นมืออาชีพมากที่จะเสนอตารางเวลาให้พวกเขา

ใช้เวลาในการคิดกำหนดการเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ได้ในกรณีเช่นนี้ เป็นไปได้ว่าลูกค้าจะเต็มใจที่จะเข้าร่วมในการจัดตารางเวลามากขึ้นเมื่อพวกเขามีพื้นฐานในการเริ่มต้น

นี่คือตัวอย่างลักษณะของเทมเพลตนั้น:

แน่นอน กำหนดการรายงานและประเภทการรายงานของคุณจะแตกต่างจากตัวอย่างนี้ ควรทำปฏิทินตามอุตสาหกรรมที่คุณทำงาน วิธีการทำงานของลูกค้า และที่สำคัญที่สุดคือ วิธีที่คุณจัดการกับโครงการ

• ลูกค้าที่มีความชอบในสายสัมพันธ์ - ถามพวกเขาเกี่ยวกับความคาดหวังของพวกเขา และอย่าลืมระบุขั้นตอนการทำงานและหลักปฏิบัติในการรายงานตามปกติให้ชัดเจน หาจุดร่วมที่จะได้ผลสำหรับทั้งสองฝ่าย ตัวอย่างเช่น ลูกค้าบางรายไม่มีเวลาอ่านอีเมล และต้องการพูดคุยแบบแชร์หน้าจอเป็นเวลา 15 นาที เพื่อให้พวกเขาสามารถให้ข้อเสนอแนะได้ทันที

การนำเสนอเบื้องต้นและครั้งสุดท้าย

เราหมายถึงการประชุมที่คุณมีในตอนเริ่มต้นและตอนท้ายของโครงการ

เมื่อคุณพบกันครั้งแรก คุณและลูกค้าอาจหารือเกี่ยวกับอัตรา ค่าใช้จ่าย กำหนดเวลา และเป้าหมายโดยละเอียดยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม จะเป็นการดีที่จะติดตามการประชุมนั้นหลังจากผ่านไปสองสามวันหรือหนึ่งสัปดาห์ด้วยรายงานโครงการซึ่งระบุรายละเอียดทั้งหมดเหล่านั้น เป็นวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจตรงกัน และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่างานได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว รายงาน "เบื้องต้น" นี้อาจรวมถึง:

• เค้าโครงโครงการโดยรวม
• การจัดหมวดหมู่งาน
• ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นและการประเมินเวลา ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม ให้ข้อมูลทั่วไป – อย่าไปทำงานเดี่ยวหรือการประเมินเวลาของคุณสำหรับแต่ละงาน ลูกค้าจะค่อนข้างเห็นการประเมินเหล่านี้สำหรับงานและเป้าหมายที่ครอบคลุมมากกว่าแผนวันจันทร์รายชั่วโมงของคุณ ควรปล่อยให้เช็คอินบ่อยขึ้น

เช็คอิน

การเช็คอินคือการอัปเดตโครงการตามปกติของคุณ ในตารางตัวอย่างด้านบน รายงานวันจันทร์และฉบับอื่นๆ ทุกวันศุกร์จะถือเป็นการเช็คอิน

สิ่งสำคัญที่ควรทราบ แม้ว่าจะไม่มีอะไรพิเศษที่ต้องรายงาน คุณก็ควรทำอย่างนั้น คุณควรแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ แม้ว่าสัปดาห์นั้นจะไม่มีเหตุการณ์ใดๆ เราสามารถเปรียบเทียบกับข้อเสนอแนะ – ในขณะที่ทำงานที่บริษัท ฉันถามหัวหน้าแผนกของเราว่าฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าฉันทำงานได้ดี ทั้งหมดที่เขาพูดคือ:

“ถ้าคุณไม่ใช่ จะมีคนชี้ให้คุณเห็น ตราบใดที่ไม่มีใครพูดอะไร แสดงว่าคุณทำได้ดี”

ตอนแรกฉันไม่มีปัญหากับเรื่องนั้น เพราะการคาดหวังคำติชมดูเหมือนจะเอาตัวเองเป็นศูนย์กลางของฉัน อย่างไรก็ตาม ไม่ช้าฉันก็พบว่าตัวเองเครียดเป็นพักๆ และสงสัยว่าเมื่อไรคำติชมที่ไม่ดีจะมาถึง ในทำนองเดียวกัน คุณควรรายงาน แม้ว่าจะมีข้อมูลพื้นฐานที่สุดในช่วงสัปดาห์ที่ช้า หากคุณรายงานเฉพาะเมื่อมีกำหนดเวลาส่งกลับหรือปัญหาของโครงการ ลูกค้าอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะเห็นอีเมลของคุณในกล่องจดหมาย

คุณควรกำหนดเวลาเช็คอินเมื่อใด (ขึ้นอยู่กับประเภทโครงการ):

• รายสัปดาห์;
• สองครั้งต่อสัปดาห์หรือสองครั้งต่อเดือน
• รายเดือน (การเช็คอินในขอบเขตที่กว้างขึ้น)

