6 เคล็ดลับการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อพัฒนาเนื้อหาของคุณ

ไม่ว่าอุตสาหกรรมของคุณจะเป็นเช่นไร มีโอกาสสูงที่คุณจะต้องผ่านการเขียนเชิงธุรกิจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องเขียนอีเมลรายวัน ร่างข้อเสนอ หรือสร้างคู่มือการใช้งานเชิงลึก การเขียนทางธุรกิจจะได้ประโยชน์จากการกระชับและโปร่งใสที่สุดโดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา ผู้ตอบแบบสอบถามของคุณ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน มักจะมีตารางงานที่ยุ่ง

นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดที่จะเรียนรู้เคล็ดลับการเขียนทางธุรกิจชั้นนำ มันไม่ได้เกี่ยวกับการปรับปรุงไวยากรณ์หรือน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพเท่านั้น การเรียนรู้ที่จะเชี่ยวชาญด้านการเขียนทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการคิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับรูปแบบ การจัดระเบียบ และโครงสร้างประโยค เมื่อทำได้ดี ทักษะการเขียนทางธุรกิจสามารถนำไปสู่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและธุรกิจโดยรวมที่คล่องตัว

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติในการเขียนทางธุรกิจที่ดีที่สุดและตัวอย่างเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับเนื้อหาของคุณ

ประเภทของการเขียนเชิงธุรกิจ

ก่อนที่จะเข้าใจเคล็ดลับในการเขียนธุรกิจ คุณจำเป็นต้องเข้าใจการเขียนทางธุรกิจประเภทต่างๆ ก่อน แต่ละประเภทต้องมีรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจของตนเอง

การเรียนการสอน

จุดประสงค์ของการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อการเรียนการสอนคือเพื่อช่วยผู้ตอบแบบสอบถามในการทำงานเฉพาะให้ลุล่วง ส่วนใหญ่แล้ว สไตล์นี้เกี่ยวข้องกับการเขียนคำแนะนำทีละขั้นตอนตามลำดับเวลา น้ำเสียงมีความเป็นทางการและเป็นกลางมากกว่าเมื่อเทียบกับรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจอื่นๆ

ตัวอย่าง:

• คู่มือการใช้งาน
• บันทึกช่วยจำ
• ข้อมูลจำเพาะ

ข้อมูล

การเขียนเชิงธุรกิจที่ให้ข้อมูลเป็นเรื่องปกติในธุรกิจทุกประเภท ที่นี่ เป้าหมายของคุณคือการให้ข้อมูลอัปเดต สร้างบันทึกเพื่อใช้อ้างอิง หรือปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมาย การเขียนข้อมูลทั้งหมดควรมีความถูกต้อง เป็นมืออาชีพ และเป็นกลาง

ตัวอย่าง:

• รายงานธุรกิจ
• การเงิน
• พบกันแปปเดี่ยว

โน้มน้าวใจ

การเขียนเชิงธุรกิจที่โน้มน้าวใจเบี่ยงเบนไปจากการเรียนการสอนและข้อมูลโดยที่เป็นทางการมากขึ้น เป้าหมายสุดท้ายคือการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญและโน้มน้าวให้ผู้อ่านดำเนินการ ด้วยเหตุนี้ การเขียนเชิงโน้มน้าวใจส่วนใหญ่จึงถูกใช้ในงานขาย การตลาด หรือการส่งเสริมการขาย

ตัวอย่าง:

• ช่องทางการขาย
• ข้อเสนอ
• ข่าวประชาสัมพันธ์

การทำธุรกรรม

สุดท้าย มีการเขียนหรือเขียนธุรกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน อีเมลเป็นส่วนสำคัญของการเขียนธุรกรรม แม้ว่าเอกสารทางธุรกิจที่เป็นทางการก็นับรวมอยู่ด้วย ซึ่งรวมถึงเอกสารที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักจะกรอก เช่น จดหมายตอบรับหรือเลิกจ้าง ดังนั้น การเขียนเชิงธุรกรรมจึงมักใช้ในการส่งข่าว

