เหตุใดองค์กรของคุณจึงต้องการนโยบายความเป็นส่วนตัว

ด้วยความก้าวหน้าของยุคดิจิทัล พวกเราหลายคนกำลังดำเนินเรื่องส่วนตัวทางออนไลน์ สิ่งต่างๆ เช่น การซื้อของออนไลน์ โซเชียลเน็ตเวิร์ก หน้าที่การงาน การหางาน ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของเรา ซึ่งเรามักจะต้องให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเรา

การควบคุมความเป็นส่วนตัวกลายเป็นเรื่องท้าทายในแต่ละวัน เนื่องจากผู้คนมักตกเป็นเหยื่อของการแอบอ้างเว็บไซต์ที่อาจดูถูกกฎหมาย เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบเหล่านี้ ลูกค้าจะต้องมองหานโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัทหรือองค์กรก่อนที่จะให้รายละเอียดส่วนบุคคลทั้งหมด

นโยบายความเป็นส่วนตัวคืออะไร

นโยบายความเป็นส่วนตัวเป็นคำชี้แจงที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งกำหนดวิธีที่ธุรกิจของคุณจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับจากลูกค้าหรือผู้เยี่ยมชม นโยบายความเป็นส่วนตัวทำงานเป็นเครื่องมือแนะนำแก่ลูกค้าเกี่ยวกับวิธีการที่บริษัทจะรวบรวม จัดเก็บ ปกป้อง และใช้ข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมด เช่น

• ชื่อ
• วันเกิด
• เบอร์ติดต่อ
• ข้อมูลตำแหน่ง
• ภาพถ่าย
• หมายเลขประกันสังคม
• รายละเอียดการจ่ายเงิน

ทำไมการมีนโยบายความเป็นส่วนตัวจึงเป็นสิ่งจำเป็น?

นโยบายความเป็นส่วนตัวเป็นสิทธิขั้นพื้นฐาน หากคุณมีเว็บไซต์ธุรกิจ ผู้ใช้ต้องรับผิดชอบในการแสดงสาเหตุที่น่าเชื่อถือ คุณต้องพูดถึงวิธีที่บริษัทของคุณจะดำเนินการเพื่อปกป้องข้อมูลของบุคคลจากการใช้ในทางที่ผิด การสูญหาย การโจรกรรม และการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต คุณควรใช้ความยุ่งยากในการเขียนนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณเองเพราะ:

• มันเป็นสิ่งจำเป็นตามกฎหมาย
• แอพหรือบริการของบุคคลที่สามบางตัวที่คุณใช้อาจจำเป็นต้องใช้
• จะช่วยให้คุณมีความโปร่งใส
• การปกป้องความเป็นส่วนตัวจะช่วยให้คุณได้รับรายได้มากขึ้น
• คุณจะได้รับลูกค้าและความไว้วางใจมากขึ้น
• เป็นการป้องกันสำหรับทั้งคุณและผู้เยี่ยมชมของคุณ

นโยบายความเป็นส่วนตัวอาจแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ตามกฎหมายแล้ว หลายประเทศจำเป็นต้องมีนโยบายความเป็นส่วนตัวบนเว็บไซต์ ตัวอย่างเช่น ในออสเตรเลีย หลักการความเป็นส่วนตัวของออสเตรเลียประกอบด้วยหลักการ 13 ประการที่อธิบายว่าควรจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไร

หลักการความเป็นส่วนตัวของออสเตรเลีย (APP)

หลักการความเป็นส่วนตัวของออสเตรเลีย (APP) เป็นพื้นฐานของพระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวของออสเตรเลีย APP ทำงานเป็นกรอบความเป็นส่วนตัวเพื่อปกป้องข้อมูลของบุคคลและควบคุมวิธีที่หน่วยงานและองค์กรของรัฐบาลออสเตรเลียจัดการรายละเอียดส่วนบุคคลของผู้ใช้

ในปี 2014 มีการเปลี่ยนแปลงมากมายในกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่มีอยู่ในออสเตรเลีย หลักการความเป็นส่วนตัวของออสเตรเลีย (APP) แทนที่หลักการความเป็นส่วนตัวแห่งชาติและพระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวปี 2014 แก้ไขพระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัว 1988 ด้วย 13 แอพ แต่อีกครั้ง ไม่ใช่ว่าทุกหน่วยงานและองค์กรจะต้องมีนโยบายความเป็นส่วนตัวและปฏิบัติตามหลักการทั้ง 13 ข้อ

APP ใช้กับใครบ้าง?

