6 เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของนักวิเคราะห์ข่าวกรองธุรกิจเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

ต้องการเป็นนักวิเคราะห์ธุรกิจอัจฉริยะที่มีประสิทธิผลมากขึ้นหรือไม่?

คุณกำลังอ่านอยู่ ดังนั้นคำตอบจึงชัดเจน: ใช่

มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับเรื่องนี้:

คุณ อาจ ติดอยู่ในสิ่งที่ฉันเรียกว่า "เครื่องบดของ Google" โดยมองหาคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงอย่างไร้ประโยชน์ในขณะที่ลงไปที่โพรงกระต่าย Wonderland ซึ่งเป็นเนื้อหาออนไลน์ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่การใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

อีกทางหนึ่ง คุณสามารถ ทำงานได้อย่างมี ประสิทธิภาพ…และอ่านบทความนี้ ซึ่งฉันกำลังพูดถึงวิธีง่ายๆ 6 วิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณในสัปดาห์นี้

1. สร้างตารางข้อเท็จจริงสำหรับ Excel

Ryan Farley ซีอีโอของ LawnStarter กล่าวว่านักวิเคราะห์ระบบธุรกิจอัจฉริยะของบริษัทของเขามีวิธีที่น่าสนใจในการลดเวลาที่ใช้ใน Excel:

“ สิ่งที่ฉันจะพูดนั้นเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด—แต่ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามได้อย่างแน่นอน—กำลังลงทุนเวลาเพื่อสร้างสิ่งที่เราเรียกว่า 'ตารางข้อเท็จจริง' ตารางข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจเป็นชุดข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือ BI มุมมอง SQL หรือตาราง SQL แต่สมมติฐานพื้นฐานคือ 80% ของงานของคุณใน BI จะมาจาก 20% ของแหล่งข้อมูลเดียวกัน ตัวอย่างสำหรับเราที่การดูแลสนามหญ้า LawnStarter ได้แก่ ปริมาณการใช้เว็บของเราผ่านการลงทะเบียน ลูกค้าที่ใช้งานรายเดือนของเรา และการแบ่งส่วนลูกค้าของเรา เราใช้สิ่งเหล่านี้มากจนสมเหตุสมผลในการสร้างแหล่งข้อมูลที่ทุกคนสามารถเชื่อมต่อได้โดยตรง ดังนั้นหนึ่ง พวกเขาไม่ต้องทะเลาะกับข้อมูลดิบ และอีกสองแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำการวิเคราะห์เกี่ยวกับผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่รายเดือน รับประกันว่าจะดูผู้ใช้งานรายเดือน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ที่มีประสบการณ์น้อยสามารถมั่นใจในผลลัพธ์ของตนได้”

คำแนะนำของ Farley เป็นตัวอย่างที่ดีในการทำให้หน่วยความจำของคุณเป็นภายนอกโดยการสร้างรายการข้อมูลที่ใช้งานได้ง่าย ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมอีกวิธีหนึ่งในการสร้างผลงาน

2. แยกแยะหน่วยความจำของคุณด้วยรายการ

เพื่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด คุณต้องปลดปล่อยพลังงานจิตให้มากที่สุด วิธีหนึ่งที่ดีในการทำเช่นนี้คือการทำให้หน่วยความจำของคุณเป็นสื่อภายนอก

แทนที่จะให้สมองส่วนหน้าทำหน้าที่ในการจดจำ ให้ใส่งานทั้งหมดลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ จะช่วยให้สมองของคุณมีอิสระในการจดจ่อกับสิ่งที่ต้องทำในตอนนี้ มากกว่าสิ่งที่ต้องทำในวันนั้น

ในหนังสือของเขาเรื่อง “The Organized Mind” แดเนียล เลวิตินอธิบายว่ารายการสิ่งที่ต้องทำเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: “เป้าหมาย [ของรายการสิ่งที่ต้องทำ] คือการดึงโครงการและสถานการณ์ออกจากความคิดของคุณ แต่จะไม่สูญเสียแนวคิดที่เป็นประโยชน์ใดๆ—การทำให้ภายนอก กลีบหน้าผากของคุณ จากนั้นคุณสามารถย้อนกลับไปดูรายการของคุณจากมุมมองของผู้สังเกตการณ์ และอย่าปล่อยให้ตัวเองถูกขับเคลื่อนด้วยสิ่งใหม่ล่าสุดและดังที่สุดในหัวของคุณ”

การนำหน่วยความจำของคุณไปไว้ในแผ่นกระดาษหรือเอกสาร Word เท่ากับว่าคุณทำให้สมองมีอิสระในการพิจารณาปัญหาที่อยู่ในมืออย่างมีวิจารณญาณ

