เคล็ดลับการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ 7 ข้อเพื่อสื่อข้อความของคุณได้ดียิ่งขึ้น

การเขียนภาษาธรรมดาหรือที่เรียกว่าภาษาอังกฤษล้วนคือสิ่งที่ดูเหมือน — การเขียนให้ชัดเจนและรัดกุม เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณพยายามจะพูดได้อย่างง่ายดาย ในบริบทของข้อเสนอทางธุรกิจ การเขียนภาษาธรรมดาเป็นการขจัดความคลุมเครือ ภาษาที่สับสน และศัพท์เฉพาะออกจากการเขียนข้อเสนอของคุณ

ภาษาธรรมดาทำให้ข้อเสนอของคุณเข้าใจง่ายขึ้น จดจำได้ง่ายขึ้น และผู้ซื้อตอบว่าใช่ได้ง่ายขึ้น

หากต้องการสื่อข้อความของคุณออกไปและช่วยให้ผู้คนจดจำได้ โปรดคำนึงถึงเคล็ดลับเจ็ดข้อ (และกฎไวยากรณ์) เหล่านี้เมื่อเขียนข้อเสนอ:

เคล็ดลับการเขียนข้อเสนอภาษาธรรมดา:

1. ใช้คำง่ายๆ

2. คำพูดเชิงบวกมากกว่าคำเชิงลบ

3. ตัวเชื่อมต่ออย่างง่ายแทนสตริงของคำ

4. กริยาที่ใช้งาน > กริยาแบบพาสซีฟ

5. กริยาที่แม่นยำยิ่งขึ้น คำนามที่เป็นนามธรรมน้อยลง

6. สั้น คำศัพท์ในชีวิตประจำวัน ไม่ยาว วิชาการ

7. ใช้ประโยคสั้นๆ ที่มีแนวคิดหลักเดียว

1. ใช้คำง่ายๆ เป็นรูปธรรม ไม่ยาก เป็นนามธรรม

เราคงเคยได้ยินวลีที่ว่า “Less is more” และข้อเสนอทางธุรกิจก็ไม่มีข้อยกเว้น การเขียนข้อเสนอของคุณให้เรียบง่ายทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจะเข้าใจประเด็นที่คุณพยายามจะสื่อ คุณ สามารถ ใช้คำศัพท์ในอุตสาหกรรมและคำศัพท์ทางเทคนิคได้ แต่คุณควรพยายามใช้คำเหล่านั้นให้น้อยที่สุด เว้นแต่ว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นผู้เชี่ยวชาญหรือคุณแน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นผู้ที่ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในสายธุรกิจของคุณ และอาจไม่คุ้นเคยกับวลีเฉพาะอุตสาหกรรม ใช้คำศัพท์ง่ายๆ หรือถ้าคุณต้องการใช้คำศัพท์ที่เป็นนามธรรมจริงๆ โปรดอธิบายให้ชัดเจน

2. ใช้คำพูดเชิงบวกแทนคำเชิงลบ

การคิดบวกนั้นดีกว่าเมื่อมองจากทัศนคติ ย่อมดีกว่าเมื่อมองในมุมที่ชัดเจนด้วย

ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งอีเมลถึงใครบางคนในทีมของคุณอย่างกระตือรือร้นเกี่ยวกับโครงการใหม่ที่อาจเกิดขึ้น:

“ไม่มีเหตุผลที่เราไม่ควรทำโครงการนี้”

เราทุกคนอ่านขาดตอน เราไม่ได้อ่านทุกประโยคหรือแม้แต่ทุกคำของทุกประโยค การใช้ถ้อยคำของประโยคนี้เน้นคำว่า 'ไม่สามารถ' และ 'ไม่' ซึ่งทำให้ผู้อ่านคิดว่าเป็นการตอบสนองเชิงลบ นี่เป็นวิธีที่ดีกว่าในการพูดในสิ่งเดียวกันโดยไม่ทิ้งการตีความ:

“เราต้องทำโครงการนี้!”

3. ใช้ตัวเชื่อมต่ออย่างง่ายแทนสตริงของคำ

การเชื่อมโยงคำสามารถเปลี่ยนประโยคธรรมดาเป็นประโยคที่ซับซ้อนได้ นอกจากนี้ยังสามารถทำให้คุณดูอวดดี

คุณเคยเขียนสิ่งนี้ในข้อเสนอหรือไม่?

“สำหรับวัตถุประสงค์ของโครงการนี้ และในกรณีที่มีการพิจารณาแล้วว่าเราต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เราจะสวมบทบาทเป็นลูกค้าของคุณและดำเนินการตรวจสอบเว็บไซต์ของคุณ”

ครั้งต่อไป ลองทำสิ่งนี้:

“หากเราต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เราจะทำการตรวจสอบเว็บไซต์ของคุณจากมุมมองของลูกค้า”

4. ใช้กริยาที่ใช้แทนกริยาแบบพาสซีฟ

เสียงที่ใช้งานระบุการกระทำอย่างชัดเจนและบอกผู้อ่านว่าใครเป็นผู้ดำเนินการนั้น ผู้อ่านชอบใช้เสียงพูดเพราะเป็นวิธีสื่อสารที่เป็นธรรมชาติมากกว่า ซึ่งรับประกันว่าจะไม่มีความเข้าใจผิดว่าใครกำลังทำอะไร

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนข้อเสนอและต้องการอวดเกี่ยวกับแคมเปญที่ยอดเยี่ยมที่หน่วยงานของคุณพัฒนาขึ้น คุณคิดว่าข้อความใดมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน

