เป็นผู้ซื้อที่ได้รับข้อมูล: ทำความเข้าใจต้นทุนที่แท้จริงของซอฟต์แวร์ธุรกิจ

ไม่ใช่แค่คุณ—การจัดทำงบประมาณสำหรับซอฟต์แวร์ธุรกิจนั้นซับซ้อน เราอยู่ที่นี่เพื่อทำลายมันลง

หมายเหตุ: บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในสหรัฐอเมริกา ไม่ได้มีเจตนาที่จะให้คำแนะนำทางการเงินหรือรับรองแนวทางการดำเนินการเฉพาะแต่อย่างใด สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ปรึกษานักบัญชีหรือที่ปรึกษาทางการเงินของคุณ

ในโลกอุดมคติ การซื้อซอฟต์แวร์จะตรงไปตรงมาเหมือนกับการซื้อเกือบทุกอย่าง มีราคาที่ตั้งไว้ คุณจ่ายเอง และนั่นแหล่ะ—คุณเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์!

หากคุณได้เริ่มค้นคว้าตัวเลือกซอฟต์แวร์ต่างๆ สำหรับธุรกิจของคุณแล้ว คุณรู้อยู่แล้วว่ามันไม่ง่ายอย่างนั้น ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ไม่เพียงแต่ใช้รูปแบบการกำหนดราคาที่แตกต่างกันอย่างมากเท่านั้น แต่ยังรวมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการเป็นเจ้าของและใช้งานระบบอีกด้วย

จากการสำรวจของ Capterra ปี 2019 เกี่ยวกับแนวโน้มการซื้อซอฟต์แวร์ในธุรกิจขนาดเล็ก ความกลัวว่าค่าใช้จ่ายจะเกินงบประมาณคืออุปสรรคภายในอันดับต้นๆ ของการลงทุนในซอฟต์แวร์ธุรกิจ เว้นแต่คุณจะรู้ต้นทุนที่แท้จริงของการเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์ ความเสี่ยงในการเกินงบประมาณนั้นมีอยู่จริง

(เพื่อไม่ให้เกินงบประมาณ โปรดตรวจสอบเครื่องคำนวณต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของที่นี่)

ในที่นี้ เราจะแบ่งองค์ประกอบหลักห้าประการที่ประกอบขึ้นเป็นต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์ธุรกิจ เป้าหมาย? เพื่อชี้แจงค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์เพื่อให้คุณรู้สึกมั่นใจในการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์ของคุณ

องค์ประกอบต้นทุน #1: ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เอง

ใบอนุญาตซอฟต์แวร์—ค่าใช้จ่ายในการเป็นเจ้าของและใช้งานซอฟต์แวร์จริง—ได้รับเกียรติสองประการจากการเป็นส่วนสำคัญของราคาซอฟต์แวร์ และ ต้นทุนที่ยากจะสรุปได้อย่างชัดเจน เพราะมันอาจแตกต่างกันอย่างมากเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อคุณปรับขนาดธุรกิจของคุณ

คุณจะพบกับโมเดลราคาใบอนุญาตซอฟต์แวร์หลักๆ สองแบบ: การกำหนดราคาแบบต่อเนื่องและราคาการสมัครรับข้อมูล

ด้วย การกำหนดราคาแบบถาวร คุณจ่ายราคาหนึ่งล่วงหน้าเพื่อเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์อย่างไม่มีกำหนด (กล่าวคือ ในความเป็นอมตะ จึงเป็นที่มาของชื่อ) รูปแบบการกำหนดราคานี้มีรูปแบบที่ยาวที่สุดและโดยทั่วไปมักใช้สำหรับซอฟต์แวร์ที่ติดตั้ง "ในองค์กร" ซึ่งหมายความว่ามีการดาวน์โหลดและจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ในธุรกิจของคุณ

H&R Block เป็นตัวอย่างของการกำหนดราคาถาวร คุณสามารถซื้อซอฟต์แวร์เตรียมภาษีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กนี้ได้ในราคา 89.95 ดอลลาร์แบบครั้งเดียว