นอกจากนี้อย่าลืมจัดลำดับความสำคัญ

3. เลือกระบบองค์กรและยึดตามนั้น

หากรายการสิ่งที่ต้องทำมีขนาดเล็ก หน่วยของหน่วยความจำภายนอกขนาดกิโลไบต์ ระบบขององค์กรก็เหมือนกับแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ทั้งหมดสำหรับสมองของคุณ หากไม่มีระบบองค์กร จัดไปแน่นอน

เลวิตินแนะนำให้เลือกระบบที่มีอยู่แล้ว ดังนั้น หากคุณประสบปัญหาในการจัดระเบียบไฟล์ ให้จัดระเบียบไฟล์ให้เรียบง่ายและเรียงตามลำดับตัวอักษร หรือคุณสามารถเลือกระบบองค์กรที่ประสบความสำเร็จและมีอยู่ได้ เช่น "ความสามารถที่สำคัญ" ที่ Gartner ใช้เพื่อจัดโครงสร้าง Magic Quadrants (เนื้อหาทั้งหมดมีให้สำหรับลูกค้า Gartner)

หากคุณเป็นผู้ที่ประสบความสำเร็จมากเกินไป คุณสามารถสร้างระบบที่ต่างออกไปเล็กน้อยได้เสมอ เช่น โธมัส เจฟเฟอร์สัน ซึ่งจัดรายการห้องสมุดทั้งหมดของเขาไว้ในสามหมวดหมู่: ประวัติศาสตร์ ปรัชญา และวิจิตรศิลป์ (ในสำนวนในศตวรรษที่ 18 วิทยาศาสตร์—รวมถึงคอมพิวเตอร์—จะอยู่ภายใต้ “ปรัชญา”)

เขาได้ไอเดียมาจากฮีโร่ของเขา ฟรานซิส เบคอน

หากคุณมีระบบองค์กร (ฉันเดาว่าพวกคุณส่วนใหญ่มี) ให้ยึดถือและทำให้มันเป็นกระดูกสันหลังของทุกสิ่งที่คุณทำในที่ทำงาน สมองได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เป็นหมวดหมู่ ดังนั้นการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ของคุณจะช่วยให้โลกภายนอกของคุณมีรูปร่างที่สมองของคุณชอบและสามารถย่อยได้ง่าย

Zak Cocos รองประธานฝ่ายการเติบโตที่ LawnStarter มีตัวอย่างที่ดีในการสร้างระบบที่เป็นระเบียบเพื่อผลผลิตที่มากขึ้น:

“ปัญหาหนึ่งที่เราพบคือแหล่งที่มาของความจริงหลายแหล่งที่กำหนดโดยแบบสอบถาม SQL ของทุกคนที่ตอบคำถามที่คล้ายกัน เพื่อแก้ปัญหานี้ และกลายเป็นการตอบคำถามที่มีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยข้อมูล เราได้สร้าง git repo พร้อมข้อความค้นหา 'แหล่งที่มาของความจริง' (ซึ่งบางครั้งกำหนดมุมมองหรือตารางสรุปด้วย) สิ่งนี้ให้ประโยชน์บางประการแก่เรา:1. การมีคำถามเหล่านี้ทั้งหมดในที่เดียวทำให้เรามั่นใจมากขึ้นในข้อมูลและการวิเคราะห์ที่เราสร้างขึ้น2. ขณะนี้การสืบค้นข้อมูลของเรามีการควบคุมเวอร์ชัน ดังนั้นคุณสามารถดูประวัติและความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป3. เนื่องจากคำถามนั้นเป็นแบบสาธารณะ จึงมีการอภิปรายที่ใหญ่กว่าและใส่ใจในรายละเอียดเกี่ยวกับความถูกต้องของคำถาม การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ นี้ทำให้ BI ของเรามีความแม่นยำ ประสิทธิผล และประสิทธิผลมากขึ้น!”

4. กลับสู่ธรรมชาติ

จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยมิชิแกน คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้มากถึง 20% เพียงแค่เดินเล่นในสวนสาธารณะ

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม การทำ Thoreau-thing สักสองสามนาทีสามารถปรับปรุงความจำและสมาธิของคุณได้ ผู้เข้าร่วมการศึกษาใช้เวลาเดิน 20 นาทีผ่านสวนรุกขชาติ และพบว่าประสิทธิภาพทางจิตของพวกเขาดีขึ้น การเดินแบบเดียวกันในสภาพแวดล้อมในเมืองไม่มีผลเช่นนั้น