ตัวอย่าง:

• อีเมล
• ใบแจ้งหนี้
• จดหมายแนะนำ

เคล็ดลับการเขียนธุรกิจที่ดีที่สุด

เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยปรับปรุงการโต้ตอบของคุณกับผู้ชมเป้าหมาย

1. คาดการณ์ความต้องการของผู้อ่านของคุณ

แม้ว่าการรู้เป้าหมายหลักในการเขียนเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณควรเข้าใจความต้องการของผู้ฟังด้วย การทำเช่นนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะยึดมั่นในประเด็นและหลีกเลี่ยงการให้รายละเอียดที่ไม่จำเป็น คุณสามารถถามตัวเองด้วยคำถามเบื้องต้น:

• ทำไมผู้อ่านควรสนใจข้อความ?
• พวกเขาอาจมีคำถามอะไร?
• ระดับความเข้าใจในเรื่องนี้อยู่ในระดับใด?

ยิ่งกว่านั้น ให้คิดถึงความสัมพันธ์ที่คุณมีกับผู้รับ หากพวกเขาไม่คุ้นเคยกับคุณ น้ำเสียงของคุณต้องคงความเป็นมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีสายสัมพันธ์แล้ว คุณอาจได้รับประโยชน์จากการที่เป็นกันเองมากขึ้น

2. กระชับ

ประการที่สอง มุ่งมั่นที่จะกระชับที่สุดในการเขียนธุรกิจของคุณ ประโยคยาวและคดเคี้ยวไม่ดึงดูดความสนใจของแต่ละคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขามีตารางงานที่ยุ่ง เพื่อให้กระชับ ให้ใช้ประโยคสั้นๆ ง่ายๆ หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคที่มากเกินไปกับผู้ที่อาจไม่คุ้นเคยกับเรื่อง ในเวลาเดียวกัน ถ้ามีใครเชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ก็อย่าเขียนคำจำกัดความพื้นฐานออกมา

นอกจากนี้ ให้ทิ้งความฟุ่มเฟือยในการเขียนของคุณ เช่น อุปมาอุปมัย คำเปรียบเทียบ คำคุณศัพท์ หรือคำวิเศษณ์ที่ไม่จำเป็น คุณต้องการให้ทักษะการเขียนของคุณในธุรกิจนั้นเข้าใจง่ายและตรงประเด็น

3. มีโครงสร้าง

ประเด็นสำคัญประการหนึ่งที่ต้องจดจำเมื่อเขียนเพื่อธุรกิจคือโครงสร้าง ข้อความที่จัดระเบียบมักจะยุติธรรมดีกว่าข้อความที่ไม่ได้จัดระเบียบ วางแผนงานของคุณล่วงหน้า โดยสรุปสิ่งที่คุณต้องการจะพูดอย่างชัดเจน

นอกจากนี้ พยายามหาข้อความสั้นๆ แทนข้อความยาว ย่อหน้าที่ใช้ถ้อยคำนั้นง่ายต่อการเคลือบ และข้อความของคุณก็อาจถูกกลบไปได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถแยกข้อความโดยใช้:

• ส่วนหัวและส่วนหัวย่อย
• ย่อหน้าละ 3-4 บรรทัด
• ข้อมูลรหัสสี
• ตัวหนาสำหรับข้อมูลสำคัญ
• ตัวแบ่งบรรทัด

4. ใส่ใจกับรายละเอียดเล็กน้อย

หากคุณเขียนอีเมลจำนวนมาก การตัดและวางข้อมูลบางอย่างอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจเพื่อประหยัดเวลา อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่น่าอึดอัดใจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจลืมเปลี่ยนชื่อ ชื่อเรื่อง หรือเพศของผู้รับก่อนที่จะส่งข้อความ การทำเช่นนี้จะทำให้ข้อความที่เหลือของคุณเป็นโมฆะและอาจจำเป็นต้องส่งข้อความติดตามเพื่อขอโทษ