ด้วย ราคาการสมัครสมาชิก คุณต้องชำระค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปีเพื่อใช้ซอฟต์แวร์ หากคุณหยุดชำระเงินหรือไม่ต่ออายุสัญญา คุณจะสูญเสียความสามารถในการใช้ซอฟต์แวร์ โมเดลราคานี้เป็นแบบใหม่ล่าสุด เป็นที่นิยมมากกว่า และมักใช้สำหรับซอฟต์แวร์ที่ใช้งานผ่านระบบคลาวด์ (โมเดลการปรับใช้นี้เรียกอีกอย่างว่า “Software-as-a-Service” หรือ “SaaS”) นั่นหมายความว่าโฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์และลูกค้าเข้าถึงได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ต

Basecamp เป็นตัวอย่างของการกำหนดราคาสมาชิกแบบคงที่ คุณสามารถซื้อระบบการจัดการโครงการนี้ได้ในราคา $99/เดือน

มีราคาการสมัครรับข้อมูลอื่นๆ อีกสามประเภทที่คุณสามารถใช้ได้เช่นกัน โดยมีค่าธรรมเนียมที่แตกต่างกันไปตามปัจจัยต่างๆ ได้แก่ การบริโภค ขนาด และการกำหนดราคาตามผู้ใช้

1. ราคา ตามการบริโภค จะเชื่อมโยงค่าธรรมเนียมการสมัครของคุณกับจำนวนเงินที่คุณใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการที่เกี่ยวข้อง Cheddar ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงิน ใช้การกำหนดราคาตามการบริโภค โดยเรียกเก็บเงิน 99 ดอลลาร์ต่อเดือน บวกค่าธรรมเนียมตามจำนวนธุรกรรมที่ทำผ่านระบบ
2. การกำหนดราคาตามขนาด จะเชื่อมโยงค่าธรรมเนียมการสมัครของคุณกับขนาดขององค์กรของคุณ เช่น จำนวนพนักงานหรือลูกค้าที่คุณมี WebHR ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับแผนก HR ใช้การกำหนดราคาตามขนาด สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 150 คน WebHR จะเรียกเก็บเงิน 1.85 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน
3. ราคาตามผู้ใช้จะ ผูกค่าสมัครของคุณกับจำนวนคนที่คุณใช้ซอฟต์แวร์ Onshape ซอฟต์แวร์ออกแบบทางวิศวกรรม ใช้การกำหนดราคาตามผู้ใช้ แผน "มืออาชีพ" ของพวกเขามีค่าใช้จ่าย 2,100 เหรียญสหรัฐต่อผู้ใช้ต่อปี

ในกรณีส่วนใหญ่ มือของคุณจะถูกผูกติดอยู่กับรูปแบบการกำหนดราคาซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก หายากที่ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะเสนอตัวเลือกแบบถาวรและแบบสมัครสมาชิกสำหรับผลิตภัณฑ์ของตน

อย่างไรก็ตาม คุณมีทางเลือกในจุดใด หรือหากคุณกำลังเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ถาวรกับผลิตภัณฑ์ที่ต้องสมัครสมาชิก ให้ชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของแต่ละรายการเพื่อพิจารณาว่ารุ่นใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

องค์ประกอบต้นทุน #2: ฮาร์ดแวร์

เห็นได้ชัดว่า ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงต้นทุนของฮาร์ดแวร์ในการเรียกใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณซื้อ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งต่อการปรับใช้ในสถานที่ซึ่งไม่เพียงแต่ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์เพื่อโฮสต์ซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงอุปกรณ์ใหม่ที่ใช้ระบบปฏิบัติการที่เหมาะสมด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่ง: หากคุณใช้ Mac แต่ซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการใช้ Windows เท่านั้น นั่นถือเป็นค่าใช้จ่ายที่สำคัญ

เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ การปรับใช้ SaaS จึงมีความยืดหยุ่นด้านฮาร์ดแวร์มากขึ้น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนจะใช้งานได้ บริษัทยังสามารถประหยัดเงินในฮาร์ดแวร์โดยอนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ของตนเองมาจากที่บ้าน (แม้ว่าจะควรจับคู่กับนโยบายนำอุปกรณ์มาเอง (BYOD) ที่ครอบคลุมเพื่อลดช่องโหว่ด้านไอที)