เอนทิตีแอป

หน่วยงาน APP เป็นหน่วยงานของรัฐหรือองค์กรที่มีผลประกอบการประจำปีมากกว่า 3 ล้านเหรียญสหรัฐ ควรปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัว หน่วยงาน APP เหล่านี้จำเป็นต้องมีนโยบายความเป็นส่วนตัวและต้องปฏิบัติตามสิบสาม APPs

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นบางประการเช่นกัน ธุรกิจของคุณอาจมีผลประกอบการต่อปีน้อยกว่า 3 ล้านเหรียญสหรัฐ แต่คุณอาจต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัว คุณจะได้รับการพิจารณาว่าเป็นเอนทิตี APP หากคุณ:

• ให้บริการดูแลสุขภาพส่วนตัว (โรงพยาบาล ร้านขายยา โรงยิมหรือคลินิกลดน้ำหนัก ศูนย์ดูแลเด็ก ฯลฯ) และรับข้อมูลด้านสุขภาพ
• ขายหรือซื้อข้อมูลส่วนบุคคล
• ให้บริการที่สร้างขึ้นสำหรับสัญญาของรัฐบาลออสเตรเลีย
• ดำเนินธุรกิจที่เลือกใช้ Privacy Act

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณสามารถเลือกที่จะเข้าร่วมและรับการคุ้มครองตามพระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวได้ตลอดเวลา

13 หลักการความเป็นส่วนตัวของออสเตรเลีย

หลักการ 13 ข้อต่อไปนี้ใช้เพื่อควบคุมมาตรฐาน สิทธิ และภาระผูกพันในการรวบรวมหรือการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

หลักการที่ 1: การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเปิดเผยและโปร่งใส

หน่วยงานต้องมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจนและเป็นปัจจุบัน พวกเขาต้องแจ้งรายละเอียดเฉพาะทั้งหมด เช่น ข้อมูลประเภทใดที่จะเก็บรวบรวม สาเหตุและวิธีที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและใช้งาน ผู้ใช้จะร้องเรียนอย่างไรหากพวกเขามีปัญหา

หลักการ 2: การไม่เปิดเผยชื่อและนามแฝง

ผู้มีอำนาจทางธุรกิจควรให้ตัวเลือกในการไม่เปิดเผยตัวตนและการใช้นามแฝงแก่บุคคล เนื่องจากไม่สามารถบังคับใครให้เปิดเผยตัวตนได้ แต่อาจมีข้อยกเว้นบางประการ

หลักการที่ 3: การรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ร้องขอ

มันระบุว่าหน่วยงานจะจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลอย่างไร หน่วยงานสามารถรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลได้ก็ต่อเมื่อจำเป็นสำหรับการทำงานและกิจกรรมของธุรกิจของตนเท่านั้น ในแง่ของประเด็นละเอียดอ่อน หน่วยงานต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าอย่างเต็มที่

หลักการที่ 4: การจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่พึงประสงค์

ด้วยข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่พึงประสงค์ หน่วยงานต้องตัดสินใจว่าข้อมูลที่ไม่พึงประสงค์นั้นสามารถรวบรวมได้ตามที่ระบุไว้ในหลักการที่สาม หรือเพื่อทำลายหรือระบุตัวตนไม่ได้

หลักการที่ 5: การแจ้งการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล

ธุรกิจต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมของใช้ส่วนตัว หากไม่สามารถแจ้งได้จะต้องแจ้งกฎความเป็นส่วนตัวล่วงหน้า

หลักการที่ 6: การใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

นิติบุคคลต้องแจ้งให้บุคคลทราบถึงวัตถุประสงค์ในการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลของตน และต้องเปิดเผยข้อมูลตามที่บุคคลคาดหวังเท่านั้น

หลักการที่ 7: การตลาดทางตรง

ด้วยความยินยอมที่เหมาะสมของบุคคล นิติบุคคลสามารถใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลนั้นเพื่อการตลาดแบบตรงเพื่อส่งเสริมบริการและสินค้า

หลักการที่ 8: การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลข้ามพรมแดน

องค์กรต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลไม่ให้เปิดเผยต่อผู้รับในต่างประเทศ

หลักการที่ 9: การปรับ ใช้ หรือเปิดเผยตัวระบุที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาล

นิติบุคคลไม่สามารถใช้ตัวระบุที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาล เช่น หมายเลขหนังสือเดินทาง หมายเลขใบอนุญาต หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นของตนเอง จนกว่าองค์กรจะได้รับอนุญาตจากกฎหมายให้ทำเช่นนั้น

หลักการที่ 10: คุณภาพของข้อมูลส่วนบุคคล

คุณภาพของข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลควรถูกต้อง ทันสมัย ​​และครบถ้วน

หลักการที่ 11: ความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล

เป็นความรับผิดชอบของบริษัทในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลที่รวบรวมจากการสูญหาย การรบกวน การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

หลักการที่ 12: การเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล

ด้วยการร้องขอของบุคคล หน่วยงานต้องให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลของตนได้

หลักการที่ 13: การแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคล

หน่วยงานต้องรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน เกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบัน หากข้อมูลของบุคคลไม่ถูกต้อง ควรแก้ไขเพื่อป้องกันข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิด

การละเมิดหลักการเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดการดำเนินการด้านกฎระเบียบ ซึ่งรวมถึงบทลงโทษ

วางแผนที่จะมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่โปร่งใสสำหรับหน่วยงานของคุณ