ตรวจสอบคำทักทายและสรุปข้อความของคุณอีกครั้งเพื่อป้องกันไม่ให้ตัวเองทำผิดพลาด ในทางกลับกัน อาจมีบางครั้งที่คุณไม่แน่ใจในชื่อ ชื่อเรื่อง หรือเพศของผู้อ่าน ในกรณีเหล่านี้ ทางที่ดีควรใช้ภาษาที่เป็นกลาง ตัวอย่างเช่น สำหรับเพศ คุณสามารถใช้สรรพนามเอกพจน์ "พวกเขา" มันหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ของความผิดพลาดของสรรพนามและช่วยให้ผู้รับชี้แจงว่าพวกเขาเป็นใคร

5. รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่แข็งแกร่ง

คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ของคุณจะแจ้งให้ผู้ตอบทราบว่าต้องดำเนินการใดต่อไป การสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่จะรวม CTA และกุญแจสำคัญคือต้องเฉพาะเจาะจงที่สุด หากคุณปล่อยให้ผู้ชมเดา พวกเขาจะไม่รู้หรือสนใจว่าจะทำอะไรต่อไป ซึ่งอาจนำไปสู่การไม่มีการดำเนินการหรือข้อความติดตามผลเพื่อขอคำชี้แจงที่ต้องใช้เวลามากขึ้น ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะให้กรอบเวลา CTA ของคุณเพื่อกระตุ้นให้ดำเนินการ

CTA ที่ดีมีลักษณะดังนี้:

"โปรดลงนามและส่งคืนเอกสารนี้ภายในเวลา 17.00 น. ของวันพฤหัสบดีที่ 22 พฤษภาคม"

ไม่มีความสับสนว่าต้องทำอะไรหรือเมื่อไหร่

6. พิสูจน์อักษรหลายครั้ง

เมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาพิสูจน์อักษร นักเขียนธุรกิจที่ประสบความสำเร็จหลายคนอ่านงานของพวกเขาออกมาดังๆ เพื่อตรวจหาวลีที่น่าอึดอัด ซ้ำซาก หรือไม่จำเป็น คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลออนไลน์ เช่น Grammarly หรือ Hemingway เพื่อตรวจสอบไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน ตรวจสอบไวยากรณ์สำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทั่วไปและข้อผิดพลาดขั้นสูง เช่น การใช้เสียงแฝง เฮมิงเวย์ทำเช่นเดียวกันแต่ยังเน้นที่ระดับการอ่านงานเขียนของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณปรับแต่งข้อความให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น

คุณยังสามารถขอให้บุคคลอื่นดูแลงานของคุณได้ ดวงตาคู่ใหม่สามารถมองเห็นข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไปหรือให้มุมมองใหม่

ตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจที่ดี

เพื่อช่วยนำเคล็ดลับการเขียนทางธุรกิจข้างต้นมาสู่ชีวิต คุณสามารถดูตัวอย่างการเขียนธุรกิจที่ดีที่สุดดังต่อไปนี้

1) ข่าวประชาสัมพันธ์: Microsoft

‍

Microsoft ซึ่งเป็นบริษัทเทคโนโลยีข้ามชาติยังคงครองตลาดอย่างต่อเนื่องโดยมีรายได้สุทธินับพันล้านครั้งทุกปี บริษัทยังดูแลงานเขียนทางธุรกิจหลายประเภทและทำได้ดี ด้านบนนี้เป็นตัวอย่างของการแถลงข่าวเกี่ยวกับโครงการใหม่ที่กำลังพัฒนาในแอตแลนต้า รัฐจอร์เจีย ข่าวประชาสัมพันธ์ถูกสร้างขึ้นเพื่อดึงดูดความสนใจของสื่อและผู้บริโภค และสร้างความน่าเชื่อถือ