ซอฟต์แวร์บางประเภทจะต้องซื้อฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมด้วย ระบบการเข้างานแบบไบโอเมตริกซ์ เช่น ใช้ลายนิ้วมือของบุคคลหรือตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีคนที่พวกเขาอ้างว่าเป็น แพลตฟอร์มเหล่านี้ต้องการฮาร์ดแวร์เฉพาะเพื่อลงทะเบียนไบโอเมตริกซ์ได้อย่างถูกต้อง

uAttend ขายนาฬิกาบอกเวลาที่เข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ของตนบนเว็บไซต์ ( ที่มา )

ผู้จำหน่ายบางรายอาจต้องการให้คุณใช้ฮาร์ดแวร์ที่เชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์ของตน หรือคุณอาจมีอิสระในการเลือกซื้อสินค้า

องค์ประกอบต้นทุน #3: การดำเนินการ

ผู้จำหน่ายสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียว ณ เวลาที่คุณซื้อเพื่อนำซอฟต์แวร์ไปใช้และนำไปปรับใช้กับธุรกิจของคุณ นอกจากการติดตั้งและตั้งค่าพื้นฐานแล้ว ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการยังสามารถครอบคลุมความต้องการต่างๆ เช่น:

• การปรับแต่งซอฟต์แวร์
• การโยกย้ายข้อมูลจากระบบก่อนหน้า
• บูรณาการกับระบบปัจจุบัน

หากคุณสามารถดำเนินการติดตั้งซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง ผู้จำหน่ายอาจยกเว้นค่าใช้จ่ายนี้ ตัวอย่างเช่น Odoo ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เสนอตัวเลือกการใช้งานแบบบริการตนเองฟรีควบคู่ไปกับตัวเลือกแบบชำระเงินหากคุณต้องการความช่วยเหลือ

ตัวเลือกการใช้งาน Odoo ( แหล่งที่มา )

หลักการทั่วไปคือระบบในองค์กรมีค่าใช้จ่ายในการใช้งานมากกว่าระบบคลาวด์ ระบบที่ซับซ้อนมากขึ้นมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งมากกว่าแอพพื้นฐานเช่นกัน

ในบางกรณี คุณอาจใช้จ่ายมาก (ถ้าไม่มาก) ในการติดตั้งใช้งานมากกว่าสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์จริง ถามผู้ขายเกี่ยวกับรายละเอียดของตัวเลือกการใช้งานและค่าธรรมเนียมตามงบประมาณ

องค์ประกอบต้นทุน #4: การฝึกอบรม

แม้ว่าค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์โดยทั่วไปจะรวมการเข้าถึงคู่มือช่วยเหลือและฟอรัมการสนับสนุน ผู้ขายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมแยกต่างหากสำหรับการฝึกอบรมเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกและความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ การฝึกอบรมนี้อาจเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถคุ้นเคยกับแพลตฟอร์มได้อย่างรวดเร็ว

การฝึกอบรมสามารถนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยมีต้นทุนดังนี้:

• การส่งพนักงานไปยังไซต์ฝึกอบรมผู้ขาย
• การนำเทรนเนอร์มาที่บริษัทของคุณ
• เซสชันการสัมมนาผ่านเว็บเสมือนจริง
• หลักสูตรอีเลิร์นนิงด้วยตนเอง

ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ที่มีชื่อเสียงอาจเสนอการรับรองที่ผู้ใช้สามารถได้รับเพื่อแสดงว่าพวกเขามีความรู้เกี่ยวกับแพลตฟอร์ม ตัวอย่างเช่น Salesforce เสนอการรับรองที่หลากหลายซึ่งมีค่าใช้จ่ายตั้งแต่ 200 ถึง 6,000 ดอลลาร์

รายการ ใบรับรองผู้ดูแลระบบ Salesforce ( ที่มา )