หากองค์กรของคุณเป็นหน่วยงาน APP หรือคุณต้องการนำหลักการ APP สำหรับธุรกิจของคุณไปใช้ ให้จัดทำโครงร่างที่ชัดเจนของนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เป็นปัจจุบัน เพื่อสื่อสารกับลูกค้า หน่วยงานของคุณอาจรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณอธิบายอย่างชัดเจนว่าองค์กรของคุณจะทำงานอย่างไรสำหรับการอ้างอิงเพิ่มเติม

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถพิจารณาเพื่อจัดระเบียบนโยบายความเป็นส่วนตัวที่โปร่งใสได้

ระบุวิธีการและเหตุผลที่คุณจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล

อธิบายให้ชัดเจนว่าคุณจะรวบรวมรายละเอียดส่วนบุคคลเหล่านั้นอย่างไร คุณจะรวบรวมจากลูกค้าโดยตรงผ่านทางโทรศัพท์หรือแบบฟอร์มออนไลน์หรือไม่? หรือคุณจะได้รับมันผ่านบุคคลที่สาม? นอกจากนี้ ให้ระบุว่าคุณจะใช้ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อวัตถุประสงค์หลักหรือเพื่อวัตถุประสงค์รอง

คิดถึงท่านผู้ชม

อย่าถือว่านโยบายความเป็นส่วนตัวเป็นเพียงเอกสารทางกฎหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยง ทำให้โปร่งใสในลักษณะที่จะสร้างความไว้วางใจในหมู่ผู้เข้าชมสำหรับหน่วยงานของคุณ มุ่งเน้นที่สิ่งที่สำคัญสำหรับพวกเขาและชี้แจงคำถามที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่พวกเขาอาจจำเป็นต้องรู้ผ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ

คุณจะจัดการกับปัญหาที่ละเอียดอ่อนอย่างไร

บางครั้งข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลทางการเงิน ความคิดเห็นทางการเมือง คำแถลงทางศาสนา ประวัติอาชญากรรม ความลับทางการค้า หรือข้อมูลอื่นๆ ถูกเก็บรวบรวม แจ้งลูกค้าของคุณว่าหน่วยงานของคุณจะรักษาสิ่งเหล่านั้นอย่างไร หรือแม้กระทั่งเนื่องจากข้อยกเว้นบางประการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับความยินยอมที่เหมาะสมจากพวกเขาก่อนที่จะใช้

การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

ในการส่งมอบบริการ คุณอาจต้องเปิดเผยรายละเอียดส่วนบุคคลของลูกค้าของคุณ อธิบายการเปิดเผยทั้งหมดและเงื่อนไขเกี่ยวกับการเปิดเผยเหล่านั้น อาจมีบุคคลที่สามเข้ามาเกี่ยวข้อง ถ้าใช่ ให้อธิบายว่าคุณจะจัดการกับใครและอย่างไร อธิบายว่าคุณจะเปิดเผยข้อมูลกับหน่วยงานในต่างประเทศ ที่ปรึกษากฎหมาย หน่วยงานรัฐบาลหรือหน่วยงานกำกับดูแล บริษัทที่เกี่ยวข้องเพื่อเรียกเก็บเงินหรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ ในต่างประเทศอย่างไร

รับรองความปลอดภัยให้กับลูกค้าของคุณ

กล่าวถึงขั้นตอนที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณจะทำเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของลูกค้าจากการใช้ในทางที่ผิด การสูญหาย การแก้ไข การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต คุณควรทำลายหรือยกเลิกการระบุข้อมูลส่วนบุคคลใด ๆ เมื่อใดก็ตามที่ไม่จำเป็น

ให้ลูกค้าของคุณเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา

บุคคลมีสิทธิในการเข้าถึงรายละเอียดส่วนบุคคลในคำขอ ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ลูกค้าของคุณเพื่ออัปเดตหรือแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาเอง หากมีข้อยกเว้น ให้ระบุอย่างชัดเจนในนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ

ข้อมูลติดต่อบริษัทสำหรับลูกค้า

คุณควรให้ที่อยู่อีเมลและหมายเลขติดต่อแก่ลูกค้า ทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานตลอดเวลา เพื่อที่หากพวกเขามีคำถามใดๆ เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว หรือหากมีการร้องเรียนหรือข้อผิดพลาดในข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาจะสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดาย

อัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณเป็นประจำ

คุณควรทบทวนและปรับปรุงนโยบายเอนทิตีของคุณเป็นประจำเนื่องจากนโยบายมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ห่อ

นี่คือปัญหาบางประการที่คุณควรมุ่งเน้นในการจัดระเบียบเทมเพลตนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ ความเป็นส่วนตัวมีความสำคัญต่อลูกค้าของคุณเช่นเดียวกับการเติบโตของธุรกิจของคุณ ก่อนใช้แอพหรือเว็บไซต์ของคุณ ลูกค้าจะต้องคำนึงถึงความเป็นส่วนตัว ในท้ายที่สุด เพื่อแสดงความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าของคุณและเพื่อแสดงให้เห็นว่าความเป็นส่วนตัวของพวกเขามีความสำคัญกับคุณ การมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจนเป็นวิธีที่ดีที่สุด