ดำเนินไปโดยไม่ได้บอกว่ารายงานของคุณควรสร้างขึ้นตามความถี่ในการเช็คอิน ข้อมูลโดยละเอียดที่สั้นกว่าจะได้ผลดีที่สุดสำหรับการเช็คอินรายสัปดาห์ เพื่อช่วยประหยัดเวลาและพลังงานแก่คุณและลูกค้า ยึดติดกับอีเมลและหากจำเป็น ให้โทรสั้นๆ (ไม่เกิน 15 นาที)

การจัดหมวดหมู่และการนำเสนอในขั้นตอนง่าย ๆ

นอกจากการติดตามเวลาแล้ว เราได้ให้ความสำคัญกับการรายงานการเรียกเก็บเงินของลูกค้าใน Clockify เนื่องจากการติดตามเวลาทางดิจิทัลกลายเป็นแหล่งความไว้วางใจและความโปร่งใสที่น่าเชื่อถือที่สุดระหว่างลูกค้าและผู้รับเหมา รายงานจึงทำได้ง่าย มีรายละเอียด และหลากหลายตามที่คุณต้องการ

ระบุหมวดหมู่โดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง

ใน Clockify คุณสามารถสร้างรายงานที่ไม่ยุ่งยากด้วย ฟิลด์ที่กำหนดเอง กล่องข้อความเหล่านี้เป็นกล่องข้อความเสริมในแต่ละงาน ซึ่งช่วยให้คุณระบุได้ว่าคุณกำลังติดตามอะไรอยู่ ฟิลด์ที่กำหนดเองให้คุณป้อนข้อมูล: ข้อความ ตัวเลข ลิงก์ รหัส สถานที่... พวกเขายังให้ตัวเลือกในการป้อนค่าใช้จ่าย ในกรณีที่งานนั้นมีอยู่

ฟิลด์ที่กำหนดเองใน Clockify

ติดตามเวลา

นี่คือเนื้อและมันฝรั่งของกระบวนการรายงาน

เมื่อจัดหมวดหมู่แล้ว เวลาทำงานของคุณจะต้องมีการติดตามสำหรับแต่ละงานในแต่ละหมวดหมู่ และหากคุณได้ประมาณการไว้ คุณจะสามารถเปรียบเทียบกับเวลาจริงที่ใช้ในการดำเนินการทุกอย่างได้ในคลิกเดียว

ติดตามการประมาณการความคืบหน้าโครงการใน Clockify

จัดทำรายงาน

เครื่องมือติดตามเวลาแบบดิจิทัลในปัจจุบันมีชุดคุณลักษณะจำนวนมากที่สามารถให้รายงานของคุณเป็นชั้นต่างๆ ได้มากที่สุด อาจเป็นแบบเรียบง่ายหรือให้รายละเอียด หรือสรุปประเด็นสำคัญเท่านั้น

รายงานต่างๆ เช่นรายงานข้างต้นจะใช้เวลาทั้งหมดตามชั่วโมงที่ติดตาม จากนั้นให้คุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอได้ทุกเมื่อ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีการโทรเช็คอินหลังจากทำงานมาหลายเดือน และคุณกำลังให้รายงานประจำสัปดาห์ ลูกค้าอาจถามเกี่ยวกับความคืบหน้าโดยรวมของโครงการ เพียงเพื่อตรวจสอบตัวเลข

ด้วยรายงานที่ซิงโครไนซ์ในลักษณะนี้ คุณสามารถดึงข้อมูลนั้นขึ้นมาได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่เปลี่ยนจากแท็บหนึ่งไปอีกแท็บหนึ่ง ขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าต้องการอะไร ช่วยให้คุณสามารถปรับให้เข้ากับขั้นตอนของการประชุมได้ และแทบจะไม่ได้ "ถูกกระทำ" หากไม่มีข้อมูลที่จำเป็นในมือ

นำเสนอรายงาน

หากเป็นไปได้ ให้ถามลูกค้าของคุณในการประชุมครั้งแรกว่าต้องการให้ส่งและนำเสนอรายงานอย่างไร บางคนชอบสไลด์จริง ในขณะที่บางคนต้องการแผ่นงาน Excel หรือกราฟ นอกจากนี้ยังจะเปลี่ยนแปลงตามความถี่และลักษณะของรายงาน

ค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา และพยายามใช้รูปแบบเดียว อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกราฟและแผนภูมิอยู่ในมือ เนื่องจากเป็นการแสดงภาพที่ง่ายที่สุด

สรุป

การรายงานลูกค้าไม่จำเป็นต้องเป็นฝ่ายหลอกลวงในงานของคุณ สามารถป้องกันความสับสนและความเข้าใจผิดได้มากมายโดยการจัดหมวดหมู่งานของคุณโดยพิจารณาจากเหตุผลที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกัน จากนั้น สิ่งที่คุณต้องทำคือติดตามเวลา และให้ซอฟต์แวร์สร้างรายงานที่เหมาะสมกับคุณ กำหนดเวลาสำหรับการรายงานการโทรและอีเมล และปฏิบัติตามนั้น แม้ว่าจะมีการนำเสนอสิ่งใหม่ๆ เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีอะไรใหม่ ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับผู้รับเหมาอยู่บนพื้นฐานของความโปร่งใส ซอฟต์แวร์แบบนี้มีอะไรบ้างที่สามารถให้ได้