ไม่ว่าคุณจะต้องการตัวเลือกการฝึกอบรมแบบใด อย่าลืมจัดงบประมาณให้ไม่เพียงแต่สำหรับผู้ใช้เริ่มต้น แต่ยังรวมถึงพนักงานใหม่ที่ต้องเรียนรู้ระบบต่อไป

องค์ประกอบต้นทุน #5: การสนับสนุน

ในบางครั้ง ค่าใช้จ่ายของใบอนุญาตอาจรวมเข้าด้วยกัน การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องอาจเป็นการเรียกเก็บเงินแยกต่างหากซึ่งครอบคลุมการบำรุงรักษา อัปเกรด และแม้แต่การบริการลูกค้าแบบพรีเมียม

ตัวอย่างเช่น ลูกค้า Adobe มีตัวเลือกในการเลือกเข้าร่วมโปรแกรม Adobe Platinum Maintenance and Support ซึ่งให้การช่วยเหลือลูกค้าตามลำดับความสำคัญตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด โดยมีค่าธรรมเนียมรายปีประมาณ 20% ของค่าลิขสิทธิ์

การสนับสนุนอาจรวมถึงตัวเลือกสำหรับการให้คำปรึกษา ซึ่งจะจับคู่คุณกับตัวแทนบัญชีเพื่อพบปะกันอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวิธีรับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์ HubSpot ซึ่งเป็นระบบการตลาดเสนอตัวเลือกการให้คำปรึกษาสี่แบบที่แตกต่างกันตั้งแต่ 400 ถึง 1,600 ดอลลาร์ต่อเดือน

ตัวเลือกการให้คำปรึกษา ของ HubSpot ( ที่มา )

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริการสนับสนุนที่พวกเขาเสนอ ผู้จำหน่ายของคุณอาจรับภาระด้านการดูแลระบบที่สำคัญบางอย่างที่คุณไม่สามารถจัดการได้ (เช่น ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนบางรายสามารถจัดการความต้องการด้านบัญชีเงินเดือนของบริษัทให้คุณได้)

ชั่งน้ำหนักค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเหล่านี้ภายในให้เสร็จสิ้น เทียบกับการว่าจ้างผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ภายนอก

เคล็ดลับสุดท้ายในการบันทึกซอฟต์แวร์

การกำหนดราคาซอฟต์แวร์ไม่เคยง่ายอย่างที่ปรากฏบนเว็บไซต์ของผู้ขาย ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่นั้นมีอยู่มากมาย และหากคุณไม่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายเหล่านี้ คุณจะพบว่างบประมาณซอฟต์แวร์ของคุณเกินงบ

การทำความเข้าใจองค์ประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนที่แท้จริงของซอฟต์แวร์ธุรกิจ จะช่วยให้คุณเตรียมและควบคุมต้นทุนได้

หมายเหตุ: ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ที่กล่าวถึงในบทความนี้ได้รับเลือกเพื่อแสดงแบบจำลองราคาซอฟต์แวร์ต่างๆ เท่านั้น และไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ กลยุทธ์การกำหนดราคาเหล่านี้ไม่ได้มีลักษณะเฉพาะสำหรับบริษัทเหล่านี้ และนำเสนอโดยผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์รายอื่นๆ มากมาย

ข้อมูลการสำรวจแนวโน้มการซื้อซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กปี 2019 ของ Capterra

Capterra ดำเนินการสำรวจนี้ตั้งแต่เดือนกันยายนถึงตุลาคม 2019 ท่ามกลางผู้นำธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในสหรัฐฯ 129 ราย บริษัทต่างๆ ได้รับการคัดเลือกตามขนาดสำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 2-249 คน และมีรายได้ต่อปีสำหรับทั้งองค์กรน้อยกว่า 100 ล้านดอลลาร์ต่อปี พวกเขาต้องซื้อซอฟต์แวร์อย่างน้อยหนึ่งตัวเป็นเงิน 5,000 เหรียญสหรัฐขึ้นไปในช่วงสิบสองเดือนที่ผ่านมา ผู้ตอบแบบสอบถามต้องอย่างน้อยเป็นผู้จัดการสำนักงาน ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์ในองค์กรของตน