“แคมเปญออนไลน์ได้รับการพัฒนาขึ้นซึ่งส่งผลให้มีสมาชิกใหม่ 400 รายต่อเดือน”

หรือ:

“ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านดิจิทัลของเราพัฒนาแคมเปญออนไลน์ที่มีสมาชิกใหม่ 400 รายต่อเดือน”

ข้อความที่สองทำให้แน่ใจว่าการเน้นคือการกระทำที่ประสบความสำเร็จของคุณ นอกจากนี้ยังไม่มีความคลุมเครือว่าใครทำอะไร นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังร่างบทบาทและความรับผิดชอบระหว่างลูกค้าและธุรกิจของคุณ

5. ใช้กริยาที่แม่นยำแทนคำนามที่เป็นนามธรรม

คำกริยามีไว้เพื่ออธิบายการกระทำ ดังนั้นให้พวกเขาทำหน้าที่ของตน และในขณะที่คุณทำอยู่ ให้พูดง่ายๆ

พูดทำไม

“แอปข้อเสนอของเราจะปรับปรุงอัตราการปิดของคุณ”

เมื่อคุณสามารถพูดได้ว่า

“แอปข้อเสนอของเราจะปรับปรุงอัตราการปิดของคุณ”

เรียบง่าย สั้นกว่า และมั่นใจยิ่งขึ้น กำจัดคำที่ไม่เพิ่มมูลค่า

6. สั้น คำศัพท์ในชีวิตประจำวัน ไม่ยาว วิชาการ

หากคุณพยายามพูดเกินจริง คนอื่นอาจคิดว่าคุณกำลังพยายามพูดเหนือพวกเขา หรือว่าคุณพยายามทำให้ฟังดูฉลาดกว่าที่คุณเป็น คนชอบ ไว้วางใจ และจ้างคนที่พวกเขาเข้าใจ

หากคุณกำลังพยายามอธิบายให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทราบว่าเหตุใดซอฟต์แวร์ข้อเสนอของคุณจึงยอดเยี่ยม คุณ สามารถ พูดว่า :

"ซอฟต์แวร์ข้อเสนอของเราปรับปรุงระบบนิเวศของข้อเสนอทุกด้านเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและมอบประสบการณ์ลูกค้าที่เหนือชั้น"

แต่ดูเหมือนว่าคุณกำลังพยายามมากเกินไป

ให้ใช้คำสั้นๆ ที่คุณอาจใช้ในการสนทนาแทน:

“ซอฟต์แวร์ข้อเสนอของเราช่วยให้คุณมีการควบคุมและการมองเห็นที่คุณต้องการเพื่อปิดดีลเพิ่มเติม”

7. ใช้ประโยคที่กระชับกับแนวคิดหลักเดียว

การพยายามยัดเยียดความคิดหลายๆ อย่างให้เป็นประโยคเดียวอาจทำให้สับสนได้ และถ้าคุณพยายามขยายประโยคให้เข้ากับบริบทมากขึ้น อาจฟังดูเหมือนคุณกำลังเดินเตร่อยู่

วิธีง่ายๆ ในการทดสอบว่าคุณสามารถแยกประโยคได้หรือไม่ ให้มองหาคำว่า "และ" และดูว่าคุณสามารถแทนที่ด้วยจุดได้หรือไม่

แทนที่จะพูดว่า:

“ธุรกิจของเราให้บริการทำความสะอาดสำหรับสำนักงาน พื้นที่ที่อยู่อาศัย และสถานที่ตั้งเชิงพาณิชย์ และเรายังมีราคาที่ดีและมีชื่อเสียงที่น่าทึ่งอีกด้วย”

คุณสามารถแบ่งประเด็นของคุณออกเป็นสองประโยค:

“ธุรกิจของเรานำเสนอชุดบริการทำความสะอาดสำหรับสำนักงาน พื้นที่ที่อยู่อาศัย และสถานที่เชิงพาณิชย์ นอกจากนี้เรายังมีราคาที่ต่ำที่สุดในเมืองและชื่อเสียงที่ดีที่จะสนับสนุนเรา”

Gong labs ยกประเด็นสำคัญในบทความล่าสุด: มีความแตกต่างพื้นฐานระหว่างสั้นและกระชับ สั้นเกี่ยวกับความยาว แต่รัดกุมเกี่ยวกับความยาวและความหมาย ประโยคที่ยาวขึ้น สามารถ ทำงานได้ดี แต่ถ้ามันเต็มไปด้วยคุณค่า บางครั้งคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงประโยคยาวๆ ได้ ดังนั้นในสถานการณ์เหล่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคำมีจุดมุ่งหมาย

ความคิดสุดท้าย

นอกเหนือจากเนื้อหาและรูปแบบของข้อเสนอแล้ว งานเขียนของคุณมีผลกระทบมากกว่าที่คุณคิด แม้ว่าการใช้น้ำเสียงและรูปแบบอย่างเหมาะสมสามารถช่วยให้คุณปรับแต่งข้อความของคุณได้ แต่ภาษาที่คุณใช้อาจเป็นความแตกต่างระหว่างการเอาชนะผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าหรือการปัดป้องการสำหรับข้อเสนอถัดไปและเป็นลายลักษณ์อักษรที่ดีกว่า

จำไว้ว่า ถ้าคนอื่นไม่เข้าใจสิ่งที่คุณคุณกำลังพูดถึง พวกเขาจะไม่ถูกชักชวนโดยสิ่งที่คุณพูด ครั้งต่อไปที่คุณมีผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่มีแนวโน้มอยู่ในขั้นตอนการทำงาน ลองดูคำแนะนำของเราในการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่ชนะเพื่อขอความช่วยเหลือในการรักษาข้อตกลง