ธรรมชาติมีผลกับจิตใจมากแค่ไหน? เพียงพอแล้วที่ผู้ทดลองที่ดูภาพธรรมชาติเป็นเวลาสิบนาทีทำงานได้ดีกว่าคนที่เดินเล่นในเมืองอีก การหยุดพัก 10 นาทีด้วยหนังสือโต๊ะกาแฟของอุทยานแห่งชาติ ที่คุณสามารถหาได้จากห้องสมุด อาจมีค่ามากกว่าการไปตามถนนในเมืองที่พลุกพล่าน

ตอนนี้คุณมีผลงานเพิ่มขึ้น 20%

5. เข้าสู่โหมดฝันกลางวัน

ฉันไม่ได้หมายความว่า "วางแผนวันหยุดครั้งต่อไปของคุณ" “ฝันกลางวัน” ในที่นี้หมายถึงสิ่งที่ Marcus Raichle เรียกว่า “โหมดเริ่มต้น” เป็นสภาวะที่ความคิดสามารถเข้ามาและออกจากหัวของคุณได้ และ “ไม่มีความคิดใดที่ต้องการคำตอบ”

โหมดเริ่มต้นเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับการเอาใจใส่อย่างมีสติ ทุกครั้งที่จิตใจของคุณล่องลอย มันจะเข้าสู่โหมดเริ่มต้น

แล้วโหมดเริ่มต้นทำให้คุณมีผลงานมากขึ้นได้อย่างไร? ช่วยให้คุณระบุการเชื่อมต่อได้ โหมดเริ่มต้น "ถูกทำเครื่องหมายโดยการไหลของการเชื่อมต่อระหว่างความคิดและความคิดที่แตกต่างกัน และการขาดความสัมพันธ์ระหว่างความรู้สึกและแนวคิด" ตาม Levitin

ลองจัดช่วงเวลาสองสามวันของคุณเป็นช่วงๆ ที่ช่วยให้คุณฝันกลางวันแบบนี้ได้ ทำทุกอย่างเพื่อให้อยู่ในสถานะนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพยายามหาคำตอบสำหรับปัญหาที่ยากเป็นพิเศษ ฉันมักจะลุกจากโต๊ะทำงานไปทำสิ่งนี้ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม การเปลี่ยนตำแหน่งที่ฉันอยู่ช่วยให้ฉันเปลี่ยนวิธีคิด ความชอบของโหมดเริ่มต้นสำหรับการเชื่อมต่ออาจให้วิธีแก้ปัญหาจากที่ที่คุณไม่ได้พิจารณา

6. ปิดกั้นช่วงเวลา 52 นาที

เห็นได้ชัดว่าตัวเลขมหัศจรรย์สำหรับการผลิตคือ 52…และ 17

ในการศึกษาโดย Draugiem Group ช่วงเวลาเหล่านั้นคือช่วงเวลาของการทำงานและการพักผ่อนที่ใช้โดยกลุ่มคนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในการศึกษาประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน คนที่ใช้เวลาทำงาน 52 นาที ตามด้วยพัก 17 นาที ดูเหมือนจะมีประสิทธิผลมากกว่า

เลวิตินเห็นด้วย: “งานที่ยากจะได้รับประโยชน์จากช่วงเวลาที่มีสมาธิยาวนานขึ้นอีกห้าสิบนาที เนื่องจากระยะเวลาที่สมองของคุณใช้ในการปรับตัวและรักษาสภาวะที่จดจ่อไว้”

หากคุณต้องการเข้าสู่สภาวะฝันกลางวันนั้น ให้ลองใช้งานชิ้นละ 50 นาที จะช่วยให้คุณมีเวลามากพอที่จะเข้าสู่โหมดเริ่มต้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้สูงสุด

แฮ็กประสิทธิภาพการทำงานที่คุณเคยใช้เป็นนักวิเคราะห์ข่าวกรองธุรกิจ?

มีแฮ็กประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยมหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ฉันชอบที่จะได้ยินเกี่ยวกับพวกเขา! ยิ่งคุณแบ่งปันมากเท่าไร ผู้อ่านคนอื่นๆ ก็จะยิ่งได้รับประโยชน์จากวิธีการทำสิ่งต่างๆ มากขึ้นในเวลาที่น้อยลงเท่านั้น

หากคุณสนใจที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ให้ตรวจสอบแหล่งข้อมูลเหล่านี้:

• 5 วิธีรับประกันเพื่อให้แน่ใจว่าการรับรู้ของคุณเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานตรงกับความเป็นจริง
• ฉันได้ลองวิธีแฮ็กประสิทธิภาพการทำงาน 7 ข้อจาก Business All-Stars
• 7 Productivity Hacks ที่ทีมของเราใช้เพื่อทำงานให้เสร็จมากขึ้นทุกวัน