Microsoft ประสบความสำเร็จในการแถลงข่าวโดย:

• มีการจัดรูปแบบชื่อสถานที่และวันที่ที่ถูกต้อง
• ใช้ย่อหน้าสั้นๆ บรรยายแบบมืออาชีพ
• รวมหัวข้อย่อยเพื่อแยกข้อความ
• รวมคำอธิบายบริษัทที่ส่วนท้าย
• ให้การเข้าถึงข้อมูลการติดต่อของทั้งชุมชนและสื่อมวลชน

2) รายละเอียดบริษัท: Tesla

แม้ว่าเทสลาจะผลิตรถยนต์เชิงนวัตกรรม แต่ก็ประสบความสำเร็จในด้านการวางตำแหน่งแบรนด์ บริษัทมีความมั่นใจในตัวเองในความสามารถในการเปลี่ยนแปลงอนาคต และส่งผลให้มีฐานแฟนๆ จำนวนมาก มันถ่ายทอดสิ่งนี้ผ่านคำอธิบายของบริษัทบนเว็บไซต์ คำอธิบายบริษัทเป็นรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจที่ได้รับความนิยม เนื่องจากเป็นการดึงดูดนักลงทุนและหุ้นส่วนที่มีศักยภาพ

เทสลาประสบความสำเร็จในรายละเอียดของบริษัทโดย:

• บรรยายประวัติบริษัท
• อธิบายสินค้าและบริการ
• รวมถึงที่ตั้งของบริษัท
• สรุปวัตถุประสงค์ปัจจุบัน
• แสดงพันธกิจโดยรวม

3) จดหมายประกาศของบริษัท: Starbucks

สตาร์บัคส์แตกต่างจากร้านกาแฟหลายแห่งโดยเสนอให้พนักงานมีส่วนได้เสียในบริษัท ความคิดริเริ่มนี้เปิดตัวในปี 1990 และดำเนินต่อไปจนถึงทุกวันนี้ Howard Shultz อดีต CEO ของ Starbucks ประกาศข่าวผ่านจดหมายประกาศของบริษัทถึงพนักงาน การเขียนเชิงธุรกิจที่ให้ข้อมูลเหล่านี้ทำหน้าที่แชร์ข่าวใหญ่กับคนจำนวนมากอย่างมีประสิทธิภาพ

Starbucks ประสบความสำเร็จในจดหมายประกาศของบริษัทโดย:

• พูดกับผู้อ่านโดยตรง
• สะท้อนคุณค่าและพันธกิจของบริษัท
• กล่าวขอบคุณพนักงาน
• แนะนำการเปลี่ยนแปลงอย่างกระชับ
• รวมถึงการออกจากระบบ

เชี่ยวชาญการเขียนธุรกิจของคุณเมื่อเวลาผ่านไป

‍

การเขียนเชิงธุรกิจเกิดขึ้นทุกวันสำหรับหลายบริษัท แม้ว่าจะมีการสื่อสารทางธุรกิจหลายประเภท แต่เป้าหมายก็มักจะเหมือนกัน นั่นคือ มีความชัดเจน รัดกุม และเป็นระเบียบ การปฏิบัติตามคำแนะนำในการเขียนธุรกิจเหล่านี้จะทำให้เกิดการสื่อสารที่ส่งผลกระทบและความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นทั่วทั้งกระดาน

การพัฒนาทักษะการเขียนธุรกิจของคุณมักจะเกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป อย่างไรก็ตาม มีแหล่งข้อมูลที่จะช่วยคุณตลอดการเดินทาง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้บริการไวยากรณ์และการแก้ไข หรือจ้างนักเขียนธุรกิจผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ ด้วยการวิจัยและคำแนะนำที่ถูกต้อง คุณสามารถจัดเตรียมงานเขียนทางธุรกิจที่ทิ้งร่องรอยไว้ได้

‍